15 данъчни грешки, които фирмите трябва да избягват през данъчния сезон

Данъчният сезон е един от най-важните периоди в бизнес календара. Той е и едно от най-лесните времена да се допуснат скъпи грешки. Пропуснат срок, слабо документиран разход или неправилна класификация на работещите могат да доведат до глоби, забавени възстановявания, ненужни данъци или допълнителен стрес, който остава дълго след подаването.

За основатели, собственици на малък бизнес и развиващи се компании най-добрият подход не е да се бърза през данъчния сезон. По-добре е да се подготвяте за него през цялата година. Това означава да водите изрядни записи, да разбирате данъчните задължения на вашето дружество, да отделяте личните и бизнес финанси и да знаете кога да потърсите професионална помощ.

Това ръководство разглежда 15 често срещани данъчни грешки, които фирмите трябва да избягват, заедно с практични стъпки за по-добра организация и съответствие. Независимо дали управлявате LLC, корпорация или партньорство, тези основи могат да спестят време и пари, като същевременно ви помогнат да се съсредоточите върху растежа.

Защо данъчните грешки са важни

Някои данъчни грешки са дребни и лесни за коригиране. Други могат да предизвикат верига от проблеми. Една единствена грешка може да доведе до коригирани декларации, закъснителни такси, лихви или въпроси от IRS или държавни данъчни агенции. В по-сериозни случаи повтарящите се грешки могат да увеличат риска от проверка или да усложнят задълженията по заплати и данък върху продажбите.

За собственика на бизнес данъчното съответствие не е просто подаване на формуляри. То е поддържане на стабилна финансова основа. Когато вашето счетоводство, заплати, декларации и корпоративни записи са синхронизирани, данъчният сезон се превръща в рутинен бизнес процес, а не в извънредна ситуация.

1. Неводене на точна документация

Доброто данъчно подаване започва със силно водене на записи. Ако вашите касови бележки, фактури, банкови извлечения и счетоводни отчети са непълни или разхвърляни, става много по-трудно да отчетете правилно приходите и разходите.

Точните записи ви помагат да:

• Проследявате приспадаеми бизнес разходи
• Отделяте бизнес транзакциите от личните разходи
• Съгласувате банкови и картови операции
• Подкрепяте сумите, декларирани в данъчните декларации
• Отговаряте бързо, ако по-късно възникнат въпроси

Най-добрата практика е да поддържате записите през цялата година, а не само по време на данъчния сезон. Използвайте счетоводен софтуер, сканирайте касови бележки веднага щом ги получите и съгласувайте книгите си редовно.

2. Смесване на лични и бизнес финанси

Една от най-лесно предотвратимите данъчни грешки е използването на една и съща банкова сметка или кредитна карта за лични и бизнес разходи. Това създава объркване, затруднява счетоводството и може да отслаби защитата на отговорността, която много основатели очакват при създаване на LLC или корпорация.

Дръжте отделни сметки за бизнеса и изградете прост процес за възстановяване на разходи, ако някога платите фирмен разход лично. Ясното разделение прави данъчната подготовка по-бърза и по-точна.

3. Пропускане на срокове за подаване

Данъчните срокове са важни. Пропускането на федерален, щатски или местен срок може да доведе до глоби и лихви, дори ако фирмата в крайна сметка дължи малко или никакъв данък.

Сроковете могат да се различават според типа на дружеството, задълженията по заплати, регистрацията по щати и това дали бизнесът работи в няколко юрисдикции. Създайте календар, който включва:

• Срокове за подаване на данъчни декларации за доходите
• Дати за авансови данъчни плащания
• Графици за подаване на декларации по заплати
• Срокове за подаване на декларации по данък върху продажбите
• Срокове за годишен отчет или франчайз данък

Ако бизнесът ви оперира в повече от един щат, следенето на сроковете става още по-важно.

4. Неправилна класификация на работещите

Класификацията на работещите е сериозен данъчен риск. Третирането на служител като независим изпълнител или обратно може да доведе до проблеми със заплатите, глоби и доплащане на данъци.

Ключовият въпрос не е как човек предпочита да бъде плащан. Важно е как всъщност функционира трудовото отношение. Факторите често включват:

• Степента на контрол върху начина на извършване на работата
• Дали работещият осигурява свои инструменти или оборудване
• Дали отношенията са постоянни или по проект
• Дали бизнесът контролира работното време или графика

Ако не сте сигурни дали даден работещ трябва да бъде класифициран като служител, потърсете професионална помощ, преди да вземете решения за заплати или подаване.

5. Пренебрегване на приспадаемите разходи

Фирмите често оставят пари на масата, като не заявяват законни данъчни облекчения. Често срещани примери могат да включват софтуерни абонаменти, офис консумативи, бизнес застраховка, професионални такси, маркетингови разходи, наем, комунални услуги, пътувания и определени стартови разходи.

Ключът е да документирате правилно разходите и да се уверите, че те са обичайни и необходими за бизнеса. Надценяването на приспаданията е също толкова рисковано, колкото и пропускането им. Пазете ясни доказателства за всеки разход и класифицирайте последователно разходите в счетоводната си система.

6. Пренебрегване на авансовите данъци

Много собственици на бизнес, особено тези с pass-through структури, трябва да правят авансови данъчни плащания през годината. Изчакването до данъчния сезон, за да мислите за данъци, може да доведе до голяма и неочаквана сметка.

Авансовите плащания помагат данъчната тежест да се разпредели през годината и могат да намалят наказанията за недостатъчно платени суми. Ако доходът ви е променлив, преглеждайте числата си на всяко тримесечие, за да можете да коригирате плащанията, преди разликата да стане твърде голяма.

7. Забравяне за данъците върху заплатите

Ако бизнесът ви има служители, спазването на правилата за данъци върху заплатите не е по избор. Работодателите обикновено трябва да удържат и превеждат правилните федерални, щатски и местни данъци, както и да плащат работодателската част от данъците върху заплатите, когато това е приложимо.

Често срещани грешки при заплатите включват:

• Закъснели депозити
• Неправилни изчисления на възнагражденията
• Неподаване навреме на декларации по заплати
• Грешно отчитане на бонуси или възстановени разходи
• Неточна информация за служителите

Грешките в заплатите могат да бъдат скъпи, защото засягат както компанията, така и работника. Използвайте надежден процес за обработка на заплати и преглеждайте отчетите редовно.

8. Пренебрегване на задълженията по данък върху продажбите

Правилата за данък върху продажбите могат да бъдат сложни, защото се различават по щати и понякога по град или окръг. Фирмите, които продават облагаеми стоки или услуги, може да трябва да се регистрират, събират, подават и превеждат данък върху продажбите в една или повече юрисдикции.

Онлайн продавачите трябва да обръщат специално внимание на правилата за nexus, задълженията за събиране през пазарни платформи и изискванията за подаване в няколко щата. Ако бизнесът ви се разширява в нови щати, преразгледайте своевременно задълженията си по данък върху продажбите.

9. Избор на неподходяща структура на бизнес субекта

Структурата на вашето дружество влияе върху това как се облага бизнесът ви, как се водят записите и какви декларации се изискват. Едноличният търговец, LLC, S корпорацията и C корпорацията могат да водят до различни данъчни резултати.

Правилната структура зависи от фактори като:

• Брой собственици
• Ниво на печалба
• Щат на учредяване
• Нужди от заплати
• Планове за растеж
• Цели за инвеститори

Ако бизнесът ви е нараснал от момента на създаването, може би е време да прецените дали настоящата структура все още е подходяща. Zenind помага на основатели да учредяват и поддържат бизнес субекти в САЩ с документите и помощта по съответствие, от които се нуждаят, за да останат организирани от самото начало.

10. Пропускане на щатски и местни декларации

Федералните данъчни декларации са само част от картината. Много фирми дължат и годишни отчети, франчайз данъци, business privilege taxes или щатски информационни декларации.

Тези задължения лесно се пропускат, защото често не изглеждат като традиционни декларации за доходи. Едно дружество може да е изрядно на федерално ниво, но все пак да бъде санкционирано на щатско ниво, ако пропусне отделно изискване за подаване.

Преглеждайте контролния списък за щатско съответствие поне веднъж годишно, особено ако работите в повече от един щат.

11. Неподдържане на корпоративно съответствие

Данъчният сезон е добър напомнящ момент, че бизнес съответствието е по-широко от подаването на данъчни декларации. LLC и корпорациите често трябва да спазват годишни отчети, изисквания за регистриран агент, вътрешни записи и щатски задължения за поддръжка.

Ако тези задачи се пренебрегват, бизнесът може да понесе закъснителни такси или административни проблеми, които да засегнат данъчното и правното му състояние. Ясен календар за съответствие помага да се предотвратят тези проблеми, преди да станат скъпи.

12. Негласуване на счетоводството преди подаване

Твърде много фирми разчитат на годишни предположения вместо на изрядно счетоводство. Ако счетоводните ви записи не съвпадат с банковата ви активност, отчетите за заплати или данните от платежните платформи, данъчната ви декларация може да бъде неточна.

Преди подаване съгласувайте:

• Банкови сметки
• Кредитни карти
• Отчети за заплати
• Платформи за продажби
• Документи по заеми
• Записи от платежни процесори

Съгласуването намалява риска от грешки в отчитането и ви помага да откриете липсващи транзакции навреме.

13. Забравяне на амортизацията и проследяването на активи

Големи покупки като оборудване, компютри, превозни средства и мебели може да не се третират по същия начин като обикновените разходи. В зависимост от актива може да се наложи да капитализирате и амортизирате стойността му във времето.

Ако не проследявате правилно дълготрайните активи, това може да изкриви счетоводството и данъчните ви декларации. Водете отделен регистър на активите, който включва дата на покупка, цена, полезен живот и информация за извеждане от употреба.

14. Подаване без финална проверка за грешки

Бързането към подаване без последна проверка е често срещана и скъпа грешка. Дори прости правописни или технически грешки могат да доведат до забавяне на обработката или известия от данъчните органи.

Преди подаване проверете:

• EIN и официалното име на бизнеса
• Тип на дружеството и данъчна година
• Общи приходи
• Категории разходи
• Данни за заплати
• Данни за щатска регистрация
• Информация за банковата сметка за плащания или възстановявания

Кратка проверка може да предотврати лесно избегнати проблеми по-късно.

15. Прекалено дълго изчакване за професионална помощ

Много собственици на бизнес се опитват да се справят сами, докато данъчният сезон не стане прекалено натоварващ. До този момент може вече да е твърде късно да се поправят пропуските в документацията или да се оптимизира стратегията за подаване.

Професионалната помощ е особено ценна, ако:

• Операрате в повече от един щат
• Имате служители или независими изпълнители
• Наскоро сте учредили или променили структурата на дружеството си
• Имате нужда от помощ с авансови плащания
• Не сте сигурни кои приспадания са приложими
• Подготвяте се за растеж или набиране на капитал

Подкрепата от правилния партньор за учредяване и съответствие може да направи голяма разлика. Zenind помага на собствениците на бизнес да останат организирани с учредяване на LLC, услуги на регистриран агент, инструменти за съответствие и подкрепа, която държи основните подавания по график.

Как да се подготвяте за данъчния сезон през цялата година

Избягването на данъчни грешки е по-лесно, когато изградите проста рутина за съответствие и я поддържате през цялата година. Един практичен процес трябва да включва:

• Месечно счетоводство и съгласуване
• Отделно бизнес банкиране
• Процес за съхранение на документи за касови бележки и данъчни формуляри
• Тримесечни данъчни прегледи
• Контролни списъци за заплати и данък върху продажбите
• Напомняния в календара за годишни декларации и щатски задължения

Целта не е съвършенство. Целта е последователност. Фирмите, които поддържат актуалност през цялата година, рядко се чувстват претоварени, когато започне периодът на подаване.

Финални мисли

Данъчните грешки са често срещани, но не са неизбежни. С правилните системи повечето фирми могат да намалят грешките при подаване, да избегнат глоби и да задържат повече от това, което печелят.

Започнете с основите: точни записи, разделени финанси, правилна класификация на работещите, навременни подавания и ясно разбиране за задълженията на вашето дружество. След това добавете редовни прегледи, така че малките проблеми да не се превръщат в скъпи затруднения.

Ако учредявате нов бизнес или подобрявате съответствието на съществуващ, Zenind може да ви помогне да останете организирани и фокусирани върху растежа, докато административната страна на собствеността е под контрол.