11 έξυπνες φορολογικές εκπτώσεις για δικηγόρους: Ένας πρακτικός οδηγός για δικηγορικά γραφεία

Η λειτουργία ενός δικηγορικού γραφείου σημαίνει ισορροπία ανάμεσα στην εξυπηρέτηση πελατών, τις προθεσμίες, τα λειτουργικά έξοδα και τη συμμόρφωση. Ο φορολογικός σχεδιασμός μπορεί εύκολα να περάσει σε δεύτερη μοίρα, όμως αποτελεί ένα από τα σημαντικότερα στοιχεία για την προστασία του περιθωρίου κέρδους του γραφείου σας.

Τα καλά νέα είναι ότι πολλά συνήθη και αναγκαία έξοδα επιχείρησης μπορεί να εκπίπτουν φορολογικά, όταν τεκμηριώνονται σωστά και συνδέονται με τη δραστηριότητά σας. Είτε είστε μόνος δικηγόρος, είτε μικρή εταιρική συνεργασία, είτε αναπτυσσόμενο γραφείο, η γνώση των δαπανών που συχνά εκπίπτουν μπορεί να σας βοηθήσει να παραμένετε οργανωμένοι και να μην αφήνετε χρήματα ανεκμετάλλευτα.

Αυτός ο οδηγός παρουσιάζει 11 έξυπνες φορολογικές εκπτώσεις που οι δικηγόροι πρέπει να γνωρίζουν, μαζί με πρακτικές συμβουλές τήρησης αρχείων που κάνουν την περίοδο των δηλώσεων λιγότερο αγχωτική.

Σημαντικό: Οι φορολογικοί κανόνες αλλάζουν και οι εκπτώσεις εξαρτώνται από τα πραγματικά δεδομένα και τη δομή της οντότητάς σας. Χρησιμοποιήστε αυτό το άρθρο ως γενικό οδηγό και επιβεβαιώστε τις λεπτομέρειες με έναν εξειδικευμένο φοροτεχνικό.

1. Ενοίκιο γραφείου, κοινόχρηστα και κόστη χώρου εργασίας

Αν το δικηγορικό σας γραφείο μισθώνει επαγγελματικό χώρο, πολλά από τα σχετικά έξοδα αποτελούν συνήθως μέρος του κανονικού λειτουργικού κόστους. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει:

• Ενοίκιο γραφείου
• Ηλεκτρικό ρεύμα και θέρμανση
• Υπηρεσία internet που χρησιμοποιείται για την πρακτική
• Νερό και άλλες παροχές του κτιρίου
• Υπηρεσίες καθαρισμού και συντήρησης
• Έπιπλα γραφείου που χρησιμοποιούνται για επαγγελματικούς σκοπούς

Το βασικό κριτήριο είναι αν η δαπάνη είναι συνήθης και αναγκαία για τη λειτουργία του γραφείου. Ένα κεντρικό γραφείο, ένας κοινόχρηστος επαγγελματικός χώρος ή ένα δευτερεύον σημείο που χρησιμοποιείται για συναντήσεις με πελάτες μπορεί να δημιουργεί εκπιπτόμενα επαγγελματικά έξοδα όταν χρησιμοποιείται αποκλειστικά για το γραφείο.

Αν το γραφείο σας αποτελεί μέρος μεγαλύτερου επαγγελματικού χώρου, κρατήστε προσεκτικά αρχεία που δείχνουν ποιο μέρος του κόστους ανήκει στην πρακτική και ποιο μέρος σε προσωπική ή άσχετη χρήση.

2. Έκπτωση για γραφείο στο σπίτι

Πολλοί δικηγόροι εργάζονται από το σπίτι τουλάχιστον κατά ένα μέρος του χρόνου, ειδικά για σύνταξη εγγράφων, έρευνα, προγραμματισμό και διοικητικές εργασίες. Μπορεί να είναι διαθέσιμη έκπτωση για γραφείο στο σπίτι, εάν χρησιμοποιείτε ένα μέρος της κατοικίας σας τακτικά και αποκλειστικά για επαγγελματική χρήση.

Αυτό συνήθως σημαίνει ότι ο χώρος είναι αφιερωμένος στις δραστηριότητες του δικηγορικού γραφείου και δεν χρησιμοποιείται για προσωπικούς σκοπούς. Ένα ελεύθερο υπνοδωμάτιο που χρησιμοποιείται μόνο ως γραφείο μπορεί να πληροί τις προϋποθέσεις. Ένα τραπέζι κουζίνας που λειτουργεί και ως οικογενειακό τραπέζι συνήθως δεν πληροί.

Ανάλογα με την περίπτωσή σας, οι εκπιπτόμενες δαπάνες για γραφείο στο σπίτι μπορεί να περιλαμβάνουν ένα ποσοστό από:

• Ενοίκιο ή έξοδα που σχετίζονται με το στεγαστικό δάνειο
• Κοινόχρηστα
• Ασφάλεια κατοικίας ή ενοικιαστή
• Επισκευές και συντήρηση που αφορούν τον χώρο του γραφείου
• Απόσβεση ή άλλα έξοδα που σχετίζονται με το σπίτι, εφόσον ισχύει

Ορισμένοι φορολογούμενοι μπορεί επίσης να δικαιούνται μια απλοποιημένη μέθοδο υπολογισμού. Η σωστή προσέγγιση εξαρτάται από το πώς έχει οργανωθεί η πρακτική σας και από το πώς χρησιμοποιείται ο χώρος.

3. Νομικό λογισμικό και τεχνολογία

Η τεχνολογία δεν είναι πλέον προαιρετική για τα περισσότερα δικηγορικά γραφεία. Η διαχείριση υποθέσεων, η αποθήκευση εγγράφων, η νομική έρευνα, ο προγραμματισμός, η τιμολόγηση και η επικοινωνία βασίζονται σε λογισμικό και υλικό.

Συνήθεις εκπιπτόμενες δαπάνες τεχνολογίας μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Πλατφόρμες νομικής έρευνας
• Λογισμικό διαχείρισης υποθέσεων
• Συστήματα διαχείρισης γραφείου
• Συνδρομές cloud storage
• Εργαλεία ηλεκτρονικής υπογραφής
• Ασφαλές email και λογισμικό επικοινωνίας
• Υπολογιστές, εκτυπωτές, οθόνες και σαρωτές που χρησιμοποιούνται για το γραφείο
• Κόστη τηλεφώνου και internet που χρησιμοποιούνται για επαγγελματικούς σκοπούς

Αν μια συσκευή ή συνδρομή χρησιμοποιείται εν μέρει για προσωπικούς σκοπούς, γενικά θα πρέπει να εκπίπτει μόνο το επαγγελματικό μέρος. Όσο καλύτερα διαχωρίζετε την επαγγελματική από την προσωπική χρήση, τόσο ευκολότερο είναι να υποστηρίξετε την έκπτωση.

4. Γραφική ύλη, εκτυπώσεις και ταχυδρομικά έξοδα

Τα δικηγορικά γραφεία βασίζονται σε μια σταθερή ροή μικρών αλλά αναγκαίων αγορών. Αυτά τα κόστη μπορεί να φαίνονται αμελητέα μεμονωμένα, όμως αθροίζονται γρήγορα μέσα σε έναν χρόνο.

Παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Σημειωματάρια και μπλοκ
• Στυλό, φάκελοι, ετικέτες και ντοσιέ
• Χαρτί εκτυπωτή και μελάνι
• Τόνερ και γραφική ύλη
• Φάκελοι και ταχυδρομικά τέλη
• Υλικά αρχειοθέτησης
• Υλικά κατάθεσης εγγράφων στο δικαστήριο
• Κόστη σάρωσης και φωτοαντιγραφής εγγράφων

Αυτά τα καθημερινά είδη συχνά εκπίπτουν πλήρως όταν χρησιμοποιούνται για την επιχείρηση. Κρατήστε αποδείξεις και τιμολόγια, ιδιαίτερα για μεγαλύτερες εκτυπώσεις ή αποστολές που συνδέονται με υποθέσεις πελατών.

5. Συνεχιζόμενη νομική εκπαίδευση και επαγγελματική ανάπτυξη

Η ενημέρωση είναι μέρος της ιδιότητας του δικηγόρου. Τα σεμινάρια CLE και άλλα έξοδα επαγγελματικής ανάπτυξης μπορεί να εκπίπτουν όταν διατηρούν ή βελτιώνουν τις δεξιότητες που απαιτούνται για την τρέχουσα πρακτική σας.

Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει:

• Υποχρεωτικά μαθήματα CLE
• Εξειδικευμένα νομικά συνέδρια
• Εκπαίδευση σε νέα εργαλεία πρακτικής ή νομικό λογισμικό
• Επαγγελματικά βιβλία και βιβλιογραφία αναφοράς
• Webinars και κλαδικά εργαστήρια

Δεν θα πληροί κάθε εκπαιδευτικό έξοδο τις προϋποθέσεις. Εκπαίδευση που σας προετοιμάζει για νέο επάγγελμα ή νέα καριέρα μπορεί να αντιμετωπίζεται διαφορετικά από την εκπαίδευση που βελτιώνει την τρέχουσα νομική σας πρακτική. Παρ’ όλα αυτά, για πολλούς δικηγόρους, η συνεχής νομική εκπαίδευση είναι μία από τις πιο χρήσιμες εκπτώσεις που αξίζει να παρακολουθούν.

6. Δικηγορικοί σύλλογοι, άδειες και επαγγελματικές συνδρομές

Η διατήρηση της άδειας σε ισχύ είναι μέρος του κόστους λειτουργίας. Σε πολλές περιπτώσεις, τα παρακάτω στοιχεία μπορεί να εκπίπτουν:

• Ετήσιες συνδρομές στον δικηγορικό σύλλογο της πολιτείας
• Συνδρομές σε τοπικούς δικηγορικούς συλλόγους
• Συνδρομές σε εξειδικευμένες επαγγελματικές ενώσεις
• Τέλη επαγγελματικών οργανισμών που σχετίζονται με την πρακτική
• Τέλη ανανέωσης που απαιτούνται για τη διατήρηση του δικηγορικού γραφείου

Οι συνδρομές που υποστηρίζουν την ανάπτυξη της επιχείρησής σας, τη δικτύωση ή τη συνεχιζόμενη εκπαίδευση μπορούν να είναι πολύτιμες τόσο λειτουργικά όσο και φορολογικά. Όπως πάντα, κρατήστε αρχεία που δείχνουν τον σκοπό κάθε τέλους.

7. Έξοδα που σχετίζονται με πελάτες και κόστος υποστήριξης υποθέσεων

Η δικηγορική πρακτική συχνά περιλαμβάνει δαπάνες που αφορούν συγκεκριμένες υποθέσεις ή είναι απαραίτητες για την προώθηση μιας υπόθεσης. Ορισμένα από αυτά τα έξοδα μπορεί να είναι εκπιπτόμενα επαγγελματικά, ειδικά όταν δεν αποτελούν απλώς προσωπικές δαπάνες του δικηγόρου.

Ανάλογα με τη δομή του γραφείου σας και τον τρόπο τιμολόγησης των δαπανών, αυτή η κατηγορία μπορεί να περιλαμβάνει:

• Τέλη κατάθεσης στο δικαστήριο
• Τέλη επίδοσης δικογράφων
• Απομαγνητοφωνήσεις καταθέσεων
• Χρεώσεις δικαστικού γραμματέα πρακτικών
• Αμοιβές πραγματογνωμόνων
• Κόστη διαμεσολάβησης ή διαιτησίας
• Εξουσιοδοτημένη αλληλογραφία και ταχυμεταφορές
• Φωτοτυπίες, σάρωση και παραγωγή εγγράφων για συγκεκριμένη υπόθεση

Αν το γραφείο σας χρεώνει τους πελάτες για αυτά τα έξοδα, παρακολουθήστε τα προσεκτικά ώστε τα βιβλία σας να δείχνουν καθαρά τόσο τη δαπάνη όσο και την επιστροφή του ποσού. Η καθαρή λογιστική καταγραφή είναι σημαντική εδώ, επειδή ορισμένα έξοδα υποθέσεων εκπίπτουν μόνο όταν αντιμετωπίζονται σωστά στα βιβλία.

8. Ταξίδια και διαμονή

Όταν η πρακτική σας απαιτεί μετακίνηση πέρα από τον συνήθη χώρο εργασίας, τα έξοδα ταξιδιού μπορεί να εκπίπτουν, εφόσον το ταξίδι έχει κυρίως επαγγελματικό χαρακτήρα.

Συνήθεις εκπιπτόμενες δαπάνες ταξιδιού μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Αεροπορικά εισιτήρια
• Εισιτήρια τρένου ή λεωφορείου
• Χιλιόμετρα για επαγγελματική οδήγηση
• Ενοικίαση αυτοκινήτου για το ταξίδι
• Ξενοδοχεία και διαμονή
• Πάρκινγκ και διόδια
• Μεταφορές που σχετίζονται με την εργασία στον προορισμό

Για δικηγόρους, εκπιπτόμενο ταξίδι μπορεί να περιλαμβάνει μετάβαση σε δικαστήριο σε άλλη πόλη, επίσκεψη σε πελάτη, συμμετοχή σε νομικό συνέδριο ή συνάντηση με συνεπιχειρησιακό συνήγορο. Το ταξίδι πρέπει να έχει πραγματικό επαγγελματικό σκοπό και οι προσωπικές παρακάμψεις πρέπει να διαχωρίζονται από το επαγγελματικό μέρος.

Λεπτομερή αρχεία και αποδείξεις είναι απαραίτητα. Αν συνδυάζετε επαγγελματικό και προσωπικό ταξίδι, συνήθως εκπίπτει μόνο το επαγγελματικό μέρος.

9. Επαγγελματικά γεύματα

Τα γεύματα μπορεί να εκπίπτουν σε ορισμένες περιπτώσεις, αλλά αυτή η κατηγορία απαιτεί προσοχή, επειδή οι κανόνες είναι πιο περιορισμένοι απ’ όσο συχνά πιστεύεται.

Γενικά, τα επαγγελματικά γεύματα συχνά εκπίπτουν μόνο εν μέρει και πρέπει να πληρούν συγκεκριμένες προϋποθέσεις. Συνήθεις περιπτώσεις που μπορεί να πληρούνται περιλαμβάνουν:

• Γεύμα με πελάτη ή υποψήφιο πελάτη όπου συζητείται επιχειρηματικό θέμα
• Γεύματα κατά τη διάρκεια επαγγελματικού ταξιδιού μακριά από τη φορολογική σας έδρα
• Γεύματα που παρέχονται σε περιβάλλον που ικανοποιεί τους κανόνες της φορολογικής αρχής για επαγγελματικά γεύματα

Το γεύμα δεν πρέπει να είναι υπερβολικό ή πολυτελές και τα καλά αρχεία έχουν σημασία. Φυλάξτε την απόδειξη, σημειώστε ποιοι συμμετείχαν και καταγράψτε τον επαγγελματικό σκοπό.

Τα έξοδα ψυχαγωγίας γενικά δεν εκπίπτουν απλώς επειδή υπήρχε και γεύμα. Αν το δείπνο είναι κυρίως κοινωνικό ή ψυχαγωγικό, η έκπτωση μπορεί να μην είναι διαθέσιμη.

10. Τόκοι επιχειρηματικού χρέους

Πολλά δικηγορικά γραφεία χρησιμοποιούν χρηματοδότηση για να αγοράσουν εξοπλισμό, να καλύψουν λειτουργικά έξοδα ή να επεκταθούν σε νέο χώρο γραφείου. Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι τόκοι που καταβάλλονται για επιχειρηματικό δανεισμό μπορεί να εκπίπτουν.

Αυτό μπορεί να ισχύει για:

• Δάνεια που χρησιμοποιούνται για την αγορά επαγγελματικού εξοπλισμού
• Χρηματοδότηση για διαμόρφωση γραφείου
• Δανεισμό που χρησιμοποιείται για λειτουργία ή ανάπτυξη
• Τόκους επιχειρηματικών πιστωτικών γραμμών, εφόσον χρησιμοποιούνται σωστά για το γραφείο

Το κεφάλαιο μιας δόσης δανείου δεν εκπίπτει ως τόκος, αλλά το τμήμα των τόκων μπορεί να εκπίπτει, ανάλογα με τη χρήση του δανείου. Τα σωστά αρχεία δανείου είναι σημαντικά, ειδικά αν το χρέος χρησιμοποιείται μεικτά για επαγγελματικούς και προσωπικούς σκοπούς.

11. Μάρκετινγκ, ιστοσελίδα και κόστη δικτύωσης

Ένα δικηγορικό γραφείο δεν μπορεί να αναπτυχθεί χωρίς προβολή. Τα έξοδα μάρκετινγκ που βοηθούν στην προσέλκυση και διατήρηση πελατών συχνά εκπίπτουν όταν είναι συνήθη και αναγκαία για την πρακτική.

Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει:

• Σχεδιασμό και φιλοξενία ιστοσελίδας
• Εργασίες βελτιστοποίησης για τις μηχανές αναζήτησης
• Διαφημίσεις στο διαδίκτυο
• Επαγγελματικές κάρτες και φυλλάδια
• Χορηγίες σε επαγγελματικές εκδηλώσεις
• Συνδρομές δικτύωσης που συνδέονται με την επιχείρηση
• Φωτογράφιση, branding και δημιουργία περιεχομένου για την προβολή του γραφείου

Μια επαγγελματική ιστοσελίδα και μια καθαρή διαδικτυακή παρουσία είναι ιδιαίτερα σημαντικές για μικρά γραφεία και μόνος δικηγόρους. Αυτά τα κόστη δεν είναι απλώς επενδύσεις μάρκετινγκ. Συχνά αποτελούν μέρος της βασικής υποδομής μιας σύγχρονης πρακτικής.

Συμβουλές τήρησης αρχείων που κάνουν τις εκπτώσεις πιο εύκολες

Η ισχυρότερη έκπτωση είναι αυτή που μπορείτε να τεκμηριώσετε. Η καλή τήρηση αρχείων σας βοηθά να απαντάτε γρήγορα σε ερωτήσεις και μειώνει το άγχος αν χρειαστεί ποτέ να υποστηρίξετε μια φορολογική δήλωση.

Ένα πρακτικό σύστημα πρέπει να περιλαμβάνει:

• Ξεχωριστούς τραπεζικούς λογαριασμούς για την επιχείρηση και τα προσωπικά έξοδα
• Επαγγελματική πιστωτική κάρτα για τα έξοδα του γραφείου
• Ψηφιακά αντίγραφα αποδείξεων και τιμολογίων
• Μηνιαία ρουτίνα λογιστικής παρακολούθησης
• Καθαρή επισήμανση για επιστρεπτέα έξοδα πελατών
• Ημερολόγια χιλιομέτρων για επαγγελματικά ταξίδια
• Σημειώσεις που περιγράφουν τον επαγγελματικό σκοπό γευμάτων και ταξιδιών

Αν εξακολουθείτε να αναμιγνύετε επαγγελματικές και προσωπικές δαπάνες, η έγκαιρη διόρθωση θα σας εξοικονομήσει χρόνο αργότερα. Όσο πιο καθαρά είναι τα βιβλία σας, τόσο ευκολότερο γίνεται να εντοπίζετε τις νόμιμες εκπτώσεις.

Γιατί έχει σημασία η δομή της οντότητας

Η επιχειρηματική σας δομή επηρεάζει τον τρόπο λειτουργίας του γραφείου, τον τρόπο που πληρώνετε τον εαυτό σας και τον τρόπο που παρακολουθείτε τα έξοδα. Πολλοί δικηγόροι ξεκινούν με μια σαφή νομική οντότητα ώστε τα οικονομικά της επιχείρησης να διαχωρίζονται ευκολότερα από τα προσωπικά οικονομικά.

Αυτό βοηθά σε:

• Τήρηση βιβλίων
• Προετοιμασία φορολογικής δήλωσης
• Διαχείριση ευθύνης
• Επαγγελματική αξιοπιστία
• Πιο καθαρή τεκμηρίωση για εκπτώσεις

Η Zenind βοηθά δικηγόρους και άλλους ιδρυτές να συστήνουν και να διατηρούν επιχειρηματικές οντότητες στις ΗΠΑ με έμφαση στη συμμόρφωση. Αν ξεκινάτε ένα solo practice ή τυποποιείτε ένα υπάρχον γραφείο, η σωστή δομή μπορεί να κάνει πιο εύκολη τη διαχείριση της επιχειρηματικής πλευράς του δικηγορικού σας γραφείου.

Η ουσία

Οι δικηγόροι συχνά ξοδεύουν σημαντικά ποσά για τα εργαλεία, τα ταξίδια, την εκπαίδευση και την υποδομή που απαιτούνται για να εξυπηρετούν σωστά τους πελάτες τους. Πολλά από αυτά τα κόστη μπορεί να εκπίπτουν όταν είναι συνήθη, αναγκαία και σωστά τεκμηριωμένα.

Εστιάστε στα έξοδα που υποστηρίζουν άμεσα την πρακτική σας, κρατήστε καθαρά αρχεία και ελέγχετε τα βιβλία σας τακτικά. Με ένα πειθαρχημένο σύστημα σε εφαρμογή, μπορείτε να μειώσετε τις εκπλήξεις κατά τη φορολογική περίοδο και να κρατήσετε περισσότερα από όσα κερδίζει το γραφείο σας.

Αν δημιουργείτε ή αναδιαρθρώνετε το δικηγορικό σας γραφείο, η Zenind μπορεί να σας βοηθήσει να χτίσετε τη νομική βάση της επιχείρησης, ώστε να υποστηρίζεται καλύτερη οργάνωση, πιο καθαρά αρχεία και μακροπρόθεσμη συμμόρφωση.