ما هي الموارد البشرية؟ دليل عملي لأصحاب الأعمال الجدد

الموارد البشرية، أو HR اختصارًا، هي وظيفة الأعمال المسؤولة عن إدارة الموظفين بطريقة تدعم كلًا من الشركة والقوى العاملة فيها. في شركة ناشئة صغيرة، قد يتولى المؤسس أو مدير المكتب مسؤولية الموارد البشرية. أما في مؤسسة أكبر، فقد تكون إدارة كاملة تضم متخصصين يتولون التوظيف، وتنسيق الرواتب، والالتزام بالأنظمة، وعلاقات الموظفين، والتدريب.

في جوهرها، تساعد الموارد البشرية الشركة على جذب الأشخاص المناسبين، ودعمهم بفعالية، والالتزام بقوانين العمل. بالنسبة لأصحاب الأعمال الجدد، فإن فهم الموارد البشرية مبكرًا يمكن أن يمنع الأخطاء المكلفة ويخلق بيئة عمل أكثر صحة منذ اليوم الأول.

تعريف الموارد البشرية

تشير الموارد البشرية إلى الأنظمة والعمليات المرتبطة بالأفراد التي تستخدمها الشركة لإدارة الموظفين. ويشمل ذلك دورة حياة الموظف بالكامل، من الاستقطاب والتوظيف إلى إدارة الأداء وإنهاء الخدمة.

الموارد البشرية ليست مجرد أوراق وإجراءات. إنها وظيفة استراتيجية تؤثر في كيفية نمو الشركة، وأداء الموظفين، ومدى قدرة الأعمال على التعامل مع المسؤوليات القانونية والتشغيلية.

عمليًا، قد تكون الموارد البشرية مسؤولة عن:

• استقطاب المرشحين وفحصهم
• تنسيق التوظيف وتهيئة الموظفين الجدد
• حفظ سجلات الموظفين
• إدارة سياسات مكان العمل
• دعم التدريب والتطوير
• إدارة مزايا الموظفين وإجراءات الإجازات
• التعامل مع أسئلة الموظفين ومخاوفهم
• المساعدة في إجراءات الانضباط وإنهاء الخدمة
• تنسيق الالتزام بقوانين العمل والتوظيف

لماذا تهم الموارد البشرية

كل شركة لديها موظفون تتحمل مسؤوليات مرتبطة بالموارد البشرية، سواء اعترف صاحب العمل بذلك رسميًا أم لا. ومن دون عمليات موارد بشرية واضحة، قد تتحول حتى القرارات البسيطة إلى قرارات محفوفة بالمخاطر أو غير متسقة.

تساعد ممارسات الموارد البشرية القوية الشركة على:

• التوظيف بفعالية أكبر
• تقليل معدل دوران الموظفين
• تحسين التواصل والروح المعنوية
• إنشاء معايير ثابتة في مكان العمل
• خفض المخاطر القانونية والتنظيمية
• بناء الثقة مع الموظفين
• حماية المعلومات السرية الخاصة بالشركة والموظفين

بالنسبة للشركات الصغيرة، تكتسب الموارد البشرية أهمية خاصة لأن صاحب العمل غالبًا ما يملك وقتًا محدودًا، ومعرفة قانونية محدودة، وقدرة محدودة على تحمّل الأخطاء التشغيلية. فاستمارة مفقودة، أو إنهاء خدمة موثق بشكل سيئ، أو سياسة غير موجودة، قد تتحول إلى مشكلات كبيرة بشكل غير متناسب.

الوظائف الأساسية للموارد البشرية

تشمل الموارد البشرية نطاقًا واسعًا من المسؤوليات. ويعتمد النطاق الدقيق على حجم الشركة، والصناعة، وما إذا كانت الشركة تستعين بمصادر خارجية لبعض الأعمال.

1. الاستقطاب والتوظيف

تساعد الموارد البشرية في تحديد الدور، ونشر الوظيفة، وتقييم المتقدمين، وتنسيق المقابلات. ولا يقتصر التوظيف الجيد على شغل وظيفة شاغرة، بل يساعد الشركة في العثور على أشخاص مناسبين للدور، ويفهمون التوقعات، ويتوافقون مع ثقافة الشركة.

عادةً ما تتضمن ممارسات التوظيف الفعالة ما يلي:

• أوصاف وظيفية واضحة
• أسئلة مقابلات متسقة
• معايير تقييم عادلة
• توثيق قرارات التوظيف
• فحوصات الخلفية عند الاقتضاء وبما يسمح به القانون

2. تهيئة الموظفين الجدد

بعد قبول المرشح لعرض العمل، تساعد الموارد البشرية في تحويله إلى موظف منتج. وقد تشمل عملية التهيئة استكمال أوراق التعيين الجديدة، ومراجعة السياسات، وإعداد الرواتب، والتسجيل في المزايا، والتدريب الوظيفي.

يمكن لعملية تهيئة قوية أن تحسن الاحتفاظ بالموظفين وتقلل الوقت اللازم ليبدأ الموظفون الجدد في تقديم مساهمة فعلية.

3. حفظ سجلات الموظفين

يتعين على أصحاب العمل الاحتفاظ بسجلات معينة تتعلق بالأجور، وساعات العمل، ونماذج الضرائب، والأداء، والمزايا، والإجراءات المرتبطة بمكان العمل. ولا يقتصر حفظ السجلات الجيد على كونه وسيلة إدارية مريحة، بل يساعد الشركة على الاستجابة لعمليات التدقيق، والنزاعات، والأسئلة الداخلية.

غالبًا ما تشمل سجلات الموارد البشرية ما يلي:

• خطابات العرض
• مستندات الضرائب والرواتب
• سجلات الحضور
• تقييمات الأداء
• إشعارات الانضباط
• طلبات الإجازة
• نماذج التسجيل في المزايا

4. إدارة السياسات والإجراءات

تحتاج معظم الشركات إلى إطار مكتوب يوضح كيفية العمل. وغالبًا ما تساعد الموارد البشرية في إنشاء وتنفيذ سياسات مثل قواعد الحضور، وتوقعات العمل عن بُعد، ومعايير مكافحة التحرش، وإجراءات الانضباط.

تكتسب السياسات أهميتها لأنها تخلق الاتساق. فعندما يطبق المديرون القواعد بشكل مختلف بين الموظفين، تزداد احتمالات الالتباس والاستياء والمطالبات القانونية.

5. التدريب والتطوير

يمكن للموارد البشرية تنسيق تدريب الموظفين أو دعمه، سواء كان ذلك تدريبًا عند الانضمام، أو تعليمات خاصة بالوظيفة، أو تدريبًا على الالتزام بالأنظمة، أو تطويرًا للقيادة.

يساعد التدريب الموظفين على أداء أعمالهم بشكل أفضل، ويساعد الشركة على تقليل الأخطاء. كما يمكن أن يحسن الاحتفاظ بالموظفين، لأن الموظفين يكونون أكثر ميلًا للبقاء عندما يرون مسارًا للنمو.

6. علاقات الموظفين وحل النزاعات

النزاع في مكان العمل أمر لا مفر منه. وتوفر الموارد البشرية قناة منظمة للتعامل مع الشكاوى، والتحقيق في المخاوف، وتوثيق النتائج.

تشمل المشكلات الشائعة التي قد تتعامل معها الموارد البشرية ما يلي:

• مشكلات الحضور
• النزاعات بين الأفراد
• مخاوف الأداء
• شكاوى التحرش
• مخالفات السياسات
• طلبات التكييفات أو الإجازات

حتى عندما لا تتمكن الموارد البشرية من حل كل مشكلة، فإن وجود عملية واضحة يمكن أن يقلل التصعيد ويظهر للموظفين أن مخاوفهم تؤخذ بجدية.

7. دعم الالتزام بالأنظمة

تعمل قوانين العمل على المستوى الفيدرالي ومستوى الولاية، وأحيانًا على المستوى المحلي أيضًا. وتساعد الموارد البشرية الشركة على فهم القواعد المتعلقة بالأجور وساعات العمل، والتمييز، وسلامة مكان العمل، والإجازات، والمزايا، وحفظ السجلات، والالتزام بها.

يعد الامتثال أحد أهم الأسباب التي تدفع الشركات للاستثمار في الموارد البشرية. فالأخطاء في هذا المجال قد تؤدي إلى غرامات، ودعاوى قضائية، وتحقيقات حكومية، وأضرار بالسمعة.

الموارد البشرية وقوانين العمل

جزء كبير من دور الموارد البشرية يتمثل في مساعدة الشركة على الالتزام بالمتطلبات القانونية. وقد تشمل القوانين التي تؤثر في أصحاب العمل قواعد تتعلق بـ:

• ممارسات الأجور وساعات العمل
• الحد الأدنى للأجور والعمل الإضافي
• الحماية من التمييز والانتقام
• سلامة مكان العمل
• الإجازة العائلية والطبية
• تعويضات العمال
• تصنيف الموظفين
• إدارة المزايا
• إجراءات التوظيف وإنهاء الخدمة

هذه القواعد ليست دائمًا بسيطة، كما أنها تتغير كثيرًا. فقد تكون السياسة المقبولة في ولاية ما غير مكتملة أو غير قانونية في ولاية أخرى. ولهذا السبب تنشئ العديد من الشركات عمليات موارد بشرية مبكرًا بدلًا من محاولة التعامل بعد وقوع المشكلة.

الموارد البشرية مقابل الرواتب مقابل العمليات

غالبًا ما يخلط الناس بين الموارد البشرية والرواتب أو العمليات العامة. وتتقاطع هذه الوظائف، لكنها ليست الشيء نفسه.

• تركز الموارد البشرية على إدارة الأفراد، والسياسات، والتوظيف، وعلاقات الموظفين.
• تركز الرواتب على دفع أجور الموظفين بدقة وفي الوقت المحدد.
• تركز العمليات على إبقاء الشركة تعمل يوميًا.

في الشركة الصغيرة، قد يتولى شخص واحد هذه المجالات الثلاثة جميعًا. ومع نمو الشركة، يمكن أن يؤدي الفصل بينها إلى تحسين الدقة وتقليل المخاطر.

متى تحتاج الشركة الصغيرة إلى الموارد البشرية

ليس من الضروري أن تمتلك الشركة الصغيرة إدارة موارد بشرية رسمية منذ اليوم الأول. لكنها تحتاج إلى عمليات موارد بشرية بمجرد تعيينها للموظفين.

تشمل العلامات التحذيرية التي تدل على حاجة الشركة إلى دعم أكثر تنظيمًا في الموارد البشرية ما يلي:

• التوظيف يتم من دون إجراءات موحدة
• لا يعرف الموظفون إلى من يرفعون الشكاوى
• السجلات مبعثرة أو غير مكتملة
• المديرون يديرون الانضباط بشكل غير متسق
• الشركة تتوسع إلى ولايات جديدة
• يضيع وقت المالك كثيرًا في مسائل الموظفين
• الشركة غير متأكدة من التزامها بقوانين العمل

عند هذه المرحلة، قد تستفيد الشركة من توظيف مسؤول موارد بشرية مخصص، أو الاستعانة بمستشار بدوام جزئي، أو استخدام حل موارد بشرية خارجي.

الموارد البشرية الخارجية مقابل الداخلية

عادةً ما تملك الشركات ثلاث طرق لإدارة الموارد البشرية:

الموارد البشرية الداخلية

يعمل موظف أو فريق موارد بشرية داخلي مباشرة لصالح الشركة. ويوفر هذا الخيار قدرًا أكبر من التحكم والإشراف المباشر، وهو ما قد يكون مفيدًا مع نمو المؤسسة.

الموارد البشرية الخارجية

يتولى مزود خارجي بعض مهام الموارد البشرية أو كلها. ويمكن أن يكون هذا الخيار فعالًا من حيث التكلفة للشركات الناشئة والصغيرة التي تحتاج إلى دعم لكنها ليست مستعدة بعد لإدارة قسم كامل.

الموارد البشرية التي يديرها المؤسس

في المراحل الأولى، غالبًا ما يدير المؤسسون الموارد البشرية بأنفسهم. ويمكن أن ينجح ذلك مؤقتًا، لكنه يصبح أصعب في الحفاظ على الاتساق مع نمو الفريق.

يعتمد الخيار الأفضل على الميزانية، وحجم القوى العاملة، ومخاطر المجال، وتعقيد الشركة.

بناء أساس قوي للموارد البشرية

تبدأ الموارد البشرية الجيدة بأنظمة واضحة. ولا تحتاج الشركة إلى بنية تحتية معقدة لتبدأ، لكنها تحتاج إلى الاتساق.

تشمل الخطوات الأولى العملية ما يلي:

• إنشاء دليل للموظفين
• وضع سير عمل للتوظيف
• إعداد عمليات الرواتب والضرائب
• تحديد قواعد الحضور والإجازات
• توثيق توقعات الأداء
• إنشاء عملية للإبلاغ عن الشكاوى
• حفظ ملفات الموظفين بشكل منظم وآمن

تساعد هذه الأساسيات الشركة على اتخاذ قرارات أفضل وتجنب الارتجال في كل مرة تظهر فيها مشكلة.

أخطاء شائعة في الموارد البشرية يجب تجنبها

تقع العديد من الشركات الصغيرة في المشكلات نفسها مرارًا. وتشمل الأخطاء الأكثر شيوعًا ما يلي:

• التوظيف من دون أوصاف وظيفية مكتوبة
• عدم توثيق مشكلات الأداء
• تطبيق السياسات بشكل غير متسق
• تصنيف العمال بشكل غير صحيح
• تجاهل قواعد العمل الخاصة بكل ولاية
• تأخير الرد على الشكاوى
• الاحتفاظ بسجلات ضعيفة
• التعامل مع التهيئة على أنها أمر ثانوي

غالبًا ما يكون تجنب هذه الأخطاء أكثر قيمة من محاولة بناء قسم موارد بشرية مثالي فورًا.

كيف تدعم الموارد البشرية ثقافة الشركة

الموارد البشرية لا تتعلق فقط بالامتثال والأوراق. فهي أيضًا تشكل تجربة الموظفين داخل الشركة.

تُبنى الثقافة من خلال الطريقة التي توظف بها الشركة الأشخاص، وتتواصل معهم، وترقيهم، وتعاقبهم، وتكافئهم. وعندما تُدار الموارد البشرية بشكل جيد، يفهم الموظفون التوقعات ويشعرون بأن التعامل معهم أكثر عدالة. وغالبًا ما يؤدي ذلك إلى أداء أفضل ومعدل دوران أقل.

وبالنسبة للمؤسسين، فهذه نقطة مهمة: الثقافة لا تنشأ بالصدفة. أنظمة الموارد البشرية تؤثر فيها كل يوم.

الموارد البشرية لأصحاب الأعمال الجدد

إذا كنت تبدأ مشروعًا تجاريًا، فيجب أن تكون الموارد البشرية على رادارك مبكرًا، حتى قبل أول موظف لديك. فاختيار الكيان القانوني، والسياسات التي تنشئها، والسجلات التي تحتفظ بها، كلها تؤثر في مدى سهولة التوظيف وإدارة الموظفين لاحقًا.

وهنا يمكن لشريك تأسيس الشركات أن يساعد. تدعم Zenind رواد الأعمال في تأسيس الأعمال والامتثال المستمر، مما يمنح المؤسسين أساسًا أكثر تنظيمًا أثناء بناء فرقهم ووضع عمليات الموارد البشرية.

أفكار ختامية

الموارد البشرية هي الوظيفة التي تساعد الشركة على إدارة الموظفين بمسؤولية وفعالية. وتشمل التوظيف، وتهيئة الموظفين الجدد، وإنفاذ السياسات، وحفظ السجلات، وعلاقات الموظفين، ودعم الامتثال.

بالنسبة لأصحاب الأعمال الصغيرة، قد تبدأ الموارد البشرية بمجموعة بسيطة من العمليات، لكنها سرعان ما تصبح أساسية مع نمو الفريق. وكلما بنت الشركة أساسًا واضحًا للموارد البشرية مبكرًا، أصبح من الأسهل التوسع بثقة.