Счетоводство и плащания: как малките бизнеси получават плащания по-бързо и поддържат ред

Счетоводството и плащанията са тясно свързани. Ако записите ви са разхвърляни, ще ви е трудно да разберете кой ви дължи пари, кои фактури са просрочени и дали бизнесът ви наистина е печеливш. Ако процесът ви на плащане е слаб, дори доброто счетоводство няма да защити паричния ви поток.

За собствениците на малък бизнес целта не е просто да записват транзакции. Целта е да се изгради система, която помага да фактурирате правилно, да събирате плащания по-бързо, да съгласувате сметките с по-малко стрес и да поддържате книгите си готови за данъчно време.

Това ръководство обяснява основите на счетоводството и управлението на плащанията на разбираем език. Независимо дали тепърва започвате или подобрявате съществуващ процес, можете да използвате тези принципи, за да изградите по-ясен финансов работен поток.

Защо счетоводството и плащанията вървят заедно

Много собственици мислят за счетоводството като за нещо, което се случва след като парите влязат и излязат. На практика счетоводството трябва да подпомага всеки етап от цикъла на плащане.

Когато клиент бъде фактуриран, транзакцията трябва да се запише. Когато бъде получено плащане, отворената фактура трябва да се закрие. Когато платежен процесор преведе средствата, депозитът трябва да се съпостави с правилните записи за продажби. Когато се появи възстановяване, chargeback или банкова такса, те трябва да бъдат категоризирани правилно.

Тази връзка е важна по няколко причини:

• Можете да видите колко пари клиентите все още ви дължат.
• Можете да следите дали методите на плащане не ви струват твърде много такси.
• Можете да забележите проблеми с паричния поток навреме.
• Можете да подготвяте по-чисти отчети за данъци, кредитори и инвеститори.
• Можете да намалите грешките, които водят до дублирани записи, пропуснати плащания или объркване при съгласуване.

Бизнес със силно счетоводство и ясен процес на плащане обикновено прекарва по-малко време в поправяне на грешки и повече време в растеж.

Основи на счетоводството, които всеки собственик трябва да знае

Счетоводството не трябва да бъде сложно, но трябва да бъде последователно. В основата си то е процесът на записване и организиране на финансовата дейност на бизнеса, за да знаете какво е състоянието му.

Разделяйте бизнес и лични средства

Първото правило е просто: дръжте бизнес и личните финанси разделени. Смесването им създава объркване, затруднява съгласуването и може да причини проблеми при данъчното деклариране.

Използвайте отделна бизнес банкова сметка и, ако е необходимо, отделна бизнес кредитна карта. Всяко бизнес плащане трябва да минава през тези сметки, когато е възможно. Това разделение улеснява идентифицирането на приходи, класифицирането на разходи и доказването, че бизнесът се управлява като отделно юридическо лице.

Проследявайте доходите и разходите последователно

Всеки долар, който влиза или излиза от бизнеса, трябва да бъде записан своевременно. Изчакването до края на месеца, тримесечието или годината обикновено води до липсващи разписки и непълни записи.

Често срещани категории са:

• Приходи от продажби
• Продажби на продукти
• Приходи от услуги
• Абонаменти за софтуер
• Канцеларски материали
• Реклама
• Банкови такси
• Плащания към външни изпълнители
• Доставка и транспорт
• Възстановявания и chargeback-и

Целта не е да се създават десетки категории без причина. Целта е да се изгради сметкоплан, който е достатъчно подробен, за да бъде полезен, но и достатъчно прост, за да се поддържа.

Съгласувайте сметките всеки месец

Съгласуването означава да сравнявате счетоводните си записи с банковите извлечения и извлеченията от платежния процесор, за да сте сигурни, че числата съвпадат.

Тази стъпка открива:

• Липсващи депозити
• Дублирани такси
• Непреведени средства
• Такси на търговеца, записани неправилно
• Възстановявания, които не са били отчетени
• Банкови транзакции, които принадлежат към друга категория

Месечното съгласуване е един от най-добрите навици, които малкият бизнес може да изгради. То предотвратява превръщането на малките грешки в големи.

Изберете счетоводен метод

Повечето малки бизнеси използват или касов, или начислителен счетоводен метод.

Касовото счетоводство записва доходите, когато парите бъдат получени, и разходите, когато бъдат платени. То често е по-просто и по-лесно за много малки бизнеси.

Начислителното счетоводство записва доходите, когато са реализирани, и разходите, когато са възникнали, дори ако парите още не са сменили притежателя си. То дава по-ясна картина за рентабилността и неизплатените задължения.

Подходящият метод зависи от структурата на бизнеса, нуждите за отчетност и данъчните изисквания. Най-важното е да сте последователни.

Изграждане на прост платежен процес

Силната платежна система улеснява клиентите да ви плащат и улеснява вас да следите парите.

Започнете с ясни фактури

Фактурата ви трябва да прави повече от това да иска плащане. Тя трябва да дава на клиента всичко необходимо, за да плати без допълнителни имейли.

Ясната фактура обикновено включва:

• Името и контактните данни на вашия бизнес
• Името на клиента и адреса за фактуриране
• Номер на фактурата
• Дата на издаване
• Срок за плащане
• Описание на стоките или услугите
• Цени по редове
• Данъци, доставка или други такси
• Общата дължима сума
• Приети методи на плащане
• Условия за наказателна лихва, ако са приложими

Ако клиентите често питат как да платят, фактурата вероятно е твърде неясна. Направете следващата стъпка очевидна.

Предлагайте няколко опции за плащане

Клиентите плащат по-бързо, когато могат да използват метода, който е най-удобен за тях. В зависимост от бизнес модела ви може да искате да приемате:

• Кредитни и дебитни карти
• ACH банкови преводи
• Дигитални портфейли
• Онлайн линкове за плащане
• Чекове за определени B2B транзакции
• Повтарящо се автоматично фактуриране за абонаменти или ретейнери

Най-добрият микс зависи от индустрията ви и средния размер на фактурата. Плащанията с карта може да са удобни, но ACH може да е по-изгоден за по-големи фактури, защото таксите за обработка често са по-ниски.

Разберете обработката на търговски плащания

Ако приемате плащания с карта, имате нужда от доставчик на търговски услуги или платежен процесор. Този доставчик обработва транзакцията между клиента, вашата банка и картовата мрежа.

Важни термини включват:

• Такса за обработка: цената на транзакция или процент от продажбата
• Време за сетълмент: колко време е необходимо средствата да постъпят в сметката ви
• Chargeback: оспорена картова транзакция, върната от издателя на картата
• Възстановяване: пари, върнати на клиента след продажба
• Резерв: средства, задържани от процесора в някои рискови ситуации

Обработката на търговски плащания не е само инструмент за продажби. Тя е и счетоводен въпрос. Таксите, chargeback-ите и сетълментите трябва да се проследяват правилно, за да съответстват книгите ви на действителната парична позиция.

Записвайте плащанията, когато се случват

Когато клиент плати, плащането трябва да бъде записано незабавно и съпоставено с правилната фактура или продажба. Това е особено важно, когато средствата се групират или се депозират по-късно от платежен процесор.

Ако чакате твърде дълго, става по-трудно да свържете депозита с основната продажба и по-лесно да допуснете счетоводни грешки.

Как да получавате плащания по-бързо

Получаването на плащания по-бързо често е въпрос на намаляване на триенето. Клиентите са по-склонни да платят бързо, когато процесът е ясен, прост и професионален.

Изпращайте фактурата веднага

Изпратете фактурата веднага щом работата е завършена или продуктът е изпратен. Забавянето на фактурирането обикновено води до забавяне на плащането.

Използвайте кратки и конкретни условия за плащане

Дългите срокове за плащане могат да забавят паричния поток. Често срещани условия са net 15, net 30 или плащане при получаване. Изберете условия, които отговарят на вашата индустрия и отношенията с клиентите, но не ги оставяйте неясни.

Направете срока за плащане невъзможен за пропускане

Поставете датата на падежа близо до върха на фактурата. Ако крайният срок е скрит в дребен шрифт, клиентите може да го пропуснат.

Предлагайте лесни линкове за плащане

Колкото по-малко кликове са нужни, толкова по-добре. Линк за плащане във фактурата или имейла намалява триенето и може да ускори събирането на плащания.

Автоматизирайте напомнянията

Учтиви напомняния преди и след срока на плащане могат да подобрят събираемостта, без да навредят на отношенията. Добрата система за напомняне поддържа комуникацията последователна и намалява неудобното ръчно проследяване.

Изисквайте депозити, когато е уместно

За персонализирана работа, големи поръчки или проекти със значителни първоначални разходи изискването на депозит може да защити паричния ви поток и да намали риска.

Налагайте внимателно такси за закъснение

Таксите за закъснение не са заместител на добрата събираемост, но могат да насърчат навременно плащане, когато се използват последователно и са ясно обявени предварително.

Записи, които трябва да пазите

Доброто счетоводство зависи от добри първични документи. Ако не можете да подкрепите дадена транзакция, по-късно става по-трудно да я класифицирате или защитите.

Пазете записи като:

• Изпратени и получени фактури
• Потвърждения за плащане
• Банкови извлечения
• Отчети от платежния процесор
• Разписки за разходи
• Записи за възстановявания
• Договори с външни изпълнители
• Документация за заплати
• Декларации за данък върху продажбите, ако са приложими
• Годишни извлечения и данъчни формуляри

Цифровото съхранение обикновено е най-лесният вариант. Организирайте файловете по месец, доставчик или тип транзакция, за да можете да ги намирате бързо при нужда.

Често срещани грешки, които създават счетоводни проблеми

Дори организираните бизнеси допускат предотвратими грешки. Ето някои от най-честите:

Записване на депозити без таксите

Платежният процесор може да преведе по-малко от общата сума на продажбите, защото таксите са били удържани. Ако запишете само депозита и игнорирате таксата, приходите ви ще бъдат завишени, а разходите - занижени.

Пропускане на съгласуването на сметките на платежния процесор

Самите банкови извлечения не показват цялата картина. Трябва да съгласувате и отчета от процесора, особено ако има възстановявания, chargeback-и или такси.

Използване на неясни категории

Поставянето на всичко в широки категории като „разни“ може да изглежда удобно, но създава слаба отчетност. Използвайте смислени категории.

Забавяне на въвеждането на данни

Когато разписките се натрупват, грешките се натрупват с тях. Малките седмични актуализации са по-лесни от големите месечни наваксвания.

Игнориране на неплатени фактури

Отворените фактури са активи в отчетите ви, но само ако ги проследявате правилно. Aging отчетите ви помагат да видите кои клиенти са просрочени и кои салда се нуждаят от последващи действия.

Третиране на данните за плащанията и счетоводните данни като отделни системи

Записът на продажбата, записът на плащането, банковият депозит и фактурата трябва да съвпадат. Когато това не е така, коренът на проблема обикновено е несвързан работен поток.

Практичен месечен счетоводен работен поток

Прост месечен режим може да поддържа повечето малки бизнеси в добра форма.

1. Изтеглете или синхронизирайте транзакциите

Импортирайте банковата и картовата активност веднага щом е налична.

2. Категоризирайте доходите и разходите

Назначете всяка транзакция към правилната сметка в сметкоплана.

3. Съпоставете плащанията с фактурите

Затворете отворените клиентски салда и проверете дали депозитите съвпадат с вашите записи.

4. Прегледайте таксите на търговеца и възстановяванията

Уверете се, че удръжките от процесора са записани правилно.

5. Съгласувайте банковите и платежните сметки

Сравнете извлеченията със счетоводните си записи и разрешете всички разлики.

6. Прегледайте вземанията

Идентифицирайте просрочените фактури и последвайте действия по тях.

7. Генерирайте ключови отчети

Поне преглеждайте отчет за печалба и загуба, баланс и паричен поток, ако системата ви ги поддържа.

8. Запазете подкрепящите документи

Съхранявайте извлеченията, разписките и отчетите в организирана структура от папки.

Тази рутина може да отнема само кратко време всеки месец, след като системата бъде изградена, но може да ви спести часове по-късно.

Кога да потърсите професионалист

Някои собственици на бизнес водят счетоводството си сами. Други спестяват време и намаляват риска, като наемат помощ.

Може да е добре да привлечете счетоводител или одитор, ако:

• Изоставате със съгласуванията
• Обработвате голям обем транзакции
• Използвате няколко канала за плащане
• Имате инвентар, заплати или сложност при данък върху продажбите
• Нуждаете се от финансови отчети за кредитиране или инвеститори
• Не сте сигурни дали записите ви подкрепят данъчните декларации

Професионалистът може също да ви помогне да настроите сметкоплана, платежния работен поток и месечния процес на приключване, така че записите ви да са по-лесни за поддръжка от самото начало.

Основни изводи

Счетоводството и плащанията никога не трябва да се третират като отделни задачи. Заедно те определят колко точно разбирате бизнеса си, колко бързо получавате плащания и колко уверено се справяте с данъчния сезон.

Ако искате по-добър финансов работен поток, започнете с основите:

• Дръжте бизнес финансите отделно
• Записвайте доходите и разходите последователно
• Направете фактурирането просто и ясно
• Приемайте методите на плащане, които клиентите ви наистина използват
• Съгласувайте сметките всеки месец
• Проследявайте внимателно таксите, възстановяванията и chargeback-ите
• Преглеждайте неплатените фактури, преди да станат твърде просрочени

Чистата система не само поддържа счетоводните ви книги организирани. Тя помага на бизнеса ви да работи с по-малко стрес и по-добър паричен поток.