Дауыс поштасы кедергісін еңсеру: шағын бизнеске арналған кейінгі байланыс стратегиялары

Дауыс поштасы байланысуды жеңілдетуге арналған сияқты көрінеді. Бірақ өсіп келе жатқан бизнес үшін ол көбіне керісінше әсер етеді. Сіз әлеуетті клиентке, серіктеске, жеткізушіге немесе болашақ тапсырыс берушіге қоңырау шалғанда, тірі әңгіме орнына сигнал дыбысын, жалпыға ортақ сәлемдесуді және тағы бір еленбей қалу мүмкіндігін аласыз.

Бұл дауыс поштасы пайдасыз дегенді білдірмейді. Бұл оны әңгіменің соңы емес, кеңірек кейінгі байланыс жүйесінің бір бөлігі ретінде қарастыру керек дегенді білдіреді. Кейінгі байланысты жақсы жүргізетін компаниялар уақытты, хабарламаны, жиілікті және табандылықты түсінеді. Олар қашан дауыс поштасын қалдыру керек екенін, қашан қайта қоңырау шалу керек екенін, қашан электрондық хат жіберу керек екенін және қашан тоқтау керек екенін біледі.

Шағын бизнес иелері мен құрылтайшылар үшін бұл маңызды. Әрбір жауапсыз қоңырау сатуды баяулатуы, серіктестікті кешіктіруі немесе шешім қабылдау циклін ұзаруы мүмкін. Ойластырылған дауыс поштасы стратегиясы кәсіби болып көрінуге, уақытыңызды қорғауға және байланыс орнату мүмкіндігін арттыруға көмектеседі.

Неліктен дауыс поштасы әлі де маңызды

Электрондық хат, мәтіндік хабарлама, чат және әлеуметтік хабарламалар дәуірінде де телефон қоңырауларының құны сақталады. Тікелей әңгіме көбіне сенім орнатудың, қарсылықтарды жауаптаудың және адамды шешімге жақындатудың ең жылдам жолы болады. Бірақ адамдардың жұмысы көп болғандықтан, дауыс поштасы бизнес байланысындағы ең жиі кездесетін жанасу нүктелерінің бірі болып қала береді.

Дауыс поштасы үш нәрсені жақсы істей алады:

• Сіздің атыңызды байланыстағы адамға еске салып отырады.
• Тыңдаушыға сізге қайта хабарласуға себеп береді.
• Сіздің кәсібилігіңіз бен сенімділігіңізді нығайтады.

Ал дауыс поштасы асығыс, көмескі, мұқтаж немесе тым агрессивті естілсе, нақты зиян келтіруі мүмкін. Мақсат телемаркетолог сияқты естілмей, дайын, құрметті және жұмыс істеуге оңай бизнес иесі сияқты естілу.

Дұрыс көзқарастан бастаңыз

Көп адам дауыс поштасын әрбір жауапсыз қоңырауды бас тарту ретінде қабылдап қарайды. Бұл дұрыс емес тәсіл. Көпшілік белгісіз нөмірлерге жұмысбастылықтан, алаңдаушылықтан немесе жай ғана назарын қорғау үшін жауап бермейді.

Дауыс поштасын тірі әңгімеге арналған қысқа жарнама деп қабылдаңыз. Сіз бәрін түсіндіруге тырыспайсыз. Қарсы жақ жауап бергісі келетіндей деңгейде қызығушылық тудыруға тырысасыз.

Бұл көзқарас хабарламаңыздың сапасын өзгертеді. Қоңырау шалғаныңыз үшін кешірім сұраудың орнына, сіз құндылықпен бастайсыз. Ұзақ сөйлеудің орнына, нақты боласыз. Сенімсіз естілудің орнына, не үшін қоңырау шалғаныңызды білетін кәсіби маман сияқты көрінесіз.

Ыңғайлырақ уақытта қоңырау шалыңыз

Уақыт адамның тікелей жауап беру ықтималдығына әсер етеді. Егер сіз күн сайын бір уақытта қайта-қайта қоңырау шалсаңыз, бір қабырғаға соғылып жүрген боласыз. Қоңырау уақыттарын өзгертіп отыру нәтижені жақсарта алады.

Тестілеуге болатын пайдалы уақыт аралықтары:

• Таңертең ерте, күн әлі қарбалас болмай тұрғанда.
• Түскі уақытқа таяу, кейбір адамдар қоңырауларын қарайтын кезде.
• Күннің екінші жартысында, адамдар жұмысын аяқтар алдында.
• Аптаның әртүрлі күндері, әсіресе бір байланысқа бірнеше рет сәтсіз хабарласқан болсаңыз.

Мәселе кездейсоқ болжауда емес. Мәселе үлгіні бақылауда. Егер бір адам таңертең ешқашан көтермесе, бірақ түскі уақытта қолжетімді болса, сол ақпаратты пайдаланыңыз. Жақсы кейінгі байланыс көбіне сіз хабарласуға тырысқан адамның ырғағын үйрену туралы болады.

Дауыс поштасының анық құрылымын қолданыңыз

Мықты дауыс поштасы қысқа, нақты және әрекет етуге жеңіл болады. Ол әдетте төрт бөліктен тұрады:

1. Сіз кімсіз.
2. Неге қоңырау шалып тұрсыз.
3. Қандай құндылық немесе контекст бар.
4. Адамнан не істеуін қалайсыз.

Осындай құрылым сізді артық сөйлеуден сақтайды. Сонымен бірге хабарламаны есте сақтауды жеңілдетеді.

Мынадай қарапайым үлгі қолдануға болады:

Сәлеметсіз бе, менің атым [Аты-жөні], [Компания] компаниясынанмын. Мен [олардың жағдайына байланысты қысқа себеп] бойынша қоңырау шалып тұрмын. [Нақты пайда] мәселесінде көмектесетін бір ойым бар. Маған [нөмір] арқылы хабарласа аласыз. Сондай-ақ жауап беру оңай болу үшін қысқа электрондық хат жіберемін.

Бұл мәтінді механикалық түрде оқып шығатын дайын сценарий емес. Бұл хабарламаның құрылымы ғана. Оны табиғи естілетіндей етіп бейімдеңіз.

Хабарламаны қысқа ұстаңыз

Дауыс поштасы баяндама емес. Ол тек жауап беру ынтасын оятатын қысқа белгі.

Егер тым ұзақ сөйлесеңіз, тыңдаушы негізгі ойға жетпей-ақ назарын жоғалтуы мүмкін. Көптеген бизнес жағдайында 20-30 секунд жеткілікті. Хабарлама неғұрлым қысқа болса, соғұрлым оны анық әрі сенімді жеткізу оңай.

Жақсы қағида - мыналарға көмектеспейтін кез келген бөлікті алып тастау:

• Сіз кімсіз.
• Қоңырау неге маңызды.
• Неліктен жауап беру олардың уақытына тұрарлық.

Өзіңіздің кәсіби тарихыңызды шамадан тыс түсіндіруден аулақ болыңыз. Толық өнім таныстырылымын жасамаңыз. “Тек қоңырау шалып, бәлкім, уақыт тауып үлгердіңіз бе...” сияқты тіркестермен бос кеңістікті толтырмаңыз, өйткені мұндай сөздер құнды назарды ысырап етеді.

Қоңырауды өзекті етіңіз

Ең жақсы дауыс пошталары алушыға қатысты болады. Жалпыға бірдей хабарламаларды елемеу оңай, өйткені олар кез келген адамға жіберілуі мүмкін сияқты көрінеді.

Жекелендіру бір ғана деталь болуы мүмкін:

• Жуырдағы әңгіме.
• Ортақ таныстыру.
• Ортақ шара немесе қауымдастық.
• Сіз білетін нақты бизнес мәселесі.
• Жақында жасалған жария мәлімдеме, жаңа қызметке қабылдау немесе кеңею туралы жаңалық.

Контекст неғұрлым нақты әрі құрметті болса, соғұрлым жақсы. Өзіңізді тым жақын таныс ретінде көрсету қажет емес. Бірақ қоңыраудың мақсатты болғанын көрсету керек.

Дауыс поштасын тізбектің бір бөлігі ретінде қолданыңыз

Көп компания жіберетін қателік - дауыс поштасын бір реттік оқиға деп қарау. Бұдан гөрі дұрыс тәсіл - оны кейінгі байланыс тізбегінің бір бөлігі ретінде пайдалану.

Әдеттегі тізбек былай көрінуі мүмкін:

• Бір рет қоңырау шалып, қысқа дауыс поштасын қалдыру.
• Дауыс поштасына сәйкес келетін кейінгі электрондық хат жіберу.
• Әлі жауап болмаса, басқа уақытта қайта қоңырау шалу.
• Бұрынғы хабарласуды ренішсіз еске салу.
• Мүмкіндік аса құнды болмаса, ақылға қонымды әрекет санына жеткеннен кейін тоқтау.

Бұл тәсіл жұмысыңызды ретке келтіріп, кәсіби деңгейде ұстауға көмектеседі. Сондай-ақ байланыстағы адамға жауап берудің бірнеше жолын ұсынады.

Электрондық хатты дауыс поштасына сәйкестендіріңіз

Егер сіз дауыс поштасын қалдырсаңыз, кейінгі электрондық хат оны сөзбе-сөз қайталаудың орнына, мазмұнын күшейтуі керек. Хат сәл көбірек егжей-тегжей бере алады, ал дауыс поштасы қысқа болып қала береді.

Жақсы кейінгі электрондық хатта мыналар болуы керек:

• Нақты тақырып жолы.
• Сіздің кім екеніңізді қысқаша еске салу.
• Неге қоңырау шалғаныңыз.
• Пайдасы немесе келесі қадамы туралы бір сөйлем.
• Қарапайым әрекетке шақыру.

Мысалы, дауыс поштасында сіз көмектесуі мүмкін бір ойыңыз бар деп айтуыңыз мүмкін. Ал электрондық хатта сол ойды бір-екі сөйлеммен түсіндіруге болады. Бұл үйлесім алушыға ыңғайлы уақытта жауап беруді жеңілдетеді.

Қашан күшейту, қашан тоқтау керек екенін біліңіз

Табандылық пайдалы. Бірақ мазалау дұрыс емес.

Егер адам жоғары құнды әлеуетті клиент, стратегиялық серіктес немесе маңызды аккаунт болса, бірнеше рет, бірақ арасы сақталған әрекет жасауға тұрарлық болуы мүмкін. Егер мүмкіндік шағын болса, қайталанған хабарласудың құны ықтимал нәтижеден асып түсуі мүмкін.

Пайдалануға болатын практикалық шешім үлгісі мына сұрақтардан тұрады:

• Бұл мүмкіндік қаншалықты құнды?
• Бұл адамның кейінірек жауап беру ықтималдығы қандай?
• Хабарламам әлі де өзекті ме, әлде мен жай ғана қайталап жүрмін бе?
• Мен оларға жауап берудің жеткілікті жолын ұсындым ба?

Егер жауап барған сайын жоқ жағына ауыса бастаса, әрі қарай жүріңіз. Кәсібилік - қашан басуды тоқтату керегін білу.

Дауыс поштасындағы жиі қателер

Тәжірибелі бизнес иелерінің өзі бірдей қателерді жібереді. Ең жиі кездесетіндері:

• Тым ұзақ сөйлеу.
• Кешірім сұрағандай немесе сенімсіз естілетін тон.
• Жауап беруге себеп бермейтін хабарлама қалдыру.
• Кез келген адамға жарай беретіндей жалпы тіл қолдану.
• Уақытты немесе хабарламаны өзгертпей қайта-қайта қоңырау шалу.
• Тыңдаушыға қысым көрсеткендей немесе оны тығырыққа тірегендей сезім тудыру.

Осылардың әрқайсысы қайта қоңырау шалу ықтималдығын төмендетеді. Дауыс поштасы кедергіні арттырмауы керек, керісінше азайтуы керек.

Бірнеше үлгілік тәсіл

Мұнда жағдайға қарай хабарламаны қалай құруға болатынын көрсететін үш қарапайым нұсқа бар.

1. Тура және қысқа

Сәлеметсіз бе, менің атым [Аты-жөні], [Компания] компаниясынанмын. [Нақты қажеттілік] бойынша көмектесе алатынымызды ойлап хабарласып тұрмын. Қысқа электрондық хат та жіберемін, маған [нөмір] арқылы хабарласа аласыз.

2. Қарым-қатынасқа негізделген

Сәлеметсіз бе, менің атым [Аты-жөні]. Біз [ортақ байланыс/шара] арқылы танысқанбыз, сондықтан сіздің командаңызға қатысты болуы мүмкін бір мәселе бойынша кейін хабарласқым келді. Толығырақ қысқа хат жіберемін.

3. Құндылықтан бастау

Сәлеметсіз бе, менің атым [Аты-жөні], [Компания] компаниясынанмын. Сізге [мәселені] азайтуға немесе [нәтижені] жақсартуға көмектесетін бір ойым бар. Сізге ыңғайлы уақытта қарап шығуыңыз үшін электрондық хат жіберемін.

Ең жақсы нұсқа - өз үніңізге табиғи естілетін және қарым-қатынасқа сәйкес келетін нұсқа.

Қайталауға болатын процесс құрыңыз

Жақсы кейінгі байланыс тек есіңізге сүйенбеуі керек. Командаңыз әрдайым қолдана алатын процесті жасаңыз.

Бұл процесс мыналарды қамтуы мүмкін:

• Дауыс поштасының стандартты ұзақтығы.
• Әртүрлі жағдайларға арналған бірнеше хабарлама үлгісі.
• Күн мен уақытты жазатын қоңырау журналы.
• Кейінгі электрондық хат үлгісі.
• Қанша рет әрекет жасау керектігі туралы ереже.

Егер компанияңызда бірнеше адам хабарласумен айналысса, бірізділік одан да маңызды болады. Ортақ процесс бір қызметкердің ширақы сөйлеп, екіншісінің ретсіз не дайын емес естілмеуін болдырмайды.

Бұл мықты бизнес бейнесін қалай қолдайды

Әрбір клиентпен байланыс нүктесі сіздің бизнесіңіз туралы көзқарас қалыптастырады. Қысқа әрі ойластырылған дауыс поштасы сіздің уақытты құрметтейтініңізді және анық сөйлейтініңізді білдіреді. Бұл қызмет сатуға, серіктестік орнатуға немесе клиентке қолдау көрсетуге тырысқанда маңызды.

Бұл әсіресе құрылтайшылар мен шағын бизнес иелері үшін өзекті, өйткені алғашқы әсер көбіне ұзақ сақталады. Кейінгі байланыстың кәсібилігі компания құрылымын, клиентпен қарым-қатынасты, жеткізушілермен байланыс пен жалпы сенім қалыптастыруды да жақсартады. Бизнесіңіз реттелген сияқты естілсе, адамдар оны шынымен реттелген деп қабылдауға бейім болады.

Қорытынды

Егер сіз оны құрал ретінде қарастырсаңыз, дауыс поштасы кедергі емес. Мақсат - әрбір қоңырауды бірінші әрекетте жеңу емес. Мақсат - екінші тарап әңгімені жалғастырғысы келетіндей деңгейде айқындық, өзектілік және сенім қалыптастыру.

Ыңғайлырақ уақытта қоңырау шалыңыз. Хабарламаны қысқа ұстаңыз. Оны өзекті етіңіз. Электрондық хатпен жалғастырыңыз. Әр әрекетті тіркеп отырыңыз. Және қашан тоқтау керегін біліңіз.

Шағын бизнес үшін мұндай тәртіп көбірек кері қоңырауға, сапалы әңгімелерге және жалпы алғанда кәсіби беделге әкелуі мүмкін.