11 khoản khấu trừ thuế thông minh cho luật sư: Hướng dẫn thực tiễn cho các văn phòng luật

Vận hành một văn phòng luật đồng nghĩa với việc phải cân bằng giữa công việc với khách hàng, thời hạn, chi phí vận hành và tuân thủ. Việc lập kế hoạch thuế rất dễ bị đẩy xuống cuối danh sách ưu tiên, nhưng đây lại là một trong những phần quan trọng nhất để bảo vệ biên lợi nhuận của công ty.

Tin tốt là nhiều chi phí kinh doanh thông thường và cần thiết có thể được khấu trừ nếu được ghi nhận đúng và gắn với hoạt động hành nghề của bạn. Dù bạn là luật sư hành nghề cá nhân, một công ty hợp danh nhỏ hay một hãng luật đang phát triển, việc biết những khoản chi nào thường có thể được khấu trừ sẽ giúp bạn tổ chức tốt hơn và tránh bỏ sót tiền bạc.

Hướng dẫn này sẽ đi qua 11 khoản khấu trừ thuế thông minh mà luật sư nên biết, cùng với các mẹo lưu trữ hồ sơ thực tế để mùa thuế bớt căng thẳng hơn.

Lưu ý quan trọng: Quy định thuế có thể thay đổi và các khoản khấu trừ còn phụ thuộc vào tình huống cụ thể cũng như cấu trúc pháp nhân của bạn. Hãy xem bài viết này như một hướng dẫn chung và xác nhận chi tiết với chuyên gia thuế đủ điều kiện.

1. Tiền thuê văn phòng, tiện ích và chi phí không gian làm việc

Nếu văn phòng luật của bạn thuê mặt bằng, nhiều chi phí liên quan thường được xem là chi phí vận hành kinh doanh thông thường. Những chi phí này có thể bao gồm:

• Tiền thuê văn phòng
• Điện và sưởi
• Dịch vụ Internet dùng cho hoạt động hành nghề
• Nước và các tiện ích khác liên quan đến tòa nhà
• Dịch vụ vệ sinh và bảo trì
• Nội thất văn phòng sử dụng cho mục đích kinh doanh

Tiêu chí quan trọng là khoản chi đó phải là chi phí thông thường và cần thiết để vận hành hoạt động hành nghề. Một văn phòng ở trung tâm thành phố, văn phòng dùng chung hoặc một địa điểm phụ dùng để gặp khách hàng đều có thể tạo ra chi phí kinh doanh được khấu trừ nếu được sử dụng riêng cho công việc của công ty.

Nếu văn phòng của bạn nằm trong một không gian thương mại lớn hơn, hãy lưu giữ hồ sơ cẩn thận để cho thấy phần chi phí nào thuộc về hoạt động hành nghề và phần nào thuộc về mục đích cá nhân hoặc mục đích không liên quan.

2. Khấu trừ văn phòng tại nhà

Nhiều luật sư hiện làm việc tại nhà ít nhất một phần thời gian, đặc biệt cho việc soạn thảo, nghiên cứu, sắp xếp lịch và công việc hành chính. Khoản khấu trừ văn phòng tại nhà có thể được áp dụng nếu bạn sử dụng một phần ngôi nhà thường xuyên và riêng biệt cho hoạt động kinh doanh.

Điều đó thường có nghĩa là không gian này được dành riêng cho các hoạt động của văn phòng luật và không dùng cho mục đích cá nhân. Một phòng ngủ trống chỉ dùng làm văn phòng có thể đủ điều kiện. Nhưng một bàn bếp vừa là nơi ăn uống của gia đình thường thì không.

Tùy vào tình huống, các chi phí văn phòng tại nhà có thể được khấu trừ bao gồm một phần của:

• Tiền thuê nhà hoặc chi phí liên quan đến thế chấp
• Tiện ích
• Bảo hiểm chủ nhà hoặc bảo hiểm người thuê nhà
• Sửa chữa và bảo trì gắn với khu vực văn phòng
• Khấu hao hoặc các chi phí liên quan đến nhà, nếu áp dụng

Một số người nộp thuế cũng có thể đủ điều kiện áp dụng phương pháp tính đơn giản. Cách tiếp cận phù hợp phụ thuộc vào cấu trúc hoạt động của bạn và cách bạn sử dụng không gian đó.

3. Phần mềm và công nghệ pháp lý

Công nghệ không còn là lựa chọn đối với hầu hết các văn phòng luật. Quản lý hồ sơ vụ việc, lưu trữ tài liệu, nghiên cứu pháp lý, lên lịch, lập hóa đơn và liên lạc đều phụ thuộc vào phần mềm và phần cứng.

Các khoản chi công nghệ thường có thể được khấu trừ bao gồm:

• Nền tảng nghiên cứu pháp lý
• Phần mềm quản lý hồ sơ vụ việc
• Hệ thống quản lý hoạt động hành nghề
• Gói lưu trữ đám mây
• Công cụ ký điện tử
• Phần mềm email và liên lạc bảo mật
• Máy tính, máy in, màn hình và máy quét dùng cho công ty
• Chi phí điện thoại và Internet dùng cho công việc

Nếu một thiết bị hoặc gói thuê bao được dùng một phần cho mục đích cá nhân, thông thường chỉ nên khấu trừ phần sử dụng cho kinh doanh. Bạn càng tách bạch rõ giữa mục đích kinh doanh và cá nhân thì càng dễ bảo vệ khoản khấu trừ đó.

4. Văn phòng phẩm, in ấn và bưu phí

Các văn phòng luật phụ thuộc vào một dòng chi phí nhỏ nhưng cần thiết. Những khoản này có thể trông không đáng kể từng món, nhưng cộng lại rất nhanh trong cả năm.

Ví dụ gồm:

• Giấy ghi chú pháp lý và sổ tay
• Bút, bìa hồ sơ, nhãn và còng kẹp tài liệu
• Giấy in và mực in
• Mực in laser và văn phòng phẩm
• Phong bì và bưu phí
• Dụng cụ lưu trữ hồ sơ
• Tài liệu nộp tòa án
• Chi phí quét và sao chụp tài liệu

Những vật dụng hằng ngày này thường được khấu trừ toàn bộ khi dùng cho hoạt động kinh doanh. Hãy giữ biên lai và hóa đơn, đặc biệt với các đợt in ấn hoặc gửi thư số lượng lớn liên quan đến hồ sơ khách hàng.

5. Đào tạo pháp lý liên tục và phát triển chuyên môn

Cập nhật kiến thức là một phần của nghề luật sư. Các khóa CLE, hội thảo và các chi phí phát triển chuyên môn khác có thể được khấu trừ khi chúng duy trì hoặc cải thiện kỹ năng cần thiết cho lĩnh vực hành nghề hiện tại của bạn.

Điều đó có thể bao gồm:

• Các khóa CLE bắt buộc
• Hội nghị pháp lý chuyên sâu
• Đào tạo về công cụ hành nghề mới hoặc phần mềm pháp lý
• Sách chuyên ngành và tài liệu tham khảo
• Webinar và hội thảo ngành

Không phải mọi khoản chi cho giáo dục đều đủ điều kiện. Đào tạo nhằm chuẩn bị cho một nghề hoặc hướng đi mới có thể được xử lý khác với giáo dục giúp cải thiện hoạt động hành nghề hiện tại của bạn. Tuy vậy, với nhiều luật sư, đào tạo pháp lý liên tục là một trong những khoản khấu trừ hữu ích nhất để theo dõi.

6. Phí đoàn luật sư, giấy phép và hội phí chuyên môn

Giữ cho giấy phép của bạn còn hiệu lực là một phần của chi phí kinh doanh. Trong nhiều trường hợp, các khoản sau có thể được khấu trừ:

• Phí đoàn luật sư cấp bang
• Phí hội luật sư địa phương
• Phí thành viên các hiệp hội chuyên ngành
• Phí của các tổ chức chuyên môn liên quan đến hành nghề
• Phí gia hạn bắt buộc để duy trì hoạt động hành nghề

Các hội viên hỗ trợ phát triển kinh doanh, kết nối nghề nghiệp hoặc đào tạo liên tục có thể hữu ích cả về mặt vận hành lẫn thuế. Như mọi khi, hãy lưu hồ sơ thể hiện mục đích của từng khoản phí.

7. Chi phí liên quan đến khách hàng và chi phí hỗ trợ vụ việc

Hành nghề luật thường bao gồm những khoản chi cụ thể cho từng vụ hoặc có thể được hoàn lại, cần thiết để đưa một hồ sơ tiến triển. Một số chi phí này có thể là chi phí kinh doanh được khấu trừ, đặc biệt khi chúng không chỉ là chi phí cá nhân của luật sư.

Tùy vào cấu trúc công ty và cách bạn lập hóa đơn cho khách hàng, nhóm chi phí này có thể bao gồm:

• Phí nộp hồ sơ tòa án
• Phí tống đạt
• Bản ghi lời khai
• Phí thư ký tòa án
• Phí nhân chứng chuyên gia
• Chi phí hòa giải hoặc trọng tài
• Phí thư bảo đảm và chuyển phát nhanh
• Chi phí sao chụp, quét và chuẩn bị tài liệu cho một vụ việc

Nếu công ty của bạn tính lại các khoản này cho khách hàng, hãy theo dõi cẩn thận để sổ sách thể hiện rõ cả chi phí lẫn khoản hoàn trả. Kế toán rõ ràng là rất quan trọng ở đây vì một số chi phí vụ việc chỉ được khấu trừ khi được ghi nhận đúng trên sổ sách.

8. Đi lại và lưu trú

Khi hoạt động hành nghề đưa bạn ra ngoài địa điểm làm việc thông thường, chi phí đi lại có thể được khấu trừ nếu chuyến đi chủ yếu phục vụ công việc.

Các chi phí đi lại thường có thể được khấu trừ bao gồm:

• Vé máy bay
• Vé tàu hoặc xe buýt
• Số kilomet di chuyển cho mục đích kinh doanh
• Xe thuê dùng cho chuyến đi
• Khách sạn và lưu trú
• Phí đỗ xe và phí cầu đường
• Phương tiện di chuyển phục vụ công việc tại nơi đến

Đối với luật sư, việc đi công tác có thể bao gồm đến tòa án ở thành phố khác, gặp khách hàng, tham dự hội nghị pháp lý hoặc gặp đồng sự. Chuyến đi phải có mục đích kinh doanh thực sự, và các chuyến đi cá nhân kèm theo nên được tách riêng khỏi phần công việc.

Nhật ký chi tiết và biên lai là rất cần thiết. Nếu bạn kết hợp đi công tác và đi cá nhân, thông thường chỉ phần liên quan đến kinh doanh mới được khấu trừ.

9. Bữa ăn kinh doanh

Chi phí bữa ăn trong một số trường hợp có thể được khấu trừ, nhưng đây là nhóm cần theo dõi cẩn thận vì quy định chặt chẽ hơn nhiều người tưởng.

Thông thường, bữa ăn kinh doanh chỉ được khấu trừ một phần và phải đáp ứng các yêu cầu cụ thể. Những tình huống đủ điều kiện phổ biến gồm:

• Bữa ăn với khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng có thảo luận công việc
• Bữa ăn trong chuyến công tác xa nơi làm việc thuế của bạn
• Bữa ăn được cung cấp trong bối cảnh đáp ứng quy định của IRS về bữa ăn kinh doanh

Bữa ăn không nên quá xa hoa hoặc phô trương, và hồ sơ đầy đủ là rất quan trọng. Hãy giữ biên lai, ghi tên những người tham gia và ghi lại mục đích kinh doanh.

Chi phí giải trí thường không được khấu trừ chỉ vì có kèm bữa ăn. Nếu bữa tối của bạn chủ yếu mang tính xã hội hoặc giải trí, khoản khấu trừ có thể không áp dụng.

10. Lãi vay trên nợ kinh doanh

Nhiều văn phòng luật sử dụng vốn vay để mua thiết bị, trang trải chi phí vận hành hoặc mở rộng sang văn phòng mới. Trong một số trường hợp, phần lãi trả trên nợ kinh doanh có thể được khấu trừ.

Điều này có thể áp dụng cho:

• Khoản vay dùng để mua thiết bị kinh doanh
• Tài trợ cho việc hoàn thiện văn phòng
• Vốn vay dùng cho hoạt động hoặc tăng trưởng
• Lãi trên hạn mức tín dụng kinh doanh, nếu được dùng đúng cho công ty

Phần gốc của khoản thanh toán khoản vay không được khấu trừ như lãi, nhưng phần lãi có thể được khấu trừ tùy theo mục đích sử dụng khoản nợ. Hồ sơ khoản vay rõ ràng là rất quan trọng, đặc biệt nếu khoản nợ được dùng lẫn giữa mục đích kinh doanh và cá nhân.

11. Chi phí marketing, website và kết nối quan hệ

Một văn phòng luật không thể phát triển nếu không có sự hiện diện. Chi phí marketing giúp bạn thu hút và giữ chân khách hàng thường có thể được khấu trừ khi chúng là chi phí thông thường và cần thiết cho hoạt động hành nghề.

Điều đó có thể bao gồm:

• Thiết kế và lưu trữ website
• Công việc tối ưu hóa công cụ tìm kiếm
• Quảng cáo trực tuyến
• Danh thiếp và brochure
• Tài trợ cho các sự kiện chuyên môn
• Phí hội nhóm kết nối gắn với hoạt động kinh doanh
• Chụp ảnh, xây dựng thương hiệu và tạo nội dung để quảng bá công ty

Một website chuyên nghiệp và sự hiện diện trực tuyến rõ ràng đặc biệt quan trọng đối với các công ty nhỏ và luật sư hành nghề cá nhân. Những chi phí này không chỉ là khoản đầu tư marketing. Chúng thường là một phần của hạ tầng cơ bản trong một hoạt động hành nghề hiện đại.

Mẹo lưu trữ hồ sơ giúp khấu trừ dễ dàng hơn

Khoản khấu trừ mạnh nhất là khoản bạn có thể chứng minh. Việc lưu trữ hồ sơ tốt giúp bạn trả lời câu hỏi nhanh hơn và giảm căng thẳng nếu cần giải trình tờ khai.

Một hệ thống thực tế nên bao gồm:

• Tách riêng tài khoản ngân hàng cá nhân và doanh nghiệp
• Dùng thẻ tín dụng doanh nghiệp cho chi phí của công ty
• Lưu bản sao điện tử của biên lai và hóa đơn
• Duy trì thói quen ghi sổ hàng tháng
• Gắn nhãn rõ ràng cho các khoản chi hoàn lại của khách hàng
• Nhật ký số kilomet cho các chuyến đi công tác
• Ghi chú mô tả mục đích kinh doanh của bữa ăn và chuyến đi

Nếu bạn vẫn đang dùng lẫn giữa chi tiêu kinh doanh và cá nhân, xử lý sớm sẽ tiết kiệm thời gian về sau. Sổ sách càng sạch, việc xác định các khoản khấu trừ hợp lệ càng dễ.

Vì sao cấu trúc pháp nhân quan trọng

Cấu trúc doanh nghiệp ảnh hưởng đến cách bạn vận hành công ty, cách bạn tự trả lương và cách bạn theo dõi chi phí. Nhiều luật sư bắt đầu với một pháp nhân rõ ràng để tài chính doanh nghiệp dễ tách biệt hơn với tài chính cá nhân.

Sự tách biệt đó giúp ích cho:

• Ghi sổ kế toán
• Chuẩn bị thuế
• Quản lý trách nhiệm pháp lý
• Uy tín chuyên nghiệp
• Tài liệu chứng minh khoản khấu trừ rõ ràng hơn

Zenind hỗ trợ luật sư và các nhà sáng lập khác thành lập và duy trì pháp nhân kinh doanh tại Hoa Kỳ với trọng tâm là tuân thủ. Nếu bạn đang khởi động một văn phòng luật cá nhân hoặc chính thức hóa một thực hành hiện có, cấu trúc phù hợp có thể giúp phần vận hành doanh nghiệp của văn phòng luật trở nên dễ quản lý hơn.

Kết luận

Luật sư thường chi nhiều cho các công cụ, đi lại, đào tạo và hạ tầng cần thiết để phục vụ khách hàng tốt. Nhiều khoản chi đó có thể được khấu trừ khi chúng là chi phí thông thường, cần thiết và được ghi nhận đúng.

Hãy tập trung vào các khoản chi trực tiếp hỗ trợ hoạt động hành nghề, giữ hồ sơ sạch sẽ và rà soát sổ sách thường xuyên. Với một hệ thống kỷ luật, bạn có thể giảm bất ngờ vào mùa thuế và giữ lại nhiều hơn những gì văn phòng của bạn kiếm được.

Nếu bạn đang xây dựng hoặc tái cấu trúc văn phòng luật của mình, Zenind có thể giúp bạn hình thành nền tảng doanh nghiệp hỗ trợ tổ chức tốt hơn, hồ sơ rõ ràng hơn và tuân thủ lâu dài hơn.