Какво представляват човешките ресурси? Практическо ръководство за нови собственици на бизнес

Човешките ресурси, често съкратено HR, са бизнес функцията, която отговаря за управлението на хората по начин, който подкрепя както компанията, така и нейните служители. В един малък стартъп HR може да се управлява от основателя или офис мениджър. В по-голяма организация това може да бъде цял отдел със специалисти, които се занимават с наемане, координация на заплати, съответствие, отношения със служителите и обучение.

В основата си HR помага на бизнеса да привлича правилните хора, да ги подкрепя ефективно и да спазва трудовото законодателство. За новите собственици на бизнес разбирането на HR отрано може да предотврати скъпоструващи грешки и да създаде по-здравословна работна среда още от първия ден.

Определение за човешки ресурси

Човешките ресурси се отнасят до системите и процесите, свързани с хората, които бизнесът използва за управление на служителите. Това включва целия жизнен цикъл на служителя - от подбор и въвеждане до управление на представянето и напускане.

HR не е само административна документация. Това е стратегическа функция, която влияе върху начина, по който една компания расте, как се представят служителите и доколко добре бизнесът изпълнява своите правни и оперативни отговорности.

На практика HR може да отговаря за:

• Набиране и предварителен подбор на кандидати
• Координация на наемането и въвеждането в работата
• Поддържане на служебни досиета
• Управление на фирмените политики
• Подкрепа за обучение и развитие
• Администриране на обезщетения и процеси по отпуск
• Обработване на въпроси и притеснения на служителите
• Съдействие при дисциплинарни процедури и прекратяване на трудови отношения
• Координация на съответствието с трудовото и заетостното законодателство

Защо човешките ресурси са важни

Всеки бизнес със служители има HR отговорности, независимо дали собственикът официално ги признава или не. Без ясни HR процеси дори прости решения могат да станат рискови или непоследователни.

Силните HR практики помагат на бизнеса да:

• Наема по-ефективно
• Намалява текучеството
• Подобрява комуникацията и мотивацията
• Създава последователни стандарти на работното място
• Намалява правния и регулаторния риск
• Изгражда доверие сред служителите
• Защитава поверителната бизнес и служебна информация

За малките предприятия HR е особено важен, защото собственикът често разполага с ограничено време, ограничени правни познания и ограничена толерантност към оперативни грешки. Пропуснат формуляр, зле документирано освобождаване или липсваща политика могат да създадат непропорционално големи проблеми.

Основните функции на HR

HR обхваща широк набор от отговорности. Точният обхват зависи от размера на компанията, индустрията и това дали бизнесът възлага част от работата на външен изпълнител.

1. Подбор и наемане

HR помага да се дефинира ролята, да се публикува обявата за работа, да се оценят кандидатите и да се координират интервютата. Добрият процес на наемане прави повече от това просто да запълни свободна позиция. Той помага на компанията да намери хора, които са подходящи за ролята, разбират очакванията и се вписват в културата на компанията.

Ефективните практики при наемане обикновено включват:

• Ясни длъжностни характеристики
• Последователни въпроси при интервю
• Справедливи критерии за оценка
• Документиране на решенията за наемане
• Проверки на миналото, когато това е подходящо и законно

2. Въвеждане на нови служители

След като кандидатът приеме офертата, HR помага да се превърне този човек в продуктивен служител. Въвеждането може да включва документи за новоназначени, преглед на политиките, настройка на заплащането, записване в програми за придобивки и обучение за длъжността.

Добре структуриран процес на въвеждане може да подобри задържането на служители и да съкрати времето, необходимо на новите хора да започнат да допринасят пълноценно.

3. Поддържане на служебни досиета

Работодателите трябва да съхраняват определени записи, свързани със заплати, часове, данъчни формуляри, представяне, придобивки и действия на работното място. Доброто водене на документация не е само административно удобство. То помага на бизнеса да реагира на проверки, спорове и вътрешни запитвания.

HR записите често включват:

• Оферти за работа
• Данъчни и ведомствени документи
• Записи за присъствие
• Оценки на представянето
• Дисциплинарни уведомления
• Искания за отпуск
• Формуляри за записване в програми за придобивки

4. Прилагане на политики и процедури

Повечето бизнеси се нуждаят от писмена рамка за това как работят. HR често помага да се създават и прилагат политики като правила за присъствие, очаквания при дистанционна работа, стандарти срещу тормоз и дисциплинарни процедури.

Политиките са важни, защото създават последователност. Когато мениджърите прилагат правилата различно за отделни служители, бизнесът увеличава риска от объркване, недоволство и правни претенции.

5. Обучение и развитие

HR може да координира или подпомага обучението на служителите, независимо дали става дума за въвеждащо обучение, специфично за длъжността обучение, обучение по съответствие или развитие на лидерски умения.

Обучението помага на служителите да вършат работата си по-добре и помага на компанията да намали грешките. То може също да подобри задържането, тъй като служителите са по-склонни да останат, когато виждат възможност за развитие.

6. Отношения със служителите и разрешаване на конфликти

Конфликтите на работното място са неизбежни. HR служи като структуриран канал за разглеждане на оплаквания, разследване на сигнали и документиране на резултатите.

Често срещани въпроси, които HR може да обработва, включват:

• Проблеми с присъствието
• Междуличностни спорове
• Притеснения, свързани с представянето
• Оплаквания за тормоз
• Нарушения на политики
• Искания за адаптация или отпуск

Дори когато HR не може да реши всеки проблем, ясен процес може да намали ескалацията и да покаже на служителите, че техните притеснения се приемат сериозно.

7. Подкрепа за съответствие

Трудовото законодателство действа на федерално, щатско и понякога местно ниво. HR помага на бизнеса да разбира и спазва правилата, свързани със заплати, работно време, дискриминация, безопасност на работното място, отпуск, придобивки и водене на документация.

Съответствието е една от най-важните причини бизнесите да инвестират в HR. Грешките тук могат да доведат до глоби, съдебни дела, държавни проверки и увреждане на репутацията.

HR и трудовото законодателство

Голяма част от HR е да помага на бизнеса да остане в съответствие с правните изисквания. Законите, които засягат работодателите, могат да включват правила за:

• Практики при заплащане и работно време
• Минимална заплата и извънреден труд
• Защита срещу дискриминация и ответни действия
• Безопасност на работното място
• Семейни и медицински отпуски
• Обезщетения при трудова злополука
• Класификация на служители и независими изпълнители
• Администриране на придобивки
• Процедури при наемане и прекратяване на трудови отношения

Тези правила не винаги са прости и често се променят. Политика, която е приемлива в един щат, може да бъде непълна или незаконна в друг. Затова много бизнеси създават HR процеси отрано, вместо да реагират след като вече е възникнал проблем.

HR срещу ведомост за заплати и операции

Хората често бъркат HR с ведомостта за заплати или общите операции. Функциите се припокриват, но не са едно и също.

• HR се фокусира върху управлението на хората, политиките, наемането и отношенията със служителите.
• Ведомостта за заплати се фокусира върху това служителите да бъдат плащани точно и навреме.
• Операциите се фокусират върху това бизнесът да работи безпроблемно всеки ден.

В малък бизнес един човек може да отговаря и за трите области. С нарастването на компанията разделянето им може да подобри точността и да намали риска.

Кога малкият бизнес има нужда от HR

Малък бизнес не винаги се нуждае от формален HR отдел още от първия ден. Но има нужда от HR процеси веднага щом наеме служители.

Предупредителни знаци, че бизнесът има нужда от по-структурирана HR подкрепа, включват:

• Наемането се извършва без последователни процедури
• Служителите не знаят къде да подават оплаквания
• Записите са разпръснати или непълни
• Мениджърите прилагат дисциплинарни мерки непоследователно
• Компанията се разширява в нови щати
• Собственикът прекарва твърде много време по въпроси, свързани със служителите
• Бизнесът не е сигурен дали спазва трудовото законодателство

В такъв момент бизнесът може да има полза от специализиран HR служител, консултант на непълен работен ден или външна HR услуга.

Външен HR срещу вътрешен HR

Бизнесите обикновено имат три начина да управляват HR:

Вътрешен HR

Вътрешен HR служител или екип работи директно за компанията. Този вариант дава на бизнеса повече контрол и пряк надзор, което може да бъде полезно с разрастването на организацията.

Външен HR

Външен доставчик поема някои или всички HR задачи. Това може да бъде икономически ефективно за стартъпи и малки предприятия, които имат нужда от подкрепа, но не са готови за пълен отдел.

HR, управляван от основателя

В най-ранните етапи основателите често се занимават сами с HR. Това може да работи временно, но става по-трудно да се поддържа последователност, когато екипът расте.

Най-добрият подход зависи от бюджета, броя служители, риска в индустрията и сложността на бизнеса.

Изграждане на стабилна HR основа

Добрият HR започва с ясни системи. Бизнесът не се нуждае от сложна инфраструктура, за да започне, но се нуждае от последователност.

Практични първи стъпки включват:

• Създаване на наръчник за служителите
• Изграждане на процес за наемане
• Настройване на процеси за заплати и данъци
• Определяне на правила за присъствие и отпуск
• Документиране на очакванията за представяне
• Създаване на процес за подаване на сигнали и оплаквания
• Поддържане на служебните досиета организирани и защитени

Тези основи помагат на бизнеса да взема по-добри решения и да не импровизира всеки път, когато възникне проблем.

Често срещани грешки в HR, които трябва да се избягват

Много малки предприятия се сблъскват със същите проблеми отново и отново. Най-честите грешки включват:

• Наемане без писмени длъжностни характеристики
• Липса на документация за проблеми с представянето
• Непоследователно прилагане на политики
• Неправилна класификация на работници
• Пренебрегване на щатските правила за заетост
• Забавяне на реакцията при оплаквания
• Лошо водене на документация
• Третиране на въвеждането в работата като нещо второстепенно

Избягването на тези грешки често е по-ценно от това веднага да се изгради перфектен HR отдел.

Как HR подпомага фирмената култура

HR не е само за съответствие и документи. Той също така оформя начина, по който служителите възприемат компанията.

Културата се изгражда чрез начина, по който бизнесът наема, комуникира, повишава, дисциплинира и признава хората. Когато HR е управляван добре, служителите разбират очакванията и се чувстват третирани по-справедливо. Това често води до по-добро представяне и по-ниско текучество.

За основателите това е важен извод: културата не възниква случайно. HR системите я влияят всеки ден.

HR за нови собственици на бизнес

Ако започвате бизнес, HR трябва да бъде във вашето полезрение отрано, дори преди първото ви назначение. Правната форма, която изберете, политиките, които създадете, и записите, които поддържате, влияят върху това колко гладко ще можете по-късно да наемате и управлявате служители.

Точно тук може да помогне партньор за учредяване на компания. Zenind подкрепя предприемачите с учредяване на бизнес и текущо съответствие, като дава на основателите по-организирана основа, докато изграждат екипи и въвеждат HR процеси.

Заключителни мисли

Човешките ресурси са функцията, която помага на бизнеса да управлява служителите отговорно и ефективно. Тя включва наемане, въвеждане, прилагане на политики, водене на документация, отношения със служителите и подкрепа за съответствие.

За собствениците на малък бизнес HR може да започне като прост набор от процеси, но бързо става незаменим с нарастването на екипа. Колкото по-рано бизнесът изгради ясна HR основа, толкова по-лесно е да се разраства уверено.