Основи на данъците за малкия бизнес за нови собственици на бизнес в САЩ

Стартирането на бизнес в Съединените щати означава много повече от това да изберете име и да подадете документите за учредяване. След като компанията ви започне да работи, данъците стават част от ежедневните операции. За много собственици именно тук започва объркването.

Добрата новина е, че данъците за малкия бизнес стават много по-лесни за управление, когато разбирате основите. Точните данъци, които вашият бизнес дължи, зависят от типа на юридическото лице, местоположението, индустрията, структурата на заплатите и модела на приходите, но основните отговорности са сходни: да се регистрирате правилно, да водите изрядна отчетност, да следите приходите и разходите и да подавате правилните формуляри навреме.

Това ръководство обяснява основните данъчни концепции, които всеки нов собственик на бизнес трябва да познава. То е насочено към предприемачи в САЩ, които искат практичен преглед, преди да разговарят с данъчен специалист или да организират вътрешните си счетоводни процеси.

Защо данъците за малкия бизнес са важни

Данъците засягат почти всеки аспект на бизнеса:

• Те влияят върху начина, по който структурирате компанията си.
• Те определят колко средства ще заделяте от приходите.
• Те оформят какви документи трябва да съхранявате.
• Те влияят върху решенията ви за наемане на персонал и организацията на заплатите.
• Те могат да доведат до санкции, ако пропуснете подавания или плащания.

Бизнес, който пренебрегва данъците, бързо може да се сблъска с проблеми с паричните потоци, несъответствие с изискванията и административни затруднения. Бизнес, който планира отрано, може да работи много по-уверено.

Започнете с правната структура на бизнеса

Вашата правна структура играе основна роля за това как се облага бизнесът ви.

Едноличен търговец

Едноличният търговец е най-простата структура. Приходите на бизнеса обикновено преминават към собственика, който ги декларира в личната си данъчна декларация. Тази простота може да е привлекателна, но може да предлага по-малко разделение между личните и бизнес финанси.

Партньорство

Партньорството обикновено включва двама или повече собственици. Бизнесът обикновено подава информативна декларация, а собствениците декларират своя дял от дохода в личните си декларации. Ясните споразумения за собственост и добрата отчетност са особено важни тук.

LLC

Дружеството с ограничена отговорност е гъвкаво. За данъчни цели LLC може да се третира като едноличен търговец, партньорство или корпорация в зависимост от структурата му и от това как избере да бъде облагано. Именно тази гъвкавост е една от причините много основатели да избират LLC при учредяване.

Корпорация

Корпорацията по принцип се облага отделно от своите собственици, освен ако не отговаря на определен данъчен режим. Корпорациите изискват повече формалности, но също така могат да предоставят полезни възможности за растеж, наемане на персонал и данъчно планиране.

Ако все още избирате структура, Zenind може да помогне с процеса по учредяване, така че да изградите стабилна правна основа, преди да преминете към данъчната настройка.

Федерални данъци, с които малките бизнеси най-често се сблъскват

Повечето малки бизнеси в САЩ трябва да разбират няколко основни федерални данъчни категории.

Данък върху дохода

Бизнесът плаща данък върху дохода според това как IRS третира юридическото лице. При pass-through структури печалбите обикновено преминават към личната данъчна декларация на собственика. При корпорациите бизнесът може да дължи данък директно на ниво юридическо лице.

Данък за самонаети лица

Много собственици на еднолични търговци и pass-through бизнеси може да дължат данък за самонаети лица върху бизнес печалбите. Това е отделно от данъка върху дохода и е една от причините новите собственици да следят внимателно печалбите си през годината.

Прогнозни данъци

Ако данъците не се удържат от бизнес дохода ви по начина, по който се удържат от обикновена заплата, може да се наложи да правите прогнозни данъчни плащания през годината. Това ви помага да избегнете голямо задължение по-късно и подпомага по-доброто планиране на паричните потоци.

Данъци върху заплатите

Ако наемате служители, данъците върху заплатите стават част от вашите задължения за съответствие. Те могат да включват удръжки, вноски от работодателя и задължения за превеждане, свързани с възнагражденията.

Акцизни или отраслово специфични данъци

Някои бизнеси дължат специални данъци в зависимост от продуктите, които продават, услугите, които предоставят, или начина, по който работят. Те не са универсални, но е важно да ги проучите отрано, ако бизнесът ви е в регулирана индустрия.

Държавни и местни данъчни задължения

Федералният данък е само един слой. В зависимост от това къде се намира бизнесът ви или къде продава стоки и услуги, може да се наложи да се справяте и със следното:

• Държавен данък върху дохода
• Franchise tax
• Данък върху продажбите
• Данък върху брутните приходи
• Местен данък за стопанска дейност
• Такси за лицензиране от град или окръг

Тук много собственици се объркват. Два бизнеса с еднакъв федерален данъчен профил могат да имат много различни държавни и местни задължения. Вашите точни изисквания зависят от това къде сте учредили компанията, къде оперирате и дали имате nexus в други щати.

Ако бизнесът ви продава онлайн, работи в няколко щата или наема служители на дистанция, данъчната регистрация може да стане по-сложна. Добра идея е да прегледате правилата на отделните щати, преди да се разширявате.

Какви документи и записи трябва да съхранявате

Добрата отчетност е един от най-силните навици, които малкият бизнес може да изгради.

Най-малкото следете:

• Брутни приходи
• Фактури и касови бележки
• Банкови извлечения
• Записи за заплати
• Плащания към доставчици
• Пробег или дневници за пътувания
• Документи за домашен офис, ако са приложими
• Документи за покупки на активи и свързаната с тях амортизация
• Документи за учредяване и съответствие

Изрядните записи не помагат само в данъчния сезон. Те подобряват и бюджетирането, улесняват кандидатстването за финансиране и намаляват стреса при одити или уведомления.

Отделна бизнес банкова сметка и специализирана счетоводна система често си струват усилието още в самото начало на съществуването на компанията.

Чести приспадания и категории разходи

Данъчните приспадания могат да намалят облагаемия доход, когато са обикновени и необходими за бизнеса. Чести примери могат да включват:

• Офис наем или coworking пространство
• Софтуер и абонаменти за бизнеса
• Маркетинг и реклама
• Юридически и професионални услуги
• Заплати на служители и плащания към изпълнители
• Застрахователни премии
• Интернет и телефонни разходи, използвани за бизнес
• Бизнес пътувания
• Консумативи и оборудване
• Образование или обучение, свързани с бизнеса

Ключът е документацията. Едно приспадане е най-силно, когато бизнес целта е ясна и подкрепящите записи са организирани.

Собствениците трябва също да внимават лични разходи да не се смесват с бизнес сметки. Смесването може да създаде объркване и да отслаби точността на отчетността.

Изпълнители срещу служители

Начинът, по който класифицирате работниците, влияе както върху задълженията за заплати, така и върху данъчното отчитане.

Изпълнителите обикновено отговарят сами за своите данъци, докато при служителите обикновено се изискват удръжки и задължения от страна на работодателя. Неправилната класификация може да доведе до скъпи корекции, санкции и данъци със задна дата.

Ако не сте сигурни как да класифицирате даден работник, прегледайте внимателно реалните взаимоотношения, вместо да се опирате само на етикета в договора. Работният модел е по-важен от наименованието.

Кога бизнесът трябва да помисли за заплати

Наемането на първия служител е важен етап, но добавя и административна отговорност.

Може да се наложи да:

• Регистрирате акаунти за заплати
• Удържате и превеждате данъци върху заетостта
• Подавате декларации за заплати
• Съхранявате записи за възнагражденията
• Издавате годишни извлечения за доходите
• Проследявате платен отпуск или задължения по придобивки, когато се изисква

Дори малък екип може да създаде значителна административна сложност, ако заплатите не са настроени правилно от самото начало.

Прогнозни данъци и планиране на паричните потоци

Често срещано предизвикателство за новите собственици е да заделят достатъчно средства за данъци.

Тъй като бизнес приходите често са нередовни, полезно е да създадете рутина за данъчни резерви. Много собственици отделят определен процент от постъпващите приходи в спестовна сметка за данъци, за да не бъдат изненадани по-късно.

Един прост навик за паричните потоци може да направи голяма разлика:

1. Депозирайте приходите в бизнес сметката.
2. Прехвърлете планиран процент в данъчен резерв.
3. Използвайте останалите оперативни средства за разходи.
4. Сверявайте приходите и разходите всеки месец.
5. Коригирайте процента на резерва, когато печалбите се променят.

Този подход не заменя професионален данъчен съвет, но помага да се намали рискът от недостатъчно плащане.

Данъчни грешки, които новите собственици трябва да избягват

Много данъчни проблеми произтичат от няколко предвидими грешки:

• Изчакване до края на годината, за да се организират записите
• Използване на една сметка за лични и бизнес разходи
• Пропускане на прогнозни плащания
• Неправилна класификация на работници
• Забравяне на държавни или местни задължения за подаване
• Предположение, че LLC автоматично намалява данъците
• Третиране на счетоводството като нещо незадължително
• Непланиране на заплати след първото назначаване

Избягването на тези проблеми в началото е много по-лесно, отколкото поправянето им по-късно.

Практичен данъчен чеклист за нови бизнеси

Използвайте този списък като отправна точка:

• Изберете структура на бизнеса, която отговаря на целите ви
• Регистрирайте бизнеса си правилно във вашия щат
• Подайте заявления за всички необходими данъчни идентификационни номера или акаунти
• Отворете отделна бизнес банкова сметка
• Настройте счетоводен софтуер или наемете професионален счетоводител
• Проследявайте всеки източник на приходи и разходи
• Разделете процесите за изпълнители и служители
• Прегледайте изискванията за държавно и местно подаване
• Изградете данъчен резерв от всяко постъпление
• Консултирайте се с CPA или данъчен съветник според типа на вашето юридическо лице

Как Zenind се вписва в процеса

Zenind помага на предприемачите да се справят с етапа на учредяване чрез опростен процес, фокусиран върху САЩ. Това е важно, защото добрите решения при учредяването могат да улеснят по-късната данъчна и административна работа.

Когато бизнесът ви е учреден правилно, става по-лесно да:

• Отворите финансови сметки
• Създадете проследима документация
• Разделите бизнес и лични дейности
• Подготвите се за данъчни регистрации
• Изградите навици за съответствие от първия ден

Учредяването не е същото като данъчната подготовка, но то е началната точка за по-организиран бизнес. Zenind е създаден, за да помага на собствениците да преминат през този първи етап с яснота, така че да могат да се съсредоточат върху операциите, счетоводството и растежа.

Заключителни мисли

Данъците за малкия бизнес не е нужно да са плашещи. След като разберете как се облага вашето юридическо лице, кои записи са важни и кои задължения за подаване се прилагат на федерално, щатско и местно ниво, процесът става много по-управляем.

Най-добрата стратегия е да започнете отрано. Водете изрядна отчетност, отделяйте бизнес финансите, планирайте данъчни резерви и търсете експертна помощ, когато е необходимо. С правилната основа данъчният ви процес се превръща в бизнес система, а не в годишна извънредна ситуация.