Как сами да подготвите бизнес данъците си: Практическо ръководство за собственици на малък бизнес в САЩ

Подаването на бизнес данъци самостоятелно може да изглежда плашещо в началото, но за много собственици на малък бизнес в САЩ то е напълно управляемо със правилната система. Ако поддържате организирани записи, разбирате структурата на бизнеса си и знаете кои формуляри и срокове важат, можете да подготвите и подадете данъците си, без да наемате данъчен специалист за всяка декларация.

Да подготвяте сами бизнес данъците си не означава да правите компромиси. Това означава да изградите повтаряем процес, който ви помага да останете в съответствие с изискванията, да намалите предотвратимите грешки и да разбирате как данъците влияят върху паричния поток и растежа на компанията ви. За основатели, фрийлансъри и собственици на ранни етапи това знание е ценно през цялата година.

Можете ли наистина да подадете бизнес данъците сами?

Да. В Съединените щати IRS не изисква повечето собственици на бизнес да наемат данъчен специалист. Имате право сами да подготвяте и подавате много бизнес данъчни декларации, стига да разбирате данъчните си задължения и да попълвате точно необходимите формуляри.

Все пак процесът е различен от подаването на лична данъчна декларация. Бизнес данъците могат да включват няколко слоя, включително федерален данък върху дохода, данък върху самостоятелната заетост, данък върху заплатите, акцизен данък и изисквания на щата или местните власти. Правилният подход зависи от това как е структурирана фирмата ви и дали имате служители, партньори или изпълнители.

Ако учредявате бизнес или се подготвяте за текущо спазване на изискванията, Zenind може да ви помогне да останете организирани с подкрепа за учредяване и съответствие, така че данъчният сезон да бъде по-малко хаотичен.

Започнете със структурата на бизнеса си

Типът на юридическото лице определя как се облага бизнесът ви и какви формуляри трябва да подадете. Преди да подготвяте каквото и да било, потвърдете дали компанията ви работи като:

• Едноличен търговец
• Партньорство
• Дружество с ограничена отговорност (LLC)
• S корпорация
• C корпорация

Едночленна LLC може да се облага различно от многoчленна LLC. LLC също може да избере да се облага като S корпорация или C корпорация, което променя изискванията за подаване. Партньорствата, едноличните търговци и корпорациите имат различни правила за отчитане.

Ако не сте сигурни как се облага вашето юридическо лице, проверете документите за учредяване, подадените данъчни избори и кореспонденцията от IRS, преди да подготвяте декларация.

Съберете документите си, преди да подадете

Най-важната част от подаването на данъците сами е подготовката. Добрата документация намалява стреса и повишава точността.

Преди да започнете, съберете:

• Отчети за приходите
• Балансови отчети
• Извлечения от банкови и кредитни карти
• Разписки за приспадащи се разходи
• Записи за възнаграждения
• Записи за плащания към независими изпълнители
• Данъчни декларации от предходната година
• Потвърждение за EIN
• Данъчни уведомления и напомняния за подаване от щата

Ако счетоводните ви книги са непълни или разпръснати, спрете и ги организирайте първо. Данъчният софтуер работи добре само ако основните числа са надеждни.

Разберете основните бизнес данъци

Много собственици на бизнес не дължат всеки вид данък. Въпреки това повечето компании трябва да разбират основните категории по-долу.

Данък върху дохода

Данъкът върху дохода се основава на печалбата на бизнеса след допустимите разходи. Точният формуляр зависи от типа на юридическото лице.

• Едноличните търговци обикновено отразяват бизнес дохода в Schedule C към личната си декларация
• Партньорствата обикновено подават Form 1065 и издават Schedule K-1 на партньорите
• S корпорациите подават Form 1120-S и издават Schedule K-1 на акционерите
• C корпорациите подават Form 1120 и плащат корпоративен данък върху дохода на ниво дружество

Основният извод е, че бизнес доходът не се облага по един и същи начин за всяка структура. Преди да започнете, знайте кой формуляр се прилага.

Данък върху самостоятелната заетост

Ако сте самонаето лице, приходите ви може да подлежат на данък върху самостоятелната заетост, който подпомага финансирането на Social Security и Medicare. Този данък обикновено се прилага върху нетните доходи от работа, извършвана като независим собственик на бизнес.

Много еднолични търговци и някои собственици на LLC трябва да изчисляват този данък отделно от данъка върху дохода. Ако не сте сигурни дали доходът ви подлежи на данък върху самостоятелната заетост, прегледайте указанията на IRS за вашия тип юридическо лице.

Ориентировъчни данъчни плащания

За разлика от наетите лица, много собственици на бизнес нямат достатъчно удържани данъци през годината. Това означава, че може да се наложи да правите тримесечни ориентировъчни данъчни плащания.

Може да имате нужда от такива плащания, ако очаквате да дължите значителна сума при подаването. Обичайните падежи са през април, юни, септември и януари, но винаги трябва да потвърждавате актуалния график на IRS.

Пропускането на ориентировъчните плащания може да доведе до наказателни лихви за недоплащане, така че включете тези срокове отрано във финансовия си календар.

Данъци върху заплатите

Ако имате служители, данъците върху заплатите стават част от задълженията ви по съответствие. Те могат да включват Social Security, Medicare, данъци за безработица и изисквания за удържане.

Работодателите обикновено трябва да:

• Удържат правилните данъци от възнагражденията на служителите
• Внасят удържаните данъци по график
• Подават тримесечни и годишни форми за заплати
• Предоставят на служителите годишни формуляри за доходите

Ако за първи път работите със заплати, третирайте това като отделна система за съответствие, а не като продължение на счетоводството.

Данък върху продажбите и щатски данъци

В зависимост от това какво продавате и къде оперирате, вашият бизнес може също да дължи щатски данък върху продажбите или други задължения на щатско ниво. Някои бизнеси трябва да събират и внасят данък върху продажбите, докато други не.

Правилата за щатски и местни данъци могат да се различават значително от федералните правила. Ако продавате физически продукти, дигитални продукти или облагаеми услуги, прегледайте правилата във всеки щат, в който имате nexus или задължения за събиране на данък.

Изберете правилните формуляри

Точните формуляри, които ви трябват, зависят от структурата и дейността на бизнеса. Често срещани федерални формуляри са:

• Schedule C за много еднолични търговци и едночленни LLC
• Schedule SE за изчисляване на данъка върху самостоятелната заетост
• Form 1065 за партньорства
• Form 1120-S за S корпорации
• Form 1120 за C корпорации
• Form 941 за тримесечно отчитане на заплатите
• Form 940 за федерален данък за безработица
• Form 720 за определени акцизни данъци
• Form 1040-ES за ориентировъчни данъчни плащания

Не гадайте само по миналогодишните декларации. Ако бизнесът ви е променил собствеността си, избрал е нов данъчен статус, наел е служители или е започнал да продава в нови щати, данъчните ви задължения може да са се променили.

Изградете прост работен процес за подаване

Най-лесният начин да подадете собствените си бизнес данъци е да използвате един и същ процес всяка година.

1. Сверете счетоводството си

Уверете се, че приходите и разходите съвпадат с банковите и картовите извлечения. Несверените книги създават грешки в отчитането и затрудняват доказването на приспаданията.

2. Категоризирайте всеки разход

Разделяйте обичайните бизнес разходи от личните разходи. Приспадащите се разходи могат да включват наем, софтуер, реклама, застраховки, плащания към подизпълнители и канцеларски материали, в зависимост от бизнеса и конкретните факти.

3. Прегледайте внимателно приспадащите се разходи

Някои разходи са очевидни, а други изискват повече преценка. Чести примери включват бизнес пробег, разходи за домашен офис, професионални услуги и закупуване на оборудване.

4. Потвърдете компенсациите и разпределенията към собственика

Ако си плащате заплата или разпределяте печалби, уверете се, че тези суми са отразени правилно според данъчните правила за вашето юридическо лице.

5. Подгответе декларацията

Използвайте данъчен софтуер или официалните формуляри, за да въведете данните си. Прегледайте всеки график, приложение и придружаващо изявление, преди да подадете.

6. Подайте и платете навреме

Подаването на декларацията е само половината от работата. Ако има дължим данък, направете плащането до крайния срок и запазете копие от потвърждението.

Приспаданията и данъчните кредити имат значение

Една от основните причини собствениците да се учат да подават сами данъците си е по-доброто разбиране на приспаданията и данъчните кредити.

Често срещани приспадащи се категории могат да включват:

• Реклама и маркетинг
• Софтуер и абонаменти
• Банкови такси и такси за обработка на плащания
• Бизнес застраховка
• Професионални услуги
• Пътувания и храна, когато са позволени
• Разходи за автомобил, когато са правилно документирани
• Разходи за домашен офис, ако отговаряте на условията
• Оборудване и амортизация

Най-доброто приспадане е законно приспадане, което можете да обосновете. Пазете разписки, фактури, дневници за пробег и ясни записи за бизнес употреба.

Не прекалявайте с приспаданията. Агресивното отчитане може да спести пари в краткосрочен план, но да създаде проблеми по-късно, ако не можете да подкрепите разхода.

Избягвайте най-честите данъчни грешки

Дори опитни собственици правят данъчни грешки, когато бързат. Внимавайте за тези чести проблеми:

• Смесване на бизнес и лични разходи
• Пропускане на срокове за ориентировъчни данъци
• Подаване на грешен формуляр за типа юридическо лице
• Забравяне на щатски или местни задължения
• Погрешно класифициране на служители като независими изпълнители
• Недеклариране на доходи от множество платежни платформи
• Непазене на доказателства за приспаданията
• Пренебрегване на промени в собствеността или данъчните избори

Ако бизнесът ви е имал значителна промяна през годината, спрете и потвърдете дали тя влияе върху задълженията ви за подаване.

Кога има смисъл да наемете специалист

Да подготвяте сами бизнес данъците си е практично за много малки бизнеси, но не винаги е най-добрият избор.

Помислете за помощ, ако:

• Бизнесът ви има няколко собственици или инвеститори
• Избрали сте S корпоративно облагане и ви е нужна помощ с правилата за компенсация
• Наели сте служители и вече управлявате заплати
• Оперирате в няколко щата
• Продавате в юрисдикции със сложни правила за данък върху продажбите
• Получили сте уведомления от IRS или предишни грешки в декларациите трябва да бъдат коригирани
• Счетоводството ви е твърде неорганизирано, за да подготвите надеждна декларация

Целта не е да правите всичко сами. Целта е да изградите данъчен процес, който е точен, ефективен и устойчив.

Поддържайте съответствието организирано през цялата година

Най-лесната данъчна декларация е тази, която е подкрепена с добри записи през цялата година. Използвайте месечна система за счетоводство, данъчни календари и съхранение на документи, за да не възстановявате всичко в края на годината.

Една стабилна система за съответствие трябва да включва:

• Месечно сверяване на счетоводството
• Тримесечен преглед на ориентировъчните данъци
• Проследяване на данъчните вноски за заплати
• Напомняния за щатски подавания
• Годишен преглед на юридическото лице
• Защитено съхранение на данъчни формуляри и разписки

Основателите, които поддържат организация през годината, спестяват време, избягват последните глоби и вземат по-добри решения за наемане, възнаграждения и реинвестиране.

Заключение

Можете напълно да подготвяте сами бизнес данъците си, ако разбирате структурата на юридическото си лице, поддържате чисти записи и следвате правилните федерални и щатски изисквания за подаване. За много собственици на малък бизнес самостоятелното управление на данъците е умен начин да спестят пари и да останат близо до числата, които движат бизнеса.

Ключът е дисциплината. Добро счетоводство, навременни ориентировъчни плащания и точни формуляри са по-важни от сложността сама по себе си. Ако имате нужда от помощ да поддържате процеса по учредяване и съответствие организиран, Zenind може да подкрепи административната страна, така че бизнесът ви да остане на правия път през цялата година.

Често задавани въпроси

Мога ли да подам собствените си бизнес данъци онлайн?

Да. Много собственици на малък бизнес използват данъчен софтуер или одобрени от IRS инструменти за подаване, за да подготвят и изпратят декларациите си, стига да имат точни записи и да знаят кои формуляри се прилагат.

А ако бизнесът ми не е реализирал печалба?

Възможно е все пак да трябва да подадете определени декларации, дори ако бизнесът не е имал печалба. Изискванията за подаване зависят от структурата на бизнеса ви и от това дали продължават да важат други задължения.

Трябва ли да плащам тримесечни данъци?

Ако очаквате да дължите достатъчно данък и нямате достатъчно удържане, може да се наложи да правите ориентировъчни тримесечни плащания. Прагът и графикът на плащане зависят от вашата ситуация.

Какви записи трябва да пазя?

Пазете доказателства за приходи, разписки, банкови извлечения, фактури, записи за заплати, дневници за пробег и предходни данъчни декларации. Силната документация подкрепя приспаданията и намалява грешките при подаване.