Съответствие при набиране на дарения: Ръководство по щатове за нестопански организации

Съответствието при набиране на дарения е едно от най-важните и често неразбрани правни задължения за нестопански организации, които събират средства от обществеността. Ако вашата организация иска дарения онлайн, по пощата, по телефона, на събития или чрез кампании за набиране на средства, може да се наложи да се регистрира в един или повече щати, преди да започне да отправя покани за дарения.

За много нестопански организации съответствието започва с разбирането на едно просто, но критично правило: набирането на средства се регулира на щатско ниво. Това означава, че организация, учредена в един щат, може все пак да има задължения за подаване на документи в много други щати, ако достига до дарители извън границите на своя щат.

Това ръководство обяснява какво означава съответствие при набиране на дарения, защо е важно, кои организации обикновено са обхванати, какво обикновено изисква регистрацията и как да поддържате вашата нестопанска организация в добро състояние, докато набирането на средства расте.

Какво представлява съответствието при набиране на дарения?

Съответствието при набиране на дарения се отнася до правните изисквания, които нестопанските организации трябва да спазват, когато отправят покани за благотворителни дарения към обществеността. Тези правила са създадени, за да дадат на щатите видимост върху дейността по набиране на средства, да защитят дарителите и да подпомогнат гарантирането, че благотворителните организации действат правилно.

На практика съответствието често включва:

• Регистрация пред щатските органи по благотворителност преди искане на дарения в даден щат
• Подновяване на регистрациите ежегодно или по друг повтарящ се график
• Подаване на финансови отчети или благотворителни доклади
• Актуализиране на щатите при промяна на ключова информация
• Поддържане на записи, които подкрепят дейността по набиране на средства и разкритията

Точните изисквания се различават според щата, но основната цел е една и съща: прозрачност в благотворителното набиране на средства.

Защо съответствието при набиране на дарения е важно?

Неспазването на законите за набиране на дарения може да създаде сериозни проблеми за една нестопанска организация. Често срещани последици могат да включват:

• Забавяния при стартиране на кампании за набиране на средства
• Глоби или административни санкции от щата
• Спиране на правото за набиране на средства в определени щати
• Увреждане на доверието на дарителите и обществената репутация
• Допълнителни правни и административни разходи за поправяне на минали подадени документи

Съответствието е важно и от оперативна гледна точка. Много нестопански организации разчитат на грантово финансиране, периодични дарения и национални кампании. Ако регистрацията бъде пропусната, планирана инициатива за набиране на средства може да бъде прекъсната точно когато подкрепата е най-необходима.

За развиващите се организации съответствието трябва да се разглежда като част от инфраструктурата за набиране на средства, а не като нещо второстепенно.

Кои организации обикновено трябва да се регистрират?

Изискванията за регистрация обикновено се прилагат за нестопански организации, които отправят покани за благотворителни дарения от физически лица, компании или фондации в щат, където те не са освободени. Това може да включва организации, които набират средства чрез:

• Страници за дарения и онлайн кампании
• Имейл призиви
• Набиране на средства в социалните мрежи
• Директна поща
• Телемаркетинг или обаждания по телефона
• Специални събития и гала вечери за набиране на средства
• Платформи за краудфъндинг
• Партньорства за каузален маркетинг

Често срещано погрешно схващане е, че онлайн набирането на средства е освободено, защото организацията не е насочила директно кампанията към конкретен щат. В действителност много щати третират публичните онлайн покани за дарения като отправяне на покани за дарения, ако нестопанската организация на практика иска дарения от жители на този щат.

Тъй като правилата се различават, една нестопанска организация не трябва да приема, че само наличието на страница за дарения я поставя извън правилата за регистрация.

Щати, които често изискват регистрация

Повечето щати имат някаква форма на регулиране на благотворителното набиране на средства, но праговете, освобождаванията и системите за подаване на документи се различават значително. Някои щати изискват регистрация преди започване на каквото и да е набиране на средства. Други имат финансови прагове, освобождавания за определени организации или специални правила за религиозни организации, образователни институции, болници или малки нестопански организации.

В много случаи организации, които набират средства в национален мащаб, трябва да се регистрират в голям брой щати, дори ако са учредени само в един. Чести основания за това са:

• Наличие на дарители в щата
• Получаване на многократни дарения от жители на щата
• Използване на онлайн инструменти за дарения, достъпни в цялата страна
• Изпращане на материали за набиране на средства до жители на щата
• Наемане на служители или изпълнители, които събират дарения в щата

Ключовото е, че мястото, където е базирана нестопанската организация, само по себе си не определя анализа. Дейността по набиране на дарения и местоположението на дарителите често са по-важни.

Каква информация обикновено се изисква?

Формулярите за щатска регистрация на благотворителни организации често изискват различна организационна, управленска и финансова информация. Типичните изисквания включват:

• Юридическо наименование на нестопанската организация
• Федерален данъчен статут и EIN
• Данни за учредяването и щата на учредяване
• Адрес на основния офис
• Имена и адреси на длъжностни лица, членове на управителен съвет или попечители
• Описание на целта и мисията
• Финансови отчети или информация от IRS Form 990
• Методи за набиране на средства и източници на приходи
• Данни за регистриран агент, в някои случаи
• Копия от учредителни документи, като устав и вътрешни правила

Някои щати изискват допълнителни разкрития относно платени събирачи на средства, професионални организатори на кампании или договори за набиране на средства. Други могат да изискват конкретни приложения или формати на подпис.

Тъй като всеки щат има свой собствен списък с изисквания, подготовката често е най-отнемащата време част от процеса.

Често срещани освобождавания

Не всяка нестопанска организация трябва да се регистрира навсякъде. Много щати предоставят освобождавания, но те не са еднакви. Освобождаванията могат да се прилагат за:

• Религиозни организации
• Образователни институции
• Болници и здравни организации
• Държавни или свързани с държавата структури
• Малки благотворителни организации под определен приходен праг
• Организации само за членове
• Организации, които отправят покани само към определени видове дарители

Една нестопанска организация никога не трябва да разчита на общо предположение, че е освободена. Освобождаването в даден щат често зависи от целта на организацията, приходите, модела на набиране на средства или предходната ѝ история на подаване на документи. В някои щати дори освободен субект може да трябва да подаде искане за освобождаване или уведомление за освобождаване.

Ако организацията оперира в няколко щата, освобождаванията трябва да се преглеждат поотделно за всеки щат.

Кога трябва да се извърши регистрацията?

Най-сигурният подход е да се прегледат задълженията за набиране на дарения преди започване на каквото и да е активно набиране на средства в нов щат. В някои юрисдикции регистрацията трябва да е завършена преди първата покана за дарение. В други правилата може да позволяват регистрация след първоначална дейност, но изчакването пак може да изложи организацията на ненужен риск.

Времето е особено важно, когато една нестопанска организация:

• Стартира национална онлайн кампания
• Разширява дейността си към нови щати с дарители
• Наема лица за набиране на средства или консултанти
• Подготвя годишни призиви
• Провежда кампания с дарение при условие за равностойно събиране или поредица от събития

Ако се очаква набирането на средства да започне скоро, прегледът на съответствието трябва да бъде част от контролния списък за стартиране.

Подновяване и текущо съответствие

Съответствието при набиране на дарения не приключва след първоначалното подаване. Повечето щати изискват ежегодни подновявания, актуализирана финансова информация или периодични отчети. Често срещани текущи задължения включват:

• Годишни подновявания на регистрацията
• Актуализирана информация за борда или длъжностните лица
• Годишни финансови отчети
• Приложения от IRS Form 990
• Изменения при промяна на адрес, наименование или мисия
• Подаване на документи за прекратяване или оттегляне, ако набирането на средства в щата спре

Нестопанска организация, която пропусне крайния срок за подновяване, може да се наложи да отстрани просрочието, преди да продължи да събира дарения. Някои щати позволяват гратисни периоди, други не.

Поддържането на календар за съответствие е един от най-лесните начини да се избегнат пропуснати срокове.

Най-добри практики за нестопански организации

Един силен процес за съответствие при набиране на дарения трябва да бъде вграден в работния поток на организацията за набиране на средства. Най-добрите практики включват:

1. Създайте матрица за подаване по щати

Проследявайте къде е регистрирана нестопанската организация, къде се прилагат освобождавания и какви крайни срокове за подновяване предстоят. Централизираната матрица помага да се избегне дублирана работа и пропуснати подавания.

2. Преглеждайте плановете за набиране на средства преди стартиране

Преди кампанията да стартира, потвърдете дали организацията е регистрирана във всеки щат, в който може да отправя покани за дарения.

3. Поддържайте актуални управленските и финансовите записи

Много подавания изискват актуални списъци на борда, адреси и финансови отчети. Ако тези записи вече са организирани, годишните подновявания са много по-лесни.

4. Следете обхвата на онлайн даренията

Онлайн набирането на средства може бързо да създаде национално покритие. Ако една кампания е достъпна навсякъде, обхватът на съответствието може да е много по-широк от очакваното.

5. Следете професионалните събирачи на средства и доставчиците

Ако организацията работи с външни лица за набиране на средства, консултанти или доставчици на платформи, техните договори могат да създадат допълнителни изисквания за подаване или разкриване.

6. Използвайте последователен процес за подновяване

Възложете отговорност за подновяванията, измененията и архивирането на документи, така че процесът да не зависи от това един човек да помни всеки срок.

Как Zenind може да подпомогне работните потоци за съответствие

За основатели и оператори на нестопански организации, които вече имат много административни отговорности, проследяването на щатските изисквания може да бъде предизвикателство. Zenind помага на организациите да управляват задачи по учредяване и съответствие чрез процес, който е създаден да намалява административното натоварване.

За нестопански и ориентирани към мисията организации, които трябва да бъдат организирани в няколко юрисдикции, Zenind може да бъде част от практичен работен поток за съответствие за проследяване на задължения, управление на подавания и поддържане на добро състояние.

Когато съответствието при набиране на дарения се управлява систематично, екипите за набиране на средства могат да се съсредоточат върху отношенията с дарителите и изпълнението на мисията, вместо да бързат да поправят предотвратими проблеми с подаването на документи.

Заключение

Съответствието при набиране на дарения не е по избор за много нестопански организации и рядко се ограничава до един щат. Всяка организация, която събира средства от обществеността, трябва да разбере къде отправя покани за дарения, кои щатски закони се прилагат и дали се изисква регистрация или подаване на документи за освобождаване.

Най-ефективният подход е да се третира съответствието като повтаряща се оперативна функция. Преглеждайте плановете за набиране на средства рано, регистрирайте се, където е необходимо, подновявайте навреме и поддържайте записите актуални. Тази структура защитава доверието на дарителите и дава на вашата организация свободата да набира средства уверено.

Ако вашата нестопанска организация се подготвя да отправя покани за дарения в няколко щата, ясен процес за съответствие може да спести време, да намали риска и да подкрепи устойчивия растеж.