Könyvelés és fizetések: hogyan jutnak a kisvállalkozások gyorsabban pénzhez és maradnak szervezettek

A könyvelés és a fizetések szorosan összefüggenek. Ha a nyilvántartásai rendezetlenek, nehéz lesz megérteni, ki tartozik Önnek pénzzel, mely számlák lejártak, és hogy a vállalkozása valójában nyereséges-e. Ha a fizetési folyamata gyenge, még a jó könyvelés sem védi meg a cash flow-t.

Kisvállalkozóként a cél nem pusztán a tranzakciók rögzítése. A cél egy olyan rendszer kialakítása, amely segít helyesen számlázni, gyorsabban beszedni a fizetéseket, kevesebb stresszel egyeztetni a számlákat, és a könyveket adóidőre is rendezett állapotban tartani.

Ez az útmutató közérthetően végigveszi a könyvelés és a fizetéskezelés alapjait. Akár most indul, akár egy meglévő folyamatot szeretne javítani, ezek az elvek segítenek egy tisztább pénzügyi munkafolyamat kialakításában.

Miért tartozik össze a könyvelés és a fizetések

Sok tulajdonos úgy gondol a könyvelésre, mint valamire, ami csak azután történik, hogy a pénz beérkezett és kifizetésre került. A gyakorlatban a könyvelésnek a fizetési ciklus minden szakaszát támogatnia kell.

Amikor az ügyfél számlát kap, a tranzakciót rögzíteni kell. Amikor a fizetés beérkezik, a nyitott számlát le kell zárni. Amikor a kifizetést végző szolgáltató jóváírja az összeget, a befizetést a megfelelő értékesítési adatokhoz kell rendelni. Amikor visszatérítés, chargeback vagy banki díj jelenik meg, azt helyesen kell kategorizálni.

Ez az összekapcsolás több okból is fontos:

• Láthatja, mennyi pénzzel tartoznak még az ügyfelek.
• Követheti, hogy a fizetési módok nem kerülnek-e túl sokba díjak miatt.
• Korán észlelheti a cash flow-problémákat.
• Tisztább jelentéseket készíthet adózáshoz, hitelezőknek és befektetőknek.
• Csökkentheti azokat a hibákat, amelyek duplikált bejegyzésekhez, kimaradt fizetésekhez vagy egyeztetési zavarokhoz vezetnek.

Az a vállalkozás, amelynek erős a könyvelése és egyértelmű a fizetési folyamata, általában kevesebb időt tölt hibajavítással, és többet a növekedéssel.

A könyvelés alapjai, amelyeket minden tulajdonosnak ismernie kell

A könyvelésnek nem kell bonyolultnak lennie, de következetesnek kell lennie. Lényegében ez a vállalkozás pénzügyi tevékenységének rögzítése és rendszerezése, hogy lássa, hol tart a cég.

Válassza külön a vállalkozás és a magánpénzeket

Az első szabály egyszerű: tartsa külön a vállalkozási és a személyes pénzügyeket. Az összekeverés zavart okoz, megnehezíti az egyeztetést, és adózási időszakban is problémákat okozhat.

Használjon külön vállalkozási bankszámlát és szükség esetén külön vállalkozási hitelkártyát. Minden üzleti fizetés lehetőleg ezeken a számlákon keresztül menjen. Ez a szétválasztás megkönnyíti a bevételek azonosítását, a költségek besorolását, és annak igazolását, hogy a vállalkozás különálló egységként működik.

Kövesse nyomon következetesen a bevételeket és a kiadásokat

Minden dollárt, amely beérkezik vagy kimegy a vállalkozásból, időben rögzíteni kell. Ha valaki a hónap, negyedév vagy év végéig vár, az általában hiányzó bizonylatokhoz és hiányos nyilvántartásokhoz vezet.

Gyakori kategóriák:

• Értékesítési bevétel
• Termékértékesítés
• Szolgáltatási bevétel
• Szoftver-előfizetések
• Irodaszerek
• Hirdetés
• Banki díjak
• Alvállalkozói kifizetések
• Szállítás és kézbesítés
• Visszatérítések és chargebackek

A cél nem az, hogy ok nélkül tucatnyi kategóriát hozzon létre. Az a cél, hogy olyan számlatükröt építsen, amely elég részletes ahhoz, hogy hasznos legyen, de elég egyszerű ahhoz, hogy karbantartható maradjon.

Egyeztesse a számlákat minden hónapban

Az egyeztetés azt jelenti, hogy összeveti a könyveket a banki és fizetésfeldolgozói kivonatokkal, hogy a számok stimmeljenek.

Ez a lépés segít feltárni:

• Hiányzó befizetéseket
• Duplikált terheléseket
• Be nem fizetett összegeket
• Hibásan rögzített kereskedői díjakat
• Nem rögzített visszatérítéseket
• Olyan banki tételeket, amelyek más kategóriába tartoznak

A havi egyeztetés az egyik legjobb szokás, amelyet egy kisvállalkozás kialakíthat. Megakadályozza, hogy a kisebb hibák nagy problémákká nőjenek.

Válassza ki a könyvelési módszert

A legtöbb kisvállalkozás vagy pénzforgalmi szemléletű, vagy eredményszemléletű könyvelést használ.

A pénzforgalmi szemléletű könyvelés a bevételt akkor rögzíti, amikor a készpénz beérkezik, a kiadásokat pedig akkor, amikor kifizetik őket. Ez gyakran egyszerűbb és könnyebben kezelhető a nagyon kis vállalkozások számára.

Az eredményszemléletű könyvelés a bevételt akkor rögzíti, amikor megszerzik, a kiadásokat pedig akkor, amikor felmerülnek, még ha a pénz még nem is cserélt gazdát. Ez tisztább képet ad a nyereségességről és a fennálló kötelezettségekről.

A megfelelő módszer a vállalkozás szerkezetétől, a jelentési igényektől és az adózási követelményektől függ. A legfontosabb a következetesség.

Egyszerű fizetési rendszer kialakítása

Az erős fizetési rendszer megkönnyíti, hogy az ügyfelek fizessenek Önnek, és azt is, hogy Ön nyomon kövesse a pénzt.

Kezdje egyértelmű számlázással

A számlának nem csupán fizetési kérelemnek kell lennie. Olyan információkat kell adnia, amelyek alapján az ügyfél minden további levelezés nélkül tud fizetni.

Egy egyértelmű számla általában tartalmazza:

• Az Ön vállalkozásának nevét és elérhetőségeit
• Az ügyfél nevét és számlázási címét
• Számlaszámot
• Keltezési dátumot
• Fizetési határidőt
• Az áruk vagy szolgáltatások leírását
• Tételes összegeket
• Adókat, szállítási díjat vagy egyéb költségeket
• A teljes fizetendő összeget
• Az elfogadott fizetési módokat
• Késedelmi díj feltételeit, ha vannak

Ha az ügyfelek gyakran kérdezik meg, hogyan kell fizetni, akkor a számla valószínűleg túl homályos. Tegye nyilvánvalóvá a következő lépést.

Kínáljon több fizetési lehetőséget

Az ügyfelek gyorsabban fizetnek, ha azt a módot használhatják, amely számukra a legkényelmesebb. Az Ön üzleti modelljétől függően érdemes lehet elfogadni:

• Hitel- és bankkártyákat
• ACH banki átutalásokat
• Digitális pénztárcákat
• Online fizetési linkeket
• Csekket bizonyos B2B ügyleteknél
• Ismétlődő automatikus terhelést előfizetésekhez vagy retainer-megbízásokhoz

A legjobb mix az iparágtól és az átlagos számlaösszegtől függ. A kártyás fizetés kényelmes lehet, de az ACH nagyobb számláknál olcsóbb lehet, mert a feldolgozási díjak gyakran alacsonyabbak.

Értse a kereskedői feldolgozást

Ha kártyás fizetést fogad el, szüksége van egy kereskedői szolgáltatóra vagy fizetésfeldolgozóra. Ez a szolgáltató kezeli a tranzakciót az ügyfél, az Ön bankja és a kártyahálózat között.

Fontos fogalmak:

• Feldolgozási díj: az egy tranzakcióra vagy az eladás százalékában felszámított költség
• Jóváírási idő: mennyi idő alatt érkezik meg a pénz a számlájára
• Chargeback: vitatott kártyás tranzakció, amelyet a kártyakibocsátó visszafordít
• Visszatérítés: az ügyfélnek egy eladás után visszafizetett összeg
• Tartalék: olyan összeg, amelyet a feldolgozó bizonyos kockázatos helyzetekben visszatart

A kereskedői feldolgozás nemcsak értékesítési eszköz. Könyvelési kérdés is. A díjakat, chargebackeket és jóváírásokat helyesen kell nyomon követni, hogy a könyvek megfeleljenek a tényleges készpénzpozíciónak.

Rögzítse a fizetéseket, amikor megtörténnek

Amikor az ügyfél fizet, a fizetést gyorsan rögzíteni kell, és össze kell rendelni a megfelelő számlával vagy értékesítéssel. Ez különösen fontos akkor, amikor a pénz összesítve vagy később érkezik meg a fizetésfeldolgozótól.

Ha túl sokáig vár, nehezebb lesz összekapcsolni a befizetést az alapul szolgáló eladással, és könnyebben csúsznak be könyvelési hibák.

Hogyan kapjon gyorsabban fizetést

A gyorsabb fizetés gyakran a súrlódás csökkentéséről szól. Az ügyfelek nagyobb valószínűséggel fizetnek gyorsan, ha a folyamat világos, egyszerű és professzionális.

Számlázzon azonnal

Küldje el a számlát azonnal, amint a munka elkészült vagy a termék kiszállításra került. A számlázás késedelme általában a fizetés késedelméhez vezet.

Használjon rövid, pontos fizetési feltételeket

A hosszú fizetési határidők lassíthatják a cash flow-t. Gyakori feltételek a net 15, net 30 vagy az azonnali fizetés. Olyan feltételeket válasszon, amelyek illeszkednek az iparághoz és az ügyfélkapcsolatokhoz, de ne hagyja őket félreérthetőnek.

Tegye a határidőt könnyen észrevehetővé

A fizetési határidő legyen jól látható a számla tetején. Ha a határidő apró betűs részbe kerül, az ügyfelek könnyen figyelmen kívül hagyhatják.

Kínáljon egyszerű fizetési linkeket

Minél kevesebb kattintás kell, annál jobb. Egy számlába vagy e-mailbe tett fizetési link csökkenti a súrlódást és gyorsíthatja a behajtást.

Automatizálja az emlékeztetőket

A fizetési határidő előtt és után küldött udvarias emlékeztetők javíthatják a behajtást anélkül, hogy rontanák a kapcsolatokat. Egy jó emlékeztető-rendszer következetessé teszi a kommunikációt, és csökkenti a kézi utánkövetés kellemetlenségét.

Kérjen előleget, amikor indokolt

Egyedi munkáknál, nagy megrendeléseknél vagy jelentős előzetes költséggel járó projekteknél az előlegkérés megvédheti a cash flow-t és csökkentheti a kockázatot.

Késedelmi díjat óvatosan alkalmazzon

A késedelmi díj nem helyettesíti a jó követeléskezelést, de következetes használat esetén és előzetes, egyértelmű közlés mellett ösztönözheti az időben történő fizetést.

Milyen nyilvántartásokat kell megőriznie

A jó könyvelés jó alátámasztó dokumentumokon alapul. Ha egy tranzakciót nem tud igazolni, később nehezebb lesz besorolni vagy megvédeni.

Őrizze meg az alábbiakat:

• Kiküldött és beérkezett számlák
• Fizetési visszaigazolások
• Bankkivonatok
• Fizetésfeldolgozói jelentések
• Költségszámlák és blokkok
• Visszatérítési nyilvántartások
• Alvállalkozói megállapodások
• Bérszámfejtési dokumentáció
• Forgalmi adó bevallások, ha alkalmazhatók
• Év végi kimutatások és adónyomtatványok

A digitális tárolás általában a legegyszerűbb megoldás. Rendezze a fájlokat hónap, szállító vagy tranzakciótípus szerint, hogy szükség esetén gyorsan megtalálja őket.

Gyakori hibák, amelyek könyvelési problémákat okoznak

Még a szervezett vállalkozások is követnek el elkerülhető hibákat. Ezek a leggyakoribbak közé tartoznak:

Befizetések rögzítése díjak nélkül

A fizetésfeldolgozó kevesebb összeget utalhat jóvá, mint az összesített eladás, mert a díjakat levonta. Ha csak a befizetést könyveli, és a díjat figyelmen kívül hagyja, a bevétel túl magas, a költség pedig túl alacsony lesz.

A fizetésfeldolgozói számlák egyeztetésének elmulasztása

A bankkivonatok önmagukban nem mutatják a teljes képet. A feldolgozói jelentést is egyeztetni kell, különösen visszatérítések, chargebackek vagy díjak esetén.

Homályos kategóriák használata

Ha mindent olyan általános címkék alá tesz, mint a „vegyes”, az kényelmesnek tűnhet, de gyenge jelentéskészítést eredményez. Használjon jelentéssel bíró kategóriákat.

Az adatbevitel halogatása

Ha a bizonylatok felhalmozódnak, a hibák is felhalmozódnak velük együtt. A kisebb heti frissítések könnyebbek, mint a nagy havi utólagos pótlások.

A kifizetetlen számlák figyelmen kívül hagyása

A nyitott számlák eszköznek számítanak a nyilvántartásban, de csak akkor, ha helyesen követi őket. Az öregedési kimutatások segítenek látni, mely ügyfelek késnek, és mely egyenlegeket kell követni.

A fizetési adatok és a könyvelési adatok külön rendszereknek tekintése

Az értékesítési adatnak, a fizetési adatnak, a banki befizetésnek és a számlának összhangban kell lennie. Ha nem azok, akkor az ok általában egy szétkapcsolt munkafolyamat.

Gyakorlati havi könyvelési folyamat

Egy egyszerű havi rutin a legtöbb kisvállalkozást rendben tarthatja.

1. Töltse le vagy szinkronizálja a tranzakciókat

Hozza be a banki és kártyás mozgásokat, amint elérhetők.

2. Kategorizálja a bevételeket és kiadásokat

Rendeljen minden tranzakciót a számlatükör megfelelő számlájához.

3. Egyeztesse a fizetéseket a számlákkal

Zárja le a nyitott vevői egyenlegeket, és ellenőrizze, hogy a befizetések egyeznek-e a nyilvántartással.

4. Vizsgálja át a kereskedői díjakat és visszatérítéseket

Győződjön meg róla, hogy a feldolgozótól levont összegek helyesen vannak rögzítve.

5. Egyeztesse a banki és fizetési számlákat

Hasonlítsa össze a kivonatokat a könyvekkel, és rendezze az eltéréseket.

6. Tekintse át a vevőköveteléseket

Azonosítsa a lejárt számlákat, és kövesse őket.

7. Futtassa a kulcsjelentéseket

Legalább az eredménykimutatást, a mérleget és ha a rendszere támogatja, a cash flow mozgásokat nézze át.

8. Mentse el az alátámasztó dokumentumokat

Tárolja a kivonatokat, bizonylatokat és jelentéseket rendezett mappaszerkezetben.

Ez a rutin beállítás után havonta csak rövid időt vehet igénybe, miközben később órákat takaríthat meg.

Mikor érdemes szakembert bevonni

Egyes vállalkozók maguk végzik a könyvelést. Mások időt takarítanak meg és csökkentik a kockázatot azzal, hogy segítséget vesznek igénybe.

Érdemes lehet könyvelőt vagy könyvvizsgálót bevonni, ha:

• Lemaradásban van az egyeztetésekkel
• Nagy tranzakciószámot kezel
• Több fizetési csatornát használ
• Készlet-, bérszámfejtési vagy forgalmiadó-bonyolultság van jelen
• Pénzügyi kimutatásokra van szüksége finanszírozáshoz vagy befektetőkhöz
• Nem biztos benne, hogy a nyilvántartásai alátámasztják-e az adóbevallását

Egy szakember abban is segíthet, hogy beállítsa a számlatükröt, a fizetési munkafolyamatot és a havi zárási folyamatot, így a nyilvántartásai már az elejétől könnyebben kezelhetők.

Fő tanulságok

A könyvelést és a fizetéseket soha nem szabad külön feladatként kezelni. Együtt határozzák meg, mennyire pontosan érti a vállalkozását, milyen gyorsan jut pénzhez, és mennyire magabiztosan kezeli az adóidőszakot.

Ha jobb pénzügyi munkafolyamatot szeretne, kezdje az alapokkal:

• Tartsa külön a vállalkozási pénzügyeket
• Rögzítse következetesen a bevételeket és a kiadásokat
• Tegye a számlázást egyszerűvé és egyértelművé
• Fogadja el azokat a fizetési módokat, amelyeket az ügyfelei ténylegesen használnak
• Egyeztesse a számlákat minden hónapban
• Kövesse gondosan a díjakat, visszatérítéseket és chargebackeket
• Mielőtt túl sokat késnek, ellenőrizze a kifizetetlen számlákat

Egy rendezett rendszer nemcsak a könyveket tartja tisztán. Segít abban is, hogy a vállalkozása kevesebb stresszel és jobb cash flow-val működjön.