Company Applicant là gì? BOI Reporting, Quy tắc FinCEN và những thay đổi trong năm 2025

Một company applicant là người có liên quan đến hồ sơ nộp để thành lập hoặc đăng ký doanh nghiệp với cơ quan nộp hồ sơ của tiểu bang hoặc bộ tộc. Thuật ngữ này được nhắc đến nhiều hơn kể từ khi Đạo luật Minh bạch Doanh nghiệp (Corporate Transparency Act, CTA) và quy định báo cáo thông tin chủ sở hữu thực sự (beneficial ownership information, BOI) được áp dụng.

Với nhiều chủ doanh nghiệp, cụm từ này nghe có vẻ phức tạp hơn thực tế. Trên thực tế, nó chỉ người trực tiếp nộp hồ sơ thành lập và đôi khi là người chỉ đạo việc nộp hồ sơ đó. Tác động báo cáo cụ thể phụ thuộc vào thời điểm công ty được thành lập, nơi thành lập và việc công ty đó là pháp nhân trong nước hay nước ngoài theo quy định hiện hành của FinCEN.

Theo hướng dẫn hiện hành của FinCEN, các thực thể được thành lập tại Hoa Kỳ được miễn báo cáo BOI. Điều đó có nghĩa là đa số công ty mới tại Hoa Kỳ không cần báo cáo thông tin company applicant. Khái niệm company applicant vẫn quan trọng đối với các thực thể nước ngoài đăng ký kinh doanh tại Hoa Kỳ và vẫn thuộc phạm vi báo cáo BOI.

Company Applicant: Định nghĩa cơ bản

Theo khung BOI của FinCEN, company applicant không đồng nghĩa với beneficial owner.

• Beneficial owner là người sở hữu hoặc kiểm soát công ty.
• Company applicant gắn với hành vi thành lập hoặc đăng ký.

FinCEN giới hạn nhóm company applicant ở tối đa hai cá nhân:

1. Cá nhân trực tiếp nộp tài liệu tạo lập hoặc đăng ký công ty.
2. Nếu có nhiều hơn một người tham gia, cá nhân chịu trách nhiệm chính trong việc chỉ đạo hoặc kiểm soát việc nộp hồ sơ.

Điều đó có nghĩa là không phải mọi người tham gia vào quá trình thành lập công ty đều trở thành company applicant. Quy định này tập trung vào những người có trách nhiệm trực tiếp với hồ sơ nộp, chứ không phải toàn bộ đội ngũ tư vấn.

Vì sao thuật ngữ này quan trọng

Yêu cầu về company applicant được thiết kế để giúp xác định ai đứng sau việc nộp hồ sơ của một pháp nhân mới. Trong cơ chế báo cáo BOI ban đầu, thông tin này giúp FinCEN liên kết doanh nghiệp với những người tham gia vào quá trình tạo lập.

Đối với chủ doanh nghiệp, câu hỏi thực tế rất đơn giản: Ai thực sự nộp hồ sơ thành lập và ai chỉ đạo việc nộp hồ sơ đó?

Sự khác biệt này quan trọng vì nhiều công ty được thành lập thông qua luật sư, kế toán, đại lý đăng ký, nền tảng nộp hồ sơ trực tuyến hoặc dịch vụ thành lập doanh nghiệp. FinCEN muốn có một cách xác định hẹp và nhất quán đối với những cá nhân liên quan.

Ai có thể là company applicant

Company applicant có thể là một trong nhiều loại người khác nhau, tùy vào cách việc thành lập được thực hiện:

• Người sáng lập trực tiếp nộp hồ sơ thành lập
• Nhân viên của dịch vụ thành lập nộp hồ sơ
• Luật sư hoặc trợ lý pháp lý trực tiếp nộp thay cho khách hàng
• Người giám sát và chỉ đạo việc nộp hồ sơ khi có nhiều người tham gia

Điểm mấu chốt không nằm ở chức danh. Điểm mấu chốt là vai trò trong quá trình nộp hồ sơ thực tế.

Các ví dụ về tình huống company applicant

1. Người sáng lập trực tiếp nộp hồ sơ

Nếu người sáng lập trực tiếp nộp hồ sơ LLC hoặc corporation lên tiểu bang, người sáng lập đó là company applicant.

Nếu không có ai khác tham gia chỉ đạo hoặc kiểm soát việc nộp hồ sơ, có thể chỉ có một company applicant.

2. Dịch vụ thành lập nộp hồ sơ thay cho người sáng lập

Nếu người sáng lập chuẩn bị thông tin thành lập và yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ nộp hồ sơ, người sáng lập có thể là người chịu trách nhiệm chính trong việc chỉ đạo việc nộp hồ sơ. Người trực tiếp nộp tài liệu tại phía nhà cung cấp dịch vụ cũng có thể là một company applicant.

Đây là cấu trúc phổ biến trong quy trình thành lập trực tuyến.

3. Luật sư chuẩn bị và nộp hồ sơ

Nếu một luật sư trực tiếp nộp hồ sơ thành lập, luật sư đó có thể là company applicant. Nếu một cá nhân khác trong văn phòng luật là người chịu trách nhiệm chính trong việc chỉ đạo nộp hồ sơ, người đó cũng có thể phải báo cáo tùy theo tình huống thực tế.

4. Quy trình nộp hồ sơ theo nhóm

Đôi khi một người chuẩn bị giấy tờ, người khác phê duyệt và người thứ ba nộp. Trong trường hợp đó, FinCEN tập trung vào hai cá nhân gắn trực tiếp nhất với chính hồ sơ nộp.

Những thay đổi trong năm 2025

FinCEN đã ban hành hướng dẫn cập nhật vào năm 2025, làm thay đổi đáng kể bối cảnh báo cáo.

Điểm cập nhật quan trọng nhất đối với người sáng lập tại Hoa Kỳ là: các công ty được thành lập tại Hoa Kỳ không còn phải báo cáo BOI cho FinCEN theo quy định hiện hành.

Thay đổi đó có nghĩa là đa số pháp nhân trong nước không còn phải quan tâm đến việc báo cáo company applicant nữa.

Khái niệm này vẫn quan trọng đối với các thực thể nước ngoài đăng ký kinh doanh tại Hoa Kỳ. Những thực thể đó vẫn có thể cần xác định company applicant nếu thuộc phạm vi quy định hiện hành.

Khi nào việc báo cáo company applicant còn liên quan

Việc báo cáo company applicant hiện nay hẹp hơn nhiều so với thời điểm BOI reporting mới được áp dụng.

Nó thường chỉ liên quan khi doanh nghiệp:

• Được thành lập theo luật của một quốc gia nước ngoài
• Đăng ký kinh doanh tại Hoa Kỳ
• Không đủ điều kiện miễn trừ
• Nằm trong thời hạn và yêu cầu báo cáo hiện hành của FinCEN

Đối với một LLC, corporation hoặc pháp nhân trong nước thông thường tại Hoa Kỳ, câu trả lời thực tế thường đơn giản hơn: yêu cầu BOI về company applicant không áp dụng theo quy định hiện hành của FinCEN.

Những thông tin từng được báo cáo về company applicant

Khi việc báo cáo được yêu cầu, doanh nghiệp thường phải cung cấp thông tin nhận dạng về từng company applicant, chẳng hạn như:

• Họ và tên pháp lý đầy đủ
• Ngày sinh
• Địa chỉ kinh doanh hoặc địa chỉ cư trú, tùy theo quy định và ngữ cảnh nộp hồ sơ
• Một số định danh duy nhất từ giấy tờ tùy thân được chấp nhận
• Hình ảnh của giấy tờ định danh trong một số trường hợp nộp hồ sơ

Các trường thông tin cụ thể phụ thuộc vào hệ thống báo cáo đang được sử dụng và hướng dẫn áp dụng tại thời điểm đó.

Những sai lầm thường gặp cần tránh

Nhầm lẫn company applicant với beneficial owner

Đây là hai khái niệm khác nhau. Company applicant giúp thành lập hoặc đăng ký công ty. Beneficial owner là người sở hữu hoặc kiểm soát công ty.

Cho rằng mọi người trong nhóm thành lập đều là company applicant

Quy định này có phạm vi giới hạn. Chỉ người trực tiếp nộp và, nếu có, người chịu trách nhiệm chính trong việc chỉ đạo nộp hồ sơ mới có liên quan.

Cho rằng company applicant luôn phải được báo cáo

Điều đó hiện không còn đúng đối với các công ty được thành lập tại Hoa Kỳ theo quy định hiện hành của FinCEN.

Dựa vào các bản tóm tắt BOI cũ

Hướng dẫn BOI đã thay đổi trong năm 2025. Các bài viết cũ có thể vẫn mô tả nghĩa vụ báo cáo đối với công ty trong nước, dù nghĩa vụ đó hiện không còn tồn tại.

Vì sao hồ sơ thành lập chính xác vẫn quan trọng

Dù hầu hết công ty tại Hoa Kỳ không còn phải nộp báo cáo BOI, hồ sơ thành lập chính xác vẫn rất hữu ích.

Bạn nên lưu giữ:

• Ngày thành lập
• Biên nhận nộp hồ sơ hoặc văn bản thành lập đã được đóng dấu
• Tên những người chuẩn bị và nộp hồ sơ
• Bất kỳ phê duyệt nội bộ hoặc chỉ dẫn nào liên quan đến việc nộp hồ sơ
• Thông tin đại lý đăng ký và hồ sơ nộp cho tiểu bang

Những hồ sơ này giúp cho tuân thủ nội bộ, mở tài khoản ngân hàng, thiết lập thuế và các sửa đổi sau này.

Zenind hỗ trợ thành lập doanh nghiệp tại Hoa Kỳ như thế nào

Zenind giúp người sáng lập thành lập công ty tại Hoa Kỳ một cách hiệu quả và giữ cho quy trình thành lập được tổ chức ngay từ đầu.

Điều đó quan trọng vì hồ sơ thành lập rõ ràng sẽ giảm nhầm lẫn về sau. Khi bạn biết chính xác ai chuẩn bị hồ sơ, ai nộp hồ sơ và công ty có hiệu lực vào thời điểm nào, việc xử lý nghĩa vụ tuân thủ, hồ sơ tiểu bang và quản trị doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn.

Đối với người sáng lập đang xây dựng một LLC hoặc corporation tại Hoa Kỳ, chiến lược tuân thủ tốt nhất rất đơn giản:

• Thành lập công ty đúng cách
• Giữ thông tin nộp hồ sơ được tổ chức rõ ràng
• Theo dõi các nghĩa vụ cấp tiểu bang
• Rà soát mọi thay đổi về báo cáo liên bang trước khi dựa vào hướng dẫn cũ

Kết luận chính

• Company applicant gắn với hồ sơ thành lập hoặc đăng ký, không phải với quyền sở hữu.
• FinCEN thường công nhận tối đa hai company applicant.
• Yêu cầu về company applicant hiện hẹp hơn nhiều so với ban đầu.
• Theo hướng dẫn hiện hành của FinCEN, các công ty được thành lập tại Hoa Kỳ được miễn báo cáo BOI.
• Các thực thể nước ngoài đăng ký kinh doanh tại Hoa Kỳ vẫn có thể cần xem xét báo cáo company applicant.

Nếu bạn đang thành lập doanh nghiệp tại Hoa Kỳ, hãy tập trung vào việc thiết lập pháp nhân chính xác và các quy định tuân thủ hiện hành thay vì những giả định BOI đã lỗi thời.

Câu hỏi thường gặp

Company applicant có giống với registered agent không?

Không. Registered agent nhận giấy tờ tống đạt và thông báo chính thức. Company applicant liên quan đến người nộp hoặc chỉ đạo việc nộp hồ sơ thành lập.

Người sáng lập có thể là company applicant không?

Có, nếu người sáng lập trực tiếp nộp hồ sơ thành lập hoặc là người chịu trách nhiệm chính trong việc chỉ đạo nộp hồ sơ đó.

LLC tại Hoa Kỳ còn báo cáo company applicant không?

Không, theo quy định hiện hành của FinCEN đối với các công ty được thành lập tại Hoa Kỳ.

Việc báo cáo company applicant còn quan trọng không?

Có, đối với một số thực thể nước ngoài đăng ký kinh doanh tại Hoa Kỳ và để hiểu bối cảnh hướng dẫn BOI lịch sử.