Ano ang Human Resources? Isang Praktikal na Gabay para sa mga Bagong Negosyante

Ang human resources, na madalas paikliin bilang HR, ay ang tungkulin sa negosyo na responsable sa pamamahala ng mga tao sa paraang sumusuporta sa kumpanya at sa mga manggagawa nito. Sa isang maliit na startup, maaaring ang founder o office manager ang humahawak ng HR. Sa mas malaking organisasyon, maaari itong maging isang buong departamento na may mga espesyalista para sa pagkuha, koordinasyon ng payroll, compliance, relasyon sa empleyado, at pagsasanay.

Sa pinakapuso nito, tumutulong ang HR sa isang negosyo na makahikayat ng tamang mga tao, suportahan sila nang epektibo, at manatiling sumusunod sa mga batas sa paggawa. Para sa mga bagong may-ari ng negosyo, ang maagang pag-unawa sa HR ay makaiiwas sa magastos na pagkakamali at makalilikha ng mas malusog na lugar ng trabaho mula pa sa unang araw.

Depinisyon ng Human Resources

Ang human resources ay tumutukoy sa mga sistemang at proseso na may kinalaman sa tao na ginagamit ng isang negosyo upang pamahalaan ang mga empleyado. Saklaw nito ang buong yugto ng empleyado, mula sa recruitment at onboarding hanggang sa performance management at offboarding.

Ang HR ay hindi lamang papeles. Isa itong estratehikong tungkulin na nakaaapekto sa paraan ng paglago ng isang kumpanya, sa performance ng mga empleyado, at sa kung gaano kahusay na hinaharap ng negosyo ang mga legal at operasyonal na responsibilidad.

Sa praktika, maaaring maging responsable ang HR sa mga sumusunod:

• Pagre-recruit at pag-screen ng mga kandidato
• Pagko-coordinate ng hiring at onboarding
• Pagpapanatili ng mga rekord ng empleyado
• Pamamahala ng mga patakaran sa lugar ng trabaho
• Pagsuporta sa pagsasanay at pag-unlad
• Pangangasiwa ng mga benepisyo at proseso ng leave
• Paghawak ng mga tanong at alalahanin ng empleyado
• Pagtulong sa mga proseso ng disiplina at pagtatapos ng empleyo
• Pagko-coordinate ng pagsunod sa mga batas sa paggawa at employment

Bakit Mahalaga ang Human Resources

Ang bawat negosyo na may mga empleyado ay may mga responsibilidad sa HR, kahit hindi ito pormal na kinikilala ng may-ari. Kapag walang malinaw na proseso ng HR, maging ang mga simpleng desisyon ay maaaring maging mapanganib o hindi magkakaugnay.

Ang matibay na mga kasanayan sa HR ay tumutulong sa negosyo na:

• Mas epektibong mag-hire
• Bawasan ang pag-alis ng mga empleyado
• Pagbutihin ang komunikasyon at moral
• Lumikha ng pare-parehong pamantayan sa lugar ng trabaho
• Bawasan ang legal at regulatory risk
• Bumuo ng tiwala sa mga empleyado
• Protektahan ang kumpidensyal na impormasyon ng negosyo at empleyado

Para sa maliliit na negosyo, napakahalaga ng HR dahil kadalasan ay limitado ang oras ng may-ari, limitado ang kaalaman sa batas, at limitado ang pagtanggap sa mga pagkakamali sa operasyon. Ang isang nakaligtaang form, isang termination na kulang sa dokumentasyon, o isang nawawalang polisiya ay maaaring magdulot ng hindi proporsyonal na laki ng problema.

Mga Pangunahing Gawain ng HR

Saklaw ng HR ang malawak na hanay ng mga responsibilidad. Ang eksaktong saklaw ay nakadepende sa laki ng kumpanya, industriya, at kung inia-outsource ng negosyo ang bahagi ng trabaho.

1. Pagre-recruit at Pagha-hire

Tumutulong ang HR sa pagde-define ng tungkulin, pag-post ng trabaho, pagsusuri ng mga aplikante, at pagko-coordinate ng mga interview. Ang mahusay na proseso ng pagha-hire ay higit pa sa simpleng pagpuno ng bakante. Tinutulungan nito ang kumpanya na makahanap ng mga taong akma sa tungkulin, nakauunawa sa mga inaasahan, at tumutugma sa kultura ng kumpanya.

Karaniwang kasama sa epektibong mga kasanayan sa pagha-hire ang:

• Malilinaw na job description
• Pare-parehong mga tanong sa interview
• Makatarungang pamantayan sa pagsusuri
• Dokumentasyon ng mga desisyon sa pagha-hire
• Background checks kung naaangkop at pinapahintulutan ng batas

2. Onboarding ng mga Bagong Empleyado

Kapag tinanggap na ng isang kandidato ang alok, tumutulong ang HR na gawing produktibong empleyado ang taong iyon. Maaaring kabilang sa onboarding ang mga papeles para sa bagong hire, pagsusuri ng mga polisiya, setup ng payroll, enrollment sa benepisyo, at pagsasanay sa trabaho.

Ang matibay na proseso ng onboarding ay maaaring magpabuti ng retention at magpapaiksi sa oras na kailangan bago makapag-ambag nang makahulugan ang mga bagong hire.

3. Pagpapanatili ng Mga Rekord ng Empleyado

Dapat panatilihin ng mga employer ang ilang rekord na may kaugnayan sa sahod, oras, tax forms, performance, benepisyo, at mga aksyon sa lugar ng trabaho. Ang mahusay na recordkeeping ay hindi lamang para sa kaginhawaan sa administrasyon. Tinutulungan nito ang negosyo na tumugon sa mga audit, alitan, at panloob na mga tanong.

Karaniwang kasama sa mga rekord ng HR ang:

• Mga offer letter
• Mga dokumento sa buwis at payroll
• Mga tala ng pagdalo
• Mga performance review
• Mga notice ng disiplina
• Mga kahilingan para sa leave
• Mga form ng enrollment sa benepisyo

4. Pangangasiwa ng mga Polisiya at Proseso

Karamihan sa mga negosyo ay nangangailangan ng nakasulat na balangkas para sa kanilang operasyon. Madalas na tumutulong ang HR sa paglikha at pagpapatupad ng mga polisiya tulad ng attendance rules, inaasahan sa remote work, pamantayan laban sa harassment, at mga prosesong pandisiplina.

Mahalaga ang mga polisiya dahil lumilikha ang mga ito ng consistency. Kapag iba-iba ang pagpapatupad ng mga manager ng mga patakaran sa bawat empleyado, tumataas ang panganib ng kalituhan, sama ng loob, at mga legal na reklamo.

5. Pagsasanay at Pag-unlad

Maaaring mag-coordinate o sumuporta ang HR sa pagsasanay ng empleyado, maging onboarding training man ito, pagsasanay na partikular sa trabaho, compliance training, o leadership development.

Tumutulong ang pagsasanay sa mga empleyado na mas mapahusay ang kanilang trabaho at tumutulong din sa kumpanya na mabawasan ang mga pagkakamali. Maaari rin nitong mapabuti ang retention, dahil mas malamang na manatili ang mga empleyado kapag nakikita nilang may landas sila para sa paglago.

6. Relasyon sa Empleyado at Paglutas ng Alitan

Hindi maiiwasan ang alitan sa lugar ng trabaho. Nagsisilbi ang HR bilang istrukturadong daan para sa paglutas ng mga reklamo, pagsisiyasat sa mga alalahanin, at pagdodokumento ng mga resulta.

Karaniwang isyu na hinahawakan ng HR ang mga sumusunod:

• Mga problema sa pagdalo
• Mga alitang interpersonal
• Mga alalahanin sa performance
• Mga reklamo ng harassment
• Mga paglabag sa polisiya
• Mga kahilingan para sa accommodation o leave

Kahit hindi malutas ng HR ang bawat isyu, makatutulong ang malinaw na proseso upang mabawasan ang paglaki ng problema at maipakita sa mga empleyado na sineseryoso ang kanilang mga alalahanin.

7. Suporta sa Compliance

Ang mga batas sa paggawa ay umiiral sa pederal, pang-estado, at minsan pang-lokal na antas. Tinutulungan ng HR ang negosyo na maunawaan at sundin ang mga patakaran tungkol sa sahod, oras, diskriminasyon, kaligtasan sa lugar ng trabaho, leave, benepisyo, at recordkeeping.

Isa ang compliance sa pinakamahalagang dahilan kung bakit namumuhunan ang mga negosyo sa HR. Ang mga pagkakamali rito ay maaaring humantong sa multa, kaso, imbestigasyon ng pamahalaan, at pinsala sa reputasyon.

HR at Batas sa Paggawa

Isang malaking bahagi ng HR ang pagtulong sa negosyo na manatiling kaayon ng mga legal na kinakailangan. Ang mga batas na nakaaapekto sa mga employer ay maaaring kabilang ang mga patakaran sa:

• Mga gawain sa sahod at oras
• Minimum wage at overtime
• Proteksyon laban sa diskriminasyon at retaliation
• Kaligtasan sa lugar ng trabaho
• Family at medical leave
• Workers' compensation
• Pag-uuri ng empleyado
• Pangangasiwa ng benepisyo
• Mga proseso sa pag-hire at pagtatapos ng empleyo

Hindi laging simple ang mga patakarang ito, at madalas din silang nagbabago. Ang isang polisiya na katanggap-tanggap sa isang estado ay maaaring kulang o labag sa batas sa ibang estado. Kaya naman maraming negosyo ang bumubuo ng mga proseso ng HR nang maaga sa halip na mag-react lamang pagkatapos may mangyaring problema.

HR vs. Payroll vs. Operations

Madaling mapagkamalang pareho ang HR, payroll, at general operations. Magkakaugnay man ang mga ito, hindi sila iisa.

• Ang HR ay nakatuon sa pamamahala ng tao, mga polisiya, pagha-hire, at relasyon sa empleyado.
• Ang payroll ay nakatuon sa tama at napapanahong pagbabayad sa mga empleyado.
• Ang operations ay nakatuon sa pang-araw-araw na pagpapatakbo ng negosyo.

Sa maliit na negosyo, maaaring iisang tao ang humawak ng tatlong larangang ito. Habang lumalaki ang kumpanya, ang paghihiwalay ng mga ito ay maaaring magpabuti ng katumpakan at magpababa ng panganib.

Kailan Kailangan ng Isang Maliit na Negosyo ang HR

Hindi palaging kailangan ng maliit na negosyo ang pormal na HR department sa unang araw. Pero kailangan na nito ng mga proseso sa HR sa sandaling mag-hire ito ng mga tao.

Mga palatandaan na kailangan ng negosyo ng mas istrukturadong suporta sa HR:

• Nagha-hire nang walang pare-parehong proseso
• Hindi alam ng mga empleyado kung saan magrereklamo
• Kalat-kalat o kulang ang mga rekord
• Hindi pare-pareho ang paghawak ng mga manager sa disiplina
• Lumalawak ang kumpanya sa mga bagong estado
• Sobra nang oras ang ginugugol ng may-ari sa mga isyu ng empleyado
• Hindi tiyak ng negosyo kung sumusunod ito sa mga batas sa paggawa

Sa puntong iyon, maaaring makinabang ang negosyo sa isang dedikadong HR hire, part-time consultant, o outsourced HR solution.

Outsourced HR vs. In-House HR

Karaniwang may tatlong paraan ang mga negosyo para pamahalaan ang HR:

In-House HR

Ang in-house HR employee o team ay direktang nagtatrabaho para sa kumpanya. Nagbibigay ang opsyong ito ng mas maraming kontrol at direktang oversight sa negosyo, na maaaring maging kapaki-pakinabang habang lumalaki ang organisasyon.

Outsourced HR

Ang panlabas na provider ang humahawak sa ilan o lahat ng gawain sa HR. Maaari itong maging cost-effective para sa mga startup at maliliit na negosyo na nangangailangan ng suporta ngunit hindi pa handa para sa buong departamento.

Founder-Managed HR

Sa pinakaunang yugto, kadalasang ang mga founder mismo ang humahawak ng HR. Maaari itong gumana pansamantala, ngunit mas mahirap panatilihin ang consistency habang lumalaki ang team.

Ang pinakamainam na approach ay nakadepende sa budget, headcount, panganib sa industriya, at pagiging kumplikado ng negosyo.

Pagbuo ng Matibay na Pundasyon ng HR

Nagsisimula ang mahusay na HR sa malinaw na mga sistema. Hindi kailangan ng negosyo ng masalimuot na imprastraktura para makapagsimula, ngunit kailangan nito ng consistency.

Mga praktikal na unang hakbang:

• Paggawa ng employee handbook
• Pagtatatag ng hiring workflow
• Pagse-set up ng payroll at tax processes
• Pagde-define ng attendance at leave rules
• Pagdodokumento ng performance expectations
• Paggawa ng complaint reporting process
• Pagpapanatiling organisado at ligtas ng personnel files

Nakakatulong ang mga batayang ito sa negosyo na makagawa ng mas magagandang desisyon at maiwasang mag-improvise sa tuwing may problema.

Mga Karaniwang Pagkakamali sa HR na Dapat Iwasan

Maraming maliliit na negosyo ang paulit-ulit na nakararanas ng magkakaparehong problema. Kabilang sa mga pinakakaraniwang pagkakamali ang mga sumusunod:

• Pagha-hire nang walang nakasulat na job description
• Hindi pagdodokumento ng mga isyu sa performance
• Hindi pare-parehong pagpapatupad ng mga polisiya
• Maling pag-uuri ng mga worker
• Pagwawalang-bahala sa mga patakarang pang-empleyo na partikular sa estado
• Pag-antala sa pagtugon sa mga reklamo
• Mahinang recordkeeping
• Pagturing sa onboarding bilang pangalawang-isip lamang

Mas mahalaga kadalasan ang pag-iwas sa mga pagkakamaling ito kaysa sa pagtatangkang bumuo agad ng perpektong HR department.

Paano Sinusuportahan ng HR ang Kultura ng Kumpanya

Hindi lang tungkol sa compliance at papeles ang HR. Hinuhubog din nito ang karanasan ng mga empleyado sa kumpanya.

Bumubuo ang kultura sa paraan ng negosyo sa pag-hire, pakikipagkomunikasyon, pagpo-promote, pagdidisiplina, at pagkilala sa mga tao. Kapag mahusay ang pamamahala sa HR, mas nauunawaan ng mga empleyado ang mga inaasahan at mas nararamdaman nilang mas patas silang tratuhin. Kadalasan, humahantong ito sa mas mahusay na performance at mas mababang turnover.

Para sa mga founder, mahalagang punto ito: hindi nagkataon lamang ang kultura. Araw-araw itong naaapektuhan ng mga sistema ng HR.

HR para sa mga Bagong May-ari ng Negosyo

Kung nagsisimula ka ng negosyo, dapat ay maaga nang nasa radar mo ang HR, kahit bago pa ang iyong unang hire. Ang legal entity na pipiliin mo, ang mga patakarang gagawin mo, at ang mga rekord na itatago mo ay nakaaapekto sa kung gaano kadali kang makakapag-hire at makakapamahala ng mga empleyado sa hinaharap.

Dito makatutulong ang isang company formation partner. Sinusuportahan ng Zenind ang mga entrepreneur sa business formation at patuloy na compliance, na nagbibigay sa mga founder ng mas organisadong pundasyon habang bumubuo sila ng mga team at nagse-set up ng mga proseso sa HR.

Pangwakas na Kaisipan

Ang human resources ay ang tungkulin na tumutulong sa isang negosyo na pamahalaan ang mga empleyado nang responsable at epektibo. Kabilang dito ang pag-hire, onboarding, pagpapatupad ng polisiya, recordkeeping, relasyon sa empleyado, at suporta sa compliance.

Para sa maliliit na may-ari ng negosyo, maaaring magsimula ang HR bilang simpleng hanay ng mga proseso, ngunit mabilis itong nagiging mahalaga habang lumalaki ang team. Habang mas maaga bumuo ang negosyo ng malinaw na pundasyon ng HR, mas madali itong makapag-scale nang may kumpiyansa.