LLC có thể thuê nhà thầu độc lập không? Hướng dẫn đầy đủ cho chủ doanh nghiệp nhỏ

Một LLC có thể thuê nhà thầu độc lập, và đối với nhiều doanh nghiệp đang phát triển, đây là một trong những cách thực tế nhất để bổ sung nhân sự chuyên môn mà không cần thêm một nhân viên toàn thời gian vào bảng lương. Nhà thầu có thể hỗ trợ dự án, lấp đầy các khoảng trống về kỹ năng và mang lại sự linh hoạt cho LLC khi công việc thay đổi.

Điều quan trọng là phải làm đúng. IRS quan tâm không nhiều đến nhãn bạn dùng mà quan tâm nhiều hơn đến mối quan hệ làm việc thực tế. Nếu một nhà thầu bị đối xử giống như nhân viên, doanh nghiệp có thể gặp các vấn đề về thuế, bảng lương và tuân thủ sau này.

Hướng dẫn này giải thích khi nào LLC có thể thuê nhà thầu độc lập, cách phân loại người lao động, những biểu mẫu cần thu thập và những gì cần chuẩn bị trước khi công việc bắt đầu.

Nhà thầu độc lập là gì?

Nhà thầu độc lập là một cá nhân tự kinh doanh hoặc một doanh nghiệp cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp khác theo hợp đồng hoặc theo từng dự án. Nhà thầu thường tự quyết định cách thực hiện công việc, sử dụng công cụ hoặc hệ thống riêng khi phù hợp, và tự chịu trách nhiệm về thuế của mình.

Ví dụ về các nhà thầu phổ biến bao gồm:

• Nhà thiết kế tự do
• Kế toán viên
• Chuyên gia tư vấn tiếp thị
• Lập trình viên phần mềm
• Biên soạn viên nội dung
• Trợ lý ảo
• Nhiếp ảnh gia
• Chuyên gia nghề kỹ thuật được thuê cho một dự án xác định

Nhà thầu khác với nhân viên vì doanh nghiệp không quản lý họ như nhân sự nội bộ. Công ty có thể xác định phạm vi dự án và thời hạn hoàn thành, nhưng thường không chỉ đạo chi tiết từng ngày về cách thức nhà thầu thực hiện công việc.

LLC có thể thuê nhà thầu không?

Có. Một công ty trách nhiệm hữu hạn có thể thuê nhà thầu theo cách mà các doanh nghiệp khác có thể làm. Trên thực tế, các LLC thường dựa vào nhà thầu ngay từ giai đoạn đầu vì họ có thể mở rộng hỗ trợ mà không phát sinh chi phí cố định như khi thuê nhân viên toàn thời gian.

Việc thuê nhà thầu có thể phù hợp khi bạn cần:

• Hỗ trợ cho một dự án cụ thể
• Kỹ năng chuyên môn không cần dùng toàn thời gian
• Hỗ trợ theo mùa hoặc tạm thời
• Tính linh hoạt cao hơn so với một nhân viên trả lương cố định
• Giảm gánh nặng hành chính so với thuê nhân sự nội bộ

Tính linh hoạt này rất hữu ích, nhưng không làm giảm trách nhiệm tuân thủ. LLC vẫn cần phân loại người lao động đúng cách và tuân thủ các quy định báo cáo thuế.

Nhà thầu độc lập và nhân viên

Câu hỏi quan trọng nhất không phải là người đó làm bán thời gian hay toàn thời gian. Câu hỏi thực sự là doanh nghiệp có quyền kiểm soát người lao động làm gì và làm như thế nào hay không.

IRS thường xem xét ba lĩnh vực:

Kiểm soát hành vi

Phần này xem xét việc doanh nghiệp có kiểm soát hoặc có quyền kiểm soát cách công việc được thực hiện hay không. Nếu bạn đào tạo người đó như một nhân viên, giám sát chặt chẽ chi tiết công việc hoặc chỉ định chính xác quy trình, người lao động có thể có khả năng bị phân loại là nhân viên cao hơn.

Kiểm soát tài chính

Phần này tập trung vào ai kiểm soát khía cạnh kinh doanh của mối quan hệ. Các yếu tố liên quan bao gồm:

• Cách người lao động được trả tiền
• Việc chi phí có được hoàn trả hay không
• Ai cung cấp công cụ và thiết bị
• Người lao động có cơ hội lãi hoặc lỗ hay không
• Người lao động có cung cấp dịch vụ cho khách hàng khác hay không

Mối quan hệ giữa các bên

Phần này xem xét tổng thể mối quan hệ. Hợp đồng bằng văn bản có ý nghĩa, nhưng bản thân nó không đủ. IRS cũng xem xét:

• Có cung cấp phúc lợi hay không
• Mối quan hệ có được kỳ vọng sẽ tiếp tục hay không
• Công việc có phải là một phần cốt lõi trong hoạt động của LLC hay không
• Người lao động có đang vận hành một doanh nghiệp độc lập hay không

Nếu các факторы cho thấy trạng thái nhân viên, doanh nghiệp không nên mặc nhiên cho rằng việc xử lý như nhà thầu sẽ được chấp nhận chỉ vì hợp đồng nói như vậy.

Vì sao LLC thuê nhà thầu

Nhiều chủ LLC chọn nhà thầu vì mô hình này đơn giản và linh hoạt hơn thuê nhân viên.

Các lợi ích phổ biến bao gồm:

• Không phải khấu trừ tiền lương đối với khoản thanh toán cho nhà thầu
• Không phải trả phần thuế An sinh Xã hội và Medicare của chủ sử dụng lao động cho nhà thầu
• Dễ mở rộng quy mô khi chỉ cần ngắn hạn
• Tiếp cận chuyên môn sâu mà không cần cam kết dài hạn
• Ít gánh nặng hành chính hơn so với quản lý một đội ngũ trả lương qua payroll

Tuy vậy, nhà thầu không phải là cách né tránh nghĩa vụ lao động. Nếu mối quan hệ làm việc thực chất là của nhân viên, LLC vẫn có thể phải chịu trách nhiệm về thuế truy thu và các khoản phạt.

LLC cần những biểu mẫu nào?

Khi LLC thuê nhà thầu, doanh nghiệp nên thu thập thông tin thuế phù hợp trước khi bắt đầu thanh toán.

Mẫu W-9

Yêu cầu nhà thầu điền Mẫu W-9 trước khi công việc bắt đầu. Biểu mẫu này cung cấp cho LLC tên pháp lý, địa chỉ và mã số thuế của nhà thầu.

Giữ Mẫu W-9 trong hồ sơ của bạn. Mẫu này không được nộp kèm tờ khai thuế, nhưng giúp doanh nghiệp chuẩn bị các biểu mẫu thông tin chính xác sau này.

Mẫu 1099-NEC

Nếu LLC trả cho một nhà thầu không phải nhân viên từ 600 USD trở lên trong năm cho dịch vụ, doanh nghiệp thường phải phát hành Mẫu 1099-NEC. Mẫu này dùng để báo cáo tiền thù lao cho người không phải nhân viên.

Thông thường, LLC cung cấp một bản cho nhà thầu và nộp mẫu này cho IRS trước thời hạn hằng năm, thường là ngày 31 tháng 1.

Mẫu 1096

Mẫu 1096 hiện đã trở thành một phần nhỏ hơn nhiều trong quy trình ở nhiều trường hợp, tùy vào cách nộp biểu mẫu. Nếu phương thức nộp của bạn yêu cầu, hãy dùng nó làm bản tóm tắt chuyển nộp cho các biểu mẫu thông tin nộp giấy. Luôn kiểm tra hướng dẫn hiện hành của IRS trước khi nộp.

Các tài liệu tùy chọn nhưng hữu ích

Hợp đồng nhà thầu không phải là biểu mẫu của IRS, nhưng đây là một trong những tài liệu quan trọng nhất trong mối quan hệ. Hợp đồng nên nêu rõ:

• Phạm vi công việc
• Điều khoản thanh toán
• Thời hạn
• Quyền sở hữu sản phẩm công việc
• Nghĩa vụ bảo mật
• Cách xử lý chi phí
• Điều khoản chấm dứt
• Tình trạng nhà thầu độc lập

Một thỏa thuận bằng văn bản không thể thay thế bản chất thực tế của mối quan hệ, nhưng nó giúp thể hiện ý định kinh doanh ban đầu.

Hợp đồng nhà thầu nên bao gồm những gì?

Một hợp đồng chặt chẽ giúp giảm nhầm lẫn và giúp hai bên hiểu rõ kỳ vọng.

Ít nhất, hợp đồng nên đề cập đến:

• Dịch vụ được cung cấp
• Sản phẩm bàn giao và các mốc tiến độ
• Điều khoản thù lao và hóa đơn
• Ai cung cấp thiết bị hoặc phần mềm
• Nhà thầu có được phép thuê lại phần việc hay không
• Bảo mật và xử lý dữ liệu
• Quyền sở hữu sở hữu trí tuệ
• Điều khoản bồi thường và trách nhiệm pháp lý
• Cách một trong hai bên có thể chấm dứt quan hệ

Đối với chủ LLC, điều này đặc biệt quan trọng khi nhà thầu tạo logo, nội dung website, mã nguồn, tài liệu tiếp thị hoặc các sản phẩm công việc khác mà doanh nghiệp muốn sở hữu.

Thực hành tốt nhất khi thuê nhà thầu

Để giảm rủi ro, hãy đối xử với mối quan hệ nhà thầu như một quan hệ với nhà cung cấp thực thụ, thay vì là phần mở rộng không chính thức của đội ngũ nội bộ.

1. Xác định rõ dự án

Hãy cung cấp cho nhà thầu một đầu ra cần đạt, thời gian và ngân sách. Tránh quản lý họ như nhân viên bằng cách giám sát hằng ngày quá chặt chẽ.

2. Để nhà thầu kiểm soát quy trình

Bạn có thể đặt ra kết quả mong muốn, nhưng nhà thầu thường nên tự quyết định cách hoàn thành công việc.

3. Giữ hồ sơ kinh doanh và thuế gọn gàng

Lưu Mẫu W-9, hợp đồng, hóa đơn, khoản thanh toán và mọi biểu mẫu thuế cùng nhau. Hồ sơ tốt sẽ giúp việc báo cáo cuối năm dễ dàng hơn nhiều.

4. Thanh toán theo hóa đơn khi phù hợp

Nhà thầu thường xuất hóa đơn cho doanh nghiệp theo công việc đã hoàn thành hoặc theo từng mốc. Điều này khác với việc chạy payroll.

5. Không cung cấp phúc lợi kiểu nhân viên

Các phúc lợi như nghỉ phép có lương, bảo hiểm y tế hoặc tham gia chương trình hưu trí có thể khiến mối quan hệ trông giống quan hệ lao động hơn.

6. Rà soát phân loại thường xuyên

Một mối quan hệ nhà thầu có thể thay đổi theo thời gian. Một quan hệ theo dự án có thể dần trở thành một vai trò liên tục trông giống vị trí nhân viên hơn.

Những sai lầm thường gặp của LLC

Nhiều vấn đề về phân loại người lao động xuất phát từ sự tiện lợi, không phải chủ ý. Các sai lầm phổ biến gồm:

• Gọi ai đó là nhà thầu nhưng lại kiểm soát họ như nhân viên
• Dùng nhà thầu cho một vai trò thực tế là lâu dài và cốt lõi đối với doanh nghiệp
• Không thu thập Mẫu W-9
• Quên phát hành Mẫu 1099-NEC
• Không có hợp đồng bằng văn bản
• Trộn lẫn quy tắc của nhà thầu và nhân viên trong cùng một mối quan hệ làm việc
• Cho rằng làm việc bán thời gian tự động đồng nghĩa với tình trạng nhà thầu

Những sai lầm này có thể tạo ra rủi ro thuế và làm cho việc kiểm tra trở nên phức tạp hơn.

Điều gì xảy ra nếu một người lao động bị phân loại sai?

Nếu IRS xác định rằng một người được xử lý như nhà thầu lẽ ra phải được phân loại là nhân viên, LLC có thể phải nộp thuế việc làm và các khoản phạt liên quan. Việc phân loại sai cũng có thể ảnh hưởng đến khấu trừ thuế, thuế An sinh Xã hội và Medicare, và nghĩa vụ thất nghiệp.

Trong một số trường hợp, IRS cung cấp các lộ trình cho doanh nghiệp muốn điều chỉnh vấn đề phân loại người lao động. Nếu bạn không chắc chắn, tốt hơn là xem xét kỹ các факторы trước khi bắt đầu mối quan hệ thay vì chờ đến khi phát sinh vấn đề.

Khi nào LLC nên thuê nhân viên thay vì nhà thầu?

Nhà thầu không phải là lựa chọn phù hợp cho mọi vai trò. Một LLC có thể cần nhân viên khi:

• Doanh nghiệp muốn kiểm soát cách công việc được thực hiện
• Vai trò mang tính liên tục và gắn chặt với hoạt động
• Người lao động sẽ nhận phúc lợi kiểu nhân viên
• Doanh nghiệp cần kiểm soát lịch làm việc thường xuyên
• Vị trí yêu cầu giám sát và đào tạo chặt chẽ

Một nguyên tắc đơn giản là: nếu vai trò trông giống và vận hành như một vị trí nhân sự nội bộ, nó có thể nên nằm trên payroll thay vì dưới hợp đồng nhà thầu.

Kết luận

Có, LLC có thể thuê nhà thầu độc lập. Với công việc phù hợp, nhà thầu mang lại cho doanh nghiệp nhỏ sự linh hoạt, nhân tài chuyên môn và quy trình quản trị dễ dàng hơn. Điều quan trọng là phân loại đúng. Nếu mối quan hệ nhà thầu được thiết lập chính xác, LLC có thể tuân thủ quy định trong khi vẫn giữ cho doanh nghiệp linh hoạt.

Trước khi thuê, hãy đảm bảo bạn có hợp đồng bằng văn bản, Mẫu W-9 đã hoàn tất và hiểu rõ liệu người lao động đó có thực sự độc lập hay không. Sự chuẩn bị đó có thể ngăn ngừa các vấn đề về thuế và giúp doanh nghiệp tập trung vào tăng trưởng.

Zenind giúp các doanh nhân xây dựng và duy trì nền tảng kinh doanh vững chắc, và điều đó bắt đầu từ việc chọn đúng cấu trúc và giữ cho việc tuân thủ được tổ chức ngay từ ngày đầu.