Пробив през бариерата на гласовата поща: стратегии за последващ контакт за малкия бизнес

Гласовата поща уж трябва да улеснява комуникацията. За един развиващ се бизнес тя често прави точно обратното. Обаждате се на потенциален клиент, партньор, доставчик или бъдещ клиент и вместо жив разговор получавате сигнал, стандартен поздрав и още един шанс да бъдете игнорирани.

Това не означава, че гласовата поща е безполезна. Означава, че тя трябва да се разглежда като част от по-широка система за последващ контакт, а не като край на разговора. Бизнесите, които се справят добре с последващите действия, разбират времето, посланието, честотата и постоянството. Те знаят кога да оставят гласово съобщение, кога да се обадят отново, кога да изпратят имейл и кога да спрат.

За собствениците на малък бизнес и основателите това е важно. Всеки пропуснат разговор може да забави продажба, да отложи партньорство или да удължи процеса на вземане на решение. Добре обмислената стратегия за гласова поща ви помага да останете професионални, да пазите времето си и да създавате повече възможности за свързване.

Защо гласовата поща все още има значение

Дори в свят, пълен с имейли, текстови съобщения, чатове и социални канали, телефонните разговори все още имат стойност. Живият разговор често е най-бързият начин да изградиш доверие, да отговориш на възражения и да придвижиш някого към решение. Но тъй като хората са заети, гласовата поща остава една от най-честите точки на контакт в бизнес комуникацията.

Гласовото съобщение може да направи три неща добре:

• Да държи името ви пред вниманието на получателя.
• Да даде на слушателя причина да ви върне обаждане.
• Да затвърди вашия професионализъм и авторитет.

Гласовото съобщение може и да навреди сериозно, ако звучи прибързано, неясно, отчаяно или прекалено агресивно. Целта не е да звучите като телемаркетинг. Целта е да звучите като собственик на бизнес, който е подготвен, уважителен и лесен за работа.

Започнете с правилната нагласа

Много хора подхождат към гласовата поща така, сякаш всяко неприето обаждане е отказ. Това е грешната рамка. Повечето хора не вдигат непознати номера, защото са заети, разсеяни или просто пазят вниманието си.

Мислете за гласовата поща като за кратка реклама на жив разговор. Не се опитвате да обясните всичко. Опитвате се да създадете достатъчно интерес, за да поиска другият човек да отговори.

Тази нагласа променя качеството на съобщението ви. Вместо да се извинявате, че се обаждате, вие започвате с ценност. Вместо да говорите твърде дълго, оставате фокусирани. Вместо да звучите несигурно, звучите като професионалист, който знае защо това обаждане е важно.

Обаждайте се в по-добри часове

Времето на обаждане влияе върху това дали ще стигнете директно до човека. Ако многократно се обаждате по едно и също време всеки ден, вероятно удряте в същата стена. Промяната на часовете може да подобри шанса ви.

Някои практични времеви прозорци за тестване включват:

• Рано сутрин, преди денят да стане натоварен.
• По обяд, когато някои хора са по-склонни да проверяват обажданията си.
• В късния следобед, преди хората да приключат работа.
• В различни дни от седмицата, особено ако вече няколко пъти сте изпуснали същия контакт.

Целта не е да гадаете хаотично. Целта е да наблюдавате модели. Ако някой никога не отговаря сутрин, но е свободен около обяд, използвайте тази информация. Добрият последващ контакт често означава да научите ритъма на човека, до когото се опитвате да се свържете.

Използвайте ясна структура на гласовото съобщение

Силното гласово съобщение е кратко, конкретно и лесно за действие. Обикновено съдържа четири части:

1. Кой сте вие.
2. Защо се обаждате.
3. Каква стойност или контекст имате.
4. Какво искате човекът да направи след това.

Тази структура ви предпазва от разсейване и увъртане. Освен това прави съобщението по-лесно за запомняне.

Ето проста рамка:

Здравейте, казвам се [Име] от [Компания]. Обаждам се, защото [кратка причина, свързана с тяхната ситуация]. Имам една идея, която може да помогне с [конкретна полза]. Можете да се свържете с мен на [номер]. Ще изпратя и кратък имейл, за да е лесно да отговорите и там.

Това не е текст, който да четете роботизирано. Това е форма за съобщението. Адаптирайте го така, че да звучи естествено.

Дръжте съобщението кратко

Гласовата поща не е презентация. Тя е подтик.

Ако говорите твърде дълго, слушателят може да спре да обръща внимание още преди да стигнете до същината. В много бизнес ситуации 20 до 30 секунди са напълно достатъчни. Колкото по-кратко е съобщението, толкова по-лесно е да звучи ясно и уверено.

Добро правило е да премахвате всичко, което не помага на слушателя да разбере:

• Кой сте вие.
• Защо обаждането е важно.
• Защо си струва да ви отговори.

Избягвайте да обяснявате прекалено много фона си. Избягвайте пълна продуктова презентация. Избягвайте да запълвате тишината с фрази като „само се обаждам да видя дали може би сте имали време...“, защото подобни фрази прахосват ценността на вниманието.

Направете обаждането релевантно

Най-добрите гласови съобщения са релевантни за получателя. Общите послания лесно се игнорират, защото биха могли да бъдат изпратени на всеки.

Персонализацията може да е само един детайл:

• Скорошен разговор.
• Общ контакт.
• Споделено събитие или организация.
• Конкретно бизнес предизвикателство, с което е вероятно да се сблъсква.
• Скорошно публично съобщение, наемане или разширяване.

Колкото по-конкретен и уважителен е контекстът, толкова по-добре. Не е нужно да звучите прекалено близки. Нужно е да покажете, че обаждането е направено целенасочено.

Използвайте гласовата поща като част от последователност

Грешката, която много бизнеси правят, е да третират гласовата поща като еднократно събитие. По-добър подход е да я използвате като една част от последователност за последващ контакт.

Типична последователност може да изглежда така:

• Обадете се веднъж и оставете кратко гласово съобщение.
• Изпратете последващ имейл, който съответства на съобщението.
• Обадете се отново в различно време, ако все още няма отговор.
• Напомнете за предишния контакт, без да звучите раздразнено.
• Спрете след разумен брой опити, освен ако възможността не е необичайно ценна.

Този подход ви държи организирани и професионални. Освен това дава на човека няколко начина да отговори.

Съчетайте имейла с гласовото съобщение

Ако оставите гласово съобщение, последващият имейл трябва да го подсилва, а не да го повтаря дума по дума. Имейлът може да е малко по-подробен, докато гласовото съобщение остава кратко.

Един добър последващ имейл трябва да включва:

• Ясен ред за тема.
• Кратко напомняне кои сте.
• Причината, поради която сте се обадили.
• Едно изречение, обясняващо ползата или следващата стъпка.
• Прост призив за действие.

Например гласовото съобщение може да каже, че имате една идея, която може да помогне. Имейлът може да обясни тази идея с едно-две изречения. Тази комбинация улеснява получателя да отговори, когато му е удобно.

Знайте кога да засилите усилията и кога да спрете

Постоянството е полезно. Натрапването не е.

Ако някой е високостойностен потенциален клиент, стратегически партньор или ключов акаунт, може да си струва да направите няколко добре разпределени опита. Ако възможността е малка, цената на повторните контакти може да надвиши потенциалната полза.

Практична рамка за решение е да си зададете:

• Колко ценна е тази възможност?
• Колко вероятно е човекът да отговори в крайна сметка?
• Посланието ми все още ли е релевантно, или просто се повтарям?
• Дал ли съм достатъчно начини да отговори?

Ако отговорът започне да клони към не, продължете напред. Професионализмът включва и знанието кога да не натискате повече.

Често срещани грешки при гласова поща

Дори опитни собственици на бизнес правят едни и същи грешки при оставяне на съобщения. Най-често срещаните включват:

• Прекалено дълго говорене.
• Звучене на извинение или несигурност.
• Оставяне на съобщение без причина да бъде върнато обаждането.
• Използване на общи фрази, които могат да важат за всеки.
• Повтарящи се обаждания без промяна на времето или посланието.
• Създаване на усещане за натиск или притискане.

Всяка от тези грешки намалява шанса за обратно обаждане. Гласовата поща трябва да намалява триенето, а не да го увеличава.

Няколко примерни подхода за гласово съобщение

Ето три прости начина да формулирате посланието според ситуацията.

1. Директно и кратко

Здравейте, казвам се [Име] от [Компания]. Обаждам се, защото мисля, че можем да помогнем с [конкретна нужда]. Ще изпратя и кратък имейл, а можете да се свържете с мен на [номер].

2. Базирано на отношения

Здравейте, казвам се [Име]. Свързахме се чрез [общ контакт/събитие] и исках да последвам една тема, която може да е актуална за вашия екип. Ще изпратя кратко съобщение с подробности.

3. Първо стойност

Здравейте, казвам се [Име] от [Компания]. Имам една идея, която може да ви помогне да намалите [проблем] или да подобрите [резултат]. Ще изпратя имейл, за да можете да го разгледате, когато ви е удобно.

Най-добрата версия е тази, която звучи естествено във вашия глас и отговаря на отношенията ви с човека.

Изградете повторяем процес

Добрият последващ контакт не трябва да зависи само от паметта. Създайте процес, който екипът ви може да следва всеки път.

Този процес може да включва:

• Стандартна дължина на гласовото съобщение.
• Няколко шаблона за различни ситуации.
• Регистър на обажданията с дати и часове.
• Шаблон за последващ имейл.
• Правило за броя опити.

Ако компанията ви има няколко човека, които правят контакт, последователността е още по-важна. Общият процес предотвратява ситуация, в която един човек звучи подготвен, а друг звучи хаотично или неподготвено.

Как това подпомага по-силния имидж на бизнеса

Всеки допир с клиента оформя начина, по който хората възприемат бизнеса ви. Кратко, обмислено гласово съобщение показва, че уважавате времето и комуникирате ясно. Това е ценно, независимо дали се опитвате да продадете услуга, да установите партньорство или да подкрепите клиент.

Това е важно за основателите и собствениците на малък бизнес, защото първите впечатления често остават. Същият професионализъм, който помага при последващия контакт, помага и при учредяването на компания, комуникацията с клиенти, отношенията с доставчици и изграждането на доверие като цяло. Когато бизнесът ви звучи организиран, хората са по-склонни да вярват, че наистина е организиран.

Заключение

Гласовата поща не е пречка, ако я третирате като инструмент. Целта не е да спечелите всеки разговор от първия опит. Целта е да създадете достатъчно яснота, релевантност и доверие, за да поиска другият човек да продължи разговора.

Обаждайте се в по-умни часове. Дръжте съобщението кратко. Направете го релевантно. Последвайте с имейл. Проследявайте опитите си. И знайте кога да продължите напред.

За един малък бизнес тази дисциплина може да означава повече обратни обаждания, по-добри разговори и по-професионална репутация като цяло.