Vì sao viết nội dung kinh doanh tốt lại quan trọng đối với startup và doanh nghiệp nhỏ

Viết tốt không phải là một kỹ năng mang tính trang trí. Đó là một phần trong cách doanh nghiệp xây dựng niềm tin, giải thích giá trị của mình và biến sự chú ý thành hành động. Với startup và doanh nghiệp nhỏ, mọi email, trang web, hóa đơn, thông báo khách hàng và bản ghi nhớ nội bộ đều định hình cách mọi người nhìn nhận công ty.

Một thông điệp rõ ràng có thể khiến một doanh nghiệp trẻ trông có tổ chức và đáng tin cậy. Một thông điệp cẩu thả có thể khiến ngay cả một công ty mạnh cũng trông thiếu tin cậy. Đó là lý do vì sao viết nội dung kinh doanh quan trọng, dù bạn đang thành lập một LLC mới, ra mắt thương hiệu startup hay quản lý hoạt động hằng ngày của một công ty đang phát triển.

Viết lách là một phần của thương hiệu

Phần lớn khách hàng sẽ không bao giờ gặp trực tiếp tất cả những người đứng sau một doanh nghiệp. Họ hình thành ấn tượng từ những gì họ đọc.

Ngôn từ của bạn giúp trả lời những câu hỏi như:

• Công ty này có chuyên nghiệp không?
• Họ có tôn trọng thời gian của tôi không?
• Tôi có thể tin họ sẽ xử lý những chi tiết quan trọng không?
• Họ có giao tiếp rõ ràng khi điều gì đó quan trọng không?

Một doanh nghiệp viết tốt sẽ tạo cảm giác đã chuẩn bị kỹ. Nó thể hiện sự chú ý. Nó cho thấy doanh nghiệp biết mình đang làm gì.

Điều đó quan trọng trong mọi ngành, nhưng đặc biệt quan trọng với doanh nhân và chủ doanh nghiệp mới. Khi khách hàng đánh giá một công ty trẻ, họ thường có ít kinh nghiệm với công ty đó. Viết tốt giúp giảm bớt sự không chắc chắn.

Viết kém gây ra những vấn đề có thể tránh được

Viết cẩu thả không chỉ khiến nội dung trông thiếu hoàn thiện. Nó có thể tạo ra trở ngại thực sự cho hoạt động kinh doanh.

Những vấn đề thường gặp gồm:

• Hiểu sai thời hạn
• Hướng dẫn thanh toán gây nhầm lẫn
• Mất cơ hội vì thông điệp không rõ ràng
• Khiếu nại của khách hàng do giao tiếp mơ hồ
• Sai sót nội bộ phát sinh từ quy trình được viết kém
• Giảm mức độ tin tưởng từ nhà đầu tư, nhà cung cấp và khách hàng

Nếu một thông điệp đầy lỗi, người đọc có thể cho rằng doanh nghiệp cũng cẩu thả ở những khía cạnh khác. Giả định đó có thể rất tốn kém.

Viết tốt xây dựng niềm tin

Niềm tin là một trong những thứ khó giành được nhất đối với một doanh nghiệp mới. Viết tốt hỗ trợ niềm tin theo nhiều cách.

Nó cho thấy bạn chú ý đến chi tiết.
Nó cho thấy bạn tôn trọng người đọc.
Nó cho thấy bạn có thể truyền đạt một quy trình mà không gây nhầm lẫn.
Nó cho thấy doanh nghiệp của bạn đủ tổ chức để có thể tin cậy.

Với một startup, niềm tin đó có thể ảnh hưởng đến việc ai đó trở thành khách hàng, ký hợp đồng hay giới thiệu công ty bạn cho người khác.

Viết rõ ràng giúp tiết kiệm thời gian

Giao tiếp rõ ràng giúp giảm bớt việc phải qua lại nhiều lần để hỏi đáp. Nó giúp khách hàng hiểu cần làm gì tiếp theo. Nó giúp nhân viên biết mình được kỳ vọng điều gì. Nó giúp nhà cung cấp, đối tác và đơn vị dịch vụ phản hồi hiệu quả hơn.

Một email ngắn gọn, viết tốt thường hiệu quả hơn một tin nhắn dài dòng. Một tờ chính sách đơn giản, trả lời đúng câu hỏi thường hữu ích hơn một tài liệu dày đặc thuật ngữ.

Trong kinh doanh, thời gian là tiền bạc. Viết rõ ràng giúp tiết kiệm cả hai.

Bắt đầu từ những điều cơ bản

Viết nội dung kinh doanh tốt bắt đầu từ các nền tảng cơ bản.

Chính tả

Từ viết sai có thể làm người đọc mất tập trung vào thông điệp của bạn và khiến nội dung khó đọc hơn. Công cụ kiểm tra chính tả có ích, nhưng không đủ để dùng một mình. Chúng có thể bỏ sót lỗi theo ngữ cảnh hoặc chấp nhận từ sai nếu từ đó về mặt kỹ thuật vẫn được viết đúng.

Ngữ pháp

Ngữ pháp giúp người đọc theo dõi ý của bạn. Ngữ pháp yếu có thể khiến ngay cả những ý tưởng đơn giản cũng trở nên khó hiểu. Hãy chú ý đặc biệt đến sự hòa hợp giữa chủ ngữ và động từ, câu cụt, dấu câu và tính nhất quán của thì.

Dấu câu

Dấu câu kiểm soát nhịp điệu và độ rõ ràng. Một dấu phẩy bị thiếu hoặc dấu nháy sai chỗ có thể làm thay đổi nghĩa của câu hoặc khiến câu khó hiểu.

Định dạng

Cấu trúc rất quan trọng. Hãy dùng tiêu đề, đoạn văn ngắn và danh sách khi phù hợp. Mọi người thường lướt nội dung kinh doanh trước khi đọc kỹ. Định dạng tốt giúp quá trình đó dễ dàng hơn.

Làm cho thông điệp đơn giản hơn

Viết nội dung kinh doanh không cần phải phức tạp mới trông chuyên nghiệp.

Trên thực tế, viết đơn giản thường mạnh hơn.

Hãy dùng ngôn ngữ mộc mạc bất cứ khi nào có thể. Chọn những từ mà người đọc trung bình có thể hiểu ngay. Tránh các từ đệm, cách diễn đạt cầu kỳ và biệt ngữ làm chậm người đọc.

Thay vì viết để gây ấn tượng, hãy viết để truyền đạt thông tin.

Ví dụ:

• Nói "thanh toán đến hạn trước ngày 15 tháng 6" thay vì "việc thanh toán nên được thực hiện kịp thời"
• Nói "liên hệ bộ phận hỗ trợ nếu bạn có câu hỏi" thay vì "vui lòng chuyển mọi thắc mắc đến bộ phận phù hợp"
• Nói "vui lòng xem xét và ký" thay vì "kính mong đánh giá và ký kết tài liệu đính kèm"

Thông điệp càng rõ ràng, kết quả càng tốt.

Viết theo đối tượng người đọc

Mỗi nội dung kinh doanh nên được xây dựng phù hợp với người đọc của nó.

Thông báo khách hàng nên có giọng điệu tôn trọng và trực tiếp.
Trang web nên có giọng chào đón và cung cấp thông tin.
Email tuân thủ nên có giọng chính xác.
Bản ghi nhớ nội bộ nên có giọng thực tế và có thể hành động ngay.

Hãy tự hỏi:

• Người đọc này cần biết điều gì?
• Họ nên thực hiện hành động nào?
• Điều gì có thể khiến họ bối rối?
• Giọng điệu nào phù hợp nhất với tình huống này?

Khi bạn viết theo đối tượng người đọc, giao tiếp của bạn trở nên hữu ích hơn và bớt máy móc hơn.

Giọng điệu quan trọng không kém nội dung

Giọng điệu phù hợp có thể làm cho một thông điệp hiệu quả hơn ngay cả khi chủ đề rất quen thuộc.

Một doanh nghiệp có thể chuyên nghiệp mà không lạnh lùng.
Nó có thể ngắn gọn mà không cụt lủn.
Nó có thể thân thiện mà không suồng sã sai ngữ cảnh.

Giọng điệu tốt nhất thường có ba đặc điểm:

• Tôn trọng
• Rõ ràng
• Tự nhiên

Sự kết hợp này phù hợp với dịch vụ khách hàng, quy trình onboarding, thanh toán, chính sách nội bộ và nội dung tiếp thị.

Những lỗi viết nội dung kinh doanh thường gặp cần tránh

Một số lỗi xuất hiện lặp đi lặp lại trong giao tiếp kinh doanh.

1. Viết quá dài

Thông điệp dài dòng có thể che lấp ý chính. Nếu người đọc phải tìm kiếm phần việc cần làm, bài viết đó đã quá lan man.

2. Viết toàn bộ bằng chữ in hoa hoặc dùng quá nhiều dấu câu

Những lựa chọn này có thể khiến thông điệp trông gay gắt hoặc thiếu chuyên nghiệp. Chúng cũng làm giảm khả năng đọc.

3. Cho rằng người đọc đã biết bối cảnh

Đừng bỏ sót các chi tiết quan trọng chỉ vì chúng có vẻ hiển nhiên với bạn. Nếu người đọc cần ngày tháng, hạn chót, số tiền thanh toán hoặc bước tiếp theo, hãy đưa vào.

4. Lạm dụng biệt ngữ

Thuật ngữ ngành có thể hữu ích, nhưng chỉ khi chúng tăng độ chính xác. Nếu người đọc không cần ngôn ngữ chuyên môn, hãy dùng từ đơn giản hơn.

5. Nghe như máy móc

Viết chuyên nghiệp vẫn nên mang cảm giác như đến từ một doanh nghiệp có suy nghĩ. Một chút ấm áp có thể tạo khác biệt lớn.

6. Bỏ qua bước rà soát cuối cùng

Đọc lại nhanh thường giúp phát hiện những lỗi mà công cụ kiểm tra chính tả bỏ sót. Đừng bao giờ gửi những nội dung kinh doanh quan trọng mà không xem lại trước.

Những nơi mà viết tốt đặc biệt quan trọng

Viết nội dung kinh doanh ảnh hưởng đến hầu như mọi điểm chạm với khách hàng.

Nội dung website

Trang web thường tạo ấn tượng đầu tiên. Viết rõ ràng giúp người truy cập hiểu bạn là ai, bạn cung cấp gì và vì sao điều đó quan trọng.

Giao tiếp qua email

Email nên dễ lướt và dễ hành động. Dù bạn đang gửi cập nhật, nhắc nhở hay yêu cầu, sự rõ ràng sẽ giúp trao đổi hiệu quả hơn.

Thông báo khách hàng

Hạn chót, cập nhật chính sách, thông báo thanh toán và hướng dẫn dịch vụ phải dễ hiểu. Thông điệp càng quan trọng thì càng cần được viết cẩn thận.

Nội dung mạng xã hội và blog

Nội dung tiếp thị nên phản ánh giọng thương hiệu của bạn nhưng vẫn hữu ích. Viết tốt giúp mọi người chú ý đến doanh nghiệp của bạn và ghi nhớ nó.

Tài liệu nội bộ

Sổ tay nhân viên, tài liệu onboarding, hướng dẫn quy trình và tài liệu chính sách nên được viết sao cho nhân sự có thể dùng nhanh chóng và chính xác.

Giao tiếp liên quan đến pháp lý và tuân thủ

Đối với các doanh nghiệp đang xử lý việc thành lập, nộp hồ sơ và các nghĩa vụ định kỳ, sự chính xác là rất quan trọng. Diễn đạt rõ ràng giúp giảm nhầm lẫn và giúp mọi người thực hiện đúng hành động vào đúng thời điểm.

Viết là một kỹ năng có thể cải thiện

Tin tốt là viết tốt có thể học được.

Bạn không cần phải là nhà văn để giao tiếp tốt trong kinh doanh. Bạn cần sự nhất quán, chú ý và tinh thần sẵn sàng cải thiện.

Những thói quen hữu ích gồm:

• Đọc to phần mình đã viết
• Rút ngắn các câu dài
• Thay từ mơ hồ bằng từ cụ thể
• Rà soát mẫu trước khi dùng lại
• Sử dụng hướng dẫn văn phong khi phù hợp
• Nhờ đồng nghiệp kiểm tra các thông điệp quan trọng

Theo thời gian, những thói quen này tạo ra khác biệt thực sự.

Startup có thể xây dựng thói quen viết tốt như thế nào

Với startup, viết tốt nên là một phần của hệ vận hành ngay từ đầu.

Hãy tạo các mẫu dùng lại cho những thông điệp phổ biến.
Giữ sẵn ngôn ngữ tiêu chuẩn cho thanh toán, hỗ trợ khách hàng và onboarding.
Ghi lại các quy trình quan trọng bằng ngôn ngữ đơn giản.
Đào tạo thành viên trong nhóm kiểm tra kỹ trước khi gửi bất kỳ nội dung nào ra bên ngoài.

Điều này không chỉ cải thiện tính chuyên nghiệp. Nó còn tạo ra sự nhất quán, điều đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp vẫn đang xây dựng danh tiếng.

Nếu bạn đang thành lập công ty và xây dựng thương hiệu, viết tốt nên là một phần của nền tảng đó. Nó hỗ trợ website, giao tiếp với khách hàng và các quy trình nội bộ của bạn ngay từ ngày đầu.

Kết luận

Viết nội dung kinh doanh tốt giúp công ty trông đáng tin cậy hơn, vận hành có tổ chức hơn và giao tiếp tự tin hơn. Nó bảo vệ uy tín của bạn, tiết kiệm thời gian và giúp khách hàng dễ hiểu, dễ tin tưởng hơn.

Với doanh nghiệp nhỏ và startup, lợi thế đó là rất đáng kể. Khi ngôn từ rõ ràng, doanh nghiệp trở nên mạnh hơn. Khi thông điệp được suy nghĩ kỹ, thương hiệu trở nên đáng tin cậy hơn. Và khi giao tiếp chuyên nghiệp, khách hàng có nhiều khả năng phản hồi với sự tự tin hơn.

Hãy xem viết lách là một tài sản kinh doanh, không phải việc làm cho có. Đây là một trong những cách đơn giản nhất để khiến công ty của bạn trông sẵn sàng cho tăng trưởng.