Корпоративна резолюция за откриване на банкова сметка: какво представлява и как се пише

Откриването на фирмена банкова сметка е една от първите практически стъпки, които една корпорация предприема след учредяването си. Обикновено банките искат ясни доказателства, че лицето, което подава заявлението за сметката, има право да действа от името на компанията. В много случаи това доказателство е корпоративна резолюция за откриване на банкова сметка.

Корпоративната резолюция е официално писмено решение, одобрено от съвета на директорите на корпорацията. Когато тя разрешава откриването на банкова сметка, документът указва кой може да открие сметката, кой може да подписва чекове, кой може да извършва депозити или тегления и какви ограничения важат за тези правомощия.

За много корпорации резолюцията е проста. При други тя е от съществено значение, защото Учредителният акт, уставът или вътрешните документи за управление не уреждат ясно банковите правомощия. Дори когато такива правомощия вече съществуват, банката може пак да изиска отделна резолюция, преди да активира сметката.

Това ръководство обяснява какво представлява корпоративната резолюция за банкова сметка, защо банките я изискват, какво трябва да съдържа и как да бъде подготвена правилно.

Какво е корпоративна резолюция за откриване на банкова сметка?

Корпоративната резолюция е запис на действие, предприето от съвета на директорите или в някои случаи от акционерите. Тя документира решения, които засягат дейността и управлението на корпорацията.

Резолюция за откриване на банкова сметка конкретно разрешава банкови дейности. Тя може да одобри:

• Откриване на разплащателна или спестовна сметка
• Определяне на един или повече упълномощени подписващи лица
• Разрешаване на депозити, тегления и преводи
• Определяне на лимити за разходи или транзакции
• Одобряване на достъп до онлайн банкиране
• Разрешаване на използване на дебитни карти, банкови преводи или ACH услуги

Основната цел е яснота. Банката иска документ, който премахва всякакво съмнение кой може да действа от името на корпорацията и при какви условия.

Защо банките често искат този документ

Банките трябва да проверят дали лицето, което открива фирмена сметка, има законното право да го направи. Тази проверка помага да се защитят банката, корпорацията и собствениците на бизнеса.

Банката може да поиска резолюция, защото:

• Уставът на корпорацията не определя ясно банковите правомощия
• В Учредителния акт не е посочен упълномощен подписващ
• Банката иска отделно вътрешно разрешение в досието си
• В управлението на сметката участват няколко длъжностни лица или директори
• Корпорацията е нова и има ограничена оперативна история

Дори ако вашата корпорация вече има такива правомощия в учредителните си документи, много банки все пак предпочитат подписана резолюция за своя архив.

Кога е необходима корпоративна резолюция за банкова сметка

Резолюцията не винаги е задължителна по закон, но често е задължителна на практика. Най-вероятно ще ви е нужна, когато:

• Контролният списък на банката за откриване на сметка я включва
• Повече от едно лице може да управлява сметката
• Корпорацията иска да ограничи правомощията до определени длъжностни лица
• Съветът иска да документира вътрешно одобрение за целите на съответствието
• Корпорацията открива сметки в повече от една финансова институция

Ако банката не изисква резолюция, тя пак може да бъде полезна. Писмената резолюция създава ясен документален след и намалява риска от по-късни спорове относно правомощията.

Какво трябва да включва резолюцията?

Силната корпоративна резолюция за откриване на банкова сметка трябва да посочва корпорацията, банката, упълномощените лица и обхвата на правомощията. Формулировките трябва да са достатъчно конкретни, за да може банката да разчита на тях.

Обичайните елементи включват:

• Пълното юридическо наименование на корпорацията
• Щата на учредяване и датата на учредяване, ако е полезно
• Датата, на която е приета резолюцията
• Името и адреса на банката
• Типа на сметката, например разплащателна, спестовна или търговска сметка
• Имената и длъжностите на упълномощените лица
• Ясно описание на разрешените действия
• Всякакви ограничения върху достъпа до сметката или сумите по транзакциите
• Подписите на одобряващите директори или длъжностни лица
• Потвърждение, че резолюцията е в сила

В зависимост от банката може да са ви необходими и:

• Корпоративен печат
• Протокол от заседание или писмено съгласие вместо заседание
• Удостоверено копие на резолюцията
• Копие от Учредителния акт или устава

Кой трябва да одобри резолюцията?

В повечето корпорации резолюцията се одобрява от съвета на директорите. Съветът може да гласува по време на официално заседание или да одобри резолюцията с писмено съгласие, ако това е позволено от щатското право и устава.

Точният процес на одобрение зависи от:

• Устава на корпорацията
• Щата на учредяване
• Вътрешните правила за управление
• Изискванията на банката за документи

Ако корпорацията е тясно притежавана, съветът често определя президент, касиер, секретар или друг служител да се занимава с банковите въпроси. По-големите корпорации могат да упълномощят няколко лица с различни нива на достъп.

Обичайни правомощия, които се предоставят в резолюцията

Резолюцията за банкова сметка може да предоставя тесни или широки правомощия. Корпорацията трябва да реши кое е подходящо, преди да я подпише.

Типичните разрешения включват право да се:

• Откриват и поддържат една или повече сметки
• Подписват документи за откриване на сметка
• Внасят чекове и пари в брой
• Теглят средства
• Прехвърлят средства между сметки
• Поръчват чекове и дебитни карти
• Създават онлайн банкови профили
• Одобряват банкови преводи и ACH транзакции
• Закриват или променят сметки по-късно

Корпорацията може също да изисква двойно подписване, да въвежда лимити по транзакции или да ограничи правомощията до конкретна длъжност, а не до конкретно лице.

Как да изготвите корпоративна резолюция за откриване на банкова сметка

Ясната резолюция не е задължително да бъде дълга, но трябва да е точна. Използвайте директен език и избягвайте неясноти.

1. Идентифицирайте корпорацията

Започнете с точното юридическо наименование на корпорацията и, ако е необходимо, щата на учредяване.

2. Посочете целта

Обяснете, че съветът упълномощава откриването и поддържането на фирмена банкова сметка.

3. Назовете банката

Посочете финансовата институция, в която ще бъде открита сметката.

4. Назовете упълномощените лица

Идентифицирайте длъжностните лица, директорите или служителите, които ще имат правомощия.

5. Определете предоставените права

Уточнете дали упълномощеното лице може да открие сметката, да подписва документи, да тегли средства, да одобрява преводи или да извършва други банкови действия.

6. Добавете ограничения, ако има такива

Ако корпорацията иска ограничения, включете ги в писмен вид. Примери са изискване за двойно одобрение, лимити в долари или ограничения за банкови преводи.

7. Включете формулировка за потвърждение

Добавете текст, който потвърждава, че резолюцията е надлежно приета и остава в сила, докато не бъде променена с по-късно действие на съвета.

8. Подпишете и датирайте резолюцията

Нека подходящите корпоративни длъжностни лица или директори я подпишат и запазете копие в корпоративните архиви.

Примерна структура на резолюцията

Точният текст ще варира, но повечето резолюции следват позната структура:

• Заглавие, идентифициращо корпорацията
• Изявление, че съветът е провел заседание или е действал с писмено съгласие
• Мотивировъчен текст, обясняващ защо резолюцията се приема
• Оперативният текст на одобрението
• Изявление, упълномощаващо конкретни длъжностни лица или служители
• Полета за подписи и дати
• Потвърждение, ако се изисква от банката

Ако банката предоставя собствен формуляр, използвайте него винаги, когато е възможно. Банковете често предпочитат своя версия, защото тя съответства на вътрешните им процедури.

Често срещани грешки, които да избягвате

Малките грешки могат да забавят откриването на сметката или да доведат до отказ от банката да приеме документите. Обърнете внимание на следното:

• Използване на неправилното юридическо име на корпорацията
• Посочване на длъжностно лице, което не е било надлежно назначено
• Оставяне на твърде неясни правомощия
• Пропускане на пълното име на банката
• Липса на подпис или дата върху резолюцията
• Противоречиви формулировки между резолюцията и устава
• Пропускане на ограниченията, които съветът е възнамерявал да включи
• Използване на остарели корпоративни записи

Ако корпорацията наскоро е сменила длъжностни лица, е изменила устава си или е актуализирала записите за собственост, уверете се, че резолюцията съответства на текущата структура.

Как това се вписва в по-широката корпоративна поддръжка

Резолюцията за банкова сметка е само една част от правилното поддържане на корпорацията. За да работи безпроблемно, корпорацията трябва също така да поддържа организирани документите си за учредяване и управление.

Обикновено това включва:

• Учредителен акт
• Устав
• Първоначални писмени съгласия на съвета или протоколи от заседания
• Записи за издаване на акции
• Годишни протоколи от събрания, ако се изискват
• Държавни декларации за съответствие
• Актуализирани записи за длъжностните лица и директорите

Поддържането на тези документи в актуално състояние улеснява откриването на сметки, осигуряването на финансиране и отговора на банкови изисквания за съответствие.

Трябва ли да използвате шаблон?

Шаблонът може да спести време, особено при по-стандартни корпорации. Но той трябва да бъде адаптиран към реалната структура на управление на корпорацията и изискванията на банката.

Преди да използвате шаблон, проверете дали той:

• Съответства на вашето щатско право и вътрешните документи
• Посочва правилната корпорация и банка
• Изброява правилните упълномощени подписващи лица
• Включва всички лимити или ограничения на транзакциите
• Използва ясен и професионален език

Генеричният формуляр е отправна точка, а не заместител на точните корпоративни записи.

Заключение

Корпоративната резолюция за откриване на банкова сметка е прост документ, но има важна роля в корпоративната администрация. Тя помага на банките да потвърдят правомощията, защитава корпорацията от неразрешена дейност и създава ясен вътрешен запис за одобрението на съвета.

Ако вашата корпорация се подготвя да открие банкова сметка, отделете време да се уверите, че резолюцията съответства на устава, назначаването на длъжностни лица и банковите нужди. Подготовката предварително може да предотврати забавяния и да намали допълнителните въпроси от банката.

За корпорации, които искат документите им по учредяване и съответствие да бъдат организирани още от самото начало, Zenind помага на предприемачи и собственици на бизнес да следят документите, които имат най-голямо значение през целия живот на компанията.