Phải làm gì nếu bạn nghĩ nơi làm việc của mình không an toàn: Hướng dẫn thực tế cho nhân viên và chủ doanh nghiệp

Một nơi làm việc không nên buộc mọi người phải lựa chọn giữa năng suất và an toàn cá nhân. Khi có điều gì đó không ổn, phản ứng tốt nhất không phải là phớt lờ hoặc hy vọng mọi thứ tự khắc ổn. Thay vào đó, hãy xác định mối nguy, ghi lại vấn đề và thực hiện bước tiếp theo phù hợp trước khi ai đó bị thương.

Điều kiện không an toàn có thể xuất hiện ở bất kỳ doanh nghiệp nào, từ văn phòng nhỏ đến nhà kho, cửa hàng bán lẻ, nhà hàng, công trường xây dựng hoặc công ty làm việc tại nhà có nhân viên. Một sợi dây điện lỏng, lối thoát hiểm bị chặn, máy móc thiếu tấm chắn bảo vệ, hay một văn hóa ngại báo cáo vấn đề đều có thể tạo ra rủi ro nghiêm trọng. Đối với chủ doanh nghiệp, đặc biệt là những người đang khởi nghiệp, an toàn nên được xem là yêu cầu vận hành cốt lõi chứ không phải điều để sau cùng mới nghĩ đến.

Hướng dẫn này giải thích cách nhận biết mối nguy tại nơi làm việc, nhân viên nên làm gì khi cảm thấy không an toàn, và cách chủ doanh nghiệp phản ứng nhanh chóng, có trách nhiệm.

Điều gì được xem là nơi làm việc không an toàn?

Nơi làm việc không an toàn là bất kỳ môi trường nào mà một điều kiện, quy trình hoặc chính sách có thể phòng tránh được làm tăng nguy cơ chấn thương, bệnh tật, quấy rối hoặc các tổn hại khác. Một số rủi ro rất rõ ràng. Những rủi ro khác hình thành từ từ và dễ bị xem nhẹ cho đến khi trở thành sự cố thực sự.

Các ví dụ phổ biến bao gồm:

• Lối thoát hiểm bị chặn hoặc đánh dấu không rõ ràng
• Sàn trơn trượt, ánh sáng kém hoặc cầu thang hỏng
• Thiết bị hoặc máy móc bị hư hỏng, thiếu bộ phận bảo vệ phù hợp
• Dây điện hở hoặc ổ cắm điện quá tải
• Thiếu thiết bị bảo hộ hoặc không yêu cầu sử dụng
• Quy trình ứng phó khẩn cấp không rõ ràng
• Thông gió kém, nhiệt độ quá cao hoặc chất lượng không khí không an toàn
• Đe dọa bạo lực tại nơi làm việc hoặc biện pháp an ninh không đầy đủ
• Quấy rối, đe dọa hoặc trả đũa lặp đi lặp lại
• Khối lượng công việc quá lớn, mệt mỏi và lịch làm việc không an toàn

Không phải vấn đề nào cũng nghiêm trọng như nhau, nhưng mọi mối nguy đáng tin cậy đều cần được xem xét nghiêm túc. Một vấn đề nhỏ có thể trở thành sự cố lớn nếu bị bỏ qua.

Trước tiên, đánh giá mức độ rủi ro ngay lập tức

Trước khi quyết định phải làm gì, hãy xác định xem tình huống đó có khẩn cấp hay không.

Hãy tự hỏi:

• Có ai có thể bị thương ngay lúc này không?
• Mối nguy có đang hoạt động, hiện hữu hoặc lan rộng không?
• Có hỏa hoạn, rò rỉ hóa chất, sự cố kết cấu hoặc hỏng hóc thiết bị không?
• Nguy hiểm đó có đòi hỏi sơ tán hoặc gọi dịch vụ khẩn cấp không?
• Có người nào đang bị yêu cầu tiếp tục làm việc dù rủi ro an toàn đã quá rõ ràng không?

Nếu câu trả lời cho thấy nguy hiểm tức thời, hãy dừng công việc nếu bạn có thể làm điều đó một cách an toàn và rời khỏi khu vực nguy hiểm. Trong tình huống khẩn cấp thực sự, hãy làm theo kế hoạch ứng phó khẩn cấp tại nơi làm việc và liên hệ ngay với các dịch vụ khẩn cấp phù hợp hoặc đội ứng phó nội bộ.

Nếu rủi ro nghiêm trọng nhưng chưa đến mức khẩn cấp, hãy xem đó là một vấn đề an toàn chính thức và báo lên đúng kênh.

Nhân viên nên làm gì

Nếu bạn tin rằng nơi làm việc của mình không an toàn, mục tiêu của bạn là bảo vệ bản thân và tạo một hồ sơ cho thấy điều gì đã xảy ra.

1. Rời khỏi nguy hiểm ngay lập tức

Nếu có thể làm an toàn, hãy bước ra khỏi khu vực có mối nguy. Đừng tự đặt mình vào rủi ro không cần thiết chỉ để chứng minh một quan điểm hoặc thu thập bằng chứng. Không có công việc nào đáng để đánh đổi bằng một chấn thương có thể phòng tránh.

2. Báo cho đúng người càng sớm càng tốt

Báo cáo vấn đề cho giám sát, quản lý, cán bộ an toàn, nhân sự hoặc chủ doanh nghiệp, tùy theo cấu trúc của doanh nghiệp. Hãy giữ nội dung báo cáo mang tính факт và cụ thể.

Một báo cáo hữu ích nên bao gồm:

• Mối nguy là gì
• Nó nằm ở đâu
• Khi nào bạn phát hiện ra nó
• Ai có thể bị ảnh hưởng
• Có ai đã bị hại chưa
• Biện pháp tạm thời nào có thể giảm rủi ro

Ví dụ, thay vì nói “cửa hàng rất nguy hiểm”, hãy nói “có nước đọng gần lối vào phía sau, và nhân viên đang bị trượt ngã khi bước vào khu vực kho.”

3. Gửi báo cáo bằng văn bản

Nếu có thể, hãy gửi email hoặc tin nhắn sau khi đã báo miệng. Tài liệu bằng văn bản giúp thiết lập mốc thời gian và khiến vấn đề khó bị bỏ qua hơn về sau.

Hãy giữ một bản cho hồ sơ của bạn. Lưu ảnh, ghi chú sự cố, tên nhân chứng và mọi phản hồi từ ban quản lý.

4. Theo dõi nếu không có thay đổi

Nếu vấn đề bị bỏ qua, hãy nhắc lại mối quan ngại và yêu cầu một mốc thời gian rõ ràng để khắc phục. Một mối nguy nghiêm trọng không nên biến mất trong các cuộc trao đổi không chính thức.

5. Báo cáo lên cấp cao hơn khi cần

Nếu chủ lao động từ chối hành động, hoặc nếu tình huống đủ nguy hiểm để cần hỗ trợ bên ngoài, hãy cân nhắc báo cáo cho cơ quan quản lý hoặc cơ quan khẩn cấp phù hợp. Tại Hoa Kỳ, các khiếu nại về an toàn lao động có thể được gửi tới OSHA hoặc các cơ quan liên quan khác, tùy theo mối nguy và ngành nghề.

6. Biết quyền của bạn, nhưng hãy giữ tính khách quan

Nhân viên không nên bị ép tiếp tục công việc không an toàn chỉ vì quản lý muốn hoàn thành nhiệm vụ. Đồng thời, bạn nên tránh suy đoán và tập trung vào các факт có thể quan sát được. Điều đó giúp báo cáo đáng tin cậy hơn và dễ giải quyết hơn.

Chủ doanh nghiệp nên phản ứng như thế nào

Đối với chủ doanh nghiệp, một khiếu nại về an toàn không phải là chuyện phiền toái để xử lý sau. Đó là dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp có thể đang đối mặt với rủi ro vận hành, pháp lý và nhân sự.

1. Hành động nhanh chóng

Phản ứng đầu tiên nên là ngăn mối nguy trở nên tồi tệ hơn. Điều đó có thể đồng nghĩa với việc khoanh vùng khu vực, tạm dừng thiết bị, hạn chế tiếp cận hoặc điều chỉnh công việc cho đến khi vấn đề được khắc phục.

2. Điều tra nguyên nhân gốc rễ

Không chỉ sửa phần lỗi nhìn thấy bên ngoài. Hãy tìm hiểu vì sao nó xảy ra.

Ví dụ:

• Vì sao vết đổ không được dọn sớm hơn?
• Vì sao máy móc vận hành khi thiếu bộ phận bảo vệ?
• Vì sao lối thoát hiểm bị chặn?
• Vì sao nhân viên cảm thấy không thể báo cáo vấn đề sớm hơn?

Phân tích nguyên nhân gốc rễ giúp ngăn sự cố lặp lại và cho thấy ban lãnh đạo coi an toàn là nghiêm túc.

3. Giao tiếp rõ ràng

Nhân viên cần biết điều gì đã xảy ra, đã được xử lý những gì và có hay không các hạn chế tạm thời. Sự im lặng tạo ra bất định, và bất định tạo ra tin đồn cùng sự thiếu tin tưởng.

4. Ghi lại hành động khắc phục

Lưu hồ sơ về khiếu nại, cuộc điều tra, biện pháp sửa chữa và mọi khóa đào tạo bổ sung hoặc thay đổi chính sách. Hồ sơ tốt bảo vệ doanh nghiệp và cho thấy một mô hình hành động có trách nhiệm nếu cơ quan quản lý hoặc công ty bảo hiểm xem xét vấn đề.

5. Tuyệt đối không trả đũa

Trả đũa phá hủy niềm tin và có thể tạo ra rủi ro pháp lý cũng như uy tín lớn hơn. Nhân viên phải có thể báo cáo các mối lo an toàn mà không sợ bị phạt, giáng chức, giảm giờ làm hoặc chấm dứt hợp đồng.

6. Đào tạo quản lý cách phản ứng đúng

Văn hóa an toàn của một công ty thường được quyết định bởi quản lý cấp trung. Nếu giám sát bỏ qua vấn đề, thúc ép nhân viên hoặc chế giễu mối lo, người lao động sẽ ngừng báo cáo mối nguy. Đào tạo cần dạy quản lý cách phản ứng, báo cáo lên trên và theo dõi đến cùng.

Danh sách kiểm tra an toàn thực tế cho doanh nghiệp

Dù bạn điều hành một công ty khởi nghiệp, doanh nghiệp gia đình hay một đội ngũ đang phát triển, một chương trình an toàn cơ bản nên bao gồm các yếu tố thiết yếu.

Môi trường vật lý

• Giữ sàn, cầu thang và lối đi thông thoáng
• Sửa chữa nhanh chóng các thiết bị cố định, dây điện và máy móc bị hư hỏng
• Đánh dấu rõ ràng lối thoát hiểm, bình chữa cháy và thiết bị khẩn cấp
• Duy trì ánh sáng và thông gió tốt
• Cất giữ vật liệu an toàn và đúng cách

Kiểm soát vận hành

• Ghi lại quy trình an toàn cho các công việc thường ngày
• Yêu cầu đào tạo phù hợp trước khi nhân viên sử dụng thiết bị
• Sử dụng thiết bị bảo hộ cá nhân khi cần thiết
• Sắp xếp giờ nghỉ để giảm mệt mỏi và sai sót
• Thường xuyên xem xét báo cáo sự cố và các tình huống suýt xảy ra

Sẵn sàng ứng phó khẩn cấp

• Niêm yết thông tin liên hệ khẩn cấp
• Đào tạo nhân viên về lối thoát và quy trình sơ tán
• Chuẩn bị sẵn nguồn sơ cứu
• Kiểm tra chuông báo động, thiết bị phát hiện và hệ thống khẩn cấp
• Rà soát lại kế hoạch ứng phó sau khi thay đổi nhân sự, bố trí mặt bằng hoặc thiết bị

Giao tiếp và văn hóa

• Cho người lao động một cách đơn giản để báo cáo mối nguy
• Coi trọng mọi báo cáo
• Theo dõi các vấn đề cho đến khi được giải quyết
• Củng cố rằng mối lo an toàn được khuyến khích chứ không bị trừng phạt
• Đưa an toàn vào quy trình hội nhập cho mọi nhân viên mới

Nếu bạn điều hành doanh nghiệp mới, hãy tích hợp an toàn ngay từ đầu

Nhiều vấn đề tại nơi làm việc được tạo ra bởi tốc độ. Chủ mới tập trung vào doanh số, tuyển dụng và giao hàng, còn an toàn chỉ được thêm vào sau sự cố đầu tiên. Điều đó là ngược lại.

Nếu bạn đang thành lập một công ty mới, an toàn nên là một phần của quy trình ra mắt ngay từ ngày đầu. Một chính sách bằng văn bản, quy trình báo cáo mối nguy và đào tạo cơ bản sẽ tốn ít chi phí hơn nhiều so với một vụ chấn thương, một đợt đình chỉ hoạt động hoặc một danh tiếng bị tổn hại.

Đối với chủ doanh nghiệp đang xây dựng công ty từ nền tảng, các kiểm soát nội bộ vững chắc không chỉ bảo vệ nhân viên. Chúng còn hỗ trợ tuân thủ, giảm gián đoạn và giúp doanh nghiệp đáng tin cậy hơn với khách hàng, nhà bảo hiểm và đối tác.

Những sai lầm thường gặp cần tránh

Ngay cả nhân viên và chủ doanh nghiệp có thiện chí cũng mắc phải những sai lầm có thể tránh được khi nơi làm việc có vẻ không an toàn.

Phớt lờ những dấu hiệu cảnh báo nhỏ

Các vấn đề nhỏ thường cho thấy những lỗi quy trình lớn hơn. Một tay vịn lỏng, một vết đổ lặp đi lặp lại hoặc một ổ khóa thường xuyên hỏng không nên bị xem là chuyện nhỏ.

Chậm báo cáo quá lâu

Trì hoãn báo cáo có thể khiến việc chứng minh khi nào vấn đề bắt đầu và liệu ban quản lý có đủ thời gian để sửa hay không trở nên khó hơn.

Chỉ dựa vào lời hứa bằng miệng

Một quản lý nói “chúng tôi sẽ xử lý” không giống với một hành động khắc phục đã được ghi nhận.

Biến vấn đề thành chuyện cá nhân

Hãy tập trung vào mối nguy, không phải tính cách của giám sát hay đồng nghiệp. Báo cáo càng khách quan thì càng hiệu quả.

Không theo dõi tiếp

Nếu không có thay đổi, hãy tiếp tục nhắc lại. Một vấn đề an toàn chưa được giải quyết vẫn là rủi ro đang tồn tại.

Khi nào nên tìm hỗ trợ bên ngoài

Hỗ trợ bên ngoài có thể phù hợp khi:

• Mối nguy tạo ra nguy hiểm tức thời
• Chủ lao động từ chối phản hồi
• Vấn đề tương tự cứ lặp lại
• Nhiều người lao động bị ảnh hưởng
• Vấn đề liên quan đến an toàn, môi trường hoặc quy định nghiêm trọng

Tùy tình huống, sự hỗ trợ đó có thể đến từ OSHA, cơ quan lao động cấp bang, lực lượng phòng cháy địa phương, lực lượng ứng phó khẩn cấp hoặc các chuyên gia an toàn đủ năng lực.

Kết luận

Nếu nơi làm việc của bạn có cảm giác không an toàn, đừng xem cảm giác đó là điều cần bỏ qua. Hãy điều tra vấn đề, báo cáo kịp thời, ghi lại những gì bạn thấy và báo lên cấp cao hơn khi cần.

Nhân viên có quyền lên tiếng về các mối nguy. Chủ doanh nghiệp có trách nhiệm hành động nhanh chóng và nghiêm túc với những mối quan ngại đó. Nơi làm việc mạnh nhất không phải là nơi không bao giờ có vấn đề. Đó là nơi phản ứng trước khi mối nguy trở thành thảm kịch.