11 умни данъчни приспадания за адвокати: практическо ръководство за адвокатски кантори

Управлението на адвокатска практика означава да балансирате работа с клиенти, срокове, разходи и съответствие с изискванията. Данъчното планиране лесно може да остане на заден план, но то е една от най-важните части за защита на печалбата на вашата фирма.

Добрата новина е, че много обичайни и необходими бизнес разходи могат да бъдат приспаднати, когато са правилно документирани и свързани с вашата практика. Независимо дали сте самостоятелно практикуващ адвокат, малко партньорство или развиваща се кантора, познаването на често приспадаемите разходи може да ви помогне да останете организирани и да не оставяте пари на масата.

Това ръководство разглежда 11 умни данъчни приспадания, които адвокатите трябва да познават, заедно с практически съвети за водене на документация, които правят данъчния сезон по-малко стресиращ.

Важно: Данъчните правила се променят и приспаданията зависят от вашите факти и структурата на юридическото лице. Използвайте тази статия като общо ръководство и потвърдете подробностите с квалифициран данъчен специалист.

1. Наем на офис, комунални услуги и разходи за работно пространство

Ако вашата адвокатска кантора наема офис площи, много от свързаните разходи обикновено са част от нормалните оперативни разходи. Това може да включва:

• Наем на офис
• Електричество и отопление
• Интернет услуги, използвани за практиката
• Вода и други комунални услуги, свързани със сградата
• Услуги по почистване и поддръжка
• Офис обзавеждане, използвано за бизнес цели

Ключовият критерий е дали разходът е обичаен и необходим за управлението на практиката. Офис в централна част на града, споделено офис пространство или второстепенно място, използвано за срещи с клиенти, могат да създадат приспадаеми бизнес разходи, когато се използват изключително за фирмата.

Ако офисът ви е част от по-голямо търговско пространство, водете внимателни записи, показващи коя част от разхода принадлежи на практиката и коя част е за лична или несвързана употреба.

2. Приспадане за домашен офис

Много адвокати работят от дома си поне част от времето, особено за изготвяне на документи, проучване, планиране и административна работа. Приспадане за домашен офис може да е налично, ако използвате част от дома си редовно и изключително за бизнеса.

Това обикновено означава, че пространството е отделено за дейности, свързани с адвокатската практика, и не се използва за лични цели. Свободна спалня, използвана само като офис, може да отговаря на условията. Кухненска маса, която служи и като семейна трапезария, обикновено не отговаря.

В зависимост от ситуацията ви, приспадаемите разходи за домашен офис могат да включват част от:

• Наем или разходи, свързани с ипотека
• Комунални услуги
• Застраховка на дома или наемателска застраховка
• Ремонти и поддръжка, свързани с офисната зона
• Амортизация или други разходи, свързани с дома, ако е приложимо

Някои данъкоплатци може да отговарят и на условията за опростен метод за изчисление. Подходящият вариант зависи от това как е структурирана практиката ви и как се използва пространството.

3. Правен софтуер и технологии

Технологиите вече не са опция за повечето адвокатски кантори. Управлението на дела, съхранението на документи, правните проучвания, графиците, фактурирането и комуникацията зависят от софтуер и хардуер.

Често приспадаеми технологични разходи могат да включват:

• Платформи за правни проучвания
• Софтуер за управление на дела
• Системи за управление на практиката
• Абонаменти за облачно съхранение
• Инструменти за електронен подпис
• Сигурен имейл и софтуер за комуникация
• Компютри, принтери, монитори и скенери, използвани за фирмата
• Телефонни и интернет разходи, използвани за бизнеса

Ако устройство или абонамент се използва частично за лични цели, по принцип трябва да се приспада само бизнес частта. Колкото по-добре отделяте бизнес и лична употреба, толкова по-лесно е да защитите приспадането.

4. Офис консумативи, печат и пощенски разходи

Адвокатските кантори разчитат на постоянен поток от малки, но необходими покупки. Тези разходи може да изглеждат незначителни поотделно, но за година се натрупват бързо.

Примери включват:

• Бележници и тетрадки
• Химикалки, папки, етикети и класьори
• Хартия за принтер и мастило
• Тонер и канцеларски материали
• Пликове и пощенски разходи
• Файлови материали
• Материали за подаване в съда
• Разходи за сканиране и копиране на документи

Тези ежедневни артикули често са напълно приспадаеми, когато се използват за бизнеса. Съхранявайте касови бележки и фактури, особено за по-големи разходи за печат или изпращане по пощата, свързани с клиентски дела.

5. Продължаващо юридическо образование и професионално развитие

Да сте в крак с новостите е част от професията на адвоката. Курсове за продължаващо юридическо образование, семинари и други разходи за професионално развитие може да са приспадаеми, когато поддържат или подобряват уменията, необходими за текущата ви практика.

Това може да включва:

• Задължителни курсове за продължаващо юридическо образование
• Специализирани правни конференции
• Обучение за нови инструменти за практиката или правен софтуер
• Професионални книги и справочни материали
• Уебинари и отраслови работилници

Не всеки образователен разход ще отговаря на условията. Обучение, което ви подготвя за нова професия или кариерен път, може да се третира различно от обучение, което подобрява текущата ви адвокатска практика. Въпреки това, за много адвокати продължаващото юридическо образование е едно от най-полезните приспадания, които си струва да следите.

6. Членски внос в адвокатската колегия, лицензи и професионални членства

Поддържането на активен лиценз е част от разходите по бизнеса. В много случаи следните позиции могат да бъдат приспадаеми:

• Такси към адвокатската колегия на щата
• Такси за местна адвокатска асоциация
• Членски внос в специализирани асоциации
• Такси за професионални организации, свързани с практиката
• Такси за подновяване, изисквани за поддържане на адвокатската практика

Членствата, които подпомагат развитието на бизнеса, професионалните контакти или продължаващото образование, могат да бъдат ценни както оперативно, така и за данъчни цели. Както винаги, пазете записи, показващи предназначението на всяка такса.

7. Разходи, свързани с клиенти, и разходи по дела

Адвокатската практика често включва разходи по конкретни дела или възстановими разходи, които са необходими за придвижване на даден казус напред. Някои от тези разходи могат да бъдат приспадаеми бизнес разходи, особено когато не са просто лични разходи на адвоката.

В зависимост от това как е структурирана фирмата ви и как се фактурират разходите, тази категория може да включва:

• Такси за подаване в съда
• Такси за призоваване и връчване на документи
• Преписи от стенографски протоколи
• Такси на съдебен стенограф
• Такси за вещи лица
• Разходи за медиация или арбитраж
• Препоръчана поща и куриерски разходи
• Разходи за копиране, сканиране и изготвяне на документи по дело

Ако вашата фирма фактурира тези разходи на клиентите, следете ги внимателно, за да показват счетоводните ви книги ясно както разхода, така и възстановяването му. Ясното счетоводство е важно тук, защото някои разходи по дела са приспадаеми само когато са правилно отчетени в счетоводството.

8. Пътуване и нощувки

Когато практиката ви ви отвежда извън обичайното работно място, разходите за пътуване могат да бъдат приспадаеми, ако пътуването е основно с бизнес цел.

Често приспадаеми разходи за пътуване могат да включват:

• Самолетни билети
• Билети за влак или автобус
• Километри за бизнес шофиране
• Автомобил под наем, използван за пътуването
• Хотели и нощувки
• Паркинг и пътни такси
• Бизнес транспорт на място

За адвокатите приспадаемото пътуване може да включва ходене до съд в друг град, посещение на клиент, участие в правна конференция или среща със съвместен адвокат по делото. Пътуването трябва да има реална бизнес цел, а личните отклонения трябва да се отделят от бизнес частта.

Подробните дневници и касови бележки са от съществено значение. Ако комбинирате бизнес и лично пътуване, обикновено трябва да приспадате само бизнес частта.

9. Бизнес хранения

Храненията могат да бъдат приспадаеми в определени ситуации, но тази категория изисква специално внимание, защото правилата са по-строги, отколкото много хора предполагат.

Като цяло бизнес храненията често са само частично приспадаеми и трябва да отговарят на конкретни изисквания. Често срещани допустими ситуации включват:

• Хранене с клиент или потенциален клиент, по време на което се обсъждат бизнес въпроси
• Хранене по време на бизнес пътуване извън данъчния ви дом
• Храни, предоставени в среда, която отговаря на правилата на IRS за бизнес хранения

Храненето не трябва да е разточително или прекомерно, а добрата документация е важна. Запазете касовата бележка, отбележете кой е присъствал и запишете бизнес целта.

Разходите за развлечения по принцип не са приспадаеми само защото е имало и хранене. Ако вечерята ви е предимно социална или развлекателна, приспадането може да не е налично.

10. Лихви по бизнес дълг

Много адвокатски кантори използват финансиране, за да купят оборудване, да покрият оперативни разходи или да се разширят в нов офис. В някои случаи платената лихва по бизнес дълг може да бъде приспадаема.

Това може да се отнася за:

• Заеми, използвани за покупка на бизнес оборудване
• Финансиране за изграждане или ремонт на офис
• Заемни средства, използвани за операции или растеж
• Лихви по бизнес кредитни линии, ако са използвани правилно за фирмата

Главницата по заем не е приспадаема като лихва, но компонентът лихва може да бъде, в зависимост от това как е използван дългът. Добрата документация по заемите е важна, особено ако дългът е смесен между бизнес и лични цели.

11. Маркетинг, уебсайт и разходи за контакти и мрежи

Адвокатската кантора не може да расте без видимост. Маркетинговите разходи, които ви помагат да привличате и задържате клиенти, често са приспадаеми, когато са обичайни и необходими за практиката.

Това може да включва:

• Дизайн и хостинг на уебсайт
• Работа по оптимизация за търсачки
• Онлайн реклама
• Визитки и брошури
• Спонсорства за професионални събития
• Членства в мрежи за контакти, свързани с бизнеса
• Фотография, брандинг и създаване на съдържание за промоция на фирмата

Професионален уебсайт и ясното онлайн присъствие са особено важни за малките фирми и самостоятелно практикуващите адвокати. Тези разходи не са просто маркетингови инвестиции. Те често са част от основната инфраструктура на една модерна практика.

Съвети за водене на документация, които улесняват приспаданията

Най-силното приспадане е това, което можете да документирате. Добрата документация ви помага да отговаряте бързо на въпроси и намалява стреса, ако някога се наложи да обосновавате декларация.

Практична система трябва да включва:

• Отделни бизнес и лични банкови сметки
• Бизнес кредитна карта за разходите на фирмата
• Дигитални копия на касови бележки и фактури
• Месечна счетоводна рутина
• Ясни етикети за възстановими разходи на клиенти
• Дневници на пробега за бизнес пътувания
• Бележки, описващи бизнес целта на храненията и пътуванията

Ако все още смесвате бизнес и лични разходи, коригирането на това по-рано ще ви спести време по-късно. Колкото по-чисти са счетоводните ви книги, толкова по-лесно става да идентифицирате легитимните приспадания.

Защо структурата на юридическото лице е важна

Структурата на бизнеса влияе върху това как управлявате практиката, как си изплащате възнаграждение и как проследявате разходите. Много адвокати започват с ясно юридическо лице, за да е по-лесно бизнес финансите да се отделят от личните.

Това разделение помага за:

• Счетоводство
• Данъчна подготовка
• Управление на отговорността
• Професионален авторитет
• По-ясна документация за приспаданията

Zenind помага на адвокати и други основатели да създават и поддържат американски бизнес структури с мисъл за съответствието. Ако стартирате самостоятелна практика или формализирате съществуваща, правилната структура може да улесни управлението на бизнес страната на вашата адвокатска кантора.

Изводът

Адвокатите често харчат значителни средства за инструментите, пътуванията, образованието и инфраструктурата, необходими за добро обслужване на клиентите. Много от тези разходи могат да бъдат приспаднати, когато са обичайни, необходими и правилно документирани.

Фокусирайте се върху разходите, които пряко подкрепят практиката ви, поддържайте чиста документация и преглеждайте редовно счетоводните си книги. С дисциплинирана система можете да намалите изненадите по време на данъчния сезон и да запазите повече от това, което фирмата ви печели.

Ако изграждате или преструктурирате адвокатската си практика, Zenind може да ви помогне да създадете бизнес основа, която подпомага по-добрата организация, по-ясните записи и дългосрочното съответствие.