Как да добавяте нови потребители във WordPress: роли, права и добри практики

Управлението на достъпа на потребителите е основна част от доброто администриране на WordPress сайт. Независимо дали включвате автор на съдържание, разработчик, маркетинг асистент или клиент, който преглежда материали, добавянето на правилните потребители с правилните права помага сайтът ви да остане организиран и сигурен.

WordPress улеснява управлението на потребители, но детайлите са важни. Новият акаунт трябва да има само достъпа, от който има нужда, а всяка роля трябва да бъде избирана внимателно. В това ръководство ще научите как да добавяте нов потребител във WordPress, ще разберете наличните роли и ще следвате добри практики, които помагат да защитите сайта си.

Какво е потребител във WordPress

Потребител във WordPress е всеки, който има акаунт за вход в административния панел на сайта. Различните потребители могат да имат различни права в зависимост от ролята си.

Някои потребители може само да четат чернови на съдържание. Други могат да публикуват публикации, да редактират страници, да управляват медии, да обновяват плъгини или да контролират настройките на сайта. Тъй като WordPress поддържа няколко нива на достъп, той е подходящ за бизнес сайтове с няколко членове на екипа или външни сътрудници.

Преди да добавите нов потребител

Преди да създадете акаунт, решете точно какво трябва да може да прави човекът.

Задайте си тези въпроси:

• Този потребител ще публикува съдържание или само ще го подготвя като чернови?
• Този човек трябва ли да редактира съществуващи страници?
• Трябва ли потребителят да има достъп до плъгини, теми или настройки на сайта?
• Акаунтът временен ли е или дългосрочен?
• Този човек има ли вече служебен имейл адрес?

Отделете минута да определите ролята предварително. Това помага да избегнете даването на прекалено широк достъп по-късно.

Как да добавите нов потребител във WordPress

Добавянето на потребител отнема само няколко стъпки.

1. Влезте в административния панел на WordPress.
2. В менюто вляво кликнете върху Users.
3. Изберете Add New User или Add New.
4. Въведете потребителското име на новия потребител.
5. Попълнете имейл адреса на потребителя.
6. По желание добавете собствено име, фамилия, уебсайт и други данни в профила.
7. Създайте силна парола или позволете на WordPress да генерира такава.
8. Изберете правилната роля от падащото меню с роли.
9. Решете дали да изпратите известие за създаване на акаунт.
10. Кликнете върху Add New User, за да завършите.

След като запазите акаунта, новият потребител може да влезе с данните си и да започне работа според правата, които сте му дали.

Обяснение на ролите на потребителите във WordPress

Изборът на правилната роля е най-важната част от процеса. WordPress включва няколко вградени роли и всяка от тях има различно ниво на достъп.

Subscriber

Subscriber е ролята с най-ограничени права. Обикновено абонатите могат да влизат в системата и да управляват собствения си профил. Тази роля е полезна за сайтове с членство, достъп до коментари или прости системи, базирани на акаунти.

Contributor

Contributor може да пише и редактира собствените си публикации, но не може да ги публикува. Тази роля е подходяща за фрийланс автори или членове на екипа, чието съдържание трябва да бъде прегледано преди публикуване.

Author

Author може да пише, редактира и публикува собствените си публикации. Авторите могат също да управляват качени медии за своето съдържание. Това е добра роля за доверени създатели на съдържание.

Editor

Editor може да управлява публикации и страници на други потребители, да преглежда съдържание и да публикува материали в целия сайт. Тази роля е идеална за мениджъри на съдържание или по-старши редактори.

Administrator

Administrator има пълен контрол над сайта. Тази роля може да добавя и премахва потребители, да инсталира плъгини, да променя теми и да редактира основни настройки. Само доверени собственици на сайта или технически мениджъри трябва да имат такова ниво на достъп.

Ако не сте сигурни коя роля да дадете, изберете най-ниското ниво на достъп, което все още позволява на човека да върши работата си.

Добри практики за управление на потребители

Доброто управление на акаунтите не само улеснява използването на административния панел. То също така намалява риска от грешки и неоторизирани промени.

Използвайте принципа на минималните права

Давайте на всеки потребител само разрешенията, необходими за работата му. Подизпълнител, който пише блог публикации, обикновено няма нужда от администраторски достъп. Служител от екипа за поддръжка на клиенти може да има нужда само от права на subscriber или ограничен editor, в зависимост от настройката.

Използвайте отделни акаунти

Никога не споделяйте един и същ вход между няколко човека. Отделните акаунти улесняват проследяването на активността, прегледа на промените и изключването на достъпа, когато някой напусне екипа.

Изисквайте силни пароли

Слабите пароли създават ненужен риск. Използвайте дълги и уникални пароли и насърчавайте или изисквайте мениджъри на пароли. За бизнес сайтове многофакторната автентикация добавя още един важен слой защита.

Преглеждайте акаунтите редовно

Проверявайте списъка с потребители по редовен график. Премахвайте стари акаунти, актуализирайте ролите, когато длъжностите се променят, и потвърждавайте, че временният достъп е бил отнет.

Ограничете достъпа на администратори

Администраторските роли трябва да са малко. Когато твърде много хора могат да променят настройките на сайта, вероятността от случайни проблеми нараства. Запазете тази роля за доверени потребители, които наистина се нуждаят от пълен контрол.

Обърнете внимание на правата на плъгините

Някои плъгини добавят собствени функции или права, свързани с потребителите. Прегледайте тези настройки внимателно, за да не разшири плъгинът неусетно достъпа повече, отколкото сте планирали.

Кога да добавяте, актуализирате или премахвате потребители

Управлението на потребителите не е еднократна задача при първоначалната настройка. То трябва да се променя заедно с екипа ви.

Добавете нов потребител, когато:

• нов служител се присъедини към компанията
• фрийлансър започне работа по сайта ви
• агенция или подизпълнител има нужда от достъп до административния панел
• клиент трябва да преглежда съдържание или проекти директно

Актуализирайте потребител, когато:

• човекът смени отдела си
• отговорностите му се разширят или намалят
• има нужда от различна роля
• вече не му е нужен достъп до определени области на съдържанието

Премахнете или деактивирайте потребител, когато:

• човекът напусне компанията
• договорът приключи
• временен проект е завършен
• акаунтът вече не е необходим

Поддържането на актуален списък с потребители е един от най-лесните начини да запазите сайта по-чист и по-сигурен.

Чести проблеми при добавяне на потребители

Дори простите задачи понякога срещат дребни проблеми. Ето няколко често срещани.

Липсва опцията за добавяне на нов потребител

Ако не виждате менюто за потребители или опцията за добавяне на потребител, текущият ви акаунт може да няма администраторски права.

Имейл адресът вече се използва

WordPress не позволява един и същ имейл да се използва за няколко акаунта в един и същ сайт. Ако имейлът е свързан със съществуващ потребител, трябва да актуализирате съществуващия акаунт или да използвате друг адрес.

Новият потребител не получава поканата

Проверете дали сайтът изпраща имейли правилно. Някои WordPress сайтове се нуждаят от mail плъгин или SMTP конфигурация, за да подобрят доставяемостта.

Ролята изглежда твърде ограничена или твърде широка

Ако потребителят има достъп до твърде малко или твърде много, коригирайте ролята след като прегледате отговорностите му. По-добре е да промените достъпа по-рано, отколкото да оставите грешни настройки.

Полезни съвети за работен процес при екипи

Ако няколко души управляват сайта, създайте прост процес за настройка на акаунти.

Практичен работен процес може да включва:

• формуляр за заявка за нов достъп
• кратък списък с одобрени роли
• стъпка за преглед преди предоставяне на администраторски права
• месечен или тримесечен одит на потребителите
• процес за премахване на неактивни акаунти

Този тип рутина поддържа управлението на потребители последователно, докато екипът ви расте.

Заключителни мисли

Добавянето на нов потребител във WordPress е лесно, но отговорното управление на достъпа е това, което поддържа сайта професионален и сигурен. Започнете с правилната роля и след това редовно преглеждайте правата, докато бизнесът ви се развива.

Когато сайтът ви има правилните хора на правилните места, съвместната работа става по-лесна и рискът намалява. Това прави управлението на потребителите малка задача с голямо значение за цялостното здраве на вашия WordPress сайт.