Оповестявания при благотворителни набирания: Наръчник за съответствие за нестопански организации и организатори на кампании

Стартирането на нестопанска организация или инициатива за набиране на средства в Съединените щати изисква повече от силна мисия и убедителна страница за дарения. След като една организация започне да търси дарения, може да се наложи да спазва държавни правила за оповестяване при благотворителни набирания, изисквания за текст на страниците за дарения и свързани задължения за регистрация.

За основатели, лидери на нестопански организации и екипи за набиране на средства, съответствието с изискванията за оповестяване може да изглежда разпокъсано. Изискванията се различават по щати, променят се с времето и често зависят от това как, къде и от кого организацията привлича дарения. Затова планирането на оповестяванията трябва да бъде част от същия ранен процес на съответствие, както учредяването на юридическото лице, назначаването на регистриран агент и регистрациите по щати.

Това ръководство обяснява какво представляват оповестяванията при благотворителни набирания, защо са важни, къде обикновено се появяват и как организациите могат да изградят практичен работен процес за съответствие, който защитава доверието на дарителите и намалява риска.

Какво представляват оповестяванията при благотворителни набирания?

Оповестяванията при благотворителни набирания са изявления, които предоставят на дарителите важна информация за организацията, която иска дарения. Тези изявления често се изискват на страниците за дарения, във фондонабирателни покани, в имейли за набиране на средства и в други благотворителни комуникации.

Точният текст и разположение могат да се различават според щата и вида на кампанията. Някои оповестявания посочват юридическото име и пощенския адрес на организацията. Други могат да включват регистрационна информация, финансови данни или изявление, което описва къде дарителите могат да получат допълнителна информация.

Целта е проста: прозрачност. Щатите искат дарителите да разбират кой иска пари, как да проверят организацията и дали тя е надлежно регистрирана да събира дарения.

Защо тези оповестявания са важни

Правилата за оповестяване при благотворителни кампании изпълняват както функция по съответствие, така и по изграждане на доверие.

1. Помагат на дарителите да вземат информирани решения

Много дарители проучват организацията, преди да дадат. Когато информацията за оповестяване е лесна за намиране, дарителите могат да потвърдят, че подкрепят легитимна организация, и да разберат кой я управлява.

2. Подпомагат действията на щатските органи

Щатските регулатори използват публично достъпната информация за оповестяване, за да идентифицират организации, които събират дарения без да спазват изискванията за регистрация или отчетност.

3. Намаляват риска от несъответствие

Липсващ или остарял текст за оповестяване може да създаде проблеми, когато организацията се разширява в нов щат, променя адреса си или актуализира структурата на кампанията си за набиране на средства.

4. Подсилват професионалния процес на набиране на средства

Ясната и последователна стратегия за оповестяване показва, че организацията приема сериозно управлението и съответствието. Това може да е толкова важно, колкото и самото послание, когато дарителите решават дали да дадат.

Къде обикновено се появяват изявленията за оповестяване

Задълженията за оповестяване често обхващат повече от една форма за дарение. В зависимост от щата и кампанията, организацията може да трябва да включи текст за оповестяване на няколко места.

Страници за дарения

Онлайн страниците за дарения често са във фокуса на държавните изисквания за оповестяване. Ако дарител може да направи дарение през уебсайта, съответният текст за оповестяване трябва да е лесен за намиране близо до процеса на даряване.

Имейли за набиране на средства

Ако имейлът отправя покана за дарение, съобщението може да трябва да включва специфичен за щата текст за оповестяване или връзка към съответстващо изявление.

Печатни покани

Писма, брошури, материали за събития и бюлетини също могат да задействат задължения за оповестяване, особено когато се използват за набиране на дарения.

Потвърждения към дарители и последващи материали

Някои организации включват текст за оповестяване в потвържденията за дарения, напомняния за обещани дарения и други комуникации с дарители, за да запазят последователност във всички канали.

Социални и дигитални кампании

Набирането на средства чрез социални мрежи, текстови кампании или онлайн кампании също може да повдигне въпроси за оповестяване. Организациите трябва да прегледат тези канали, преди да стартират кампания за набиране на средства.

Оповестяване при благотворителни кампании срещу правилата на IRS за потвърждения

Често срещано объркване е разликата между щатските правила за оповестяване при благотворителни кампании и федералните правила на IRS за потвърждения.

Те не са едно и също.

IRS има отделни правила за писмени потвърждения на определени благотворителни дарения, включително дарения над праг, който може да изисква доказване от страна на дарителя. Щатските закони за оповестяване, от друга страна, са предназначени да регулират благотворителната дейност по набиране на средства и публичната прозрачност.

На практика една нестопанска организация може да трябва да изпълни и двете групи изисквания едновременно. Това означава, че една дарителска кампания може да изисква:

• Съответстващо щатско изявление за оповестяване
• Правилен процес за потвърждаване на дарението
• Вътрешни записи, показващи къде и кога е проведено набиране на средства
• Доказателство, че организацията е регистрирана там, където това се изисква

Организациите трябва да разглеждат тези задачи като свързани, но отделни задачи по съответствие.

Кои организации трябва да обръщат внимание?

Правилата за благотворително набиране на средства могат да се прилагат за повече от традиционните нестопански организации. Всяка организация, която иска дарения от обществеността, трябва да прегледа приложимите правила, преди да започне кампания.

Това може да включва:

• Новоучредени нестопански организации
• Утвърдени благотворителни организации, които се разширяват в нови щати
• Организации, свързани с вярата
• Образователни фондации
• Групи с обществена кауза
• Стартъпи, ориентирани към кауза, които провеждат кампании за дарения
• Организации и структури за фискално спонсорство
• Професионални организатори на кампании и консултанти

Ако организацията има уеб форма за дарения, имейл списък за набиране на средства или план за многодържавно достигане до аудитория, съответствието с изискванията за оповестяване трябва да е част от списъка за стартиране.

Как обикновено работят изискванията на щатите

Правилата на щатите за благотворително набиране на средства не са еднакви. Това е основното предизвикателство.

Една организация може да трябва да прецени:

• Дали е регистрирана да събира дарения в даден щат
• Дали щатът изисква конкретен текст за оповестяване
• Дали оповестяването трябва да се появи на страницата за дарения, в самата покана или и на двете места
• Дали изявлението трябва да включва конкретен пощенски адрес, регистрационен номер или контактна информация за щата
• Дали методът на кампанията променя изискването за оповестяване

Тъй като изискванията се различават, екипите на нестопански организации често печелят от създаването на матрица за оповестяване, която проследява задълженията по щат и по канал.

Често срещани елементи на оповестяването

Въпреки че точният текст варира, много изявления за благотворително оповестяване включват някаква комбинация от следните елементи:

• Юридическо име на организацията
• Основен пощенски адрес
• Изявление за благотворителната цел на организацията
• Регистрационна или лицензионна информация, ако е приложимо
• Уведомление къде дарителите могат да поискат финансова информация
• Данни за контакт за въпроси или проверка

Целта е информацията да бъде представена по начин, който е видим, четим и не е скрит в дребен правен текст.

Добри практики за съответствие на страниците за дарения

Страницата за дарения трябва да прави повече от това да приема плащания. Тя трябва също да поддържа ясен процес на съответствие.

Направете оповестяването лесно за намиране

Не скривайте текста за оповестяване във футър, който дарителите никога няма да забележат. Поставете го близо до формата за дарение или в секция, която ясно е свързана с поканата за дарение.

Поддържайте текста актуален

Ако организацията се премести, промени юридическото си име, актуализира регистрирания си агент или промени каналите си за набиране на средства, съдържанието за оповестяване трябва да бъде прегледано незабавно.

Съобразявайте се с канала на поканата

Уеб страница за дарения и директно пощенско писмо може да не изискват едно и също форматиране. Уверете се, че оповестяването е адаптирано за всеки канал, вместо да бъде копирано механично.

Преглеждайте изискванията по щати преди старта

Кампания, която достига до дарители в няколко щата, трябва да бъде прегледана преди да стартира. Изчакването след пускането може да доведе до предотвратими корекции и риск от несъответствие.

Документирайте процеса

Съхранявайте записи, които показват кой е прегледал текста за оповестяване, кога е бил актуализиран и кои кампании са го използвали. Документацията може да бъде ценна, ако по-късно възникнат въпроси.

Защо статичният текст създава проблеми

Някои организации използват едно универсално изявление за оповестяване за всяка кампания и всеки щат. Този подход е удобен, но често се проваля веднага щом организацията се разшири.

Статичният текст става рисков, когато:

• Организацията се регистрира в нови щати
• Пощенският адрес се промени
• Платформата за набиране на средства се промени
• Организацията стартира нов тип кампания
• Щат промени изискванията си за оповестяване

След като нестопанска организация започне активно да набира средства през множество канали, статичният текст на уебсайта може много бързо да стане остарял. Резултатът е загубено време на екипа, непоследователно съответствие и по-висок риск от грешки.

Изграждане на практичен работен процес за съответствие

Управляемият процес е по-добър от перфектния процес, който никой не поддържа. Най-добрите системи за съответствие при нестопански организации са достатъчно прости, за да се използват последователно.

Стъпка 1: Потвърдете къде набирате средства

Съставете списък на всеки щат, в който организацията може да получава дарения, включително уеб трафик, събития, пощенски кампании и имейл комуникация.

Стъпка 2: Прегледайте задълженията за регистрация

Преди да се фокусирате върху текста за оповестяване, потвърдете дали организацията трябва да се регистрира да събира дарения във всеки щат.

Стъпка 3: Картирайте изискванията за оповестяване по канали

Разделете уеб страниците за дарения, имейлите, печатните материали и кампаниите в социалните мрежи в отделни категории за съответствие.

Стъпка 4: Стандартизирайте вътрешните одобрения

Определете един човек или екип, който да одобрява актуализациите на текста за оповестяване, така че промените да не се правят ad hoc.

Стъпка 5: Преглеждайте работния процес редовно

Планирайте прегледи след големи кампании за набиране на средства, правни промени, промени на адреса или актуализации по държавни подадени документи.

Ролята на технологиите в съответствието с изискванията за оповестяване

Ръчното управление на съответствието работи в много малък мащаб, но може да стане трудно, когато организацията расте. Затова много екипи търсят системи, които намаляват повтарящата се поддръжка.

Добър работен процес за съответствие може да включва:

• Централизирано проследяване на изискванията по щати
• Редактируем текст за оповестяване на уебсайта
• Лесни актуализации при промяна на данните на организацията
• Извеждаеми изявления за печат и имейл употреба
• Версиониране или вътрешни логове за преглед

Технологиите не заместват правния преглед, но могат да направят съответствието по-ефективно и по-малко податливо на грешки.

Как това се вписва в учредяването на юридическото лице

Съответствието с изискванията за оповестяване често се обсъжда като въпрос на набиране на средства, но то започва много по-рано. Когато основател избира правна структура, регистрира юридическо лице или се подготвя да работи в няколко щата, планирането на съответствието трябва да бъде включено от самото начало.

Тук Zenind може да подпомогне процеса. За основатели, които учредяват американско бизнес юридическо лице или организация, свързана с нестопанска дейност, Zenind помага да се ускорят ранните административни стъпки, които подпомагат едно съответстващо на правилата стартиране. След като организацията вече съществува и се подготвя да набира средства, екипът може да се съсредоточи върху допълнителните изисквания по щати и изисквания за набиране на средства, които се прилагат към дейността ѝ.

С други думи, учредяването е отправната точка. Съответствието с изискванията за оповестяване е част от това, което следва.

Често срещани грешки, които да се избягват

Третиране на всички щати по един и същи начин

Унифицираният подход звучи ефективно, но може да доведе до неточни оповестявания и пропуснати задължения за подаване на документи.

Пренебрегване на неуеб базирани кампании

Много екипи се фокусират само върху уебсайта и пропускат имейли, печатни материали и събития за набиране на средства.

Неактуализиране на оповестяването след организационни промени

Нов адрес, ново име или нова структура на управление може да изискват незабавен преглед.

Изчакване до стартиране на кампанията

Прегледът на оповестяването трябва да се случи преди първият дарител да види поканата.

Предположение, че регистрацията и оповестяването са едно и също

Те са свързани, но не са идентични. Една организация може да се нуждае и от двете.

Как да се подготвите за многощатска кампания за набиране на средства

Ако една организация планира да набира средства през щатски граници, подготовката е по-важна от всякога.

Използвайте този списък:

• Потвърдете щатите, в които ще се извършва набиране на средства
• Прегледайте задълженията за регистрация във всеки щат
• Определете дали има изискван текст за оповестяване
• Актуализирайте страниците за дарения и материалите на кампанията преди старта
• Обучете вътрешния персонал и външните консултанти относно процедурите за одобрение
• Създайте график за преглед и текущо наблюдение

Добре подготвената кампания е по-лесна за управление и много по-малко вероятно е да създаде изненади в съответствието.

Заключителни мисли

Оповестяванията при благотворителни набирания са основна част от съответствието при набиране на средства за нестопански организации. Те помагат на дарителите да разберат кой иска дарения, подпомагат щатския надзор и намаляват риска от предотвратими грешки.

За организации, които стартират нова инициатива за набиране на средства, най-добрият подход е да третират планирането на оповестяването като част от по-широката рамка за съответствие още от първия ден. Това означава да се съгласуват учредяването на юридическото лице, регистрациите по щати, текстът на уебсайта, комуникациите с дарители и вътрешните процедури за преглед преди да бъде изпратена първата молба за дарение.

С дисциплиниран процес лидерите на нестопански организации могат да защитят доверието на дарителите, да подпомогнат дългосрочния растеж на набирането на средства и да направят съответствието управляемо, докато организацията се разширява.