Как да подадете бизнес данъци за първи път: стъпка по стъпка ръководство за предприемачи в САЩ

Подаването на бизнес данъци за първи път е един от онези етапи, които изглеждат прости отстрани, но стават обезсърчаващи, когато наистина се заемете с тях. Започвате с бизнес идея, после с банкова сметка, после с няколко фактури и изведнъж се опитвате да разберете кой формуляр на IRS се прилага, дали дължите прогнозни данъци и какво се счита за приспадаем разход.

Добрата новина е, че процесът става управляем, когато го разделите на последователни стъпки. Повечето хора, които подават за първи път, не изпадат в затруднение, защото данъчният кодекс е невъзможен за разбиране. Проблемите идват, защото изчакват твърде дълго, водят непълни записи или предполагат, че техният бизнес се облага по същия начин като всеки друг бизнес.

Това ръководство преминава през ключовите стъпки, които основателите в САЩ трябва да следват, за да подадат първата си бизнес данъчна декларация с повече увереност и по-малко изненади.

Започнете, като определите вашата данъчна класификация

Процесът на подаване започва с прост, но критичен въпрос: как се облага вашият бизнес?

Отговорът зависи от правната ви структура и от всички данъчни избори, които сте направили. Няколко често срещани примера:

Тип бизнес	Типично федерално подаване
Индивидуален търговец	Приложение C към личния ви Формуляр 1040
Еднолично LLC, облагано като disregarded entity	Приложение C към личния ви Формуляр 1040
Многoчленно LLC, облагано като партньорство	Формуляр 1065
S corporation	Формуляр 1120-S
C corporation	Формуляр 1120

Ако сте учредили LLC, не приемайте, че LLC автоматично означава един конкретен данъчен формуляр. LLC е правна структура, но може да се облага по различни начини в зависимост от това как е структурирана и дали сте направили избор пред IRS.

Ако не сте сигурни как е класифицирана вашата компания, проверете учредителните документи, операционното споразумение, записите за EIN и всички данъчни формуляри за избор, които сте подали. Ако сбъркате това, може да подадете на грешен формуляр, да пропуснете отчетността по K-1 или да не разберете дали бизнес доходът преминава към личната ви декларация.

Съберете документите си, преди да започнете

Хората, които подават за първи път, често се опитват да подготвят данъците си по памет. Това е грешка.

Нуждаете се от изрядни записи за цялата данъчна година, а не от приблизителни стойности, събрани в последния момент. Започнете, като съберете:

• Извлечения от бизнес банкова сметка и кредитни карти
• Доклади за продажби и платежни процесори
• Издадени към клиенти фактури
• Касови бележки и разписки за разходи и покупки
• Записи за заплати, ако имате служители или сте си изплащали възнаграждение чрез payroll
• Плащания към независими изпълнители и информация от W-9
• Извлечения по заеми и записи за лихви
• Записи за покупка на активи като компютри, оборудване и други по-големи покупки
• Писма от щата, известия и потвърждения за подадени декларации

Целта е да се уверите, че всеки долар доход и всеки приспадаем разход може да бъде проследен до първичен документ. Ако бизнес финансите ви са смесени с лични разходи, отделете ги сега и внимателно документирайте бизнес транзакциите.

Ако счетоводните ви книги не са съгласувани с банковите извлечения, коригирайте това преди подаване. Съгласуването помага да откриете липсващи транзакции, дублирани записи и неправилно категоризирани разходи, преди да се превърнат в грешки при подаването.

Знайте кои данъци може да дължите

Бизнес данъците не са само едно подаване. В зависимост от структурата и дейността ви, може да сте отговорни за няколко различни данъчни задължения.

Федерален данък върху дохода

Това е основната декларация, свързана с бизнес структурата ви. Преливните структури обикновено отчитат бизнес доходите и разходите в декларация, която преминава към собствениците. C corporations плащат данък на корпоративно ниво.

Прогнозен данък върху дохода

Ако работите за себе си, обикновено трябва да правите прогнозни данъчни плащания през годината. IRS обикновено очаква тримесечни плащания за доход, който не е изцяло покрит чрез удръжки.

Много индивидуални търговци, съдружници и акционери в S corporation използват Формуляр 1040-ES, за да изчислят прогнозните данъци. IRS обикновено разделя годината на четири периода на плащане със срокове около 15 април, 15 юни, 15 септември и 15 януари на следващата година, или следващия работен ден, ако крайният срок се пада през уикенд или празник.

Данъци върху заплатите

Ако бизнесът ви има служители, задълженията по payroll данъци са отделни от декларацията ви за доход. Това включва удръжки за данък върху дохода, Social Security и Medicare, данъци за безработица и свързани изисквания за подаване и внасяне.

Данък върху продажбите и щатски данъци

Федералното подаване е само част от картината. Много основатели трябва също да се регистрират и да подават щатски данъци, а някои бизнеси трябва да събират данък върху продажбите според това къде оперират и къде имат nexus.

Franchise или годишни щатски такси

Някои щати налагат годишни отчети, franchise данъци или други изисквания за корпоративно съответствие. Лесно е да бъдат пропуснати, когато се фокусирате само върху IRS.

Съобразете сроковете за подаване с вашата структура

Пропускането на срок може да доведе до санкции, дори когато числата ви са правилни. Точната дата зависи от структурата на бизнеса и данъчната година.

За календарни данъкоплатци общите федерални крайни срокове са:

• Партньорства: 15-ият ден на третия месец след края на годината
• S corporations: 15-ият ден на третия месец след края на годината
• C corporations: 15-ият ден на четвъртия месец след края на годината

Ако крайният срок се пада в събота, неделя или официален празник, срокът се измества към следващия работен ден.

Ако ви трябва повече време за подаване, обикновено можете да поискате удължаване. Само не забравяйте, че удължаването на срока за подаване не е удължаване на срока за плащане. Ако дължите данък, плащането обикновено остава дължимо по оригиналния срок.

Това правило е по-важно, отколкото много нови основатели осъзнават. Късното подаване е скъпо, но късното подаване с неплатен баланс може да е още по-скъпо.

Използвайте правилните формуляри от първия път

Една от най-честите грешки през първата година е използването на грешен данъчен формуляр или пропускането на съпътстващ формуляр.

Няколко примера, за които да внимавате:

• Еднолично LLC може пак да трябва да отчита бизнес доход по Приложение C, въпреки че юридически е LLC
• Партньорска декларация може да изисква Schedule K-1 за всеки съдружник
• Декларация на S corporation обикновено изисква разпределение към акционерите чрез Schedule K-1
• Корпорация може да се нуждае от допълнителни графици в зависимост от активи, чуждестранна дейност или други отчетни елементи

Не приемайте, че настройките по подразбиране в миналогодишния данъчен софтуер са правилни за вашия бизнес. Проверете отново типа на юридическото лице, данъчната година, EIN, адреса, счетоводния метод и информацията за собствениците, преди да подадете.

Ако сте променили бизнес структурата си през годината, това може да повлияе кои формуляри подавате и дали ви е необходима кратка годишна декларация. Това е ситуация, в която данъчен специалист често си заслужава разхода.

Следете внимателно приспадаемите разходи

Бизнес приспаданията намаляват облагаемия доход, но само ако са обичайни, необходими и подкрепени с документи.

Често срещаните приспадания за нови бизнеси често включват:

• Софтуер и абонаменти
• Канцеларски материали
• Бизнес застраховка
• Реклама и маркетинг
• Професионални услуги
• Наем и комунални разходи за бизнес пространство
• Банкови такси
• Бизнес пътувания и нощувки, когато са правилно документирани
• Разходи за автомобил, свързани с бизнес употреба
• Оборудване и определени стартови или организационни разходи, в зависимост от начина им на третиране

Грешката, която трябва да избягвате, е да третирате всеки разход като приспадаем само защото е платен от бизнес сметка. Личните разходи не стават приспадаеми само защото са минали през компанията.

За всеки разход записвайте кратка бележка, която обяснява бизнес целта му. Този навик спестява време, ако някога се наложи да обосновавате дадено приспадане.

Плащайте си по правилния начин

Начинът, по който собствениците се възнаграждават, зависи от типа юридическо лице.

Собствениците на S corporation трябва да се изплащат правилно чрез payroll, когато участват активно в бизнеса. Съдружниците и индивидуалните търговци обикновено не вземат заплата по същия начин като служителите. Собствениците на C corporation могат да получават заплата, дивиденти или и двете, в зависимост от структурата на бизнеса.

Това е важно, защото човек, който подава за първи път, може да предположи, че прехвърлянето на пари от бизнес сметката в лична сметка е достатъчно. Не е. Възнаграждението на собственика трябва да отговаря на данъчните правила за вашата структура.

Ако не сте сигурни как да третирате разпределения, заплати или гарантирани плащания, потърсете съвет преди да затворите счетоводните книги за годината.

Подайте по електронен път, когато е възможно

Електронното подаване обикновено е по-бързо и по-лесно за потвърждение от изпращането на хартиени декларации. То също така намалява шанса за прости грешки като липсващи подписи или нечетливи приложения.

Преди да подадете, прегледайте още веднъж следното:

• Законното име на бизнеса и EIN
• Данъчна класификация на юридическото лице
• Дати на данъчната година
• Дялове на собствениците и адреси
• Банкова информация за възстановявания или плащания
• Всички изисквани графици или K-1 формуляри
• Потвърждение за плащане, ако има дължим данък

Ако декларацията ви е сложна, струва си да направите втори преглед със счетоводител или CPA преди подаване. Един пропуснат график може да доведе до последващи известия, които ще отнемат много повече време за коригиране, отколкото би отнело първоначалното преглеждане.

Ако ви трябва удължаване, използвайте го стратегически

Удължаването може да е полезно, когато чакате информация от партньори, K-1 формуляри, коригирани записи или окончателни книги. То може също така да ви даде малко време, ако декларацията ви не е готова до оригиналния срок.

Но удължаването не е начин да отложите плащането на данъка. Ако очаквате да дължите, оценете задължението и платете колкото разумно можете до първоначалния срок. Това помага да намалите санкциите и лихвите.

Използвайте допълнителното време, за да подобрите декларацията, а не за да я игнорирате.

Често срещани грешки на хората, които подават за първи път

Най-честите грешки често са и най-предотвратимите:

• Подаване на грешен данъчен формуляр
• Пропускане на тримесечни прогнозни данъчни плащания
• Объркване на правната структура с данъчната класификация
• Забравяне на щатски декларации, payroll данъци или данък върху продажбите
• Приспадане на лични разходи като бизнес разходи
• Неправилно съгласуване на книгите преди подаване
• Удължаване на срока за подаване, но не и плащане на дължимия баланс
• Пропускане на правилата за възнаграждение на собственици в S corporations
• Оставяне на отчетността по K-1 за последния момент

Ако трябва да запомните само едно нещо, запомнете това: подаването на данъци е много по-лесно, когато започва с организирани записи и ясна структура на юридическото лице.

Какво да направите, ако вече сте пропуснали срок

Ако крайният срок е минал, не чакайте проблемът да нарасне.

Подайте колкото се може по-скоро, платете това, което дължите, ако дължите нещо, и коригирайте очевидните грешки с изменена декларация, ако е необходимо. Игнорирането на проблема обикновено го влошава.

Ако сте получили известие, прочетете го внимателно. Много известия от IRS могат да бъдат коригирани, но срокът за отговор е важен. Колкото по-рано реагирате, толкова по-добри обикновено са възможностите ви.

Как Zenind помага на новите основатели да са готови за данъци

Плавният данъчен сезон обикновено започва много преди самия данъчен сезон. Изрядните учредителни документи, отделната бизнес идентичност и текущото спазване на изискванията улесняват поддържането на организирани записи от първия ден.

Точно тук Zenind е полезен. Zenind помага на основателите да учредят LLC и корпорации в САЩ и да поддържат задачите по съответствие под контрол, така че бизнесът да започне със здрава административна основа. Когато компанията ви е структурирана правилно, по-лесно е да отделяте личната от бизнес дейността, да проследявате собствеността и да предавате точни записи на вашия данъчен подготвител.

Zenind не замества CPA, но може да помогне да се поставят основите за по-изрядни книги и по-малко хаос при подаването.

Финален контролен списък за първо подаване на бизнес данъци

Преди да подадете, уверете се, че можете да отговорите с „да“ на следните въпроси:

• Знам ли типа на юридическото лице и данъчната класификация?
• Изрядни ли са книгите ми спрямо банковите сметки?
• Събрал ли съм всички записи за доходи, разходи, payroll и независими изпълнители?
• Знам ли дали дължа прогнозни данъци, payroll данъци или щатски декларации?
• Използвам ли правилния формуляр на IRS и правилната данъчна година?
• Прегледал ли съм всички графици, подписи и данни за плащане?
• Ако ми трябва удължаване, изчислил ли съм и платил ли съм също всеки дължим данък?

Щом тези точки са отметнати, подаването за първи път става много по-малко обезсърчаващо. Процесът все още е подробен, но вече не е мистериозен.

Заключение

Да се научите как да подадете бизнес данъци за първи път всъщност означава да изградите повтаряем процес: изберете правилната данъчна класификация на юридическото лице, водете точни записи, разберете сроковете и бъдете една крачка пред прогнозните и щатските задължения.

Основателите, които срещат най-много трудности, обикновено са тези, които чакат срокът да наближи и после се опитват да възстановят цяла година дейност от разпръснати таблици и търсения в имейли. Основателите, които остават организирани от самото начало, спестяват време, намаляват стреса и обикновено правят по-малко скъпи грешки.

Ако създавате нов бизнес, изградете основата за съответствие отрано. Това ще направи всяко следващо подаване по-лесно.