Как да изградите по-безопасно работно място: изисквания за здраве и безопасност за работодатели в САЩ

Всеки работодател има основна отговорност да пази работниците в безопасност. Освен че това е правилното нещо, спазването на изискванията за здраве и безопасност на работното място защитава екипа ви, намалява правния риск и помага на бизнеса ви да работи без скъпи прекъсвания. За новите собственици на бизнес предизвикателството не е само да разберат правилата, а и да изградят прости системи, които превръщат спазването им в част от ежедневната работа.

В Съединените щати безопасността на работното място се определя от федералните правила на OSHA, щатските планове на OSHA, когато са приложими, специфичните за индустрията стандарти и местните противопожарни и строителни норми. Точните изисквания варират според вида на бизнеса и местоположението, но основната цел е една и съща: да се идентифицират опасностите, да се предотвратяват наранявания, да се обучават служителите и да се документират предприетите действия.

Това ръководство обяснява основните изисквания за здраве и безопасност, които работодателите трябва да познават, както и практически стъпки за създаване на по-безопасно работно място от самото начало.

Какво означава спазване на изискванията за здраве и безопасност на работното място

Спазването на изискванията за безопасност на работното място е процесът на разпознаване на опасности и предприемане на разумни стъпки за намаляване на риска. Това включва физически опасности, химическо излагане, ергономични рискове, пожарни рискове и рискове за сигурността. Включва също политики и обучение, които помагат на служителите да реагират правилно, когато възникнат проблеми.

Едно съответстващо на изискванията работно място не е задължително място без никакъв риск. Това е работно място, в което рисковете са известни, има въведени контролни мерки, служителите са информирани и безопасността се преглежда редовно.

За нов работодател най-добрият подход е да се третира безопасността като част от процеса по създаване на бизнеса, а не като нещо, което ще се решава по-късно след инцидент.

Започнете с оценка на риска

Оценката на риска е основата на безопасността на работното място. Преди започване на дейността обиколете помещението и разгледайте всяка зона, където служителите работят, съхраняват материали, посрещат клиенти или преместват оборудване.

Търсете опасности като:

• Мокри подове, разхлабени килими, неравни настилки или претрупани проходи
• Открити машини, остри инструменти или движещо се оборудване
• Оголени кабели, претоварени контакти или повредени шнурове
• Лоша вентилация, екстремни температури или проблеми с влажността
• Проблеми при съхранението на химикали или етикетирани неправилно съдове
• Повтарящи се задачи, които могат да причинят напрежение или нараняване
• Нива на шум, които с времето могат да увредят слуха
• Лошо осветление в работните зони, по стълбищата или при изходите
• Пропуски в сигурността, които могат да изложат служителите на риск

След като опасностите бъдат идентифицирани, определете колко сериозна е всяка от тях и какви мерки ще намалят риска. Някои проблеми могат да бъдат решени веднага. Други може да изискват оборудване, външни изпълнители, промени в политиките или обучение на служителите.

Документирайте прегледа, предприетите действия и датата на извършване на оценката. Писмените записи ви помагат да поддържате ред и да покажете добросъвестно спазване на изискванията.

Познавайте основните отговорности на работодателя

Повечето работни места се нуждаят от повече от чисто и организирано пространство. От работодателите обикновено се очаква да осигурят условия, които поддържат здравето и безопасността на служителите, включително:

• Безопасен достъп до и от работното място
• Чисти тоалетни и съоръжения за миене на ръце
• Питейна вода
• Подходящо осветление
• Добра вентилация
• Безопасно съхранение на материали и отпадъци
• Разумни аварийни изходи и маршрути за евакуация
• Работно място без разпознати опасности, които могат да причинят сериозна вреда

Конкретните стандарти зависят от индустрията и юрисдикцията, но тези основи важат за почти всеки бизнес. Ако компанията ви работи в здравеопазването, строителството, хранителните услуги, производството или транспорта, правилата може да са по-подробни и по-строги.

Вградете спазването на OSHA в бизнес операциите си

Федералната OSHA определя базови изисквания за безопасност на работното място за много работодатели. Някои щати имат собствени одобрени от OSHA програми, които могат да въвеждат допълнителни или различни правила. Ако бизнесът ви работи в щат със собствена програма, трябва да прегледате тези стандарти директно.

Често срещани задължения, свързани с OSHA, включват:

• Поддържане на работно място без опасности
• Обучение на служителите относно съответните рискове и процедури
• Поставяне на изискваните уведомления и информация за безопасност
• Осигуряване на лични предпазни средства, когато е необходимо
• Водене на записи за травми и заболявания, когато това се изисква
• Докладване на сериозни инциденти в изисквания срок
• Спазване на специфични за индустрията стандарти за безопасност

Ако не сте сигурни кои правила важат, определете щата, индустрията и типа работен обект, преди да правите предположения. Малък офис, склад и бизнес за приготвяне на храни нямат едни и същи нужди по отношение на съответствието.

Обучавайте служителите, преди да започнат работа

Обучението по безопасност трябва да се проведе преди служителите да бъдат изложени на опасности на работното място. То е особено важно за новоназначени, временни работници и всеки, който работи с оборудване или материали.

Ефективното обучение трябва да обхваща:

• Как да разпознават често срещани опасности
• Каква защитна екипировка да използват и кога
• Как да съобщават за опасни условия
• Аварийни изходи и процедури за евакуация
• Употреба на пожарогасители, ако е приложимо
• Процедури за работа с химикали и етикетиране
• Техники за повдигане и добри ергономични практики
• Работа с машини и процедури lockout/tagout, когато са приложими
• Протоколи за сигурност и контрол на посетителите

Обучението не трябва да е еднократно събитие. Повторни обучения са полезни, когато процедурите се променят, се добавя ново оборудване или инцидент показва слабост в текущия процес. Съхранявайте присъствени списъци и обучителни материали, за да можете да докажете какво е било покрито.

Въведете писмени политики

Писмените политики за безопасност помагат на служителите да разберат какво се очаква от тях и улесняват мениджърите да прилагат последователни стандарти. Дори малък бизнес печели от ясен наръчник или ръководство за безопасност.

Наборът от политики за безопасност на работното място трябва да включва:

• Общи очаквания за безопасност
• Процедури за докладване на инциденти и наранявания
• Инструкции за реакция при извънредни ситуации
• Правила за комуникация на опасности
• Процедури за използване и поддръжка на оборудване
• Изисквания за лични предпазни средства
• Политики за посетители и контрол на достъпа
• Процедури за реакция при насилие на работното място или инциденти, свързани със сигурността
• Правила за почистване, изхвърляне на отпадъци и санитария

Тези политики трябва да са прости, реалистични и лесно достъпни. Ако правилата са твърде неясни или твърде сложни, служителите по-рядко ще ги спазват.

Пожарната безопасност е част от безопасността на работното място

Пожарната безопасност е една от най-важните области, на които новите работодатели трябва да обърнат внимание. Един базов план за пожарна безопасност трябва да обхваща алармени системи, пожарогасители, изходи, маршрути за евакуация и отговорности на служителите.

Поне проверете дали вашето помещение има:

• Работещи димни или пожарни аларми, където това се изисква
• Ясни и отключени пътища към изходите
• Правилно обозначени изходни знаци
• Достъпни пожарогасители, когато е подходящо
• Публикувани на видими места карти или инструкции за евакуация
• Места за сбор извън сградата
• Процедури за отчитане на служителите след евакуация

Не блокирайте изходите, не съхранявайте материали в коридорите и не пренебрегвайте неизправно противопожарно оборудване. Предотвратяването на пожар е много по-лесно от справянето с извънредна ситуация.

Обърнете внимание на ергономията и ежедневните рискове от нараняване

Не всички трудови злополуки идват от драматични инциденти. Повтарящи се движения, неподходящ дизайн на работното място и неправилни навици при повдигане могат да причинят дългосрочни увреждания.

В офис среда това може да означава настройване на столове, бюра, екрани и разположение на клавиатурата. В работни среди с физически натоварвания това може да означава осигуряване на колички, механични средства за повдигане, противоуморни постелки или ротация на задачите за намаляване на напрежението.

Малките промени могат да намалят травмите на гърба, напрежението в китките и умората. Работодателите често пренебрегват тези въпроси, докато служителите не започнат да съобщават за дискомфорт или отсъствията не се увеличат.

Поддържайте чистота и санитария

Чистото работно място не е само по-професионално. То е и по-безопасно. Прахът, разливите, отпадъците и безпорядъкът увеличават риска от заболявания, подхлъзвания, падания и проблеми с вредители.

Създайте рутина за:

• Почистване на общите зони и споделено оборудване
• Редовно изхвърляне на отпадъците
• Дезинфекция на тоалетните и зоните за почивка
• Допълване на сапун, кърпи и вода
• Бързо почистване на разливи
• Съхранение на материалите на определени за това места

Ако служителите ви работят с храни, медицински продукти, химикали или в дейности с пряк контакт с клиенти, санитарните изисквания може да са много по-подробни. Прегледайте индустриалните насоки, преди да определите процедурите.

Не пренебрегвайте сигурността на работното място

Безопасността е по-широка от предотвратяването на наранявания. Работодателите трябва да мислят и за рисковете за сигурността, особено в търговията на дребно, офисите, складовете и при късни смени.

Мерките за сигурност могат да включват:

• Контролиран достъп до сградата
• Процедури за регистрация на посетители
• Идентификационни баджове за служителите
• Камери в обществени или чувствителни зони
• Осветление около входовете и паркингите
• Ясни правила за работа с агресивно или подозрително поведение
• Спешни контакти и процедури за реакция при инциденти

Сигурността не трябва да е сложна, за да бъде ефективна. Дори прости мерки могат да намалят риска и да помогнат на служителите да се чувстват защитени.

Водете записи и правете редовни проверки

Съответствието е непрекъснат процес. След като работното ви място е организирано, продължавайте да проверявате за опасности и да актуализирате подхода си с растежа на бизнеса.

Използвайте редовен график, за да:

• Проверявате помещението и оборудването
• Преглеждате докладите за инциденти
• Оценявате нуждите от обучение
• Актуализирате политиките след промени в дейността
• Проверявате алармите, пожарогасителите и аварийното оборудване
• Уверявате се, че коригиращите действия са изпълнени

Записите ви помагат да откривате модели. Ако един и същ проблем се появява отново и отново, това е знак, че настоящият ви процес не работи достатъчно добре.

Практически контролен списък за безопасност преди откриване

Преди първите ви служители да започнат работа, уверете се, че сте:

• Извършили оценка на риска
• Прегледали приложимите федерални, щатски и местни правила за безопасност
• Инсталирали необходимите системи за санитария, осветление и вентилация
• Осигурили пожарни изходи, аларми и достъп до пожарогасители
• Изготвили основни политики за безопасност и реакция при извънредни ситуации
• Подготвили материали за обучение на служителите
• Определили кой отговаря за проверките и докладването на инциденти
• Организирали записи за наранявания, обучение и проверки
• Проверили, че оборудването, електрическите инсталации и проходите са безопасни

Този контролен списък е силна отправна точка за всеки нов работодател, независимо дали управлявате малък офис или по-голям работен обект.

Как Zenind може да се впише в настройката на вашия бизнес

Когато учредявате фирма, планирането на съответствието трябва да започне рано. Изборът на правилната структура на юридическото лице, организирането на документите и изграждането на чиста оперативна основа могат да улеснят управлението на задълженията с разрастването на компанията ви. Zenind помага на предприемачите да създадат и поддържат правната структура на своя бизнес, за да могат да се съсредоточат върху изграждането на безопасни и надеждни операции.

Правилата за здраве и безопасност са само една част от управлението на компания, но са една от най-важните. Колкото по-рано включите съответствието в работния си процес, толкова по-лесно ще бъде да защитите служителите, да намалите риска и да останете фокусирани върху растежа.

Заключителни мисли

Изискванията за здраве и безопасност на работното място не са просто регулаторни отметки. Те са рамката, която пази хората и поддържа бизнеса в действие. Нов работодател, който приема безопасността сериозно от самото начало, е в много по-добра позиция да избегне наранявания, да намали прекъсванията и да изгради доверие сред служителите.

Започнете с оценка на риска, обучете екипа си, документирайте процедурите и преглеждайте системите си редовно. Този подход създава по-безопасно работно място и по-силен бизнес.

Отказ от отговорност: Тази статия е само с информационна цел и не представлява правен, данъчен или счетоводен съвет. За насоки за вашата конкретна ситуация се консултирайте с лицензиран специалист.