Nhân sự là gì? Hướng dẫn thực tế cho chủ doanh nghiệp mới

Nhân sự, thường được viết tắt là HR, là chức năng kinh doanh chịu trách nhiệm quản lý con người theo cách hỗ trợ cả doanh nghiệp lẫn lực lượng lao động của mình. Trong một công ty khởi nghiệp nhỏ, HR có thể do nhà sáng lập hoặc một quản lý văn phòng phụ trách. Trong một tổ chức lớn hơn, đây có thể là một phòng ban riêng với các chuyên viên phụ trách tuyển dụng, phối hợp tiền lương, tuân thủ, quan hệ nhân viên và đào tạo.

Về cốt lõi, HR giúp doanh nghiệp thu hút đúng người, hỗ trợ họ hiệu quả và duy trì tuân thủ các quy định lao động. Với các chủ doanh nghiệp mới, hiểu về HR từ sớm có thể giúp tránh những sai lầm tốn kém và xây dựng một môi trường làm việc lành mạnh ngay từ đầu.

Định nghĩa về nhân sự

Nhân sự đề cập đến các hệ thống và quy trình liên quan đến con người mà doanh nghiệp sử dụng để quản lý nhân viên. Điều đó bao gồm toàn bộ vòng đời nhân viên, từ tuyển dụng và hội nhập đến quản lý hiệu suất và chấm dứt quan hệ lao động.

HR không chỉ là giấy tờ. Đây là một chức năng chiến lược ảnh hưởng đến cách doanh nghiệp phát triển, cách nhân viên làm việc và mức độ hiệu quả mà doanh nghiệp xử lý các trách nhiệm pháp lý và vận hành.

Trong thực tế, HR có thể chịu trách nhiệm về:

• Tuyển dụng và sàng lọc ứng viên
• Phối hợp tuyển dụng và hội nhập nhân viên mới
• Lưu giữ hồ sơ nhân viên
• Quản lý các chính sách nơi làm việc
• Hỗ trợ đào tạo và phát triển
• Quản lý quy trình phúc lợi và nghỉ phép
• Xử lý câu hỏi và mối quan tâm của nhân viên
• Hỗ trợ quy trình kỷ luật và chấm dứt hợp đồng
• Phối hợp tuân thủ các quy định lao động và việc làm

Vì sao nhân sự quan trọng

Mọi doanh nghiệp có nhân viên đều có trách nhiệm về HR, dù chủ sở hữu có chính thức nhận ra hay không. Nếu không có quy trình HR rõ ràng, ngay cả những quyết định đơn giản cũng có thể trở nên rủi ro hoặc thiếu nhất quán.

Các thực hành HR vững chắc giúp doanh nghiệp:

• Tuyển dụng hiệu quả hơn
• Giảm tỷ lệ nghỉ việc
• Cải thiện giao tiếp và tinh thần làm việc
• Tạo ra các tiêu chuẩn nơi làm việc nhất quán
• Giảm rủi ro pháp lý và tuân thủ
• Xây dựng niềm tin với nhân viên
• Bảo vệ thông tin bí mật của doanh nghiệp và nhân viên

Đối với doanh nghiệp nhỏ, HR đặc biệt quan trọng vì chủ doanh nghiệp thường có ít thời gian, ít kiến thức pháp lý và ít khả năng chấp nhận sai sót vận hành. Một biểu mẫu bị bỏ sót, một lần chấm dứt hợp đồng được ghi nhận kém, hoặc một chính sách còn thiếu có thể gây ra những vấn đề lớn hơn nhiều so với quy mô của nó.

Các chức năng cốt lõi của HR

HR bao gồm một phạm vi trách nhiệm rất rộng. Phạm vi cụ thể phụ thuộc vào quy mô công ty, ngành nghề và việc doanh nghiệp có thuê ngoài một phần công việc hay không.

1. Tuyển dụng và thuê nhân sự

HR giúp xác định vị trí, đăng tuyển, đánh giá ứng viên và phối hợp phỏng vấn. Một quy trình tuyển dụng tốt không chỉ nhằm lấp đầy chỗ trống. Nó còn giúp công ty tìm được người phù hợp với vai trò, hiểu rõ kỳ vọng và phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.

Những thực hành tuyển dụng hiệu quả thường bao gồm:

• Bản mô tả công việc rõ ràng
• Câu hỏi phỏng vấn nhất quán
• Tiêu chí đánh giá công bằng
• Ghi chép quyết định tuyển dụng
• Kiểm tra lý lịch khi phù hợp và hợp pháp

2. Hội nhập nhân viên mới

Khi ứng viên chấp nhận lời mời làm việc, HR giúp biến người đó thành một nhân viên làm việc hiệu quả. Quá trình hội nhập có thể bao gồm giấy tờ nhân sự mới, xem lại chính sách, thiết lập bảng lương, đăng ký phúc lợi và đào tạo công việc.

Một quy trình hội nhập tốt có thể cải thiện khả năng giữ chân nhân viên và rút ngắn thời gian để nhân viên mới đóng góp một cách có ý nghĩa.

3. Lưu giữ hồ sơ nhân viên

Người sử dụng lao động phải lưu giữ một số hồ sơ liên quan đến tiền lương, giờ làm, biểu mẫu thuế, hiệu suất, phúc lợi và các hành động tại nơi làm việc. Việc lưu trữ hồ sơ tốt không chỉ là sự tiện lợi về hành chính. Nó còn giúp doanh nghiệp phản hồi kiểm toán, tranh chấp và các câu hỏi nội bộ.

Hồ sơ HR thường bao gồm:

• Thư mời nhận việc
• Tài liệu thuế và tiền lương
• Hồ sơ chấm công
• Đánh giá hiệu suất
• Thông báo kỷ luật
• Yêu cầu nghỉ phép
• Biểu mẫu đăng ký phúc lợi

4. Quản lý chính sách và quy trình

Hầu hết doanh nghiệp đều cần một khung chính sách bằng văn bản cho cách họ vận hành. HR thường giúp xây dựng và thực thi các chính sách như quy định chấm công, kỳ vọng làm việc từ xa, tiêu chuẩn chống quấy rối và quy trình kỷ luật.

Chính sách quan trọng vì chúng tạo ra sự nhất quán. Khi các quản lý áp dụng quy tắc khác nhau giữa các nhân viên, doanh nghiệp sẽ tăng nguy cơ gây nhầm lẫn, bất mãn và các khiếu nại pháp lý.

5. Đào tạo và phát triển

HR có thể điều phối hoặc hỗ trợ đào tạo nhân viên, dù đó là đào tạo hội nhập, hướng dẫn theo công việc, đào tạo tuân thủ hay phát triển năng lực lãnh đạo.

Đào tạo giúp nhân viên làm việc tốt hơn và giúp doanh nghiệp giảm sai sót. Điều này cũng có thể cải thiện khả năng giữ chân nhân viên, vì họ có xu hướng ở lại lâu hơn khi thấy có lộ trình phát triển.

6. Quan hệ nhân viên và giải quyết xung đột

Xung đột tại nơi làm việc là điều không thể tránh khỏi. HR đóng vai trò là kênh có cấu trúc để xử lý khiếu nại, điều tra các mối quan ngại và ghi nhận kết quả.

Những vấn đề phổ biến mà HR có thể xử lý bao gồm:

• Vấn đề chấm công
• Tranh chấp giữa các cá nhân
• Lo ngại về hiệu suất làm việc
• Khiếu nại quấy rối
• Vi phạm chính sách
• Yêu cầu điều chỉnh hoặc nghỉ phép

Ngay cả khi HR không thể giải quyết mọi vấn đề, một quy trình rõ ràng vẫn có thể giảm leo thang xung đột và cho nhân viên thấy rằng các mối quan ngại của họ được xem xét nghiêm túc.

7. Hỗ trợ tuân thủ

Luật lao động vận hành ở cấp liên bang, cấp tiểu bang và đôi khi là cấp địa phương. HR giúp doanh nghiệp hiểu và tuân thủ các quy định liên quan đến tiền lương, giờ làm, phân biệt đối xử, an toàn nơi làm việc, nghỉ phép, phúc lợi và lưu trữ hồ sơ.

Tuân thủ là một trong những lý do quan trọng nhất để doanh nghiệp đầu tư vào HR. Sai sót trong lĩnh vực này có thể dẫn đến tiền phạt, kiện tụng, điều tra của cơ quan chức năng và tổn hại danh tiếng.

HR và luật lao động

Một phần lớn của HR là giúp doanh nghiệp phù hợp với các yêu cầu pháp lý. Những luật ảnh hưởng đến người sử dụng lao động có thể bao gồm các quy định về:

• Thực hành tiền lương và giờ làm
• Mức lương tối thiểu và làm thêm giờ
• Bảo vệ chống phân biệt đối xử và trả đũa
• An toàn nơi làm việc
• Nghỉ phép gia đình và y tế
• Bảo hiểm bồi thường cho người lao động
• Phân loại nhân viên
• Quản lý phúc lợi
• Quy trình tuyển dụng và chấm dứt việc làm

Những quy định này không phải lúc nào cũng đơn giản và thường xuyên thay đổi. Một chính sách được chấp nhận ở một tiểu bang có thể chưa đầy đủ hoặc bất hợp pháp ở tiểu bang khác. Đó là lý do nhiều doanh nghiệp xây dựng quy trình HR từ sớm thay vì chờ đến khi có vấn đề mới xử lý.

HR so với tiền lương và vận hành

Nhiều người thường nhầm HR với tiền lương hoặc vận hành chung. Các chức năng này có giao thoa, nhưng không giống nhau.

• HR tập trung vào quản lý con người, chính sách, tuyển dụng và quan hệ nhân viên.
• Tiền lương tập trung vào việc trả lương chính xác và đúng hạn cho nhân viên.
• Vận hành tập trung vào việc giữ cho doanh nghiệp hoạt động hằng ngày.

Trong doanh nghiệp nhỏ, một người có thể phụ trách cả ba lĩnh vực. Khi công ty phát triển, tách biệt các chức năng này có thể cải thiện độ chính xác và giảm rủi ro.

Khi nào doanh nghiệp nhỏ cần HR

Một doanh nghiệp nhỏ không phải lúc nào cũng cần một phòng HR chính thức ngay từ ngày đầu. Nhưng doanh nghiệp vẫn cần các quy trình HR ngay khi bắt đầu thuê nhân sự.

Những dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp cần hỗ trợ HR có cấu trúc hơn bao gồm:

• Tuyển dụng diễn ra mà không có quy trình nhất quán
• Nhân viên không biết nơi nào để phản ánh khiếu nại
• Hồ sơ bị rời rạc hoặc không đầy đủ
• Quản lý xử lý kỷ luật không nhất quán
• Công ty đang mở rộng sang các tiểu bang mới
• Chủ doanh nghiệp dành quá nhiều thời gian cho các vấn đề nhân sự
• Doanh nghiệp không chắc mình có đang tuân thủ luật lao động hay không

Khi đó, doanh nghiệp có thể hưởng lợi từ một nhân sự chuyên trách, một tư vấn viên bán thời gian hoặc một giải pháp HR thuê ngoài.

HR thuê ngoài so với HR nội bộ

Doanh nghiệp thường có ba cách để quản lý HR:

HR nội bộ

Một nhân viên hoặc nhóm HR nội bộ làm việc trực tiếp cho công ty. Phương án này giúp doanh nghiệp kiểm soát và giám sát trực tiếp nhiều hơn, điều này có thể hữu ích khi tổ chức phát triển.

HR thuê ngoài

Một nhà cung cấp bên ngoài đảm nhận một phần hoặc toàn bộ công việc HR. Điều này có thể tiết kiệm chi phí cho các công ty khởi nghiệp và doanh nghiệp nhỏ cần hỗ trợ nhưng chưa sẵn sàng xây dựng một phòng ban đầy đủ.

HR do nhà sáng lập quản lý

Trong giai đoạn đầu, các nhà sáng lập thường tự xử lý HR. Điều này có thể tạm thời hiệu quả, nhưng sẽ khó duy trì tính nhất quán hơn khi đội ngũ tăng lên.

Cách tiếp cận tốt nhất phụ thuộc vào ngân sách, số lượng nhân sự, mức độ rủi ro của ngành và độ phức tạp của doanh nghiệp.

Xây dựng nền tảng HR vững chắc

HR tốt bắt đầu bằng các hệ thống rõ ràng. Một doanh nghiệp không cần cơ sở hạ tầng phức tạp để khởi đầu, nhưng cần sự nhất quán.

Những bước khởi đầu thực tế bao gồm:

• Tạo sổ tay nhân viên
• Thiết lập quy trình tuyển dụng
• Cài đặt quy trình tiền lương và thuế
• Xác định quy định chấm công và nghỉ phép
• Ghi chép kỳ vọng về hiệu suất làm việc
• Tạo quy trình báo cáo khiếu nại
• Lưu trữ hồ sơ nhân sự một cách có tổ chức và an toàn

Những nền tảng này giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định tốt hơn và tránh việc ứng biến mỗi khi có vấn đề phát sinh.

Những sai lầm HR thường gặp cần tránh

Nhiều doanh nghiệp nhỏ thường gặp đi gặp lại cùng một số vấn đề. Những sai lầm phổ biến nhất bao gồm:

• Tuyển dụng mà không có bản mô tả công việc bằng văn bản
• Không ghi nhận các vấn đề về hiệu suất
• Áp dụng chính sách không nhất quán
• Phân loại sai người lao động
• Bỏ qua các quy định lao động theo từng tiểu bang
• Chậm phản hồi các khiếu nại
• Lưu giữ hồ sơ kém
• Xem nhẹ giai đoạn hội nhập nhân viên mới

Tránh những sai lầm này thường có giá trị hơn là cố gắng xây dựng ngay một phòng HR hoàn hảo.

HR hỗ trợ văn hóa công ty như thế nào

HR không chỉ là tuân thủ và giấy tờ. Nó còn định hình cách nhân viên trải nghiệm công ty.

Văn hóa được xây dựng thông qua cách doanh nghiệp tuyển dụng, giao tiếp, thăng chức, kỷ luật và ghi nhận con người. Khi HR được làm tốt, nhân viên hiểu kỳ vọng và cảm thấy mình được đối xử công bằng hơn. Điều đó thường dẫn đến hiệu suất tốt hơn và tỷ lệ nghỉ việc thấp hơn.

Đối với các nhà sáng lập, đây là một điểm quan trọng: văn hóa không tự nhiên mà có. Các hệ thống HR ảnh hưởng đến văn hóa mỗi ngày.

HR dành cho chủ doanh nghiệp mới

Nếu bạn đang khởi nghiệp, HR nên nằm trong tầm quan tâm của bạn từ sớm, ngay cả trước khi có nhân viên đầu tiên. Loại pháp nhân bạn chọn, các chính sách bạn tạo ra và hồ sơ bạn lưu giữ đều ảnh hưởng đến mức độ thuận lợi khi thuê và quản lý nhân viên sau này.

Đó là lúc một đối tác thành lập doanh nghiệp có thể hỗ trợ. Zenind giúp các doanh nhân với dịch vụ thành lập doanh nghiệp và tuân thủ liên tục, mang lại cho các nhà sáng lập một nền tảng có tổ chức hơn khi xây dựng đội ngũ và thiết lập quy trình HR.

Lời kết

Nhân sự là chức năng giúp doanh nghiệp quản lý nhân viên một cách có trách nhiệm và hiệu quả. Nó bao gồm tuyển dụng, hội nhập, thực thi chính sách, lưu giữ hồ sơ, quan hệ nhân viên và hỗ trợ tuân thủ.

Đối với chủ doanh nghiệp nhỏ, HR có thể bắt đầu bằng những quy trình đơn giản, nhưng sẽ nhanh chóng trở nên thiết yếu khi đội ngũ phát triển. Doanh nghiệp càng sớm xây dựng nền tảng HR rõ ràng, càng dễ mở rộng với sự tự tin.