Doanh nghiệp nhỏ phải đóng bao nhiêu thuế? Hướng dẫn cho chủ doanh nghiệp tại Hoa Kỳ

Không có một hóa đơn thuế duy nhất áp dụng cho mọi doanh nghiệp nhỏ. Doanh nghiệp phải nộp bao nhiêu phụ thuộc vào loại hình pháp lý, nơi hoạt động, việc có nhân viên hay không, và mức lợi nhuận tạo ra. Một doanh nghiệp tư nhân tại một bang có thể có nghĩa vụ thuế rất khác so với một công ty cổ phần có bảng lương ở nhiều bang.

Cách đúng để nhìn nhận thuế doanh nghiệp nhỏ không phải là một mức thuế cố định, mà là một tập hợp các nghĩa vụ khác nhau. Có những loại thuế đánh trên lợi nhuận, có loại đánh trên tiền lương, có loại đánh trên doanh số, và có loại áp dụng ở cấp bang hoặc địa phương. Hiểu rõ loại thuế nào áp dụng là chìa khóa để ước tính số thuế doanh nghiệp có thể phải nộp và tránh bất ngờ khi đến hạn khai thuế.

Câu trả lời ngắn: thuế doanh nghiệp nhỏ thay đổi theo loại hình và địa điểm

Một doanh nghiệp nhỏ có thể phải nộp:

• Thuế thu nhập liên bang
• Thuế thu nhập bang
• Thuế tự kinh doanh
• Thuế bảng lương
• Thuế bán hàng
• Thuế tài sản
• Thuế tiêu thụ đặc biệt, trong một số ngành
• Thuế kinh doanh địa phương hoặc phí cấp phép

Không phải doanh nghiệp nào cũng phải nộp tất cả các loại thuế này. Một người làm tự do không có nhân viên có thể có nghĩa vụ hoàn toàn khác so với một cửa hàng bán lẻ có nhân viên và hàng tồn kho chịu thuế. Vì vậy, việc ước tính thuế hữu ích phải bắt đầu từ hai câu hỏi:

1. Doanh nghiệp được đánh thuế như thế nào?
2. Doanh nghiệp thực sự đang thực hiện những hoạt động gì?

Loại hình doanh nghiệp ảnh hưởng đến thuế như thế nào

Loại hình thực thể của bạn rất quan trọng vì IRS đánh thuế các cấu trúc kinh doanh khác nhau theo những cách khác nhau. Doanh nghiệp có thể bị đánh thuế như doanh nghiệp tư nhân, công ty hợp danh, LLC, S corporation hoặc C corporation. Thực thể pháp lý và cách phân loại thuế có liên quan, nhưng không phải lúc nào cũng giống nhau.

Doanh nghiệp tư nhân

Doanh nghiệp tư nhân là cấu trúc đơn giản nhất về mặt thuế. Trong hầu hết trường hợp, doanh nghiệp không nộp tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp riêng. Thay vào đó, lãi lỗ kinh doanh được khai trên tờ khai cá nhân của chủ sở hữu.

Điều đó không có nghĩa là chủ sở hữu chỉ phải nộp một loại thuế. Chủ doanh nghiệp tư nhân vẫn có thể phải chịu:

• Thuế thu nhập trên lợi nhuận kinh doanh
• Thuế tự kinh doanh trên thu nhập ròng
• Thuế bán hàng nếu doanh nghiệp bán hàng hóa hoặc dịch vụ chịu thuế
• Thuế bang và địa phương, tùy nơi hoạt động

Công ty hợp danh

Trong công ty hợp danh, doanh nghiệp thường nộp một tờ khai thông tin, và lợi nhuận được chuyển qua cho các thành viên hợp danh. Mỗi thành viên khai phần thu nhập của mình trên tờ khai cá nhân.

Về tổng thể, thuế của công ty hợp danh có thể khá đơn giản, nhưng chi tiết trở nên phức tạp hơn khi có nhiều chủ sở hữu, phân bổ đặc biệt, khoản thanh toán bảo đảm hoặc yêu cầu khai thuế của bang.

LLC

Công ty trách nhiệm hữu hạn LLC linh hoạt vì thường có thể lựa chọn cách bị đánh thuế. Một LLC có thể được đánh thuế như:

• Thực thể bị bỏ qua nếu chỉ có một chủ sở hữu
• Công ty hợp danh nếu có nhiều chủ sở hữu
• Công ty cổ phần nếu chọn chịu thuế theo mô hình công ty
• S corporation nếu thực hiện lựa chọn phù hợp và đáp ứng điều kiện

Sự linh hoạt này là một trong những lý do nhiều nhà sáng lập chọn LLC. Doanh nghiệp có thể bắt đầu với cách xử lý thuế đơn giản hơn và sau đó chọn phân loại khác nếu phù hợp hơn với chiến lược tăng trưởng của công ty.

S corporation

S corporation là một lựa chọn về thuế, không phải là một thực thể kinh doanh riêng biệt. Các doanh nghiệp đủ điều kiện có thể chọn hình thức S corporation để chuyển thu nhập qua cho chủ sở hữu, đồng thời có thể giảm gánh nặng thuế tự kinh doanh đối với một phần thu nhập.

Tuy vậy, việc lập kế hoạch thuế cho S corporation phải được thực hiện cẩn trọng. Chủ sở hữu làm việc trong doanh nghiệp thường cần trả cho chính mình một mức lương hợp lý, và việc tuân thủ quy định về bảng lương rất quan trọng.

C corporation

C corporation bị đánh thuế tách biệt khỏi chủ sở hữu. Công ty trả thuế thu nhập doanh nghiệp trên lợi nhuận, và cổ đông có thể phải nộp thuế lần nữa khi lợi nhuận được chia dưới dạng cổ tức.

Điều này thường được gọi là đánh thuế hai lần. Tuy nhiên, C corporation vẫn có thể phù hợp với một số doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp có kế hoạch tái đầu tư lợi nhuận, huy động vốn từ bên ngoài hoặc phát hành một số cấu trúc cổ phần nhất định.

Các loại thuế chính mà doanh nghiệp nhỏ có thể phải nộp

1. Thuế thu nhập liên bang

Hầu hết doanh nghiệp nhỏ đều phải nộp thuế thu nhập liên bang dưới một hình thức nào đó. Cách tính chính xác phụ thuộc vào loại thực thể.

• Các thực thể chuyển tiếp thường khai thu nhập trên tờ khai của chủ sở hữu.
• C corporation nộp và đóng thuế ở cấp thực thể.

Thuế thu nhập liên bang không chỉ là một sự kiện hằng năm. Trong nhiều trường hợp, thuế phải được nộp trong suốt năm thông qua khấu trừ hoặc các khoản ước tính. Nếu nộp chưa đủ, doanh nghiệp hoặc chủ sở hữu có thể bị phạt khi khai thuế.

2. Thuế tự kinh doanh

Thuế tự kinh doanh áp dụng cho nhiều chủ doanh nghiệp tư nhân, thành viên hợp danh và một số chủ sở hữu LLC. Loại thuế này tài trợ cho An sinh Xã hội và Medicare.

Nếu bạn tự kinh doanh, bạn không nên chỉ nghĩ đến thuế thu nhập. Thuế tự kinh doanh có thể chiếm một phần lớn trong tổng số thuế phải nộp, đặc biệt đối với những doanh nghiệp có lãi mà không có cơ cấu bảng lương.

3. Thuế bảng lương

Nếu doanh nghiệp có nhân viên, thuế bảng lương thường sẽ áp dụng. Các khoản này có thể bao gồm:

• Khấu trừ An sinh Xã hội và Medicare
• Phần đóng góp thuế bảng lương của chủ sử dụng lao động
• Thuế thất nghiệp liên bang
• Thuế thất nghiệp của bang
• Nghĩa vụ bảng lương ở cấp bang và địa phương, nếu có

Doanh nghiệp có nhân viên cũng có trách nhiệm khai báo, nộp tiền và lưu hồ sơ tách biệt với thuế thu nhập.

4. Thuế bán hàng

Thuế bán hàng thường dựa trên quy định của bang, và một số bang còn có cả thuế bán hàng địa phương. Việc doanh nghiệp có phải thu thuế bán hàng hay không phụ thuộc vào mặt hàng hoặc dịch vụ bán ra, nơi bán, và việc sản phẩm hay dịch vụ đó có chịu thuế tại khu vực pháp lý đó hay không.

Ví dụ, một doanh nghiệp có thể phải đăng ký thuế bán hàng ở một bang nhưng không phải ở bang khác. Một doanh nghiệp dịch vụ có thể được miễn ở một nơi nhưng lại chịu thuế ở nơi khác.

5. Thuế tài sản

Nếu doanh nghiệp sở hữu bất động sản hoặc một số tài sản kinh doanh nhất định, thuế tài sản có thể áp dụng. Chính quyền địa phương thường là cơ quan đánh giá và thu loại thuế này.

Thuế tài sản dễ bị bỏ sót vì nó không phải lúc nào cũng gắn trực tiếp với thu nhập. Nhưng đối với doanh nghiệp sở hữu văn phòng, kho bãi, thiết bị hoặc đất đai, đây có thể là một khoản chi phí hằng năm đáng kể.

6. Thuế tiêu thụ đặc biệt

Một số ngành phải chịu thuế tiêu thụ đặc biệt. Loại thuế này có thể áp dụng cho một số hàng hóa, dịch vụ và giao dịch nhất định.

Doanh nghiệp trong các lĩnh vực sản xuất, vận tải, nhiên liệu, rượu bia, thuốc lá hoặc các ngành được quản lý chặt chẽ khác nên kiểm tra kỹ xem có nghĩa vụ thuế tiêu thụ đặc biệt ở cấp liên bang hoặc bang hay không.

7. Thuế bang và địa phương

Thuế liên bang chỉ là một phần của bức tranh. Chính quyền bang và địa phương có thể áp dụng các loại thuế thu nhập, thuế nhượng quyền, thuế doanh thu gộp, thuế bảng lương hoặc thuế kinh doanh riêng.

Đây là nơi nhiều chủ doanh nghiệp ước tính thấp gánh nặng thuế tổng thể của mình. Một doanh nghiệp có thể có lãi trên giấy tờ nhưng vẫn phải nộp một khoản đáng kể khi cộng thêm thuế bang và địa phương.

Doanh nghiệp nhỏ nên dự trù bao nhiêu cho thuế?

Vì không có một mức thuế cố định trên toàn quốc cho doanh nghiệp nhỏ, cách thực tế nhất là dành sẵn một tỷ lệ phần trăm lợi nhuận trong suốt năm.

Một khoảng dự trù phổ biến là 20% đến 30% lợi nhuận ròng, nhưng con số phù hợp có thể cao hơn hoặc thấp hơn tùy theo:

• Loại hình doanh nghiệp
• Tổng lợi nhuận
• Cách trả thù lao cho chủ sở hữu
• Chi phí bảng lương
• Mức thuế của bang
• Các khoản khấu trừ và tín dụng có thể áp dụng
• Việc doanh nghiệp có thu thuế bán hàng hay không

Nếu doanh nghiệp của bạn mới thành lập, cách tiếp cận thận trọng thường tốt hơn việc lạc quan quá mức. Việc dành tiền đều đặn có thể giúp tránh thiếu hụt dòng tiền khi đến hạn nộp thuế ước tính hoặc khai thuế hằng năm.

Những khoản khấu trừ nào có thể giảm hóa đơn thuế của doanh nghiệp nhỏ?

Khấu trừ không xóa bỏ thuế, nhưng có thể làm giảm thu nhập chịu thuế. Các khoản khấu trừ kinh doanh phổ biến có thể bao gồm:

• Chi phí làm việc tại nhà
• Tiền thuê và tiện ích
• Phần mềm và dịch vụ đăng ký
• Quảng cáo và tiếp thị
• Dịch vụ chuyên môn
• Phí bảo hiểm
• Chi phí đi công tác
• Thiết bị và vật tư
• Chi phí xe cộ, khi được ghi chép đầy đủ
• Tiền lương và phúc lợi cho nhân viên
• Khoản đóng góp vào kế hoạch hưu trí, nếu áp dụng

Yếu tố then chốt là chứng từ. Một khoản khấu trừ chỉ có giá trị nếu doanh nghiệp có thể chứng minh bằng hồ sơ chính xác. Việc ghi chép kém có thể khiến doanh nghiệp nộp thuế cao hơn mức cần thiết hoặc phát sinh vấn đề nếu bị kiểm toán.

Thuế ước tính: vì sao thanh toán hàng quý lại quan trọng

Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ không thể đợi đến tháng Tư mới nghĩ về thuế. Nếu trong năm bị khấu trừ quá ít, doanh nghiệp có thể phải nộp thuế ước tính.

Thuế ước tính thường áp dụng cho:

• Cá nhân tự kinh doanh
• Thành viên hợp danh
• Chủ sở hữu LLC được đánh thuế theo mô hình chuyển tiếp
• Cổ đông có thu nhập không được khấu trừ đầy đủ

Nộp theo quý có thể giúp doanh nghiệp duy trì trạng thái tuân thủ và giảm nguy cơ bị phạt do nộp thiếu. Nó cũng tạo ra bức tranh chính xác hơn về sức khỏe tài chính của công ty.

Một ví dụ thực tế

Hãy tưởng tượng một LLC một chủ sở hữu có lợi nhuận ròng trước thuế và khấu trừ là 100.000 USD. Doanh nghiệp đó có thể phải chịu tổng hợp các khoản sau:

• Thuế thu nhập liên bang trên tờ khai của chủ sở hữu
• Thuế tự kinh doanh, nếu áp dụng
• Thuế thu nhập bang, tùy theo bang
• Thuế bán hàng, nếu doanh nghiệp bán sản phẩm hoặc dịch vụ chịu thuế
• Thuế hoặc phí địa phương, nếu bắt buộc

Bây giờ hãy so sánh với một C corporation có cùng mức lợi nhuận. Cách xử lý thuế sẽ thay đổi vì công ty nộp thuế ở cấp thực thể, và cổ tức sau đó có thể bị đánh thuế thêm ở cấp cổ đông.

Điều quan trọng không phải là con số chính xác. Điều quan trọng là hai doanh nghiệp có cùng lợi nhuận có thể nợ tổng số tiền rất khác nhau vì loại hình và địa điểm quan trọng không kém doanh thu.

Những sai lầm phổ biến làm tăng chi phí thuế

Chủ doanh nghiệp nhỏ thường phải nộp nhiều hơn hoặc bị phạt vì những lỗi có thể tránh được. Những lỗi phổ biến nhất gồm:

• Trộn lẫn chi phí cá nhân và chi phí kinh doanh
• Bỏ lỡ hạn nộp thuế ước tính
• Phân loại sai người lao động
• Không đăng ký thuế bán hàng khi cần thiết
• Bỏ qua nghĩa vụ khai thuế ở cấp bang và địa phương
• Không theo dõi khoản khấu trừ trong suốt năm
• Chọn loại hình doanh nghiệp mà không có kế hoạch thuế

Doanh nghiệp của bạn càng có tổ chức, việc ước tính nghĩa vụ thuế và giảm chi phí không cần thiết càng dễ hơn.

Khi nào nên tìm hỗ trợ chuyên môn

Một chuyên gia thuế có thể rất hữu ích khi doanh nghiệp đang tăng trưởng, tuyển dụng, mở rộng sang nhiều bang hoặc đang cân nhắc thay đổi lựa chọn thuế. Tư vấn chuyên môn đặc biệt hữu ích nếu bạn đang phân vân giữa LLC, S corporation và C corporation.

Nếu bạn đang thành lập công ty và muốn cấu trúc hỗ trợ mục tiêu dài hạn, việc bắt đầu với nền tảng tuân thủ rõ ràng ngay từ đầu sẽ rất có lợi. Zenind hỗ trợ các doanh nhân tại Hoa Kỳ với dịch vụ thành lập doanh nghiệp và công cụ tuân thủ liên tục để chủ doanh nghiệp có thể giữ mọi thứ ngăn nắp khi công ty phát triển.

Kết luận

Không có một câu trả lời duy nhất cho việc doanh nghiệp nhỏ phải nộp bao nhiêu thuế. Tổng số phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp, mức lợi nhuận, số lượng nhân viên, hoạt động bán hàng và bang hoặc thành phố nơi doanh nghiệp hoạt động.

Đối với nhiều chủ doanh nghiệp, cách làm thông minh nhất là:

• Hiểu những loại thuế nào áp dụng
• Dành tiền đều đặn
• Giữ hồ sơ chi tiết
• Nộp các khoản thuế ước tính đúng hạn
• Xem xét lại loại hình doanh nghiệp khi công ty phát triển

Nếu bạn đang bắt đầu một doanh nghiệp mới, cấu trúc thành lập và tuân thủ phù hợp có thể giúp việc quản lý thuế dễ dàng hơn ngay từ đầu. Điều đó đặc biệt đúng với những chủ doanh nghiệp muốn tập trung vào tăng trưởng thay vì phải chạy nước rút khi đến hạn khai thuế.