Những điều cơ bản về kê khai thuế doanh nghiệp tại Hoa Kỳ cho LLC và công ty cổ phần

Bắt đầu kinh doanh tại Hoa Kỳ là một bước đi đầy hứng khởi, nhưng thành lập doanh nghiệp chỉ là bước đầu tiên. Sau khi công ty của bạn được đăng ký, bạn cũng cần hiểu cách thuế áp dụng cho loại hình doanh nghiệp của mình, cần lưu giữ những hồ sơ nào, những biểu mẫu nào có thể liên quan và vì sao thời hạn nộp lại rất quan trọng.

Đối với người sáng lập, chủ doanh nghiệp nhỏ và các doanh nhân nước ngoài thành lập công ty tại Hoa Kỳ, việc tuân thủ thuế là một trong những phần quan trọng nhất để duy trì sự tổ chức. Các quy định ban đầu có thể khá phức tạp, nhưng với một hệ thống rõ ràng, việc kê khai thuế doanh nghiệp sẽ dễ quản lý hơn nhiều.

Hướng dẫn này giải thích những điều cơ bản về kê khai thuế doanh nghiệp tại Hoa Kỳ cho LLC và công ty cổ phần, cùng với các bước thực tế giúp bạn luôn sẵn sàng trong suốt cả năm.

Vì sao thuế doanh nghiệp quan trọng sau khi thành lập

Việc đăng ký công ty tạo ra một cấu trúc pháp lý cho doanh nghiệp, nhưng không xóa bỏ các nghĩa vụ thuế. Hầu hết các thực thể kinh doanh tại Hoa Kỳ phải theo dõi thu nhập, chi phí, trách nhiệm liên quan đến bảng lương, các khoản nộp thuế ước tính và yêu cầu nộp hồ sơ hằng năm.

Thuế doanh nghiệp quan trọng vì chúng giúp bạn:

• Tuân thủ các quy định của liên bang và tiểu bang
• Tránh bị phạt, tính lãi và các vấn đề do nộp chậm
• Tách biệt tài chính cá nhân và doanh nghiệp hiệu quả hơn
• Xây dựng sổ sách rõ ràng hơn cho báo cáo, huy động vốn và tăng trưởng
• Chuẩn bị tốt hơn cho các kỳ hạn thuế trong tương lai với ít căng thẳng hơn

Nếu bạn đã thành lập LLC, công ty cổ phần, hoặc một thực thể Hoa Kỳ khác thông qua Zenind, việc có một quy trình thuế được tổ chức tốt có thể hỗ trợ sức khỏe dài hạn của công ty bạn.

Các loại hình thực thể kinh doanh phổ biến tại Hoa Kỳ và cách xử lý thuế

Các quy tắc thuế áp dụng cho doanh nghiệp của bạn phụ thuộc rất lớn vào cách công ty được cấu trúc. Cùng một hoạt động kinh doanh có thể bị đánh thuế khác nhau tùy theo loại hình thực thể.

LLC

Công ty trách nhiệm hữu hạn, hay LLC, là một cấu trúc kinh doanh linh hoạt. Về thuế, LLC có thể được xử lý theo nhiều cách khác nhau tùy vào cách phân loại.

• LLC một thành viên thường được xem là một thực thể bị bỏ qua cho mục đích thuế liên bang, trừ khi công ty chọn hình thức khác.
• LLC nhiều thành viên thường được xem là một partnership trừ khi công ty chọn chịu thuế theo mô hình công ty cổ phần.
• LLC cũng có thể chọn bị đánh thuế như S corporation hoặc C corporation nếu điều đó phù hợp hơn với chiến lược kinh doanh.

Vì cách phân loại thuế có thể thay đổi các biểu mẫu bạn phải nộp và cách thu nhập được báo cáo, nhiều chủ doanh nghiệp làm việc với chuyên gia thuế để xác nhận thiết lập phù hợp nhất.

C Corporation

C corporation là một thực thể chịu thuế riêng biệt. Loại hình này thường nộp tờ khai thuế doanh nghiệp riêng và nộp thuế ở cấp công ty.

C corporation cũng có thể chi trả cổ tức, điều này có thể dẫn đến một lớp đánh thuế thứ hai ở cấp cổ đông. Cấu trúc đó có thể phù hợp với một số kế hoạch tăng trưởng, chiến lược nhà đầu tư hoặc doanh nghiệp thâm dụng vốn.

S Corporation

S corporation không phải là một loại hình doanh nghiệp riêng biệt theo cách giống như LLC hay C corporation. Thay vào đó, đây là một lựa chọn về thuế mà các thực thể đủ điều kiện có thể chọn.

Với lựa chọn S corporation, công ty thường chuyển thu nhập, lỗ, khấu trừ và tín dụng thuế sang cho cổ đông, đồng thời vẫn tuân theo các quy tắc cụ thể về bảng lương và báo cáo.

Partnership

LLC nhiều thành viên được đánh thuế như partnership thường báo cáo thu nhập thông qua tờ khai partnership, trong khi từng thành viên báo cáo phần của mình trên tờ khai cá nhân.

Những biểu mẫu thuế quan trọng cần biết

Các biểu mẫu doanh nghiệp của bạn phải nộp phụ thuộc vào cấu trúc, loại thu nhập và hoạt động trong năm. Một số biểu mẫu phổ biến nhất gồm:

Form 1040 Schedule C

Chủ sở hữu hộ kinh doanh cá thể và một số LLC một thành viên báo cáo thu nhập và chi phí kinh doanh trên Schedule C, được nộp cùng tờ khai thuế cá nhân của chủ sở hữu.

Form 1065

Partnership, bao gồm nhiều LLC nhiều thành viên, thường nộp Form 1065 để báo cáo thu nhập, khấu trừ và các khoản mục khác của doanh nghiệp.

Form 1120

C corporation thường nộp Form 1120, tờ khai thuế thu nhập của công ty tại Hoa Kỳ.

Form 1120-S

S corporation đủ điều kiện nộp Form 1120-S và phát hành các biểu mẫu Schedule K-1 cho cổ đông.

Schedule K-1

K-1 báo cáo phần thu nhập, lỗ, khấu trừ và tín dụng thuế của từng chủ sở hữu từ các thực thể pass-through như partnership và S corporation.

Forms 1099 và W-2

Tùy vào cách doanh nghiệp trả tiền cho người lao động hoặc nhà thầu, bạn cũng có thể cần phát hành các biểu mẫu thuế cuối năm như:

• W-2 cho nhân viên
• 1099-NEC cho một số nhà thầu nhất định
• 1099-MISC cho một số loại khoản thanh toán phải báo cáo

Những gì chủ doanh nghiệp nên theo dõi quanh năm

Việc kê khai thuế sẽ dễ hơn rất nhiều khi sổ sách được duy trì nhất quán. Chờ đến gần hạn chót mới làm thường dẫn đến thiếu hồ sơ, quyết định vội vàng và những sai sót không cần thiết.

Một hệ thống tốt nên theo dõi:

• Doanh thu gộp và các khoản tiền gửi
• Chi phí kinh doanh theo từng danh mục
• Bảng lương và thanh toán cho nhà thầu
• Sao kê ngân hàng và thẻ tín dụng
• Số dặm hoặc chi phí xe nếu có áp dụng
• Hồ sơ làm việc tại nhà nếu có áp dụng
• Khoản vay, vốn góp và rút vốn của chủ sở hữu
• Thông báo thuế tiểu bang và giấy tờ đăng ký

Hồ sơ tốt cũng giúp bạn hiểu rõ hơn về hiệu quả tài chính của công ty, không chỉ riêng nghĩa vụ thuế.

Các khoản chi kinh doanh được khấu trừ

Nhiều khoản chi thông thường và cần thiết cho hoạt động kinh doanh có thể được khấu trừ nếu chúng liên quan trực tiếp đến việc vận hành công ty. Ví dụ phổ biến gồm:

• Chi phí thành lập và khởi nghiệp
• Dịch vụ chuyên môn
• Phần mềm và gói đăng ký
• Vật dụng văn phòng
• Quảng cáo và tiếp thị
• Tiền thuê và tiện ích cho không gian kinh doanh
• Chi phí đi lại phục vụ hoạt động kinh doanh
• Phí bảo hiểm
• Tiền lương nhân viên và phí nhà thầu
• Phí ngân hàng và xử lý thanh toán

Việc đủ điều kiện khấu trừ phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể, vì vậy hồ sơ chi tiết là rất quan trọng. Khi có nghi ngờ, hãy tham khảo một cố vấn thuế đủ chuyên môn trước khi yêu cầu khấu trừ.

Thuế ước tính và thời điểm thanh toán

Một số chủ doanh nghiệp phải nộp thuế trong suốt cả năm thay vì chờ đến mùa kê khai. Điều này đặc biệt quan trọng đối với những chủ doanh nghiệp có thu nhập không được khấu trừ đầy đủ qua khấu trừ tiền lương.

Thuế ước tính có thể áp dụng cho:

• Người tự kinh doanh
• Chủ hộ kinh doanh cá thể
• Thành viên hợp danh
• Cổ đông trong các thực thể pass-through
• Chủ sở hữu có thu nhập không chịu khấu trừ qua bảng lương

Việc bỏ lỡ các khoản nộp thuế ước tính có thể tạo ra bất ngờ tại thời điểm kê khai và có thể dẫn đến tiền phạt. Chuyên gia thuế có thể giúp xác định liệu có cần nộp thuế ước tính hay không và số tiền cần nộp.

Tuân thủ ở cấp liên bang, tiểu bang và địa phương

Kê khai thuế doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở cấp liên bang. Nhiều công ty cũng phải xử lý các nghĩa vụ ở cấp tiểu bang và địa phương.

Tùy vào nơi công ty hoạt động, bạn có thể cần quản lý:

• Tờ khai thuế thu nhập tiểu bang
• Thuế nhượng quyền hoặc yêu cầu báo cáo hằng năm
• Đăng ký và nộp thuế bán hàng
• Tài khoản thuế bảng lương
• Giấy phép hoặc đăng ký kinh doanh địa phương
• Đăng ký hoạt động tại các tiểu bang khác nếu kinh doanh ở đó

Nếu công ty của bạn được thành lập ở một tiểu bang nhưng kinh doanh ở tiểu bang khác, các quy tắc về thuế và đăng ký ở cấp tiểu bang có thể trở nên phức tạp hơn. Đây là một lý do khiến nhiều người sáng lập lên kế hoạch cấu trúc ngay từ đầu một cách cẩn thận.

Một quy trình thuế đơn giản cho cả năm

Một quy trình lặp lại có thể giúp bạn duy trì tổ chức và giảm áp lực khi nộp hồ sơ. Hãy sử dụng một quy trình giúp dữ liệu doanh nghiệp của bạn luôn cập nhật trong suốt năm.

1. Tách riêng tài chính cá nhân và doanh nghiệp

Mở các tài khoản doanh nghiệp riêng và sử dụng chúng một cách nhất quán. Việc trộn lẫn giao dịch cá nhân và doanh nghiệp sẽ làm kế toán khó hơn và có thể gây vấn đề khi chuẩn bị thuế.

2. Phân loại thu nhập và chi phí thường xuyên

Đừng đợi đến cuối năm mới sắp xếp giao dịch. Việc phân loại hằng tháng giúp dễ phát hiện hồ sơ bị thiếu và các khoản phí bất thường.

3. Lưu giữ tài liệu hỗ trợ

Giữ hóa đơn, biên lai, sao kê ngân hàng, hồ sơ bảng lương và thông báo thuế trong một hệ thống được tổ chức tốt. Lưu trữ kỹ thuật số thường rất hiệu quả đối với các doanh nghiệp đang phát triển.

4. Kiểm tra tình trạng thực thể và các lựa chọn thuế

Phân loại thuế có thể ảnh hưởng đến yêu cầu nộp hồ sơ, lương của chủ sở hữu và thời hạn. Hãy đảm bảo thiết lập thuế của bạn vẫn phù hợp với giai đoạn phát triển của công ty.

5. Chuẩn bị sớm cho các thời hạn

Chờ đến tuần cuối cùng của mùa kê khai làm tăng nguy cơ sai sót. Hãy xây dựng một lịch cho các báo cáo hằng năm, ngày nộp thuế ước tính và hạn nộp tờ khai.

Khi nào nên làm việc với chuyên gia thuế

Nhiều chủ doanh nghiệp có thể tự xử lý kế toán cơ bản, nhưng một CPA hoặc cố vấn thuế đủ năng lực thường rất hữu ích khi:

• Thực thể của bạn có nhiều chủ sở hữu
• Bạn hoạt động ở nhiều tiểu bang
• Bạn dự định chọn đánh thuế theo S corporation
• Bạn có nhu cầu báo cáo bảng lương hoặc nhà thầu
• Công ty của bạn đang tăng trưởng nhanh
• Bạn muốn so sánh các chiến lược thuế trước cuối năm
• Bạn là chủ sở hữu không phải công dân Hoa Kỳ và đang xử lý các vấn đề xuyên biên giới

Hướng dẫn chuyên nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và giúp giảm rủi ro sai sót khi nộp hồ sơ hoặc bỏ lỡ cơ hội.

Zenind phù hợp như thế nào trong bức tranh tổng thể

Zenind hỗ trợ doanh nhân thành lập và duy trì các thực thể kinh doanh tại Hoa Kỳ với trọng tâm là sự rõ ràng và đơn giản. Trong khi thành lập là cột mốc đầu tiên, thành công dài hạn còn phụ thuộc vào việc tuân thủ đúng, lưu giữ hồ sơ và sẵn sàng cho nghĩa vụ thuế.

Một nền tảng vững chắc bao gồm:

• Chọn đúng loại hình thực thể
• Hoàn tất việc thành lập và đăng ký một cách chính xác
• Duy trì các nghĩa vụ hằng năm đúng hạn
• Giữ hồ sơ kinh doanh có tổ chức
• Phối hợp với chuyên gia thuế và pháp lý khi cần

Đối với nhiều người sáng lập, bắt đầu với một thực thể được xây dựng tốt sẽ giúp việc quản lý thuế về sau trở nên dễ dàng hơn.

Kết luận

Thuế doanh nghiệp không nhất thiết phải quá áp lực, nhưng cần có một hệ thống. Khi bạn hiểu thực thể của mình bị đánh thuế như thế nào, những biểu mẫu nào có thể áp dụng và cần lưu giữ những hồ sơ nào, quy trình này sẽ trở nên dễ quản lý hơn nhiều.

Dù bạn đã thành lập LLC, công ty cổ phần hay một thực thể kinh doanh khác tại Hoa Kỳ, cách tiếp cận tốt nhất là duy trì sự tổ chức trong suốt cả năm và tìm hỗ trợ chuyên môn khi các quy định trở nên phức tạp hơn mức thiết lập hiện tại của bạn có thể xử lý.

Nếu bạn đang xây dựng một công ty tại Hoa Kỳ, hãy xem việc tuân thủ thuế như một phần trong hệ điều hành vận hành của doanh nghiệp. Điều đó sẽ giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và hỗ trợ tăng trưởng ổn định hơn.

Câu hỏi thường gặp

Tất cả LLC có nộp thuế giống nhau không?

Không. Cách LLC nộp thuế phụ thuộc vào việc nó được phân loại như thế nào cho mục đích thuế liên bang và có một hay nhiều chủ sở hữu.

Công ty cổ phần luôn phải nộp thuế doanh nghiệp không?

Không phải lúc nào cũng vậy. C corporation thường nộp thuế ở cấp công ty, trong khi S corporation thường chuyển thu nhập sang cho cổ đông.

Doanh nghiệp có thể khấu trừ chi phí khởi nghiệp không?

Một số chi phí khởi nghiệp và thành lập có thể được khấu trừ hoặc phân bổ dần, tùy vào khoản chi và các quy tắc thuế áp dụng.

Tôi có cần phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ không?

Không nhất thiết, nhưng bạn nên có một hệ thống nào đó để theo dõi thu nhập, chi phí và tài liệu nhằm kê khai thuế chính xác.

Tôi có nên tự xử lý thuế doanh nghiệp không?

Điều đó phụ thuộc vào mức độ phức tạp của công ty bạn. Nhiều chủ doanh nghiệp có thể tự quản lý các hồ sơ đơn giản, nhưng một chuyên gia thuế thường hữu ích khi doanh nghiệp phát triển.