Những khó khăn lớn mà các nhà sáng lập startup thường gặp và cách chuẩn bị

Khởi nghiệp hiếm khi là hành trình thẳng tắp, rõ ràng như nhiều nhà sáng lập hình dung ở giai đoạn ý tưởng. Những ngày đầu thường mang lại sự hứng khởi, đà tiến và một danh sách dài các điều chưa biết. Nhưng khi doanh nghiệp trở thành hiện thực, những thách thức lớn nhất thường không còn nằm ở ý tưởng sản phẩm ban đầu, mà ở con người, vận hành, dòng tiền và cấu trúc pháp lý.

Các nhà sáng lập startup hiểu rõ những điểm đau thường gặp có thể đưa ra quyết định tốt hơn ngay từ sớm, tránh những sai lầm tốn kém và xây dựng doanh nghiệp có khả năng tồn tại qua những năm đầu then chốt.

1. Tuyển đúng người khó hơn tưởng tượng

Một trong những bất ngờ lớn đầu tiên với nhiều nhà sáng lập là việc xây dựng một đội ngũ đáng tin cậy khó đến mức nào. Startup không có dư địa để chấp nhận những lần tuyển sai trong thời gian dài. Mỗi nhân viên đều tác động trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng, năng suất và văn hóa doanh nghiệp.

Những vấn đề tuyển dụng phổ biến gồm:

• Ứng viên trông rất tốt trên giấy tờ nhưng không thể hiện được hiệu quả trong thực tế
• Nhân viên hào hứng lúc đầu nhưng nhanh chóng giảm gắn kết
• Đi làm không đều hoặc giao tiếp kém
• Tỷ lệ nghỉ việc cao khiến nhà sáng lập phải quay lại vòng tuyển dụng

Điều này tạo ra một vòng lặp khó khăn. Nhà sáng lập cần con người để tăng trưởng, nhưng tuyển nhầm người có thể làm doanh nghiệp chậm lại nhiều hơn cả việc thiếu nhân sự.

Một quy trình tuyển dụng kỷ luật sẽ giúp giảm rủi ro đó. Điều đó có nghĩa là mô tả rõ vai trò, sàng lọc cẩn thận, kiểm tra tham chiếu và thiết lập kỳ vọng ngay từ đầu. Đồng thời, cần ghi lại các chính sách để mọi người đều hiểu thế nào là hiệu suất tốt.

2. Nhà sáng lập phải gánh doanh nghiệp trong đầu mọi lúc

Nhiều người khởi nghiệp lần đầu nghĩ rằng khi doanh nghiệp đã mở cửa, phần khó nhất sẽ chuyển sang quản lý và ủy quyền. Trên thực tế, nhà sáng lập thường vẫn phải suy nghĩ về doanh nghiệp suốt cả ngày.

Khối lượng áp lực tinh thần này thể hiện qua nhiều cách:

• Luôn nghĩ về khoảng trống nhân sự
• Lo lắng đồng thời về doanh số, chăm sóc khách hàng và chi phí
• Cảm thấy áp lực phải giải quyết vấn đề ngay lập tức
• Khó tách quyết định kinh doanh khỏi cuộc sống cá nhân

Cảm giác luôn phải “bật chế độ làm việc” là điều bình thường, nhưng không hề vô hại. Theo thời gian, nó có thể dẫn đến kiệt sức, tư duy ngắn hạn và phán đoán kém.

Nhà sáng lập cần hệ thống, không chỉ nỗ lực. Quy trình rõ ràng, hồ sơ đáng tin cậy và nền tảng doanh nghiệp vững chắc sẽ giảm số lượng quyết định khẩn cấp mà nhà sáng lập phải xử lý mỗi ngày.

3. Tự làm mọi thứ trở thành chế độ mặc định

Ở giai đoạn đầu, nhiều startup không đủ khả năng thuê ngoài mọi công việc. Nhà sáng lập phải tự làm tất cả, từ kế toán và tiếp thị đến sửa chữa, sắp xếp lịch và hỗ trợ khách hàng.

Thực tế phải trực tiếp làm việc như vậy lúc đầu có giá trị vì giúp nhà sáng lập hiểu doanh nghiệp từ bên trong. Nhưng cách làm tự thân nhanh chóng trở thành gánh nặng khi nó biến thành mô hình vận hành lâu dài.

Những rủi ro lớn nhất của việc tự làm liên tục là:

• Mất thời gian lẽ ra nên dành cho tăng trưởng
• Phản ứng chậm với bảo trì hoặc sự cố vận hành
• Mệt mỏi vì phải xử lý quá nhiều việc không liên quan
• Sai sót do thiếu kinh nghiệm ở những lĩnh vực chuyên môn

Một startup không thể dựa mãi vào tinh thần “cố gắng phi thường”. Nhà sáng lập cần xác định việc nào bắt buộc phải tự làm và việc nào nên được ghi chép, giao lại hoặc thuê ngoài. Mục tiêu không phải là tự làm hết mọi thứ. Mục tiêu là xây dựng một doanh nghiệp không sụp đổ khi bạn rời khỏi một công việc nào đó trong vài giờ.

4. Các đồng sáng lập thường bắt đầu với kỳ vọng khác nhau

Vấn đề giữa các đối tác là một trong những khó khăn đau đầu nhất của startup vì nó ảnh hưởng cả doanh nghiệp lẫn mối quan hệ đứng sau doanh nghiệp đó. Không hiếm trường hợp các đồng sáng lập bắt đầu đầy nhiệt huyết nhưng lại có những giả định rất khác nhau về thành công sẽ trông như thế nào.

Các nguồn xung đột thường gặp gồm:

• Khác nhau về chiến lược tăng trưởng
• Khối lượng công việc hoặc mức độ đóng góp không đồng đều
• Nhầm lẫn về quyền sở hữu và quyền ra quyết định
• Bất đồng về việc tái đầu tư lợi nhuận hay rút thu nhập
• Lệch pha về thời điểm thoái lui, mở rộng hoặc bán doanh nghiệp

Thiệt hại thường xuất phát từ những điều không được bàn bạc sớm. Các nhà sáng lập có thể nghĩ rằng mình đã đồng thuận vì cùng chia sẻ một tầm nhìn chung, nhưng thực tế lại chưa ghi lại các chi tiết.

Một thỏa thuận giữa các nhà sáng lập là một trong những cách đơn giản nhất để giảm rủi ro đó. Thỏa thuận nên làm rõ quyền sở hữu, trách nhiệm, quyền biểu quyết, phân chia lợi nhuận, cơ chế giải quyết tranh chấp và điều gì xảy ra nếu một người muốn rời đi. Khi những điều khoản này được ghi rõ từ sớm, doanh nghiệp có cơ hội tốt hơn để vượt qua xung đột sau này.

5. Chi phí kinh doanh tăng lên rất nhanh

Nhiều nhà sáng lập lập ngân sách cho các chi phí khởi nghiệp dễ thấy như thiết bị, hàng tồn kho và tiếp thị. Điều thường khiến họ bất ngờ là các chi phí định kỳ đi kèm với việc chỉ đơn giản là vận hành hợp pháp và chuyên nghiệp.

Ví dụ gồm:

• Giấy phép kinh doanh và các loại giấy phép con
• Bảo hiểm
• Hỗ trợ pháp lý và kế toán
• Xe cộ, công cụ hoặc thiết bị chuyên dụng
• Hồ sơ nộp cho bang và các loại phí hành chính
• Chi phí trả lương và thuế lao động

Những khoản chi này dễ bị đánh giá thấp vì nhiều khoản trong số đó không mang cảm giác là khoản đầu tư tăng trưởng. Chúng là chi phí duy trì, chi phí tuân thủ và chi phí hạ tầng. Nhưng chúng là chi phí thực, và có thể nhanh chóng gây áp lực lên một startup nếu nhà sáng lập không chuẩn bị trước.

Một ngân sách thực tế nên bao gồm cả chi phí khởi động lẫn chi phí vận hành định kỳ. Đồng thời, cần chừa chỗ cho các phát sinh vì luôn có những khoản tốn hơn dự tính.

6. Tuân thủ không phải là điều có thể bỏ qua

Tuân thủ là một trong những phần kém hấp dẫn nhất của khởi nghiệp, nhưng cũng là một trong những phần quan trọng nhất. Những nhà sáng lập bỏ qua yêu cầu pháp lý và hành chính thường phải trả giá sau đó bằng phạt tiền, chậm trễ hoặc các vấn đề về pháp nhân.

Các vấn đề tuân thủ thường gặp gồm:

• Thiếu hồ sơ thành lập
• Không duy trì yêu cầu về registered agent hoặc yêu cầu của bang
• Lẫn lộn tài chính cá nhân và doanh nghiệp
• Bỏ qua báo cáo thường niên hoặc thời hạn gia hạn
• Vận hành mà chưa có đúng loại hình doanh nghiệp phù hợp

Những vấn đề này có thể không trông khẩn cấp khi startup còn nhỏ, nhưng có thể trở nên nghiêm trọng rất nhanh. Quy trình thành lập và tuân thủ gọn gàng giúp doanh nghiệp tăng uy tín, bảo vệ nhà sáng lập và giảm rủi ro có thể tránh được.

Với nhiều startup, lựa chọn đúng loại hình doanh nghiệp và giữ hồ sơ gọn gàng là một bước nền tảng nên được xử lý sớm, không phải đợi đến khi có vấn đề.

7. Công việc không bao giờ có cảm giác là đã xong

Các nhà sáng lập thường kỳ vọng sẽ có một cột mốc mà doanh nghiệp trở nên ổn định và tự vận hành. Thay vào đó, họ nhận ra rằng sở hữu startup là một chuỗi vấn đề mới liên tục xuất hiện.

Ngay khi một thách thức được giải quyết, một thách thức khác lại xuất hiện:

• Nhân viên mới cần được đào tạo
• Nhà cung cấp tăng giá
• Một vấn đề của khách hàng trở nên nghiêm trọng hơn
• Một quy trình bị đứt gãy khi doanh nghiệp tăng trưởng
• Một hạn nộp hồ sơ hoặc gia hạn đến kỳ

Đây không phải dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp đang thất bại. Đây là dấu hiệu cho thấy vai trò của nhà sáng lập mang tính vận hành. Công việc là tiếp tục xây dựng cấu trúc để công ty ngày càng ít mong manh hơn theo thời gian.

Những nhà sáng lập xử lý tốt thường làm tốt hai việc: họ bám sát doanh nghiệp và họ hệ thống hóa những việc lặp lại. Sự kết hợp đó giúp tăng trưởng dễ kiểm soát hơn.

Cách nhà sáng lập có thể chuẩn bị sớm

Cách tốt nhất để giảm các điểm đau của startup không phải là hy vọng chúng sẽ không xảy ra. Mà là chuẩn bị trước khi chúng trở thành khủng hoảng.

Nhà sáng lập nên tập trung vào một vài thói quen thực tế:

• Ghi lại quy trình cốt lõi từ sớm
• Áp dụng tiêu chuẩn tuyển dụng và hội nhập rõ ràng
• Ghi chép vai trò, quyền sở hữu và quyền ra quyết định
• Xây dựng ngân sách bao gồm cả chi phí tuân thủ định kỳ
• Giữ hồ sơ doanh nghiệp ngăn nắp từ ngày đầu
• Chọn cấu trúc doanh nghiệp phù hợp với mục tiêu của công ty

Những bước này không xóa đi phần khó của khởi nghiệp, nhưng chúng giúp doanh nghiệp bền hơn và dễ vận hành hơn.

Zenind hỗ trợ nhà sáng lập khởi đầu vững chắc như thế nào

Zenind giúp các nhà sáng lập xây dựng nền tảng pháp lý và hành chính vững chắc ngay từ đầu. Với những doanh nhân thành lập doanh nghiệp tại Mỹ, điều đó có nghĩa là hoàn tất cấu trúc pháp nhân, hồ sơ và các yêu cầu tuân thủ cơ bản để họ có thể tập trung vào vận hành thay vì giấy tờ.

Một quy trình thành lập được tổ chức tốt có thể giảm sự nhầm lẫn về sau, đặc biệt khi doanh nghiệp phát triển, có thêm đối tác hoặc bắt đầu tuyển dụng. Đối với startup, sự kỷ luật ngay từ đầu thường là yếu tố giúp một công ty giữ được tổ chức thay vì luôn trong trạng thái phản ứng.

Kết luận

Các nhà sáng lập startup phải đối mặt với một nhóm khó khăn có thể dự đoán trước: vấn đề nhân sự, quá tải tinh thần, phải tự làm mọi thứ, căng thẳng giữa các đối tác, chi phí tăng lên và áp lực tuân thủ. Không điều nào trong số đó là hiếm, và cũng không điều nào nên bị bỏ qua.

Những nhà sáng lập làm tốt không phải là những người tránh được mọi vấn đề. Họ là những người chuẩn bị sớm, ghi chép những điều quan trọng và xây dựng một cấu trúc doanh nghiệp có thể chịu được áp lực.

Nếu bạn đang xây dựng công ty, bước đi thông minh nhất là xem nền tảng ban đầu nghiêm túc như chính sản phẩm. Nền tảng đó sẽ giúp mọi quyết định sau này trở nên dễ dàng hơn.