Може ли едно LLC да наема независими изпълнители? Пълно ръководство за собственици на малък бизнес

Едно LLC може да наема независими изпълнители и за много развиващи се компании това е един от най-практичните начини да се привлече специализирана помощ, без да се добавя пълноценен служител към ведомостта за заплати. Изпълнителите могат да подпомагат проекти, да запълват липсващи умения и да осигуряват гъвкавост на LLC, когато работата се променя.

Ключът е това да се прави правилно. IRS обръща по-малко внимание на етикета, който използвате, и повече на действителните работни отношения. Ако един изпълнител се третира като служител, бизнесът може да се сблъска с данъчни, свързани с заплатите и с изисквания за съответствие проблеми по-късно.

Това ръководство обяснява кога едно LLC може да наема независими изпълнители, как да класифицира работниците, кои формуляри да събира и какво да подготви, преди работата да започне.

Какво е независим изпълнител?

Независимият изпълнител е самостоятелно заето лице или предприятие, което предоставя услуги на друг бизнес по договор или на базата на проект. По принцип изпълнителите контролират как извършват работата, използват собствени инструменти или системи, когато е уместно, и носят отговорност за собствените си данъци.

Примери за често срещани изпълнители включват:

• Фрийланс дизайнери
• Счетоводители
• Маркетинг консултанти
• Софтуерни разработчици
• Копирайтъри
• Виртуални асистенти
• Фотографи
• Специалисти по занаяти, наети за конкретен проект

Изпълнителите се различават от служителите, защото бизнесът не ги управлява като персонал. Компанията може да определя обхвата на проекта и крайния срок, но обикновено не диктува ежедневните методи, които изпълнителят използва, за да завърши работата.

Може ли LLC да наема изпълнители?

Да. Дружество с ограничена отговорност може да наема изпълнители по същия начин, както другите бизнеси. Всъщност LLC често разчитат на изпълнители в началото, защото могат да разширяват подкрепата си без да добавят фиксираните разходи, които идват с постоянните служители.

Наемането на изпълнители може да е разумно, когато имате нужда от:

• Помощ за конкретен проект
• Специализирани умения, които не ви трябват на пълен работен ден
• Сезонна или временна подкрепа
• Повече гъвкавост, отколкото би позволил служител на ведомостта за заплати
• По-ниска административна тежест в сравнение с наемането на персонал

Тази гъвкавост е полезна, но не премахва отговорността за спазване на изискванията. LLC все пак трябва да класифицира правилно работниците и да спазва правилата за данъчно отчитане.

Независим изпълнител срещу служител

Най-важният въпрос не е дали човекът е на непълен или пълен работен ден. Истинският въпрос е дали бизнесът има право да контролира какво прави работникът и как го прави.

IRS обикновено разглежда три области:

Поведенчески контрол

Това пита дали бизнесът контролира или има право да контролира как се извършва работата. Ако обучавате човека като служител, наблюдавате детайлите отблизо или диктувате точния процес, по-вероятно е работникът да бъде класифициран като служител.

Финансов контрол

Това се фокусира върху това кой контролира бизнес страната на отношенията. Съществени фактори включват:

• Как се плаща на работника
• Дали разходите се възстановяват
• Кой предоставя инструменти и оборудване
• Дали работникът има възможност за печалба или загуба
• Дали работникът предлага услуги на други клиенти

Връзка между страните

Това разглежда цялостната връзка. Писмените договори са важни, но сами по себе си не са достатъчни. IRS също взема предвид:

• Дали се предоставят придобивки
• Дали се очаква отношенията да продължат
• Дали работата е част от основните операции на LLC
• Дали работникът оперира като независим бизнес

Ако фактите сочат към статут на служител, бизнесът не трябва да приема, че третирането като изпълнител ще бъде прието само защото договорът казва това.

Защо LLC наемат изпълнители

Много собственици на LLC избират изпълнители, защото този тип отношения са по-прости и по-гъвкави от наемането на служители.

Чести предимства включват:

• Без удържане на данъци от заплатите при плащане към изпълнителя
• Без дял на работодателя за данъците Social Security и Medicare за изпълнителя
• По-лесно мащабиране при краткосрочни нужди
• Достъп до специализирана експертиза без дългосрочен ангажимент
• По-малко административна тежест от управлението на екип на заплата

Въпреки това изпълнителите не са начин да се заобиколят задълженията, свързани със заетостта. Ако работните отношения всъщност са отношения на служител, LLC все пак може да носи отговорност за назадни данъци и санкции.

Какви формуляри са необходими на LLC?

Когато LLC наема изпълнител, бизнесът трябва да събере правилната данъчна информация преди започване на плащанията.

Формуляр W-9

Помолете изпълнителя да попълни Формуляр W-9 преди началото на работата. Той предоставя на LLC официалното име, адреса и данъчния идентификационен номер на изпълнителя.

Съхранявайте W-9 за вашите записи. Той не се подава с данъчна декларация, но помага на бизнеса да подготви точни информационни декларации по-късно.

Формуляр 1099-NEC

Ако LLC плаща на неслужител-изпълнител 600 долара или повече през годината за услуги, бизнесът по принцип трябва да издаде Формуляр 1099-NEC. Този формуляр се използва за отчитане на възнаграждения за услуги на неслужители.

Обикновено LLC предоставя копие на изпълнителя и подава формуляра в IRS до годишния краен срок, който обикновено е 31 януари.

Формуляр 1096

Формулярът 1096 в много случаи вече е много по-малка част от процеса, в зависимост от това как се подават формулярите. Ако вашият метод на подаване го изисква, използвайте го като придружителен обобщаващ формуляр за хартиено подадени информационни декларации. Винаги проверявайте актуалните указания на IRS преди подаване.

Допълнителни, но полезни документи

Договорът с изпълнител не е формуляр на IRS, но е един от най-важните документи във връзката. Той трябва ясно да описва:

• Обхвата на работата
• Условията за плащане
• Сроковете
• Собствеността върху резултата от работата
• Задълженията за конфиденциалност
• Обработката на разходи
• Условията за прекратяване
• Статута на независим изпълнител

Писменото споразумение няма да промени фактите, но помага да се покаже намерената бизнес връзка.

Какво трябва да включва договорът с изпълнител?

Силен договор намалява объркването и помага на двете страни да разберат очакванията.

Поне договорът трябва да урежда:

• Услугите, които се предоставят
• Резултатите и етапите
• Възнаграждението и условията за фактуриране
• Кой предоставя оборудване или софтуер
• Дали изпълнителят може да възлага работата на подизпълнители
• Конфиденциалност и обработка на данни
• Собственост върху интелектуалната собственост
• Клауза за обезщетяване и отговорност
• Как всяка от страните може да прекрати отношенията

За собствениците на LLC това е особено важно, когато изпълнителят създава лога, съдържание за уебсайт, код, маркетингови материали или други резултати, които бизнесът иска да притежава.

Най-добри практики при наемане на изпълнители

За да намалите риска, третирайте отношенията с изпълнителя като истински отношения с доставчик, а не като неформално продължение на вашия екип.

1. Определете ясно проекта

Дайте на изпълнителя конкретен резултат, график и бюджет. Избягвайте да го управлявате като служител със строга ежедневна надзорна практика.

2. Оставете изпълнителя да контролира процеса

Можете да зададете желания резултат, но изпълнителят по принцип трябва сам да реши как да завърши работата.

3. Поддържайте организирани бизнес и данъчни записи

Съхранявайте W-9 формуляри, договори, фактури, плащания и всички данъчни формуляри заедно. Добрата документация улеснява годишното отчитане.

4. Плащайте по фактура, когато е уместно

Изпълнителите обикновено фактурират бизнеса за завършена работа или етапи. Това е различно от обработването на заплати.

5. Не предоставяйте придобивки, типични за служители

Придобивки като платен отпуск, здравно осигуряване или участие в пенсионен план могат да направят отношенията да изглеждат по-скоро като трудово правоотношение.

6. Преглеждайте класификацията редовно

Отношенията с изпълнител могат да се развият с времето. Проектно базирана връзка може да се превърне в постоянна роля, която повече прилича на позиция на служител.

Често срещани грешки на LLC

Много проблеми с класификацията на работници възникват от удобство, а не от намерение. Чести грешки са:

• Да наричате някого изпълнител, но да го контролирате като служител
• Да използвате изпълнител за роля, която всъщност е постоянна и централна за бизнеса
• Да не събирате W-9
• Да забравяте да издадете Формуляр 1099-NEC
• Да нямате писмен договор
• Да смесвате правилата за изпълнители и служители в една и съща работна връзка
• Да приемате, че работата на непълен работен ден автоматично означава статут на изпълнител

Тези грешки могат да създадат данъчни рискове и да направят одитите по-сложни.

Какво се случва, ако работникът е неправилно класифициран?

Ако IRS установи, че човек, третиран като изпълнител, е трябвало да бъде класифициран като служител, LLC може да дължи данъци върху заетостта и свързани санкции. Неправилната класификация може също да повлияе на удръжките, данъците Social Security и Medicare и задълженията за безработица.

В някои случаи IRS предоставя пътища за бизнеса, който иска да коригира проблем с класификацията на работник. Ако не сте сигурни, може да е уместно внимателно да прегледате фактите преди началото на отношенията, а не след като възникне проблем.

Кога едно LLC трябва да наеме служител вместо изпълнител?

Изпълнителите не са правилният избор за всяка роля. LLC може да има нужда от служител, когато:

• Бизнесът иска да контролира как се извършва работата
• Ролята е постоянна и е съществена за операциите
• Работникът ще получава придобивки, типични за служители
• Бизнесът се нуждае от редовен контрол на графика
• Позицията изисква близък надзор и обучение

Добро правило е просто: ако ролята изглежда и функционира като щатна позиция, тя може да принадлежи към ведомостта за заплати, а не към договор с изпълнител.

Заключение

Да, едно LLC може да наема независими изпълнители. За правилната работа изпълнителите дават на малките бизнеси гъвкавост, специализиран талант и по-лесно администриране. Важната част е класификацията. Ако отношенията с изпълнителя са структурирани правилно, LLC може да остане в съответствие с изискванията, като същевременно запази бизнеса гъвкав.

Преди наемане се уверете, че имате писмен договор, попълнен W-9 и ясно разбиране дали работникът наистина е независим. Тази подготовка може да предотврати данъчни проблеми и да позволи на бизнеса да се съсредоточи върху растежа.

Zenind помага на предприемачите да изграждат и поддържат стабилна бизнес основа, а това започва с избора на правилната структура и организираното спазване на изискванията от първия ден.