Τα σημαντικότερα προβλήματα που αντιμετωπίζουν οι ιδρυτές startup και πώς να προετοιμαστείτε γι’ αυτά

Η έναρξη μιας επιχείρησης σπάνια είναι η καθαρή, γραμμική διαδρομή που φαντάζονται οι ιδρυτές στο στάδιο της ιδέας. Οι πρώτες μέρες συχνά φέρνουν ενθουσιασμό, δυναμική και μια μεγάλη λίστα από άγνωστες παραμέτρους. Όταν όμως η επιχείρηση γίνει πραγματική, οι μεγαλύτερες προκλήσεις έχουν συνήθως λιγότερο να κάνουν με την αρχική ιδέα του προϊόντος και περισσότερο με τους ανθρώπους, τις λειτουργίες, τις ταμειακές ροές και τη νομική δομή.

Οι ιδρυτές startup που κατανοούν τα πιο συνηθισμένα προβλήματα μπορούν να λαμβάνουν καλύτερες αποφάσεις από νωρίς, να αποφεύγουν ακριβά λάθη και να χτίζουν εταιρείες που μπορούν πραγματικά να επιβιώσουν στα πρώτα κρίσιμα χρόνια.

1. Η εύρεση των κατάλληλων ανθρώπων είναι πιο δύσκολη απ’ όσο φαίνεται

Μία από τις πρώτες μεγάλες εκπλήξεις για πολλούς ιδρυτές είναι πόσο δύσκολο είναι να χτίσουν μια αξιόπιστη ομάδα. Μια startup δεν έχει το περιθώριο να απορροφήσει για πολύ καιρό αδύναμες προσλήψεις. Κάθε εργαζόμενος έχει άμεσο αντίκτυπο στην εμπειρία του πελάτη, την παραγωγικότητα και την εταιρική κουλτούρα.

Συνηθισμένα προβλήματα πρόσληψης περιλαμβάνουν:

• Υποψηφίους που φαίνονται καλοί στα χαρτιά αλλά αποτυγχάνουν στην πράξη
• Εργαζομένους που δείχνουν ενθουσιασμό στην αρχή αλλά αποστασιοποιούνται γρήγορα
• Ασυνεπή παρουσία ή κακή επικοινωνία
• Υψηλή αποχώρηση προσωπικού που αναγκάζει τους ιδρυτές να επιστρέφουν στον κύκλο προσλήψεων

Αυτό δημιουργεί έναν δύσκολο κύκλο. Οι ιδρυτές χρειάζονται ανθρώπους για να αναπτυχθούν, αλλά η πρόσληψη του λάθος ατόμου μπορεί να επιβραδύνει την επιχείρηση περισσότερο από το να είναι προσωρινά υποστελεχωμένη.

Μια πειθαρχημένη διαδικασία πρόσληψης βοηθά στη μείωση αυτού του κινδύνου. Αυτό σημαίνει ότι η θέση εργασίας πρέπει να είναι σαφώς γραπτή, η αξιολόγηση να γίνεται προσεκτικά, οι συστάσεις να ελέγχονται και οι προσδοκίες να ορίζονται από την αρχή. Σημαίνει επίσης ότι πρέπει να τεκμηριώνονται οι πολιτικές, ώστε όλοι να γνωρίζουν τι σημαίνει καλή απόδοση.

2. Οι ιδρυτές καταλήγουν να κουβαλούν νοητικά την επιχείρηση όλη την ώρα

Πολλοί πρωτοεμφανιζόμενοι επιχειρηματίες υποθέτουν ότι μόλις ανοίξει η επιχείρηση, το δύσκολο μέρος θα περάσει στη διαχείριση και την ανάθεση αρμοδιοτήτων. Στην πραγματικότητα, ο ιδρυτής συχνά παραμένει νοητικά εμπλεκόμενος κάθε ώρα της ημέρας.

Αυτό το νοητικό φορτίο εκδηλώνεται με διάφορους τρόπους:

• Συνεχή σκέψη για κενά στο προσωπικό
• Άγχος για πωλήσεις, εξυπηρέτηση πελατών και έξοδα ταυτόχρονα
• Πίεση για άμεση επίλυση προβλημάτων
• Δυσκολία να διαχωριστούν οι επιχειρηματικές αποφάσεις από την προσωπική ζωή

Αυτή η αίσθηση ότι είσαι διαρκώς σε εγρήγορση είναι φυσιολογική, αλλά δεν είναι ακίνδυνη. Με τον καιρό, μπορεί να οδηγήσει σε εξουθένωση, βραχυπρόθεσμη σκέψη και κακή κρίση.

Οι ιδρυτές χρειάζονται συστήματα, όχι μόνο προσπάθεια. Σαφείς διαδικασίες, αξιόπιστα αρχεία και μια ισχυρή επιχειρηματική βάση μειώνουν τον αριθμό των αποφάσεων έκτακτης ανάγκης που πρέπει να παίρνει ένας ιδρυτής κάθε μέρα.

3. Η νοοτροπία του “τα κάνω όλα μόνος μου” γίνεται η προεπιλεγμένη κατάσταση

Στα πρώτα στάδια, πολλές startup δεν μπορούν να αντέξουν οικονομικά να αναθέσουν κάθε εργασία σε εξωτερικούς συνεργάτες ή υπαλλήλους. Οι ιδρυτές καταλήγουν να κάνουν τα πάντα, από λογιστική και μάρκετινγκ μέχρι επισκευές, προγραμματισμό και υποστήριξη πελατών.

Αυτή η πρακτική προσέγγιση μπορεί αρχικά να είναι πολύτιμη, επειδή αναγκάζει τους ιδρυτές να μάθουν την επιχείρηση εκ των έσω. Όμως το DIY γίνεται γρήγορα βάρος όταν μετατρέπεται σε μόνιμο λειτουργικό μοντέλο.

Οι μεγαλύτεροι κίνδυνοι της συνεχούς DIY προσέγγισης είναι:

• Χαμένος χρόνος που θα έπρεπε να πηγαίνει στην ανάπτυξη
• Αργή ανταπόκριση σε ζητήματα συντήρησης ή λειτουργίας
• Κόπωση του ιδρυτή από τον συνδυασμό πολλών άσχετων καθηκόντων
• Λάθη που προκύπτουν από έλλειψη εμπειρίας σε εξειδικευμένους τομείς

Μια startup δεν πρέπει να βασίζεται για πάντα σε ηρωικές προσπάθειες. Οι ιδρυτές πρέπει να αποφασίσουν τι πρέπει οπωσδήποτε να χειρίζονται προσωπικά και τι πρέπει να τεκμηριωθεί, να ανατεθεί ή να ανατεθεί σε εξωτερικούς συνεργάτες. Ο στόχος δεν είναι να τα κάνετε όλα μόνοι σας. Ο στόχος είναι να χτίσετε μια επιχείρηση που δεν καταρρέει όταν απομακρυνθείτε από μία εργασία για λίγες ώρες.

4. Οι συνιδρυτές συχνά ξεκινούν με διαφορετικές προσδοκίες

Τα προβλήματα συνεργασίας είναι από τα πιο επώδυνα ζητήματα στις startup, επειδή επηρεάζουν τόσο την επιχείρηση όσο και τη σχέση πίσω από αυτήν. Είναι συνηθισμένο οι συνιδρυτές να ξεκινούν με ενθουσιασμό αλλά με πολύ διαφορετικές υποθέσεις για το τι σημαίνει επιτυχία.

Τυπικές πηγές σύγκρουσης περιλαμβάνουν:

• Διαφορές στη στρατηγική ανάπτυξης
• Άνιση κατανομή εργασίας ή συνεισφοράς
• Ασάφεια σχετικά με την ιδιοκτησία και την εξουσία λήψης αποφάσεων
• Διαφωνία για το αν τα κέρδη πρέπει να επανεπενδυθούν ή να διανεμηθούν ως εισόδημα
• Μη ευθυγραμμισμένα χρονοδιαγράμματα για έξοδο, επέκταση ή πώληση

Η ζημιά συνήθως προέρχεται από όσα δεν συζητήθηκαν νωρίς. Οι ιδρυτές μπορεί να θεωρούν ότι συμφωνούν σε υψηλό επίπεδο, αλλά να μην έχουν ποτέ καταγράψει τις λεπτομέρειες.

Μια συμφωνία ιδρυτών είναι ένας από τους απλούστερους τρόπους μείωσης αυτού του κινδύνου. Θα πρέπει να διευκρινίζει την ιδιοκτησία, τις αρμοδιότητες, τα δικαιώματα ψήφου, τη διανομή κερδών, την επίλυση διαφορών και το τι συμβαίνει αν κάποιος θελήσει να αποχωρήσει. Όταν αυτοί οι όροι καταγράφονται έγκαιρα, η επιχείρηση έχει πολύ περισσότερες πιθανότητες να αντέξει μια μελλοντική σύγκρουση.

5. Τα κόστη λειτουργίας αθροίζονται γρήγορα

Πολλοί ιδρυτές υπολογίζουν τα προφανή έξοδα εκκίνησης, όπως εξοπλισμό, απόθεμα και μάρκετινγκ. Αυτό που συχνά τους εκπλήσσει είναι τα επαναλαμβανόμενα κόστη που συνδέονται απλώς με τη νόμιμη και επαγγελματική λειτουργία.

Παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Άδειες και εγκρίσεις λειτουργίας
• Ασφάλιση
• Νομική και λογιστική υποστήριξη
• Οχήματα, εργαλεία ή εξειδικευμένος εξοπλισμός
• Δηλώσεις στην πολιτεία και διοικητικά τέλη
• Κόστη μισθοδοσίας και φόροι απασχόλησης

Αυτά τα έξοδα είναι εύκολο να υποτιμηθούν επειδή πολλά από αυτά δεν μοιάζουν με επενδύσεις ανάπτυξης. Είναι κόστη συντήρησης, συμμόρφωσης και υποδομής. Όμως είναι πραγματικά και μπορούν να πιέσουν μια startup γρήγορα αν ο ιδρυτής δεν είναι προετοιμασμένος.

Ένας ρεαλιστικός προϋπολογισμός πρέπει να περιλαμβάνει τόσο τα έξοδα έναρξης όσο και τα συνεχή λειτουργικά γενικά έξοδα. Πρέπει επίσης να αφήνει περιθώριο για απρόβλεπτα, επειδή πάντα υπάρχει κάτι που κοστίζει περισσότερο από το αναμενόμενο.

6. Η συμμόρφωση δεν είναι προαιρετική

Η συμμόρφωση είναι ένα από τα λιγότερο λαμπερά κομμάτια της επιχειρηματικότητας, αλλά είναι από τα πιο σημαντικά. Οι ιδρυτές που αγνοούν τις νομικές και διοικητικές απαιτήσεις συχνά καταλήγουν να πληρώνουν αργότερα με πρόστιμα, καθυστερήσεις ή προβλήματα οντότητας.

Συνηθισμένα ζητήματα συμμόρφωσης περιλαμβάνουν:

• Παραλείψεις στις δηλώσεις σύστασης
• Αδυναμία διατήρησης του registered agent ή των κρατικών απαιτήσεων
• Σύγχυση ανάμεσα στα προσωπικά και τα επιχειρηματικά οικονομικά
• Αγνόηση ετήσιων εκθέσεων ή προθεσμιών ανανέωσης
• Λειτουργία χωρίς το κατάλληλο επιχειρηματικό σχήμα

Αυτά τα ζητήματα μπορεί να μη φαίνονται επείγοντα όταν η startup είναι μικρή, αλλά μπορούν να γίνουν πολύ σοβαρά πολύ γρήγορα. Μια καθαρή διαδικασία σύστασης και συμμόρφωσης δίνει στην επιχείρηση μεγαλύτερη αξιοπιστία, προστατεύει τον ιδρυτή και μειώνει τον αποτρέψιμο κίνδυνο.

Για πολλές startup, η επιλογή της κατάλληλης νομικής μορφής και η οργάνωση των καταχωρίσεων είναι ένα θεμελιώδες βήμα που πρέπει να γίνει νωρίς, όχι αφού εμφανιστούν τα προβλήματα.

7. Η δουλειά ποτέ δεν μοιάζει πραγματικά ολοκληρωμένη

Οι ιδρυτές συχνά περιμένουν μια στιγμή ορόσημο όπου η επιχείρηση θα γίνει σταθερή και αυτοσυντηρούμενη. Αντίθετα, ανακαλύπτουν ότι η ιδιοκτησία μιας startup είναι μια συνεχής ακολουθία νέων προβλημάτων.

Μόλις λυθεί μια πρόκληση, εμφανίζεται μια άλλη:

• Ένας νέος εργαζόμενος χρειάζεται εκπαίδευση
• Ένας προμηθευτής αυξάνει τις τιμές
• Ένα πρόβλημα πελάτη κλιμακώνεται
• Μια διαδικασία καταρρέει υπό την ανάπτυξη
• Μια προθεσμία για κατάθεση ή ανανέωση φτάνει

Αυτό δεν είναι σημάδι ότι η επιχείρηση αποτυγχάνει. Είναι σημάδι ότι ο ρόλος του ιδρυτή είναι, εκ φύσεως, λειτουργικός. Το καθήκον είναι να συνεχίζετε να χτίζετε δομή, ώστε η εταιρεία να γίνεται λιγότερο εύθραυστη με τον χρόνο.

Οι ιδρυτές που το διαχειρίζονται καλύτερα συνήθως κάνουν δύο πράγματα καλά: μένουν κοντά στην επιχείρηση και συστηματοποιούν ό,τι επαναλαμβάνεται. Αυτός ο συνδυασμός κάνει την ανάπτυξη πιο διαχειρίσιμη.

Πώς μπορούν οι ιδρυτές να προετοιμαστούν νωρίς

Ο καλύτερος τρόπος να μειώσετε τα προβλήματα μιας startup δεν είναι να ελπίζετε ότι δεν θα συμβούν. Είναι να προετοιμαστείτε γι’ αυτά πριν γίνουν επείγοντα.

Οι ιδρυτές θα πρέπει να εστιάσουν σε μερικές πρακτικές συνήθειες:

• Καταγράψτε νωρίς τις βασικές διαδικασίες
• Χρησιμοποιήστε σαφή πρότυπα πρόσληψης και ένταξης
• Τεκμηριώστε ρόλους, ιδιοκτησία και δικαιώματα λήψης αποφάσεων
• Δημιουργήστε προϋπολογισμό που περιλαμβάνει επαναλαμβανόμενα κόστη συμμόρφωσης
• Διατηρήστε οργανωμένα τα επιχειρηματικά αρχεία από την πρώτη μέρα
• Επιλέξτε μια επιχειρηματική δομή που ταιριάζει στους στόχους της εταιρείας

Αυτά τα βήματα δεν εξαφανίζουν τις δυσκολίες της επιχειρηματικότητας, αλλά κάνουν την επιχείρηση πιο ανθεκτική και πιο εύκολη στη διαχείριση.

Πώς η Zenind βοηθά τους ιδρυτές να ξεκινήσουν σωστά

Η Zenind βοηθά τους ιδρυτές να χτίσουν από την αρχή μια ισχυρή νομική και διοικητική βάση. Για τους επιχειρηματίες που ιδρύουν μια αμερικανική επιχείρηση, αυτό σημαίνει ότι η εταιρική δομή, οι δηλώσεις και τα βασικά θέματα συμμόρφωσης μπαίνουν σε τάξη, ώστε να μπορούν να επικεντρωθούν στις λειτουργίες και όχι στη γραφειοκρατία.

Μια καλά οργανωμένη διαδικασία σύστασης μπορεί να μειώσει τη σύγχυση αργότερα, ειδικά όταν μια επιχείρηση μεγαλώνει, προσθέτει εταίρους ή αρχίζει να προσλαμβάνει προσωπικό. Για τις startup, αυτή η αρχική πειθαρχία είναι συχνά αυτό που ξεχωρίζει μια εταιρεία που παραμένει οργανωμένη από μία που αντιδρά διαρκώς σε προβλήματα.

Τελικές σκέψεις

Οι ιδρυτές startup αντιμετωπίζουν ένα προβλέψιμο σύνολο προβλημάτων: θέματα στελέχωσης, νοητική υπερφόρτωση, συνεχής εργασία DIY, εντάσεις μεταξύ συνεργατών, αυξανόμενα κόστη και απαιτήσεις συμμόρφωσης. Τίποτα από αυτά δεν είναι σπάνιο και τίποτα δεν πρέπει να αγνοείται.

Οι ιδρυτές που τα καταφέρνουν καλύτερα δεν είναι εκείνοι που αποφεύγουν κάθε πρόβλημα. Είναι εκείνοι που προετοιμάζονται νωρίς, τεκμηριώνουν ό,τι έχει σημασία και χτίζουν μια επιχειρηματική δομή που μπορεί να αντέξει την πίεση.

Αν ξεκινάτε μια εταιρεία, η πιο έξυπνη κίνηση είναι να αντιμετωπίσετε τα θεμέλια από την αρχή με την ίδια σοβαρότητα που δίνετε στο προϊόν. Αυτή η βάση κάνει κάθε μελλοντική απόφαση ευκολότερη.