Kế toán và Thanh toán: Cách Doanh nghiệp Nhỏ Nhận Tiền Nhanh Hơn và Giữ Mọi Thứ Ngăn Nắp

Kế toán và thanh toán có mối liên hệ rất chặt chẽ. Nếu sổ sách của bạn lộn xộn, bạn sẽ khó biết ai đang nợ mình tiền, hóa đơn nào quá hạn và liệu doanh nghiệp của bạn có thực sự có lãi hay không. Nếu quy trình thanh toán của bạn yếu, ngay cả công tác kế toán tốt cũng không thể bảo vệ dòng tiền của bạn.

Với chủ doanh nghiệp nhỏ, mục tiêu không chỉ là ghi nhận giao dịch. Mục tiêu là xây dựng một hệ thống giúp bạn xuất hóa đơn đúng cách, thu tiền nhanh hơn, đối soát tài khoản ít căng thẳng hơn và giữ sổ sách sẵn sàng cho mùa thuế.

Hướng dẫn này trình bày những nguyên tắc cốt lõi của kế toán và quản lý thanh toán bằng ngôn ngữ đơn giản. Dù bạn mới bắt đầu hay đang cải thiện quy trình hiện có, bạn đều có thể áp dụng các nguyên tắc này để xây dựng một quy trình tài chính gọn gàng hơn.

Vì sao kế toán và thanh toán phải đi cùng nhau

Nhiều chủ doanh nghiệp nghĩ về kế toán như một việc diễn ra sau khi tiền đã vào và ra khỏi công ty. Trên thực tế, kế toán nên hỗ trợ mọi giai đoạn của chu trình thanh toán.

Khi khách hàng được xuất hóa đơn, giao dịch đó nên được ghi nhận. Khi nhận được thanh toán, hóa đơn còn mở phải được đóng lại. Khi cổng thanh toán hoặc đơn vị xử lý thanh toán chuyển tiền, khoản nạp đó phải được đối chiếu với đúng hồ sơ bán hàng. Khi phát sinh hoàn tiền, tranh chấp giao dịch hoặc phí ngân hàng, chúng phải được phân loại chính xác.

Mối liên hệ đó quan trọng vì nhiều lý do:

• Bạn có thể thấy khách hàng còn nợ bao nhiêu tiền.
• Bạn có thể theo dõi xem các phương thức thanh toán có làm bạn tốn quá nhiều phí hay không.
• Bạn có thể phát hiện sớm các vấn đề về dòng tiền.
• Bạn có thể chuẩn bị báo cáo sạch hơn cho thuế, bên cho vay và nhà đầu tư.
• Bạn có thể giảm lỗi gây trùng lặp mục ghi, bỏ sót thanh toán hoặc nhầm lẫn khi đối soát.

Một doanh nghiệp có kế toán vững và quy trình thanh toán rõ ràng thường tốn ít thời gian sửa lỗi hơn và có nhiều thời gian hơn để phát triển.

Những kiến thức kế toán cơ bản mà mọi chủ doanh nghiệp nên biết

Kế toán không cần quá phức tạp, nhưng cần nhất quán. Ở cốt lõi, đó là quá trình ghi nhận và tổ chức các hoạt động tài chính của doanh nghiệp để bạn biết tình hình hiện tại của mình.

Tách riêng tiền doanh nghiệp và tiền cá nhân

Quy tắc đầu tiên rất đơn giản: giữ tài chính doanh nghiệp và tài chính cá nhân tách biệt. Việc trộn lẫn hai bên sẽ gây nhầm lẫn, làm đối soát khó hơn và có thể tạo ra vấn đề khi đến mùa thuế.

Hãy dùng một tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng và, nếu cần, một thẻ tín dụng doanh nghiệp riêng. Mọi khoản thanh toán của doanh nghiệp nên đi qua các tài khoản đó bất cứ khi nào có thể. Sự tách bạch này giúp bạn dễ xác định thu nhập, phân loại chi phí và chứng minh rằng doanh nghiệp đang hoạt động như một pháp nhân riêng.

Ghi nhận thu nhập và chi phí một cách nhất quán

Mọi đồng tiền vào ra doanh nghiệp đều nên được ghi nhận kịp thời. Chờ đến cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm thường dẫn đến việc thất lạc biên lai và hồ sơ không đầy đủ.

Các nhóm phổ biến bao gồm:

• Doanh thu bán hàng
• Doanh thu bán sản phẩm
• Thu nhập từ dịch vụ
• Đăng ký phần mềm
• Văn phòng phẩm
• Quảng cáo
• Phí ngân hàng
• Thanh toán cho nhà thầu
• Vận chuyển và giao hàng
• Hoàn tiền và bồi hoàn do tranh chấp

Mục tiêu không phải là tạo ra hàng chục danh mục không cần thiết. Mục tiêu là xây dựng hệ thống tài khoản đủ chi tiết để hữu ích nhưng vẫn đủ đơn giản để duy trì.

Đối soát tài khoản hàng tháng

Đối soát nghĩa là so sánh sổ sách với sao kê ngân hàng và sao kê của đơn vị xử lý thanh toán để đảm bảo các con số khớp nhau.

Bước này giúp phát hiện:

• Khoản nạp bị thiếu
• Giao dịch trùng
• Tiền chưa được nạp vào ngân hàng
• Phí đơn vị xử lý thanh toán được ghi nhận sai
• Khoản hoàn tiền chưa được ghi nhận
• Giao dịch ngân hàng thuộc về danh mục khác

Đối soát hàng tháng là một trong những thói quen tốt nhất mà doanh nghiệp nhỏ có thể xây dựng. Nó ngăn những lỗi nhỏ trở thành lỗi lớn.

Chọn phương pháp kế toán

Phần lớn doanh nghiệp nhỏ sử dụng một trong hai phương pháp: kế toán tiền mặt hoặc kế toán dồn tích.

Kế toán tiền mặt ghi nhận doanh thu khi tiền thực sự được nhận và ghi nhận chi phí khi chúng được thanh toán. Cách này thường đơn giản hơn và dễ áp dụng hơn cho các doanh nghiệp rất nhỏ.

Kế toán dồn tích ghi nhận doanh thu khi đã kiếm được và ghi nhận chi phí khi phát sinh, ngay cả khi tiền chưa chuyển tay. Cách này cho bạn cái nhìn rõ hơn về lợi nhuận và các nghĩa vụ còn tồn đọng.

Phương pháp phù hợp phụ thuộc vào cấu trúc doanh nghiệp, nhu cầu báo cáo và yêu cầu thuế. Điều quan trọng nhất là tính nhất quán.

Xây dựng một hệ thống thanh toán đơn giản

Một hệ thống thanh toán tốt giúp khách hàng dễ trả tiền cho bạn và giúp bạn dễ theo dõi dòng tiền.

Bắt đầu với hóa đơn rõ ràng

Hóa đơn của bạn không chỉ để yêu cầu thanh toán. Nó phải cung cấp mọi thông tin mà khách hàng cần để thanh toán mà không phải trao đổi qua lại nhiều lần.

Một hóa đơn rõ ràng thường bao gồm:

• Tên doanh nghiệp và thông tin liên hệ
• Tên khách hàng và địa chỉ thanh toán
• Số hóa đơn
• Ngày phát hành
• Ngày đến hạn
• Mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ
• Từng dòng khoản mục và số tiền
• Thuế, phí vận chuyển hoặc các khoản phí khác
• Tổng số tiền phải thanh toán
• Các phương thức thanh toán được chấp nhận
• Điều khoản phạt trả chậm, nếu có

Nếu khách hàng thường xuyên hỏi cách thanh toán, có lẽ hóa đơn của bạn đang quá mơ hồ. Hãy làm cho bước tiếp theo trở nên rõ ràng.

Cung cấp nhiều phương thức thanh toán

Khách hàng sẽ trả tiền nhanh hơn khi họ có thể dùng phương thức thuận tiện nhất với mình. Tùy theo mô hình kinh doanh, bạn có thể muốn chấp nhận:

• Thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ
• Chuyển khoản ACH
• Ví điện tử
• Liên kết thanh toán trực tuyến
• Séc cho một số giao dịch B2B nhất định
• Thanh toán định kỳ tự động cho gói thuê bao hoặc hợp đồng duy trì

Cơ cấu tốt nhất phụ thuộc vào ngành của bạn và giá trị hóa đơn trung bình. Thanh toán bằng thẻ có thể tiện lợi, nhưng ACH có thể tiết kiệm hơn cho các hóa đơn lớn vì phí xử lý thường thấp hơn.

Hiểu về xử lý thanh toán thương mại

Nếu bạn chấp nhận thanh toán bằng thẻ, bạn cần một nhà cung cấp dịch vụ thương mại hoặc đơn vị xử lý thanh toán. Đơn vị này xử lý giao dịch giữa khách hàng, ngân hàng của bạn và mạng lưới thẻ.

Các thuật ngữ quan trọng bao gồm:

• Phí xử lý: chi phí theo mỗi giao dịch hoặc theo phần trăm doanh số
• Thời gian thanh toán: khoảng thời gian để tiền về tài khoản của bạn
• Tranh chấp giao dịch: giao dịch thẻ bị khách hàng khiếu nại và bị hoàn trả bởi đơn vị phát hành thẻ
• Hoàn tiền: tiền được trả lại cho khách hàng sau một giao dịch bán hàng
• Khoản dự trữ: phần tiền bị giữ lại bởi đơn vị xử lý trong một số tình huống rủi ro

Xử lý thanh toán không chỉ là công cụ bán hàng. Nó còn là vấn đề kế toán. Phí, tranh chấp giao dịch và các khoản thanh toán phải được theo dõi chính xác để sổ sách khớp với số dư tiền mặt thực tế.

Ghi nhận thanh toán ngay khi phát sinh

Khi khách hàng thanh toán, khoản thanh toán nên được ghi nhận kịp thời và ghép với đúng hóa đơn hoặc giao dịch bán hàng. Điều này đặc biệt quan trọng khi tiền được gộp lô hoặc được chuyển vào tài khoản sau đó bởi đơn vị xử lý thanh toán.

Nếu chậm ghi nhận, bạn sẽ khó nối khoản nạp tiền với giao dịch gốc hơn và dễ mắc lỗi kế toán hơn.

Cách nhận tiền nhanh hơn

Nhận tiền nhanh hơn thường là vấn đề giảm ma sát. Khách hàng có xu hướng thanh toán nhanh hơn khi quy trình rõ ràng, đơn giản và chuyên nghiệp.

Xuất hóa đơn ngay lập tức

Gửi hóa đơn ngay khi công việc hoàn tất hoặc sản phẩm được giao. Trì hoãn xuất hóa đơn thường dẫn đến trì hoãn thanh toán.

Dùng điều khoản thanh toán ngắn và cụ thể

Thời hạn thanh toán quá dài có thể làm chậm dòng tiền. Các điều khoản phổ biến gồm net 15, net 30 hoặc thanh toán ngay khi nhận hóa đơn. Hãy chọn điều khoản phù hợp với ngành và mối quan hệ khách hàng, nhưng đừng để chúng mơ hồ.

Làm cho ngày đến hạn không thể bị bỏ sót

Đặt ngày đến hạn ở gần đầu hóa đơn. Nếu thời hạn bị giấu trong phần chữ nhỏ, khách hàng có thể bỏ qua.

Cung cấp liên kết thanh toán dễ dùng

Càng ít thao tác càng tốt. Một liên kết thanh toán ngay trong hóa đơn hoặc email sẽ giảm ma sát và có thể giúp thu tiền nhanh hơn.

Tự động hóa nhắc thanh toán

Những lời nhắc lịch sự trước và sau ngày đến hạn có thể cải thiện tỷ lệ thu tiền mà không làm ảnh hưởng đến quan hệ khách hàng. Một hệ thống nhắc nhở tốt giúp giao tiếp nhất quán và giảm việc phải theo dõi thủ công khó xử.

Yêu cầu đặt cọc khi phù hợp

Với công việc theo yêu cầu riêng, đơn hàng lớn hoặc dự án có chi phí đầu vào đáng kể, yêu cầu đặt cọc có thể bảo vệ dòng tiền của bạn và giảm rủi ro.

Áp dụng phí trả chậm một cách cẩn trọng

Phí trả chậm không thay thế cho việc thu nợ tốt, nhưng có thể khuyến khích thanh toán đúng hạn nếu được áp dụng nhất quán và công bố rõ ràng từ trước.

Những hồ sơ bạn nên lưu giữ

Kế toán tốt phụ thuộc vào chứng từ nguồn tốt. Nếu bạn không thể chứng minh một giao dịch, sẽ khó phân loại hoặc bảo vệ nó về sau.

Hãy lưu giữ các hồ sơ như:

• Hóa đơn đã gửi và đã nhận
• Xác nhận thanh toán
• Sao kê ngân hàng
• Báo cáo từ đơn vị xử lý thanh toán
• Biên lai chi phí
• Hồ sơ hoàn tiền
• Hợp đồng với nhà thầu
• Hồ sơ bảng lương
• Tờ khai thuế bán hàng, nếu áp dụng
• Báo cáo cuối năm và biểu mẫu thuế

Lưu trữ số hóa thường là lựa chọn dễ nhất. Hãy sắp xếp tệp theo tháng, nhà cung cấp hoặc loại giao dịch để bạn có thể tìm nhanh khi cần.

Những sai lầm phổ biến gây rắc rối cho kế toán

Ngay cả doanh nghiệp có tổ chức cũng có thể mắc những lỗi tránh được. Dưới đây là một số lỗi phổ biến nhất:

Ghi nhận khoản nạp tiền mà không tính phí

Đơn vị xử lý thanh toán có thể nạp ít hơn tổng doanh số vì đã trừ phí. Nếu bạn chỉ ghi khoản tiền thực nhận mà bỏ qua phí, doanh thu sẽ bị ghi cao hơn thực tế và chi phí thấp hơn thực tế.

Quên đối soát tài khoản của đơn vị xử lý thanh toán

Sao kê ngân hàng thôi là chưa đủ để thấy toàn bộ bức tranh. Bạn cũng cần đối soát báo cáo của đơn vị xử lý, đặc biệt nếu có hoàn tiền, tranh chấp giao dịch hoặc phí.

Dùng danh mục quá chung chung

Gộp mọi thứ vào các nhóm mơ hồ như “khác” có thể tiện, nhưng sẽ làm báo cáo yếu đi. Hãy dùng các danh mục có ý nghĩa.

Trì hoãn nhập liệu

Khi biên lai bị dồn lại, lỗi cũng tích tụ theo. Cập nhật hàng tuần nhỏ sẽ dễ hơn nhiều so với những đợt nhập bù lớn vào cuối tháng.

Bỏ qua hóa đơn chưa thanh toán

Các hóa đơn mở là tài sản trên sổ sách, nhưng chỉ khi bạn theo dõi chúng đúng cách. Báo cáo tuổi nợ giúp bạn thấy khách hàng nào đang quá hạn và số dư nào cần theo dõi.

Xem dữ liệu thanh toán và dữ liệu kế toán như hai hệ thống riêng biệt

Hồ sơ bán hàng, hồ sơ thanh toán, khoản nạp ngân hàng và hóa đơn nên khớp với nhau. Khi chúng không khớp, nguyên nhân gốc thường là một quy trình bị tách rời.

Quy trình kế toán hàng tháng thực tế

Một quy trình hàng tháng đơn giản có thể giúp hầu hết doanh nghiệp nhỏ vận hành ổn định.

1. Tải xuống hoặc đồng bộ giao dịch

Đưa các giao dịch ngân hàng và thẻ vào hệ thống ngay khi có thể.

2. Phân loại thu nhập và chi phí

Gán từng giao dịch vào đúng tài khoản trong hệ thống tài khoản của bạn.

3. Ghép thanh toán với hóa đơn

Xóa các số dư khách hàng còn mở và xác minh các khoản nạp khớp với hồ sơ của bạn.

4. Rà soát phí xử lý và hoàn tiền

Đảm bảo các khoản khấu trừ từ đơn vị xử lý được ghi nhận chính xác.

5. Đối soát tài khoản ngân hàng và tài khoản thanh toán

So sánh sao kê với sổ sách và xử lý mọi chênh lệch.

6. Xem lại các khoản phải thu

Xác định các hóa đơn quá hạn và theo dõi chúng.

7. Chạy các báo cáo chính

Ít nhất, hãy xem báo cáo lãi lỗ, bảng cân đối kế toán và hoạt động dòng tiền nếu hệ thống của bạn hỗ trợ.

8. Lưu tài liệu hỗ trợ

Lưu sao kê, biên lai và báo cáo trong một cấu trúc thư mục có tổ chức.

Quy trình này có thể chỉ mất một khoảng thời gian ngắn mỗi tháng sau khi hệ thống được thiết lập, nhưng có thể giúp bạn tiết kiệm hàng giờ sau này.

Khi nào nên thuê chuyên gia

Một số chủ doanh nghiệp tự làm kế toán. Những người khác tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro bằng cách thuê hỗ trợ.

Bạn có thể nên tìm một kế toán viên hoặc chuyên viên kế toán nếu:

• Bạn đang chậm đối soát
• Bạn xử lý khối lượng giao dịch lớn
• Bạn sử dụng nhiều kênh thanh toán
• Bạn có hàng tồn kho, bảng lương hoặc độ phức tạp về thuế bán hàng
• Bạn cần báo cáo tài chính để vay vốn hoặc kêu gọi nhà đầu tư
• Bạn không chắc hồ sơ của mình có đủ để hỗ trợ tờ khai thuế hay không

Một chuyên gia cũng có thể giúp bạn thiết lập hệ thống tài khoản, quy trình thanh toán và quy trình chốt sổ hàng tháng để hồ sơ dễ duy trì hơn ngay từ đầu.

Kết luận chính

Kế toán và thanh toán không bao giờ nên được xem là hai việc riêng rẽ. Kết hợp với nhau, chúng ảnh hưởng đến mức độ chính xác khi bạn hiểu doanh nghiệp của mình, tốc độ bạn nhận tiền và mức độ tự tin khi bước vào mùa thuế.

Nếu bạn muốn một quy trình tài chính tốt hơn, hãy bắt đầu từ những điều cơ bản:

• Giữ tài chính doanh nghiệp tách biệt
• Ghi nhận thu nhập và chi phí một cách nhất quán
• Làm cho việc xuất hóa đơn đơn giản và rõ ràng
• Chấp nhận các phương thức thanh toán mà khách hàng thực sự sử dụng
• Đối soát tài khoản hàng tháng
• Theo dõi phí, hoàn tiền và tranh chấp giao dịch cẩn thận
• Rà soát các hóa đơn chưa thanh toán trước khi chúng quá hạn lâu

Một hệ thống gọn gàng không chỉ giúp sổ sách ngăn nắp. Nó còn giúp doanh nghiệp vận hành ít căng thẳng hơn và có dòng tiền tốt hơn.