11 khoản khấu trừ thuế mà huấn luyện viên cá nhân có thể theo dõi để giảm thu nhập chịu thuế

Huấn luyện viên cá nhân thường tập trung vào giáo án, kết quả của khách hàng và xây dựng uy tín vững chắc. Lập kế hoạch thuế có thể không phải là phần thú vị nhất của công việc, nhưng nó có thể ảnh hưởng đáng kể đến lợi nhuận. Nếu bạn tự kinh doanh, làm nhà thầu độc lập hoặc điều hành studio huấn luyện của riêng mình, hiểu rõ các khoản khấu trừ thuế có thể giúp bạn giữ lại nhiều hơn phần mình kiếm được.

Hướng dẫn này giải thích những khoản khấu trừ thuế phổ biến nhất dành cho huấn luyện viên cá nhân, cần lưu giữ những loại hồ sơ nào và đâu là ranh giới giữa một chi phí kinh doanh hợp lệ và một chi phí cá nhân. Bài viết cũng đề cập đến một vài cách thực tế để xây dựng hệ thống tài chính gọn gàng hơn cho doanh nghiệp huấn luyện của bạn.

Ai có thể yêu cầu khấu trừ thuế với tư cách là huấn luyện viên cá nhân?

Nhìn chung, bạn có thể được khấu trừ chi phí nếu bạn hoạt động dưới các hình thức sau:

• Hộ kinh doanh cá thể nộp Schedule C
• Nhà thầu độc lập nhận thu nhập 1099
• LLC được đánh thuế như thực thể bị bỏ qua hoặc hợp danh
• Công ty cổ phần hoặc S corporation thanh toán các chi phí kinh doanh

Quy tắc then chốt rất đơn giản: một khoản khấu trừ phải vừa thông thường vừa cần thiết cho ngành nghề hoặc hoạt động kinh doanh của bạn. Thông thường có nghĩa là khoản chi này phổ biến trong lĩnh vực của bạn. Cần thiết có nghĩa là nó hữu ích và phù hợp để vận hành doanh nghiệp.

Nếu bạn không chắc một chi phí có đủ điều kiện hay không, hãy giữ lại hóa đơn và xem xét cùng chuyên gia thuế. Việc lưu hồ sơ tốt thường là yếu tố phân biệt giữa một khoản khấu trừ có thể sử dụng và một cơ hội bị bỏ lỡ.

1. Không gian tập luyện và tiền thuê studio

Nếu bạn thuê studio, thuê không gian trong phòng gym hoặc trả tiền cho văn phòng dùng để gặp khách hàng, những chi phí đó thường có thể được khấu trừ. Điều này có thể bao gồm:

• Tiền thuê hàng tháng
• Phí liên quan đến hợp đồng thuê
• Tiện ích được thanh toán theo hợp đồng thuê
• Chi phí dọn dẹp studio
• Tiền đặt cọc không được hoàn lại

Nếu bạn sở hữu bất động sản dùng cho doanh nghiệp, lãi vay thế chấp có thể được khấu trừ, nhưng phần gốc thì không. Nếu bạn chia sẻ không gian với các doanh nghiệp khác, thông thường chỉ phần chi phí dùng cho mục đích kinh doanh mới được tính.

Đối với huấn luyện viên làm việc tại nhà, một phần văn phòng tại nhà cũng có thể đủ điều kiện nếu không gian đó được sử dụng thường xuyên và độc quyền cho hoạt động kinh doanh.

2. Thiết bị tập luyện và dụng cụ huấn luyện

Thiết bị là một trong những khoản chi rõ ràng nhất đối với huấn luyện viên cá nhân. Dù bạn mua đồ cho studio riêng, phòng gym tại nhà hay các buổi tập lưu động, thiết bị dùng cho kinh doanh thường có thể được khấu trừ.

Ví dụ bao gồm:

• Tạ tay và tạ ấm
• Dây kháng lực
• Bóng y học
• Ghế tập và giá đỡ
• Máy cardio
• Dây nhảy và dụng cụ nhanh nhẹn
• Thảm, cọc tiêu và đồng hồ bấm giờ
• Dụng cụ phục hồi dùng trong buổi tập với khách hàng

Một số khoản mua sắm lớn hơn có thể cần được khấu hao theo thời gian thay vì khấu trừ toàn bộ ngay lập tức. Điều đó phụ thuộc vào chi phí, loại tài sản và các quy định thuế áp dụng trong năm bạn mua.

3. Phần mềm và công nghệ

Doanh nghiệp huấn luyện cá nhân phụ thuộc vào công nghệ để lên lịch, lập hóa đơn, giao tiếp và quản lý khách hàng. Những chi phí này thường được khấu trừ khi phục vụ cho hoạt động kinh doanh.

Các ví dụ phổ biến gồm:

• Phần mềm đặt lịch
• Nền tảng quản lý khách hàng
• Phần mềm kế toán
• Phần mềm trả lương
• Ứng dụng lập chương trình tập luyện
• Công cụ họp video
• Phí xử lý thanh toán
• Lưu trữ đám mây và công cụ chia sẻ tệp
• Phí lưu trữ website và tên miền

Nếu bạn mua laptop, máy tính bảng, máy ảnh hoặc micro để phục vụ công việc, những món này cũng có thể được khấu trừ. Khi một tài sản được sử dụng cho cả mục đích kinh doanh và cá nhân, thông thường chỉ nên tính phần trăm sử dụng cho kinh doanh.

4. Tiếp thị và quảng cáo

Phát triển một doanh nghiệp huấn luyện cá nhân thường đòi hỏi hoạt động quảng bá liên tục. Chi phí marketing thường được khấu trừ toàn bộ nếu gắn với hoạt động kinh doanh.

Ví dụ gồm:

• Quảng cáo trên mạng xã hội
• Quảng cáo trên công cụ tìm kiếm
• Tờ rơi và danh thiếp in ấn
• Thiết kế và cập nhật website
• Chụp ảnh và quay video thương hiệu
• Quà tặng khuyến mãi
• Tài trợ địa phương
• Công cụ email marketing
• Nội dung được tài trợ hoặc hợp tác với người ảnh hưởng

Nếu bạn trả tiền cho ai đó để hỗ trợ xây dựng thương hiệu, viết nội dung quảng cáo hoặc quản lý chiến dịch, các khoản phí chuyên môn đó cũng có thể được tính vào chi phí marketing.

5. Giáo dục, chứng chỉ và đào tạo liên tục

Các chuyên gia thể hình thường cần cập nhật chứng chỉ, đào tạo liên tục và các thực hành tốt nhất trong ngành. Những chi phí này thường được khấu trừ khi chúng duy trì hoặc cải thiện kỹ năng cần thiết cho công việc hiện tại của bạn.

Danh mục này có thể bao gồm:

• Phí gia hạn chứng chỉ
• Khóa học đào tạo liên tục
• Huấn luyện CPR và sơ cứu
• Workshop và hội thảo
• Phí đăng ký tham dự hội nghị
• Phí hội viên ngành nghề gắn với phát triển chuyên môn
• Phí thi cho các chứng chỉ bắt buộc

Chi phí giáo dục nhằm chuẩn bị cho một nghề nghiệp mới thay vì cải thiện công việc hiện tại sẽ được xử lý khác, vì vậy mục đích của khóa đào tạo là yếu tố quan trọng.

6. Đồng phục và trang phục bảo hộ

Nếu doanh nghiệp của bạn yêu cầu trang phục cụ thể không phù hợp để mặc hằng ngày, chi phí đó có thể được khấu trừ. Với huấn luyện viên cá nhân, điều này có thể bao gồm:

• Đồng phục có thương hiệu
• Trang phục huấn luyện bắt buộc
• Thiết bị an toàn
• Giày chuyên dụng hoặc vật dụng bảo hộ cần cho công việc

Quần áo tập thông thường mà bạn cũng có thể mặc ngoài giờ làm việc thường được xem là trang phục cá nhân, ngay cả khi bạn chủ yếu mặc chúng trong lúc dạy khách.

7. Chi phí xe cộ, số dặm di chuyển và công tác

Nhiều huấn luyện viên cá nhân lái xe đến gặp khách hàng, đến phòng gym, studio hoặc các sự kiện bên ngoài. Chi phí đi lại phục vụ trực tiếp cho công việc huấn luyện có thể được khấu trừ.

Các khoản có thể được khấu trừ gồm:

• Số dặm kinh doanh khi dùng xe cá nhân
• Phí đậu xe cho chuyến đi phục vụ công việc
• Phí đường bộ
• Thuê xe cho chuyến công tác
• Vé máy bay khi tham dự hội nghị hoặc sự kiện chuyên môn
• Khách sạn khi chuyến đi yêu cầu ở qua đêm
• Bữa ăn trong chuyến công tác đủ điều kiện

Việc đi từ nhà đến nơi làm việc cố định thường không được khấu trừ. Di chuyển giữa các địa điểm kinh doanh hoặc đến địa điểm khách hàng tạm thời được xử lý khác, vì vậy nhật ký số dặm là rất quan trọng.

Hãy chọn một trong các phương pháp tính số dặm được IRS chấp thuận và ghi chép chuyến đi một cách nhất quán. Ứng dụng theo dõi số dặm, nhật ký công tơ mét hoặc ghi chép dựa trên lịch có thể giúp việc này dễ dàng hơn nhiều.

8. Phí bảo hiểm

Bảo hiểm là một chi phí thực tế của việc kinh doanh, đặc biệt trong một nghề mà khách hàng dựa vào hướng dẫn và chỉ đạo thể chất của bạn.

Tùy theo cơ cấu doanh nghiệp và phạm vi bảo hiểm, bạn có thể được khấu trừ:

• Bảo hiểm trách nhiệm chung
• Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp
• Bảo hiểm bồi thường cho người lao động
• Bảo hiểm tài sản doanh nghiệp
• Bảo hiểm trách nhiệm an ninh mạng
• Phí bảo hiểm y tế cho người tự kinh doanh đủ điều kiện

Nếu bạn có nhân viên, một số chi phí bảo hiểm liên quan đến nhân viên đó cũng có thể được khấu trừ. Hãy lưu giữ tài liệu hợp đồng và bằng chứng thanh toán cùng nhau để có thể đối chiếu chi phí với đúng năm tính thuế.

9. Dịch vụ chuyên môn và phí kinh doanh

Bạn không cần tự xử lý mọi khâu trong doanh nghiệp. Phí trả cho các chuyên gia bên ngoài thường có thể được khấu trừ khi chúng hỗ trợ hoạt động hằng ngày của doanh nghiệp huấn luyện.

Ví dụ gồm:

• Dịch vụ kế toán sổ sách
• Phí khai thuế
• Dịch vụ pháp lý
• Phí tư vấn
• Dịch vụ tính lương
• Phí tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• Phí xử lý thanh toán của đơn vị chấp nhận thẻ
• Phí nộp hồ sơ tiểu bang để tuân thủ quy định doanh nghiệp

Đối với những người sáng lập đang thành lập pháp nhân mới, việc thiết lập cẩn thận có thể giúp công việc thuế và tuân thủ sau này dễ dàng hơn. Nhiều huấn luyện viên chọn cấu trúc LLC hoặc corporation khi họ muốn tách bạch rõ hơn giữa tài chính cá nhân và doanh nghiệp.

10. Chi phí văn phòng tại nhà

Nếu bạn làm việc tại nhà và sử dụng một không gian thường xuyên và độc quyền cho kinh doanh, bạn có thể đủ điều kiện để được khấu trừ văn phòng tại nhà. Điều này có thể áp dụng khi bạn dùng một phần nhà ở cho các việc như:

• Sắp xếp lịch cho khách
• Làm sổ sách kế toán
• Tạo giáo án
• Tổ chức buổi tập trực tuyến
• Quản lý công việc hành chính

Các khoản chi có thể được khấu trừ bao gồm một phần của:

• Tiền thuê hoặc lãi vay thế chấp
• Tiện ích
• Internet
• Bảo hiểm nhà ở hoặc bảo hiểm thuê nhà
• Sửa chữa liên quan đến khu vực văn phòng
• Chi phí dọn dẹp cho khu vực kinh doanh

Quy định khá cụ thể, và không gian đó nhìn chung phải chỉ dùng cho mục đích kinh doanh. Bàn ăn dùng cho cả bữa cơm gia đình lẫn công việc thường sẽ không đủ điều kiện.

11. Vật tư, in ấn và chi phí vận hành hằng ngày

Những khoản chi nhỏ lặp lại có thể cộng dồn rất nhanh trong suốt một năm. Chúng dễ bị bỏ sót, nhưng thường vẫn được xem là chi phí kinh doanh thông thường.

Ví dụ gồm:

• Nước uống cung cấp cho khách
• Khăn và vật dụng vệ sinh
• Giấy, mực in và đồ dùng văn phòng
• Biểu mẫu tiếp nhận khách hàng
• Sổ tay và bảng kẹp giấy
• Bưu phí và phí vận chuyển
• Đạo cụ nhỏ dùng trong buổi tập
• Phí hội viên hoặc đăng ký dịch vụ liên quan đến doanh nghiệp

Những khoản này có thể không lớn riêng lẻ, nhưng khi cộng lại có thể tạo ra khoản khấu trừ đáng kể.

Những chi phí mà huấn luyện viên cá nhân thường không thể khấu trừ

Biết khoản nào không được khấu trừ cũng quan trọng như biết khoản nào đủ điều kiện. Các chi phí cá nhân thông thường không phải là chi phí kinh doanh.

Những khoản thường không được khấu trừ gồm:

• Quần áo cá nhân thông thường
• Đi lại từ nhà đến nơi làm việc cố định
• Tiền phạt và tiền phạt vi phạm
• Chi phí y tế cá nhân không bắt buộc cho công việc
• Các bữa ăn không có mục đích kinh doanh
• Kỳ nghỉ cá nhân có kèm chút công việc không chính thức
• Chi phí đã được khách hàng hoặc chủ sử dụng lao động hoàn lại

Nếu một khoản chi có cả mục đích cá nhân và kinh doanh, chỉ phần dùng cho kinh doanh mới có thể được khấu trừ. Việc phân bổ cẩn thận là rất quan trọng.

Cách lưu hồ sơ tốt hơn trong suốt cả năm

Lưu hồ sơ chặt chẽ giúp việc khai thuế nhanh hơn và giảm nguy cơ bỏ sót các khoản khấu trừ. Một hệ thống đơn giản thường là đủ nếu bạn duy trì đều đặn.

Hãy áp dụng các thói quen sau:

• Tách riêng tài khoản ngân hàng cá nhân và doanh nghiệp
• Lưu bản sao hóa đơn ở dạng số
• Ghi nhận số dặm ngay khi phát sinh chuyến đi, không đợi đến nhiều tháng sau
• Lưu hóa đơn và xác nhận đăng ký dịch vụ
• Phân loại chi phí hằng tháng
• Lưu tài liệu thuế trong một thư mục bảo mật duy nhất
• Đối chiếu sổ sách thường xuyên

Nếu bạn hoạt động dưới dạng LLC hoặc corporation, sổ sách gọn gàng cũng giúp bạn chứng minh doanh nghiệp tách biệt với tài chính cá nhân.

Schedule C, cơ cấu pháp nhân và lập kế hoạch thuế

Nhiều huấn luyện viên cá nhân bắt đầu với tư cách hộ kinh doanh cá thể, nhưng một số sau đó thành lập LLC hoặc lựa chọn đánh thuế theo mô hình công ty để tạo thêm cấu trúc cho doanh nghiệp. Thiết lập phù hợp phụ thuộc vào mức thu nhập, kế hoạch tăng trưởng, yêu cầu của tiểu bang và chiến lược thuế tổng thể.

Một pháp nhân chính thức có thể giúp:

• Tách tài chính doanh nghiệp và cá nhân
• Tăng độ tin cậy với khách hàng và nhà cung cấp
• Tạo quy trình tuân thủ có tổ chức hơn
• Hỗ trợ tăng trưởng dài hạn

Việc chọn pháp nhân không thay thế cho lập kế hoạch thuế. Ngay cả khi có LLC hoặc corporation, bạn vẫn cần hồ sơ rõ ràng, danh mục chi phí minh bạch và kế hoạch vững chắc cho thuế tạm nộp, bảng lương và các hồ sơ hằng năm.

Khi nào nên làm việc với chuyên gia thuế

Chuyên gia thuế có thể hữu ích nếu bạn:

• Có nhiều nguồn thu nhập
• Huấn luyện khách hàng tại nhiều địa điểm
• Sử dụng văn phòng tại nhà
• Mua thiết bị đắt tiền
• Tuyển trợ lý hoặc huấn luyện viên khác
• Đang cân nhắc giữa LLC, S corporation hoặc một cơ cấu khác

Tư vấn chuyên môn có thể giúp bạn tránh bỏ sót khấu trừ và giảm sai sót khi khai hồ sơ. Điều đó đặc biệt quan trọng khi thời gian của bạn nên được dùng để huấn luyện khách hàng thay vì xử lý các quy định thuế.

Kết luận

Huấn luyện viên cá nhân thường có thể giảm thu nhập chịu thuế bằng cách theo dõi đúng các chi phí kinh doanh trong suốt cả năm. Tiền thuê, thiết bị, phần mềm, quảng cáo, bảo hiểm, số dặm di chuyển, giáo dục và dịch vụ chuyên môn là một số khoản khấu trừ phổ biến nhất cần xem xét.

Chiến lược thuế mạnh nhất không hề phức tạp: lưu hồ sơ gọn gàng, tách bạch tài chính doanh nghiệp và hiểu rõ những chi phí nào thực sự phục vụ cho doanh nghiệp của bạn. Khi có một hệ thống nhất quán, mùa thuế sẽ trở nên dễ quản lý hơn rất nhiều.