Khấu trừ thuế của LLC: Các khoản khấu trừ phổ biến, lưu trữ hồ sơ và mẹo khai thuế

Vận hành một LLC mang lại sự linh hoạt, nhưng cũng đi kèm trách nhiệm thuế. Tin tốt là nhiều chi phí kinh doanh thông thường có thể làm giảm thu nhập chịu thuế nếu chúng hợp lệ, được ghi chép đầy đủ và gắn với hoạt động của công ty. Những khoản khấu trừ đó thường được gọi là khoản khấu trừ thuế.

Đối với chủ sở hữu LLC, hiểu khoản chi nào đủ điều kiện là chi phí kinh doanh có thể giúp mùa thuế bớt căng thẳng và tránh bỏ sót các khoản có thể khấu trừ. Điều này cũng giúp bạn duy trì sổ sách gọn gàng hơn trong suốt năm, bất kể LLC của bạn bị đánh thuế như doanh nghiệp một chủ, hợp danh hay S corporation.

Bài hướng dẫn này giải thích cách khấu trừ thuế của LLC hoạt động, những khoản chi nào thường được khấu trừ và cách xây dựng thói quen giúp việc khai thuế trở nên dễ dàng hơn.

Khoản khấu trừ thuế có ý nghĩa gì đối với một LLC

Khoản khấu trừ thuế thường là một chi phí kinh doanh được phép khấu trừ, làm giảm số thu nhập phải chịu thuế. Nói một cách thực tế, nếu LLC của bạn có doanh thu và cũng chi trả các chi phí kinh doanh bình thường và cần thiết, các chi phí đó có thể được trừ khỏi doanh thu khi tính lợi nhuận chịu thuế.

Điều đó không có nghĩa là mọi khoản mua sắm đều được khấu trừ. IRS thường xem xét những chi phí vừa mang tính phổ biến đối với loại hình kinh doanh của bạn, vừa cần thiết cho việc vận hành. Chi tiêu cá nhân không trở thành khoản khấu trừ chỉ vì bạn sở hữu một LLC.

Tác động thuế cụ thể phụ thuộc vào cách LLC của bạn bị đánh thuế:

• LLC một thành viên thường được xem là một thực thể không bị tách biệt cho mục đích thuế liên bang.
• LLC nhiều thành viên thường bị đánh thuế như một công ty hợp danh.
• Một số LLC chọn bị đánh thuế như S corporation hoặc C corporation.

Quy tắc khấu trừ có thể khác nhau theo cách phân loại thuế đó, nhưng ý tưởng cốt lõi vẫn giống nhau: chi phí kinh doanh có thể làm giảm thu nhập kinh doanh khi được hỗ trợ đầy đủ bằng hồ sơ.

Vì sao các khoản khấu trừ quan trọng

Mỗi khoản khấu trừ hợp lệ đều quan trọng vì nó có thể làm giảm thu nhập đi vào tờ khai cá nhân của bạn hoặc được giữ lại trong tờ khai của doanh nghiệp. Với nhiều chủ LLC, điều đó đồng nghĩa với lợi nhuận chịu thuế thấp hơn và bức tranh tài chính của công ty chính xác hơn.

Các khoản khấu trừ thuế cũng giúp bạn đưa ra quyết định kinh doanh tốt hơn. Khi theo dõi chi tiêu cẩn thận, bạn có thể thấy khoản nào hỗ trợ tăng trưởng, khoản nào có thể cắt giảm và khoản đầu tư nào mang lại hiệu quả.

Các khoản khấu trừ thuế LLC phổ biến

Danh sách dưới đây bao gồm nhiều khoản khấu trừ mà chủ doanh nghiệp nhỏ thường cân nhắc. Việc một khoản chi có được khấu trừ hay không còn tùy vào hoàn cảnh cụ thể, mục đích sử dụng cho kinh doanh và cách lưu trữ chứng từ.

1. Chi phí số dặm và xe cộ

Nếu bạn sử dụng ô tô, xe van, xe bán tải hoặc xe tải panel cho mục đích kinh doanh, bạn có thể khấu trừ chi phí xe. Trong năm 2026, mức số dặm kinh doanh tiêu chuẩn tùy chọn của IRS là 72,5 cent cho mỗi dặm.

Thông thường bạn có hai cách xử lý khoản khấu trừ xe:

• Phương pháp số dặm tiêu chuẩn: Ghi lại số dặm kinh doanh và nhân với mức của IRS.
• Phương pháp chi phí thực tế: Ghi lại các chi phí vận hành thực tế như nhiên liệu, dầu nhớt, sửa chữa, bảo dưỡng, bảo hiểm, đăng ký, tiền thuê xe và khấu hao, rồi phân bổ theo tỷ lệ sử dụng cho kinh doanh.

Phương pháp phù hợp phụ thuộc vào chiếc xe của bạn và thói quen lưu trữ hồ sơ. Nếu dùng phương pháp số dặm tiêu chuẩn, bạn cần một sổ theo dõi số dặm đáng tin cậy. Nếu dùng chi phí thực tế, bạn cần hóa đơn và hồ sơ phân bổ đầy đủ.

Việc lái xe cho mục đích cá nhân không được khấu trừ. Nếu bạn dùng cùng một xe cho cả công việc và việc riêng, thường chỉ phần sử dụng cho kinh doanh mới được khấu trừ.

2. Chi phí văn phòng tại nhà

Nếu bạn sử dụng một phần ngôi nhà thường xuyên và độc quyền cho kinh doanh, bạn có thể đủ điều kiện cho khoản khấu trừ văn phòng tại nhà. Khoản này có thể bao gồm một phần các chi phí như tiền thuê nhà, lãi thế chấp, tiện ích, bảo hiểm chủ nhà, sửa chữa và dịch vụ internet.

Từ khóa quan trọng là thường xuyên và độc quyền. Một bàn bếp được dùng cho cả công việc lẫn bữa ăn gia đình thường sẽ không đủ điều kiện. Một phòng riêng hoặc khu vực được tách biệt rõ ràng và chỉ dùng cho công việc có khả năng đáp ứng tiêu chuẩn cao hơn nhiều.

Bạn thường có thể chọn phương pháp đơn giản hóa hoặc phương pháp thông thường, tùy phương án nào mang lại kết quả tốt hơn và bạn có thể chứng minh bằng hồ sơ.

3. Văn phòng phẩm và thiết bị

Giấy, mực in, bút, sổ tay, nhãn vận chuyển, vật liệu lưu trữ và các vật tư khác dùng cho kinh doanh thường được khấu trừ. Những khoản mua sắm lớn hơn cũng có thể đủ điều kiện, nhưng thời điểm và cách xử lý có thể khác nhau tùy theo chi phí và quy tắc thuế áp dụng trong năm.

Ví dụ có thể bao gồm:

• Máy tính và màn hình
• Máy in và máy quét
• Bàn làm việc, ghế và kệ
• Vật liệu đóng gói
• Thiết bị điểm bán hàng

Một số thiết bị có thể được ghi nhận chi phí ngay theo quy định hiện hành, trong khi các khoản mua khác có thể phải khấu hao theo thời gian. Cách xử lý phụ thuộc vào tài sản, giá trị và quy tắc của năm thuế hiện tại.

4. Phần mềm và gói thuê bao

Nhiều LLC dựa vào phần mềm để vận hành hiệu quả. Các khoản chi thường được khấu trừ có thể bao gồm phần mềm kế toán, công cụ lập hóa đơn, nền tảng quản lý dự án, bộ xử lý thanh toán, công cụ thiết kế, hệ thống quản lý quan hệ khách hàng và các gói thuê bao chuyên ngành.

Nếu một gói thuê bao được dùng một phần cho kinh doanh và một phần cho mục đích cá nhân, thì thường chỉ phần dành cho kinh doanh mới nên được khấu trừ.

5. Phí dịch vụ chuyên môn

Dịch vụ chuyên môn thường được khấu trừ khi hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh. Điều đó có thể bao gồm phí trả cho:

• Kế toán viên
• Người ghi sổ
• Luật sư
• Người khai thuế
• Đại lý đăng ký
• Chuyên gia tư vấn

Nếu bạn thuê chuyên gia để hỗ trợ thành lập, tổ chức hoặc duy trì doanh nghiệp, các chi phí đó cũng có thể được khấu trừ hoặc được xử lý như chi phí khởi nghiệp hay chi phí tổ chức, tùy trường hợp.

6. Quảng cáo và tiếp thị

Các chi phí dùng để quảng bá doanh nghiệp thường được khấu trừ. Bao gồm:

• Thiết kế và lưu trữ website
• Quảng cáo tìm kiếm và quảng cáo mạng xã hội
• Tờ rơi và brochure in ấn
• Danh thiếp
• Biển hiệu thương hiệu
• Tài trợ và chiến dịch quảng bá

Tiếp thị là một trong những nhóm chi tiêu được khấu trừ rõ ràng nhất vì nó gắn trực tiếp với việc tạo doanh thu.

7. Bảo hiểm kinh doanh

Phí bảo hiểm cho các loại bảo hiểm liên quan đến kinh doanh có thể được khấu trừ. Ví dụ phổ biến gồm bảo hiểm trách nhiệm chung, bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp, bảo hiểm tài sản thương mại, bảo hiểm an ninh mạng và bảo hiểm bồi thường cho người lao động khi áp dụng.

Các chi phí bảo hiểm cá nhân nhìn chung không được khấu trừ như chi phí kinh doanh.

8. Tiền thuê mặt bằng và tiện ích

Nếu LLC của bạn thuê văn phòng, cửa hàng, kho hoặc không gian lưu trữ, các khoản tiền thuê đó thường được khấu trừ. Các tiện ích liên quan đến địa điểm kinh doanh cũng có thể được khấu trừ, như điện, nước, thu gom rác và internet.

Nếu bạn làm việc từ văn phòng tại nhà, quy tắc sẽ khác. Chỉ phần chi phí liên quan đến việc sử dụng cho kinh doanh trong nhà mới có thể được khấu trừ.

9. Điện thoại và internet

Một đường dây điện thoại cho doanh nghiệp, gói di động doanh nghiệp hoặc kết nối internet doanh nghiệp có thể được khấu trừ khi dùng cho công ty. Nếu bạn sử dụng cùng một điện thoại hoặc dịch vụ internet cho cả công việc và cá nhân, bạn nên phân bổ chi phí giữa hai mục đích.

Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ bỏ lỡ khoản khấu trừ này vì nghĩ rằng hóa đơn dùng chung không được khấu trừ. Thực tế thường là có thể, nhưng chỉ đối với phần dành cho kinh doanh.

10. Đi công tác

Chi phí đi công tác thông thường có thể được khấu trừ khi gắn trực tiếp với doanh nghiệp và cần thiết cho hoạt động vận hành. Ví dụ có thể gồm:

• Chuyến đi gặp khách hàng
• Hội nghị ngành
• Hội chợ thương mại
• Đào tạo ngoài địa phương hoặc chuyến thăm bán hàng
• Chi phí vận chuyển, lưu trú và bữa ăn dành riêng cho công việc khi được phép

Chuyến đi nên có mục đích kinh doanh rõ ràng, và bạn nên lưu hồ sơ cho thấy lý do đi, địa điểm đến và cách khoản chi hỗ trợ doanh nghiệp.

11. Bữa ăn

Bữa ăn cho mục đích kinh doanh đôi khi có thể được khấu trừ, nhưng quy định chặt hơn nhiều chủ sở hữu vẫn nghĩ. Bữa ăn thường phải có liên quan đến công việc, và bạn nên giữ hóa đơn kèm ghi chú về người tham dự, địa điểm và mục đích kinh doanh.

Bữa ăn là một trong những nhóm dễ ghi sai nhất. Hồ sơ tốt ở đây quan trọng hơn hầu hết các khoản khác.

12. Lãi trên khoản vay kinh doanh

Tiền lãi trả cho các khoản vay dùng cho mục đích kinh doanh có thể được khấu trừ, tùy theo giới hạn và quy định của IRS. Điều này có thể áp dụng cho khoản tài trợ dùng để mua thiết bị, hàng tồn kho, vốn lưu động hoặc các nhu cầu kinh doanh khác.

Khoản vay cơ bản nhìn chung phải gắn với hoạt động kinh doanh chứ không phải chi tiêu cá nhân.

13. Lương và thanh toán cho nhà thầu

Nếu LLC của bạn trả lương cho nhân viên hoặc trả cho nhà thầu độc lập để thực hiện công việc hỗ trợ doanh nghiệp, những khoản thanh toán đó có thể được khấu trừ.

Điều đó có thể bao gồm:

• Tiền lương nhân viên
• Thuế tiền lương do doanh nghiệp chi trả
• Lao động hợp đồng
• Hỗ trợ tạm thời
• Hoa hồng và tiền thưởng

Nếu bạn sử dụng nhà thầu, hãy bảo đảm phân loại lao động đúng và nộp các mẫu thông tin bắt buộc khi cần.

14. Chi phí khởi nghiệp và tổ chức

Nhiều chủ LLC mới chi tiền trước khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động thực sự. Những chi phí ban đầu đó có thể bao gồm nghiên cứu thị trường, công việc thiết lập pháp lý, hỗ trợ kế toán, chuyến đi khảo sát nhà cung cấp và phí nộp hồ sơ của tiểu bang.

Một số chi phí khởi nghiệp và tổ chức có thể được khấu trừ hoặc phân bổ dần, nhưng cách xử lý phụ thuộc vào từng khoản chi và quy tắc thuế hiện hành. Hãy lưu giữ các hóa đơn đó ngay từ ngày đầu.

15. Giấy phép, hồ sơ và đăng ký

Giấy phép của tiểu bang, giấy phép địa phương, giấy phép hành nghề, đăng ký hằng năm và phí gia hạn có thể được khấu trừ khi chúng là yêu cầu để doanh nghiệp hoạt động.

Nhóm chi này rất dễ bị bỏ qua vì thường nhỏ và lặp lại, nhưng theo thời gian chúng cộng dồn đáng kể.

16. Giáo dục và đào tạo

Đào tạo giúp bạn duy trì hoặc nâng cao kỹ năng dùng trong doanh nghiệp có thể được khấu trừ. Điều đó có thể bao gồm hội thảo, hội nghị, webinar, ấn phẩm chuyên ngành và các khóa học gắn với ngành nghề của bạn.

Giáo dục giúp bạn đủ điều kiện cho một nghề hoàn toàn mới sẽ được xử lý khác với giáo dục nhằm cải thiện kỹ năng bạn đã dùng trong doanh nghiệp, vì vậy cần phân biệt rõ.

17. Phí ngân hàng và phí xử lý thanh toán

Phí tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, phí xử lý thẻ thanh toán và phí thẻ tín dụng doanh nghiệp có thể được khấu trừ. Đây thường là những khoản nhỏ nhưng thường xuyên, và nên được theo dõi.

18. Đóng góp hưu trí và phúc lợi

Nếu bạn vận hành một LLC dạng pass-through và đáp ứng quy tắc của chương trình, một số khoản đóng góp hưu trí có thể được khấu trừ hoặc được ưu đãi thuế. Phúc lợi y tế cũng có thể được xử lý thuận lợi tùy theo cấu trúc doanh nghiệp và thiết kế chương trình.

Những mục này có thể là công cụ thuế rất hiệu quả, nhưng cần phối hợp cẩn thận với chuyên gia thuế.

Cách khấu trừ của LLC hoạt động với cơ chế đánh thuế pass-through

Nhiều LLC là thực thể pass-through cho mục đích thuế liên bang. Điều đó có nghĩa là thu nhập và các khoản khấu trừ của doanh nghiệp được chuyển qua tờ khai cá nhân của chủ sở hữu, thay vì bị đánh thuế trước ở cấp độ thực thể.

Đối với một số chủ sở hữu, khoản khấu trừ thu nhập kinh doanh đủ điều kiện cũng có thể áp dụng. Khoản khấu trừ này có thể làm giảm thu nhập chịu thuế đối với phần thu nhập kinh doanh pass-through đủ điều kiện, nhưng quy định mang tính kỹ thuật và các ngưỡng thu nhập có thể ảnh hưởng đến ai đủ điều kiện và khấu trừ được bao nhiêu.

Vì khoản khấu trừ QBI phụ thuộc vào loại hình kinh doanh, thu nhập chịu thuế, tiền lương, tài sản và các yếu tố khác, nên tốt nhất hãy xử lý theo hướng dẫn hiện hành của IRS và với sự hỗ trợ của chuyên gia thuế đủ năng lực.

Khấu trừ tiêu chuẩn so với khấu trừ theo từng khoản

Nhiều chủ LLC cũng thắc mắc các khoản khấu trừ kinh doanh liên quan thế nào đến khấu trừ thuế cá nhân. Chúng có liên quan, nhưng không giống nhau.

Các khoản khấu trừ kinh doanh làm giảm thu nhập kinh doanh. Các khoản khấu trừ cá nhân được yêu cầu trên tờ khai cá nhân nếu bạn kê khai theo từng khoản.

Đối với năm thuế 2026, mức khấu trừ tiêu chuẩn của IRS là:

• $16,100 cho người khai đơn và người đã kết hôn khai riêng
• $32,200 cho cặp vợ chồng khai chung
• $24,150 cho chủ hộ

Nếu tổng các khoản khấu trừ theo từng khoản cá nhân của bạn không vượt quá mức khấu trừ tiêu chuẩn, thì khấu trừ tiêu chuẩn có thể là lựa chọn đơn giản hơn. Dù vậy, các khoản khấu trừ kinh doanh vẫn rất quan trọng vì chúng giúp xác định thu nhập kinh doanh chuyển qua cho bạn.

Thói quen lưu trữ hồ sơ giúp việc khấu trừ dễ dàng hơn

Những khoản khấu trừ thuế tốt nhất là những khoản bạn có thể chứng minh. Hồ sơ tốt là thứ biến một khoản khấu trừ tiềm năng thành một khoản có thể bảo vệ khi cần.

Hãy xây dựng các thói quen này trong suốt năm:

• Dùng tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và thẻ tín dụng doanh nghiệp riêng.
• Lưu hóa đơn cho mọi khoản mua sắm kinh doanh quan trọng.
• Ghi lại số dặm ngay khi phát sinh thay vì khôi phục lại sau.
• Ghi chú mục đích kinh doanh của các khoản đi lại, bữa ăn và chi phí dùng chung.
• Lưu hóa đơn, hợp đồng và bằng chứng thanh toán.
• Tách riêng tối đa chi tiêu cá nhân và kinh doanh.
• Đối chiếu tài khoản hằng tháng để phát hiện giao dịch thiếu sót sớm.

Một hệ thống đơn giản thường tốt hơn một hệ thống quá phức tạp. Mục tiêu là duy trì sự nhất quán.

Những sai lầm thường gặp của chủ LLC

Ngay cả chủ doanh nghiệp có kinh nghiệm cũng có thể mắc sai lầm về thuế khi các khoản khấu trừ không được sắp xếp cẩn thận. Hãy chú ý các vấn đề sau:

• Trộn lẫn chi tiêu cá nhân và kinh doanh trong cùng một tài khoản
• Khấu trừ chi phí mà không có mục đích kinh doanh rõ ràng
• Làm mất hóa đơn hoặc không lưu bản sao điện tử
• Yêu cầu khấu trừ 100% đối với chi phí dùng chung mà không phân bổ
• Quên ghi lại số dặm kịp thời
• Bỏ sót chi phí khởi nghiệp và các khoản phí định kỳ
• Phân loại sai người lao động thành nhà thầu trong khi họ phải là nhân viên
• Đợi đến mùa thuế mới sắp xếp lại toàn bộ chi phí của cả năm

Phần lớn những vấn đề này đều có thể tránh được bằng một quy trình sổ sách cơ bản.

Khi nào nên hỏi chuyên gia thuế

Chuyên gia thuế có thể giúp khi LLC của bạn có nhiều chủ sở hữu, có nhân viên, mua thiết bị, có văn phòng tại nhà, hoạt động liên tiểu bang hoặc có lựa chọn thực thể như tình trạng S corporation. Hỗ trợ chuyên môn cũng rất hữu ích nếu sổ sách của bạn lộn xộn hoặc doanh nghiệp phát triển quá nhanh.

Chi phí tư vấn thường thấp hơn chi phí sửa một lỗi khai thuế sau này.

FAQ về khấu trừ thuế của LLC

LLC có thể khấu trừ chi phí nếu không có doanh thu không?

Có thể. Một số chi phí khởi nghiệp có thể được khấu trừ hoặc phân bổ dần, nhưng quy tắc phụ thuộc vào việc doanh nghiệp đã bắt đầu hoạt động hay chưa và loại chi phí.

Tôi có thể khấu trừ xe hơi của mình nếu dùng cho kinh doanh không?

Có thể, có. Bạn thường có thể khấu trừ phần sử dụng xe cho kinh doanh bằng phương pháp số dặm tiêu chuẩn hoặc phương pháp chi phí thực tế, miễn là có hồ sơ đầy đủ.

Văn phòng tại nhà của tôi có được khấu trừ nếu tôi cũng dùng phòng đó cho hoạt động cá nhân không?

Thường là không. Không gian đó nhìn chung phải được dùng thường xuyên và độc quyền cho kinh doanh mới đủ điều kiện.

Tôi có thể khấu trừ điện thoại doanh nghiệp không?

Có, nếu điện thoại được dùng cho kinh doanh. Nếu là điện thoại dùng chung, thường chỉ phần dành cho kinh doanh mới được khấu trừ.

Tôi có cần hóa đơn cho mọi khoản khấu trừ không?

Bạn nên lưu hồ sơ cho hầu như mọi khoản khấu trừ kinh doanh. Trong nhiều trường hợp, hóa đơn, sổ theo dõi số dặm, sao kê ngân hàng và hóa đơn thanh toán là bằng chứng mạnh nhất.

Kết luận

Khấu trừ thuế của LLC có thể làm giảm thu nhập chịu thuế, nhưng chỉ khi chúng là những khoản chi bình thường, cần thiết và được ghi chép đầy đủ. Những khoản khấu trừ hữu ích nhất thường lại là những khoản rất quen thuộc: số dặm, chi phí văn phòng tại nhà, phần mềm, vật tư, phí dịch vụ chuyên môn, đi công tác và quảng cáo.

Nếu bạn duy trì sự tổ chức quanh năm, mùa thuế sẽ đơn giản hơn và các khoản khấu trừ của bạn cũng dễ bảo vệ hơn. Đối với chủ doanh nghiệp mới, Zenind cũng có thể hỗ trợ thành lập LLC và thiết lập doanh nghiệp để bạn tập trung vào việc điều hành công ty và giữ sổ sách rõ ràng ngay từ đầu.