Pembukuan dan Pembayaran: Cara Bisnis Kecil Menerima Pembayaran Lebih Cepat dan Tetap Tertata

Pembukuan dan pembayaran sangat berkaitan erat. Jika catatan Anda berantakan, Anda akan kesulitan memahami siapa yang masih berutang kepada Anda, faktur mana yang sudah jatuh tempo, dan apakah bisnis Anda benar-benar menghasilkan laba. Jika proses pembayaran Anda lemah, pembukuan yang rapi pun tidak akan mampu melindungi arus kas Anda.

Bagi pemilik bisnis kecil, tujuannya bukan sekadar mencatat transaksi. Tujuannya adalah membangun sistem yang membantu Anda menagih dengan benar, menerima pembayaran lebih cepat, merekonsiliasi akun dengan lebih sedikit stres, dan menjaga pembukuan siap saat musim pajak.

Panduan ini membahas hal-hal penting tentang pembukuan dan pengelolaan pembayaran dengan bahasa yang sederhana. Baik Anda baru memulai maupun sedang memperbaiki proses yang sudah ada, prinsip-prinsip ini dapat membantu Anda membangun alur kerja keuangan yang lebih rapi.

Mengapa pembukuan dan pembayaran harus berjalan bersama

Banyak pemilik usaha menganggap pembukuan sebagai sesuatu yang dilakukan setelah uang masuk dan keluar. Dalam praktiknya, pembukuan seharusnya mendukung setiap tahap siklus pembayaran.

Saat pelanggan ditagih, transaksi harus dicatat. Saat pembayaran diterima, faktur terbuka harus ditutup. Saat pemroses pembayaran menyetorkan dana, setoran harus dicocokkan dengan catatan penjualan yang tepat. Saat muncul pengembalian dana, chargeback, atau biaya bank, semuanya harus diklasifikasikan dengan benar.

Keterkaitan itu penting karena beberapa alasan:

• Anda dapat melihat berapa banyak uang yang masih harus dibayar pelanggan.
• Anda dapat melacak apakah metode pembayaran terlalu mahal karena biaya.
• Anda dapat mendeteksi masalah arus kas lebih awal.
• Anda dapat menyiapkan laporan yang lebih rapi untuk pajak, pemberi pinjaman, dan investor.
• Anda dapat mengurangi kesalahan yang menyebabkan entri ganda, pembayaran yang terlewat, atau kebingungan saat rekonsiliasi.

Bisnis dengan pembukuan yang kuat dan proses pembayaran yang jelas cenderung menghabiskan lebih sedikit waktu untuk memperbaiki kesalahan dan lebih banyak waktu untuk tumbuh.

Dasar pembukuan yang perlu diketahui setiap pemilik usaha

Pembukuan tidak perlu rumit, tetapi harus konsisten. Pada intinya, pembukuan adalah proses mencatat dan mengatur aktivitas keuangan bisnis agar Anda tahu posisi bisnis Anda.

Pisahkan uang bisnis dan uang pribadi

Aturan pertama sederhana: pisahkan keuangan bisnis dan pribadi. Mencampurnya akan menimbulkan kebingungan, mempersulit rekonsiliasi, dan dapat menimbulkan masalah saat pajak.

Gunakan rekening bank bisnis khusus dan, jika perlu, kartu kredit bisnis terpisah. Setiap pembayaran bisnis sebaiknya mengalir melalui akun-akun tersebut jika memungkinkan. Pemisahan ini memudahkan Anda mengidentifikasi pendapatan, mengelompokkan biaya, dan membuktikan bahwa bisnis dijalankan sebagai entitas yang terpisah.

Catat pendapatan dan pengeluaran secara konsisten

Setiap dolar yang masuk atau keluar dari bisnis harus dicatat tepat waktu. Menunggu hingga akhir bulan, akhir kuartal, atau akhir tahun biasanya menyebabkan struk hilang dan catatan tidak lengkap.

Kategori umum meliputi:

• Pendapatan penjualan
• Penjualan produk
• Pendapatan jasa
• Langganan perangkat lunak
• Perlengkapan kantor
• Iklan
• Biaya bank
• Pembayaran kontraktor
• Pengiriman dan distribusi
• Pengembalian dana dan chargeback

Tujuannya bukan membuat puluhan kategori tanpa alasan. Tujuannya adalah membangun daftar akun yang cukup rinci agar berguna, tetapi tetap cukup sederhana untuk dipelihara.

Rekonsiliasi akun setiap bulan

Rekonsiliasi berarti membandingkan pembukuan Anda dengan laporan bank dan pemroses pembayaran untuk memastikan angkanya cocok.

Langkah ini membantu menemukan:

• Setoran yang hilang
• Biaya ganda
• Dana yang belum disetorkan
• Biaya merchant yang dicatat secara keliru
• Pengembalian dana yang tidak dicatat
• Transaksi bank yang seharusnya masuk kategori lain

Rekonsiliasi bulanan adalah salah satu kebiasaan terbaik yang dapat dibangun bisnis kecil. Ini mencegah kesalahan kecil menjadi masalah besar.

Pilih metode pembukuan

Sebagian besar bisnis kecil menggunakan pembukuan basis kas atau basis akrual.

Pembukuan basis kas mencatat pendapatan saat kas diterima dan beban saat dibayar. Metode ini sering kali lebih sederhana dan lebih mudah untuk bisnis yang sangat kecil.

Pembukuan basis akrual mencatat pendapatan saat diperoleh dan beban saat timbul, meskipun uang belum berpindah tangan. Metode ini memberikan gambaran yang lebih jelas tentang profitabilitas dan kewajiban yang masih berjalan.

Metode yang tepat bergantung pada struktur bisnis, kebutuhan pelaporan, dan persyaratan pajak Anda. Yang paling penting adalah konsistensi.

Membangun sistem pembayaran yang sederhana

Sistem pembayaran yang kuat memudahkan pelanggan membayar Anda dan memudahkan Anda melacak uangnya.

Mulailah dengan penagihan yang jelas

Faktur Anda seharusnya tidak hanya meminta pembayaran. Faktur harus memberi pelanggan semua informasi yang dibutuhkan agar bisa membayar tanpa bolak-balik email.

Faktur yang jelas biasanya mencakup:

• Nama bisnis dan detail kontak Anda
• Nama pelanggan dan alamat penagihan
• Nomor faktur
• Tanggal penerbitan
• Tanggal jatuh tempo
• Deskripsi barang atau jasa
• Rincian item per item
• Pajak, ongkir, atau biaya lain
• Total jumlah yang harus dibayar
• Metode pembayaran yang diterima
• Ketentuan denda keterlambatan, jika berlaku

Jika pelanggan sering bertanya bagaimana cara membayar, kemungkinan faktur Anda terlalu samar. Buat langkah berikutnya menjadi jelas.

Tawarkan beberapa opsi pembayaran

Pelanggan membayar lebih cepat ketika mereka bisa menggunakan metode yang paling mudah bagi mereka. Bergantung pada model bisnis Anda, Anda mungkin ingin menerima:

• Kartu kredit dan debit
• Transfer bank ACH
• Dompet digital
• Tautan pembayaran online
• Cek untuk transaksi B2B tertentu
• Penagihan otomatis berulang untuk langganan atau retainer

Kombinasi terbaik bergantung pada industri Anda dan rata-rata nilai faktur. Pembayaran kartu mungkin nyaman, tetapi ACH bisa lebih hemat untuk faktur bernilai besar karena biayanya sering lebih rendah.

Pahami pemrosesan merchant

Jika Anda menerima pembayaran kartu, Anda membutuhkan penyedia layanan merchant atau pemroses pembayaran. Penyedia tersebut menangani transaksi antara pelanggan, bank Anda, dan jaringan kartu.

Istilah penting meliputi:

• Biaya pemrosesan: biaya per transaksi atau persentase dari penjualan
• Waktu penyelesaian: berapa lama dana masuk ke rekening Anda
• Chargeback: sengketa transaksi kartu yang dibatalkan oleh penerbit kartu
• Pengembalian dana: uang yang dikembalikan kepada pelanggan setelah penjualan
• Cadangan: dana yang ditahan oleh pemroses dalam situasi risiko tertentu

Pemrosesan merchant bukan hanya alat penjualan. Ini juga masalah pembukuan. Biaya, chargeback, dan setoran harus dicatat dengan benar agar pembukuan Anda sesuai dengan posisi kas yang sebenarnya.

Catat pembayaran saat diterima

Saat pelanggan membayar, pembayaran harus segera dicatat dan dicocokkan dengan faktur atau penjualan yang tepat. Ini sangat penting ketika dana disatukan dalam batch atau disetorkan belakangan oleh pemroses pembayaran.

Jika Anda menunggu terlalu lama, akan lebih sulit menghubungkan setoran dengan penjualan yang mendasarinya dan lebih mudah membuat kesalahan pembukuan.

Cara menerima pembayaran lebih cepat

Menerima pembayaran lebih cepat sering kali bergantung pada mengurangi hambatan. Pelanggan lebih mungkin membayar cepat ketika prosesnya jelas, sederhana, dan profesional.

Kirim faktur segera

Kirim faktur segera setelah pekerjaan selesai atau produk dikirim. Keterlambatan penagihan biasanya menyebabkan keterlambatan pembayaran.

Gunakan ketentuan pembayaran yang singkat dan spesifik

Jangka waktu pembayaran yang terlalu panjang dapat memperlambat arus kas. Ketentuan yang umum meliputi net 15, net 30, atau due on receipt. Pilih ketentuan yang sesuai dengan industri dan hubungan Anda dengan pelanggan, tetapi jangan biarkan itu ambigu.

Buat tanggal jatuh tempo sulit terlewat

Letakkan tanggal jatuh tempo di bagian atas faktur. Jika tenggat disembunyikan di catatan kecil, pelanggan mungkin mengabaikannya.

Tawarkan tautan pembayaran yang mudah

Semakin sedikit langkah yang diperlukan, semakin baik. Tautan pembayaran di dalam faktur atau email mengurangi hambatan dan dapat mempercepat penagihan.

Otomatiskan pengingat

Pengingat yang sopan sebelum dan sesudah tanggal jatuh tempo dapat meningkatkan pembayaran tanpa merusak hubungan. Sistem pengingat yang baik menjaga komunikasi tetap konsisten dan mengurangi tindak lanjut manual yang canggung.

Minta uang muka bila perlu

Untuk pekerjaan khusus, pesanan besar, atau proyek dengan biaya awal yang signifikan, meminta uang muka dapat melindungi arus kas Anda dan menurunkan risiko.

Terapkan denda keterlambatan dengan hati-hati

Denda keterlambatan bukan pengganti penagihan yang baik, tetapi dapat mendorong pembayaran tepat waktu jika digunakan secara konsisten dan dijelaskan dengan jelas sejak awal.

Catatan yang perlu Anda simpan

Pembukuan yang baik bergantung pada dokumen sumber yang baik. Jika Anda tidak dapat mendukung suatu transaksi, akan lebih sulit untuk mengklasifikasikan atau mempertahankannya nanti.

Simpan catatan seperti:

• Faktur yang dikirim dan diterima
• Konfirmasi pembayaran
• Laporan bank
• Laporan pemroses merchant
• Struk pengeluaran
• Catatan pengembalian dana
• Perjanjian kontraktor
• Dokumen penggajian
• Pelaporan pajak penjualan, jika berlaku
• Laporan akhir tahun dan formulir pajak

Penyimpanan digital biasanya menjadi pilihan paling mudah. Atur file berdasarkan bulan, vendor, atau jenis transaksi agar cepat ditemukan saat dibutuhkan.

Kesalahan umum yang menimbulkan masalah pembukuan

Bahkan bisnis yang teratur pun bisa membuat kesalahan yang sebenarnya bisa dihindari. Berikut beberapa yang paling umum:

Mencatat setoran tanpa biaya

Pemroses merchant mungkin menyetor lebih sedikit dari total penjualan karena biaya dipotong di awal. Jika Anda hanya mencatat setoran dan mengabaikan biaya, pendapatan Anda akan terlalu tinggi dan beban Anda terlalu rendah.

Lupa merekonsiliasi akun pemroses pembayaran

Laporan bank saja tidak menunjukkan gambaran lengkap. Anda juga perlu merekonsiliasi laporan pemroses, terutama jika ada pengembalian dana, chargeback, atau biaya.

Menggunakan kategori yang terlalu umum

Memasukkan semuanya ke kategori besar seperti “lain-lain” mungkin terlihat praktis, tetapi menghasilkan laporan yang lemah. Gunakan kategori yang bermakna.

Menunda entri data

Saat struk menumpuk, kesalahan juga ikut menumpuk. Pembaruan mingguan yang kecil lebih mudah daripada sesi pengejaran data bulanan yang besar.

Mengabaikan faktur yang belum dibayar

Faktur terbuka adalah aset dalam catatan Anda, tetapi hanya jika Anda melacaknya dengan benar. Laporan aging membantu Anda melihat pelanggan mana yang terlambat dan saldo mana yang perlu ditindaklanjuti.

Menganggap data pembayaran dan data pembukuan sebagai sistem yang terpisah

Catatan penjualan, catatan pembayaran, setoran bank, dan faktur seharusnya selaras. Jika tidak, penyebab utamanya biasanya adalah alur kerja yang tidak terhubung.

Alur kerja pembukuan bulanan yang praktis

Rutinitas bulanan yang sederhana dapat menjaga sebagian besar bisnis kecil tetap rapi.

1. Unduh atau sinkronkan transaksi

Masukkan aktivitas bank dan kartu sesegera mungkin setelah tersedia.

2. Kategorikan pendapatan dan pengeluaran

Masukkan setiap transaksi ke akun yang tepat dalam daftar akun Anda.

3. Cocokkan pembayaran dengan faktur

Tutup saldo pelanggan yang masih terbuka dan verifikasi bahwa setoran cocok dengan catatan Anda.

4. Tinjau biaya merchant dan pengembalian dana

Pastikan potongan dari pemroses Anda dicatat dengan benar.

5. Rekonsiliasi akun bank dan pembayaran

Bandingkan laporan dengan pembukuan Anda dan selesaikan setiap perbedaan.

6. Tinjau piutang usaha

Identifikasi faktur yang terlambat dan lakukan tindak lanjut.

7. Jalankan laporan utama

Setidaknya, tinjau laba rugi, neraca, dan aktivitas arus kas jika sistem Anda mendukungnya.

8. Simpan dokumen pendukung

Simpan laporan, struk, dan ringkasan dalam struktur folder yang rapi.

Rutinitas ini mungkin hanya memerlukan waktu singkat setiap bulan setelah sistem Anda terbentuk, tetapi dapat menghemat banyak jam di kemudian hari.

Kapan perlu melibatkan profesional

Beberapa pemilik usaha mengelola pembukuannya sendiri. Yang lain menghemat waktu dan mengurangi risiko dengan menyewa bantuan.

Anda mungkin perlu melibatkan bookkeeper atau akuntan jika:

• Anda tertinggal dalam rekonsiliasi
• Anda menerima volume transaksi yang tinggi
• Anda menggunakan banyak saluran pembayaran
• Anda memiliki persediaan, penggajian, atau kompleksitas pajak penjualan
• Anda membutuhkan laporan keuangan untuk pinjaman atau investor
• Anda tidak yakin apakah catatan Anda mendukung pelaporan pajak Anda

Profesional juga dapat membantu Anda menyiapkan daftar akun, alur kerja pembayaran, dan proses penutupan bulanan agar catatan Anda lebih mudah dipelihara sejak awal.

Poin penting terakhir

Pembukuan dan pembayaran tidak boleh diperlakukan sebagai tugas yang terpisah. Keduanya membentuk seberapa akurat Anda memahami bisnis, seberapa cepat Anda menerima pembayaran, dan seberapa percaya diri Anda menghadapi musim pajak.

Jika Anda ingin alur kerja keuangan yang lebih baik, mulailah dari dasar:

• Pisahkan keuangan bisnis
• Catat pendapatan dan pengeluaran secara konsisten
• Buat penagihan sederhana dan jelas
• Terima metode pembayaran yang benar-benar digunakan pelanggan
• Rekonsiliasi akun setiap bulan
• Lacak biaya, pengembalian dana, dan chargeback dengan cermat
• Tinjau faktur yang belum dibayar sebelum terlalu lama menunggak

Sistem yang rapi bukan hanya menjaga pembukuan tetap teratur. Sistem itu membantu bisnis Anda beroperasi dengan lebih sedikit stres dan arus kas yang lebih baik.