Thuế FICA là gì? Hướng dẫn năm 2026 cho nhà tuyển dụng, nhân viên và người sáng lập

Thuế FICA là một trong những loại thuế tiền lương quan trọng nhất tại Hoa Kỳ, nhưng cũng là một trong những loại thường bị hiểu sai nhất. Nếu bạn điều hành doanh nghiệp, quản lý tiền lương, hoặc tự làm chủ, gần như chắc chắn bạn sẽ phải làm việc với loại thuế này.

FICA là viết tắt của Federal Insurance Contributions Act. Nói một cách đơn giản, đây là loại thuế tiền lương giúp tài trợ cho Social Security và Medicare. Người lao động thường sẽ thấy FICA bị khấu trừ từ mỗi kỳ lương, và người sử dụng lao động cũng phải đóng phần tương ứng cho hầu hết nhân viên. Người tự kinh doanh thường phải tự đóng cả hai phần thông qua thuế tự kinh doanh.

Đối với các nhà sáng lập và chủ doanh nghiệp nhỏ, việc hiểu FICA không chỉ là một bài học về thuế. Đây còn là một phần của việc tuân thủ nghĩa vụ tiền lương, phân loại người lao động đúng cách và lập kế hoạch cho chi phí thực tế khi tuyển dụng.

Thuế FICA tài trợ cho những gì

FICA là cơ chế tài trợ cho hai chương trình phúc lợi liên bang cốt lõi:

• Social Security, chương trình cung cấp quyền lợi hưu trí, quyền lợi cho thân nhân còn sống và trợ cấp khuyết tật
• Medicare, chương trình hỗ trợ tài trợ bảo hiểm bệnh viện cho những người Mỹ đủ điều kiện

Các chương trình này được thiết kế để hỗ trợ người lao động và gia đình của họ cả hiện tại lẫn trong tương lai. Mỗi khi thuế tiền lương được khấu trừ, một phần sẽ dành cho những người hưởng quyền lợi hiện nay và một phần giúp duy trì hệ thống theo thời gian.

Cách FICA hoạt động trong năm 2026

Trong năm 2026, mức thuế FICA tiêu chuẩn cộng gộp là 7,65% đối với nhân viên và 15,30% đối với cá nhân tự kinh doanh.

Mức đó được cấu thành từ hai phần:

Thành phần thuế	Mức của nhân viên	Mức của người sử dụng lao động	Ghi chú
Thuế Social Security	6,2%	6,2%	Chỉ áp dụng đến mức lương cơ sở hằng năm
Thuế Medicare	1,45%	1,45%	Áp dụng cho toàn bộ tiền lương thuộc diện chịu thuế
Thuế Medicare bổ sung	0,9%	0%	Thường được khấu trừ từ tiền lương của nhân viên vượt một số ngưỡng nhất định

Trong năm 2026, mức lương cơ sở của Social Security là 184.500 đô la. Điều đó có nghĩa là thuế Social Security sẽ ngừng áp dụng khi tiền lương chịu thuế của nhân viên đạt đến mức đó trong năm. Thuế Medicare không có trần lương.

Ví dụ đơn giản về phiếu lương

Giả sử một nhân viên nhận 60.000 đô la tiền lương trong năm.

Cách tính FICA thường sẽ như sau:

• Thuế Social Security: 6,2% của 60.000 đô la = 3.720 đô la
• Thuế Medicare: 1,45% của 60.000 đô la = 870 đô la
• Tổng khấu trừ FICA của nhân viên: 4.590 đô la

Người sử dụng lao động cũng sẽ đóng thêm 4.590 đô la FICA tương ứng cho nhân viên đó, với giả định không phát sinh khoản khấu trừ Medicare bổ sung.

Nghĩa vụ đóng góp tương ứng này là một trong những lý do chi phí tiền lương cao hơn tiền lương gộp đơn thuần. Khi một nhà sáng lập lập ngân sách tuyển dụng, tổng chi phí nhân sự phải bao gồm tiền lương, thuế tiền lương do người sử dụng lao động đóng và bất kỳ phúc lợi hoặc bảo hiểm bắt buộc nào khác.

Cách FICA hoạt động với người tự kinh doanh

Nếu bạn tự kinh doanh, thông thường bạn sẽ phải đóng cả phần của nhân viên lẫn phần của người sử dụng lao động thông qua thuế tự kinh doanh.

Trên thực tế, điều đó có nghĩa là:

• 12,4% cho Social Security, áp dụng đến mức lương cơ sở hằng năm
• 2,9% cho Medicare, áp dụng trên toàn bộ thu nhập ròng từ tự kinh doanh
• Có thể có thêm thuế Medicare bổ sung đối với người nộp thuế có thu nhập cao hơn

Mặc dù người tự kinh doanh phải đóng cả hai phần, quy tắc thuế không hoàn toàn giống như khấu trừ tiền lương thông thường. Thuế tự kinh doanh được tính trên thu nhập ròng, và luật thuế cũng cho phép khấu trừ phần tương đương với phần của người sử dụng lao động khi tính thuế thu nhập liên bang.

Nếu bạn đang khởi sự doanh nghiệp, đây là một lý do nữa để việc ghi sổ kế toán trở nên quan trọng ngay từ ngày đầu. Hồ sơ tốt sẽ giúp bạn ước tính nghĩa vụ thuế, thực hiện các khoản tạm nộp theo quý và tránh bất ngờ vào thời điểm khai thuế.

FICA không giống thuế thu nhập liên bang

FICA và thuế thu nhập liên bang là hai loại thuế khác nhau.

Sự khác biệt này rất quan trọng vì một phiếu lương có thể bao gồm cả hai loại khấu trừ:

• Thuế FICA tài trợ cho Social Security và Medicare
• Thuế thu nhập liên bang được dùng cho ngân sách liên bang chung

Chúng được tính khác nhau, báo cáo khác nhau và phục vụ các mục đích khác nhau. Một người lao động có thể nợ một loại thuế mà không nợ nhiều loại thuế còn lại, tùy thuộc vào mức lương, tình trạng khai thuế, các khoản khấu trừ và tín thuế.

Ai phải nộp thuế FICA

Phần lớn nhân viên W-2 và người sử dụng lao động của họ đều phải nộp FICA. Trong nhiều trường hợp, thuế sẽ được tự động khấu trừ từ mỗi phiếu lương và nộp thông qua hệ thống tiền lương.

Một số người lao động có thể thuộc diện quy tắc hoặc miễn trừ đặc biệt, tùy theo loại công việc và các tình huống cụ thể. Ví dụ có thể bao gồm một số nhân viên là sinh viên, một số lao động tôn giáo, và một số nhóm nhỏ người lao động không cư trú.

Đừng cho rằng một trường hợp được miễn trừ nếu chưa kiểm tra kỹ. Tình trạng thuế tiền lương cần được xác minh cẩn thận, vì xử lý sai có thể dẫn đến truy thu thuế, tiền phạt và các hồ sơ khai điều chỉnh.

Người sử dụng lao động báo cáo và nộp FICA như thế nào

Người sử dụng lao động thường xử lý FICA thông qua hệ thống tiền lương và các tờ khai thuế tiền lương liên bang.

Các bước tuân thủ phổ biến bao gồm:

• Khấu trừ FICA của nhân viên từ tiền lương
• Nộp đúng hạn phần thuế do người sử dụng lao động đóng
• Nộp các tờ khai thuế tiền lương như Form 941
• Cấp Form W-2 cuối năm cho nhân viên
• Lưu giữ hồ sơ hỗ trợ việc tính lương và thuế

Nộp chậm hoặc phân loại sai có thể gây ra những vấn đề không đáng có. Với doanh nghiệp mới, cách dễ nhất để giảm rủi ro là thiết lập hệ thống tiền lương đúng cách trước khi tuyển người đầu tiên.

Những sai lầm FICA thường gặp

Một số sai sót về tiền lương xuất hiện lặp đi lặp lại:

• Nhầm FICA với thuế thu nhập
• Quên rằng người sử dụng lao động phải đóng phần tương ứng của hầu hết thuế FICA của nhân viên
• Áp dụng sai mức lương cơ sở của Social Security
• Bỏ sót khoản khấu trừ Additional Medicare khi cần thiết
• Xử lý nhà thầu như nhân viên, hoặc nhân viên như nhà thầu
• Cho rằng một người lao động được miễn trừ mà chưa kiểm tra quy định

Những lỗi này có thể tốn kém. Chúng cũng có thể dẫn đến việc phải nộp tờ khai sửa đổi, nhận thông báo từ IRS hoặc phát sinh vấn đề thuế tiểu bang nếu cùng một sai sót phân loại ảnh hưởng đến nhiều loại thuế.

Vì sao FICA quan trọng với nhà sáng lập và doanh nghiệp nhỏ

Nếu bạn đang xây dựng một công ty mới, FICA là một phần của chi phí thực tế khi tuyển dụng và vận hành hợp pháp.

Nó ảnh hưởng đến:

• Thiết lập hệ thống tiền lương
• Lập kế hoạch dòng tiền
• Phân loại người lao động
• Lập kế hoạch thuế ước tính cho nhà sáng lập tự trả lương cho mình
• Tuân thủ liên bang liên tục

Điều này đặc biệt quan trọng với những nhà sáng lập lần đầu đang thành lập LLC, bắt đầu một công ty cổ phần, hoặc tuyển nhân viên đầu tiên. Bạn càng hiểu sớm nghĩa vụ thuế tiền lương, bạn càng dễ tránh sai sót khi khai nộp và những bất ngờ về dòng tiền.

Thuế FICA và việc thành lập doanh nghiệp

Thành lập doanh nghiệp và tuân thủ tiền lương thường đi đôi với nhau.

Khi một công ty được thành lập và tổ chức đúng cách, việc xây dựng các quy trình kế toán và tiền lương hỗ trợ tuân thủ thuế sẽ dễ dàng hơn. Điều đó bao gồm việc biết khi nào doanh nghiệp cần tài khoản tiền lương, khi nào chủ sở hữu nên nhận lương thay vì rút vốn, và cách ghi nhận thù lao đúng cách.

Zenind giúp các doanh nhân thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Hoa Kỳ với trọng tâm thực tế vào tuân thủ. Đối với các nhà sáng lập, điều đó có nghĩa là một nền tảng vững chắc hơn cho tiền lương, hồ sơ và tăng trưởng trong tương lai.

Điểm chính cần nhớ

• FICA tài trợ cho Social Security và Medicare
• Nhân viên thường đóng 7,65%, và người sử dụng lao động đóng thêm 7,65% tương ứng
• Người tự kinh doanh thường đóng 15,30% thông qua thuế tự kinh doanh
• Trong năm 2026, mức lương cơ sở của Social Security là 184.500 đô la
• Thuế Medicare áp dụng cho toàn bộ tiền lương thuộc diện chịu thuế, trong khi thuế Social Security có mức trần
• Thiết lập tiền lương đúng cách rất quan trọng đối với việc tuân thủ, dòng tiền và chi phí tuyển dụng

Câu hỏi thường gặp

FICA là viết tắt của gì?

FICA là viết tắt của Federal Insurance Contributions Act.

FICA có giống thuế Social Security không?

Không hoàn toàn. Thuế Social Security là một phần của FICA. Thuế Medicare là phần quan trọng còn lại.

Thuế FICA năm 2026 là bao nhiêu?

Mức FICA tiêu chuẩn cộng gộp là 7,65% đối với nhân viên và 15,30% đối với người tự kinh doanh. Mức này bao gồm thuế Social Security và Medicare.

FICA có áp dụng cho mọi loại thu nhập không?

Không. Thuế Social Security chỉ áp dụng đến mức lương cơ sở hằng năm, trong khi thuế Medicare áp dụng cho toàn bộ tiền lương thuộc diện chịu thuế.

Người sử dụng lao động có phải đóng FICA không?

Có. Phần lớn người sử dụng lao động phải đóng phần tương ứng của FICA cho nhân viên thuộc diện áp dụng.

Chủ doanh nghiệp mới nên làm gì trước tiên?

Thiết lập tiền lương đúng cách, phân loại người lao động cẩn thận, và lưu giữ hồ sơ chính xác ngay từ đầu. Điều đó sẽ giúp tuân thủ FICA dễ dàng hơn theo thời gian.