Как да учредите неправителствена организация в Аризона: стъпки за подаване, данъчен статут „освободен от данъци“ към IRS и изисквания за съответствие

Стартирането на неправителствена организация в Аризона изисква повече от това да изберете мисия и да отворите банкова сметка. Трябва да учредите организацията съгласно закона на Аризона, да подготвите правилните учредителни документи, да получите федерален данъчен идентификационен номер и да следите текущото съответствие. За основателите, които искат да служат на общността, да набират средства отговорно и да отговарят на условията за данъчно освобождаване, процесът на подаване е важен от първия ден.

Учредяването на неправителствена организация в Аризона се извършва чрез Arizona Corporation Commission (ACC). Това е държавният орган, в който се подават учредителните документи на неправителствените корпорации. Но учредяването на неправителствена корпорация не е същото като получаването на данъчно освобождаване. Ако искате статут 501(c)(3), трябва също да подадете заявление до IRS и да се уверите, че учредителните ви документи съдържат езика, изискван от IRS.

Това ръководство ви превежда през процеса стъпка по стъпка, за да можете да стартирате с добра основа и да избегнете чести грешки при подаването.

1. Определете какъв тип неправителствена организация ви е необходим

Преди да подадете каквото и да е, определете целта на вашата организация. В Аризона неправителствената корпорация е юридическо лице съгласно щатското право. Тя може да бъде учредена за благотворителна, образователна, религиозна, научна или друга законна неправителствена цел, в зависимост от мисията на организацията и избраните от вас учредителни документи.

Ако целта ви е да получавате дарения, приспадаеми от данъци, и да работите като общественополезна организация, обикновено ще искате да търсите федерално признаване по раздел 501(c)(3) от Internal Revenue Code. Този федерален статут е отделен от щатското учредяване. Неправителствена корпорация може да съществува без признаване от IRS за данъчно освобождаване, но дарителите и грантодателите често очакват статут 501(c)(3), преди да дарят.

Правилната структура зависи от дейността ви:

• Благотворителни и образователни организации често търсят статут 501(c)(3).
• Защитни или основани на членство групи може да се нуждаят от друга категория освобождаване.
• Организациите за социални услуги, изкуство, вяра и общност трябва да съгласуват мисията, управлението и данъчната стратегия преди подаване.

Ако отделите време да дефинирате модела отрано, можете да избегнете скъпи изменения по-късно.

2. Подгответе учредителния акт на Аризона

За да създадете неправителствена корпорация в Аризона, подавате Articles of Incorporation в ACC. Формулярът за неправителствени организации на ACC покрива минималните държавни изисквания, но може да не включва езика, необходим за данъчно освобождаване от IRS. Ако планирате да кандидатствате за статут 501(c)(3), учредителните ви документи трябва да бъдат изготвени с оглед както на щатските, така и на федералните изисквания.

Учредителните документи обикновено изискват данни като:

• Точното юридическо име на корпорацията
• Кратко изложение на целта на неправителствената организация
• Дали корпорацията ще има членове
• Основният адрес в Аризона
• Имената и служебните адреси на директорите
• Името и адресът в Аризона на статутния агент
• Името и подписът на учредителя

Аризона също изисква да бъде подадено Certificate of Disclosure заедно с Articles of Incorporation. Ако в декларацията има определени положителни отговори, може да се изискват допълнителни приложения.

Няколко практични момента са важни тук:

• Името трябва да отговаря на правилата за именуване в Аризона.
• Статутният агент трябва да има валиден адрес на физическа улица в Аризона.
• Корпорацията трябва да поддържа статутен агент през цялото време.
• Самият формуляр на ACC не е достатъчен, ако ви е нужен език, специфичен за IRS и неправителствен статут.

Ако учредителните документи не съдържат изискваните държавни елементи или езика на IRS, подаването може да се забави или отхвърли, или може да се наложи по-късно да измените учредителния акт.

3. Назначете статутен агент

Всяка неправителствена организация в Аризона трябва да има статутен агент. Това е лице или организация, които получават правни уведомления и официална държавна кореспонденция.

Статутният агент може да бъде:

• Физическо лице, което е жител на Аризона и има физически адрес в Аризона
• Корпорация или LLC в Аризона
• Чуждестранна корпорация или LLC, упълномощена да извършва дейност в Аризона

Корпорацията не може сама да бъде свой статутен агент. Също така трябва да поддържате актуална информацията за статутния агент пред ACC. Ако организацията загуби своя агент или адресът не е актуален, може да възникнат административни проблеми.

За основателите това не е просто формалност. Статутният агент е контактната точка за съдебни книжа, правителствени уведомления и напомняния за подаване. Изберете някого надежден и достъпен през работно време.

4. Подайте Articles of Incorporation и Certificate of Disclosure в ACC

След като документите са подготвени, подайте Articles of Incorporation и Certificate of Disclosure в Arizona Corporation Commission.

Аризона приема подавания онлайн или на хартия, в зависимост от избрания от вас метод. След като ACC прегледа документите и установи, че отговарят на законовите изисквания, неправителствената корпорация се счита за учредена.

Ако подавате на хартия, уверете се, че подписите, адресите и приложенията са пълни. Малки грешки в името на корпорацията, липсваща информация за директорите или непълни формуляри за декларация са чести причини за забавяне.

На този етап точността е по-важна от скоростта. Добре изготвеното първоначално подаване спестява време по-късно, когато кандидатствате за EIN, отворите банкова сметка и подготвяте заявлението за освобождаване от IRS.

5. Изпълнете всяко изисквано публикуване

Подаването на неправителствени организации в Аризона може да изисква публикуване след одобрение. Не публикувайте преди ACC да одобри подаването. Уведомлението за одобрение или инструкциите за подаване ще ви кажат какво да направите след това.

Тъй като правилата за публикуване могат да зависят от вида на подаването и местните изисквания, най-сигурният подход е да следвате точно инструкциите на ACC след одобрението. Приемайте публикуването като част от процеса на учредяване, а не като нещо второстепенно.

6. Кандидатствайте за EIN от IRS

След като вашата неправителствена организация е законно учредена, кандидатствайте за Employer Identification Number, или EIN, от IRS. Всяка неправителствена организация трябва да има собствен EIN, дори и да няма служители.

Нуждаете се от EIN, за да:

• Отворите банкова сметка
• Назначавате служители или независими изпълнители
• Подавате федерални формуляри
• Кандидатствате за данъчно освобождаване
• Приемате дарения на името на организацията

IRS очаква организацията да е законно учредена, преди да поискате EIN. Затова обикновено е разумно първо да завършите щатското подаване.

7. Приемете устав и проведете организационно събрание

Уставът е вътрешният набор от правила на неправителствената организация. Той обяснява как работи бордът, как се свикват събрания, как се избират длъжностните лица, как се вземат решения и как се документират.

По време на организационното събрание първоначалният борд обикновено предприема действия за:

• Приемане на устава
• Избор на длъжностни лица
• Одобряване на банкови решения
• Потвърждаване на мисията и управленската структура
• Овластяване на заявлението за данъчно освобождаване към IRS
• Определяне на процедури за водене на записи и съответствие

Макар уставът невинаги да се подава в щата, той е съществен. Той установява дисциплина в управлението и помага да се покаже, че организацията се управлява в съответствие със заявената си неправителствена цел.

Добрият устав трябва също да урежда:

• Изисквания за кворум
• Мандати на борда
• Правила за конфликт на интереси
• Задължения на длъжностните лица
• Процедури за изменения
• Правомощия на комисиите
• Съхранение на документи

За всяка сериозна неправителствена организация уставът трябва да се разглежда като оперативна инфраструктура, а не като шаблон, който попълвате и забравяте.

8. Кандидатствайте за федерален статут на данъчно освобождаване

Ако вашата организация иска статут 501(c)(3), трябва да подадете заявление до IRS чрез Form 1023 или Form 1023-EZ, в зависимост от допустимостта.

IRS преценява дали организацията е:

• Организирана за освободени цели
• Работи изключително за освободени цели
• Без частно облагодетелстване
• С ограничена политическа кампанияна дейност
• В рамките на правилата на IRS за лобиране и операции в обществен интерес

Учредителните документи са особено важни тук. IRS изисква определени клаузи в учредителния документ, преди да признае статут 501(c)(3). Затова е по-добре да подготвите подаването в Аризона с език за федерално данъчно освобождаване още от самото начало.

Ако IRS одобри заявлението, организацията по принцип може да работи като призната благотворителна неправителствена организация, при спазване на правилата, които се прилагат за нейния освободен статус.

9. Организирайте банково обслужване, счетоводство и вътрешен контрол

Неправителствената организация трябва да държи финансите си отделени от личните финанси на основатели и членове на борда. След като имате учредителните документи, устава и EIN, открийте фирмена банкова сметка на името на организацията.

Банките обикновено изискват:

• Подадените Articles of Incorporation
• Потвърждението за EIN
• Устава
• Решение на борда, което разрешава откриването на сметката
• Документи за самоличност на упълномощените лица

Трябва също да установите вътрешен контрол отрано:

• Двустепенен преглед за плащания над определен праг
• Писмени правила за възстановяване на разходи
• Правила за документално доказване на разходи
• Процедури за одобряване на бюджета
• Месечно финансово отчитане към борда

Тези контроли са особено важни за организации, които планират да набират дарения, да кандидатстват за грантове или да наемат персонал.

10. Потвърдете щатските, местните и изискванията за набиране на средства

Учредяването на организацията не отменя автоматично всички данъчни или лицензионни задължения. В зависимост от дейността ви може все още да се наложи да проверите правилата на Аризона за данъци, местно лицензиране, трудови задължения и изисквания за благотворително набиране на средства.

Ако вашата неправителствена организация ще привлича дарения, ще работи в повече от един щат или ще организира събития на няколко места, проверете актуалните правила, които се отнасят за дейността ви, преди да стартирате кампании за набиране на средства.

Кратка проверка за съответствие сега е по-лесна от поправянето на пропуснато подаване по-късно.

11. Следете годишните отчети и текущото съответствие

Неправителствените организации в Аризона трябва да останат в съответствие и след учредяването. ACC изисква годишни отчети, а подаването е дължимо всяка година на годишнината от учредяването. Текущата такса за годишен отчет за неправителствени организации е $10.

Текущото съответствие обикновено включва:

• Поддържане на актуален статутен агент
• Подаване на годишния отчет навреме
• Поддържане на корпоративни записи и протоколи от заседанията на борда
• Съхраняване на устава и изменените документи
• Подаване на федерален Form 990, 990-EZ или 990-N, ако е необходимо
• Актуализиране на IRS и щата при промяна на ключова информация за контакт

Ако вашата неправителствена организация изпусне годишното подаване, може да се изправи пред санкции или административни проблеми. Календар за подаване и прост списък за съответствие могат да предотвратят повечето от тези проблеми.

Контролен списък за учредяване на неправителствена организация в Аризона

Използвайте този контролен списък като практическо резюме:

• Определете мисията и стратегията за освобождаване от данъци
• Изберете свободно име за неправителствена организация в Аризона
• Подгответе Articles of Incorporation
• Включете език, готов за IRS, ако търсите статут 501(c)(3)
• Подайте Articles и Certificate of Disclosure в ACC
• Назначете статутен агент с валиден адрес в Аризона
• Изпълнете всяко изискано публикуване след одобрение
• Кандидатствайте за EIN
• Приемете устава и проведете организационното събрание
• Отворете банкова сметка
• Подайте заявлението за освобождаване от IRS
• Отбележете в календара сроковете за годишен отчет и данъци

Изградете го правилно от самото начало

Стартирането на неправителствена организация в Аризона е напълно управляемо, но правните и данъчните стъпки трябва да бъдат изпълнени в правилната последователност. Най-добрите резултати обикновено идват от започване с правилно изготвени учредителни документи, потвърждаване на изискванията за статутния агент и декларацията и съгласуване на щатското подаване със стратегията за освобождаване от IRS.

Тази основа прави останалата част от организацията по-лесна за управление, независимо дали целта е да се служи на местна общност, да се управлява благотворителна програма или да се изгради дългосрочна институция, движена от мисия.

Zenind помага на основателите да подготвят учредителни документи за неправителствени организации в Аризона с процес, който е организиран, точен и изграден за съответствие от самото начало.