Как да определите къде да събирате данък върху продажбите за вашия бизнес

Ако продавате продукти онлайн или през щатски граници, един от първите въпроси за съответствие, на който трябва да отговорите, е къде сте задължени да събирате данък върху продажбите. Отговорът не винаги е свързан с това къде е учреден вашият бизнес или къде е хостван уебсайтът ви. В Съединените щати задълженията за данък върху продажбите зависят от това дали вашият бизнес е установил връзка с даден щат, известна като nexus.

Разбирането на nexus, проследяването на търговската ви активност и поддържането на организирани записи могат да ви спестят от неочаквани задължения, закъснели регистрации и скъпи санкции. Независимо дали стартирате ново LLC или разраствате утвърдена e-commerce марка, ясен процес за данък върху продажбите трябва да бъде част от вашата основа за съответствие.

Защо местоположението на данъка върху продажбите има значение

Данъкът върху продажбите се администрира на щатско ниво, а в много случаи и на местно ниво. Това означава, че правилата могат да се променят от щат до щат, а понякога дори от град до град или от окръг до окръг.

Ако събирате данък върху продажбите в щат, в който не сте регистрирани, може да създадете проблеми с подаването на декларации. Ако не събирате данък в щат, в който сте длъжни да го правите, може да дължите обратно начислени данъци, лихви и санкции. Най-сигурният подход е да определите къде имате nexus и след това да се регистрирате, преди да започнете да събирате данък в съответната юрисдикция.

Какво означава nexus

Nexus е правната връзка между вашия бизнес и даден щат, която поражда данъчно задължение. След като бизнесът ви има nexus, щатът може да изисква от вас да се регистрирате, да събирате данък върху продажбите при облагаеми сделки и да подавате декларации.

Има няколко често срещани начина, по които може да се създаде nexus.

Физически nexus

Физически nexus обикновено съществува, когато бизнесът ви има осезаемо присъствие в даден щат. Чести примери включват:

• Офис или търговски обект
• Склад или място за съхранение
• Служители или изпълнители, работещи в щата
• Инвентар, съхраняван във fulfillment център
• Дейност по време на изложения или временни операции, в зависимост от щата

Физическото присъствие лесно се пропуска, защото не винаги изисква постоянен офис. Например съхраняването на инвентар в склад на трета страна може да задейства задължения, дори ако бизнесът ви иначе е дистанционен.

Икономически nexus

Икономическият nexus се основава на бизнес активност, а не на физическо присъствие. Много щати изискват от дистанционни продавачи да се регистрират, след като продажбите им в щата надхвърлят праг по приходи, праг по брой транзакции или и двете.

Точният праг варира по щат и правилата не са еднакви навсякъде. Някои щати разчитат само на брутен приход, а други вземат предвид и броя на транзакциите. Ако продавате в множество щати, трябва да имате система за наблюдение на резултатите във всеки от тях.

Правила за маркетплейси и канали

Ако продавате чрез маркетплейси, търговци на едро, афилиейт партньори или множество storefronts, данъчните правила може да са различни за всеки канал. В някои щати marketplace facilitators събират и внасят данъка от името на продавачите за поръчките през маркетплейса. Това не винаги премахва собствените ви задължения, особено ако продавате и чрез директен уебсайт или други канали за продажба.

Трябва да прегледате всеки канал поотделно, вместо да приемате, че една платформа покрива всяко задължение.

Как да определите къде трябва да събирате данък върху продажбите

Практическият процес за данък върху продажбите започва с данни. Ако искате да знаете къде да събирате данък, ви трябва повтаряем процес за преглед къде оперира бизнесът ви и накъде отиват продажбите ви.

1. Проследявайте продажбите по щат

Започнете, като разделите продажбите си по щат на дестинация. Вашето табло или счетоводните записи трябва да показват:

• Брутни продажби по щат
• Брой транзакции по щат
• Връщания и възстановявания
• Продажби през маркетплейс спрямо директни продажби
• Места на инвентара и дейност по изпълнение на поръчки

Това ви дава ясна представа къде бизнесът ви се доближава до икономическите прагове или вече има физическо присъствие.

2. Картирайте бизнес присъствието си

След това избройте всеки щат, в който бизнесът ви има каквато и да е оперативна връзка. Включете:

• Щат на учредяване
• Офиси и домашни офиси
• Локации на служители
• Места за съхранение на инвентар
• Партньори по fulfillment
• Изпълнители, които могат да създадат присъствие
• Временни събития или pop-up операции

Един бизнес може да има nexus в повече от един щат едновременно. Щатът на учредяване е само една част от картината.

3. Прегледайте щатските прагове

След като знаете къде са съсредоточени продажбите и операциите ви, сравнете тази активност с правилата за nexus във всеки щат.

На практика това обикновено означава да търсите:

• Праг по приходи
• Праг по транзакции
• Тригери за физическо присъствие
• Изключения за marketplace facilitators
• Специални правила за дигитални продукти или абонаменти

Тъй като правилата се различават, една електронна таблица често не е достатъчна, освен ако не се актуализира редовно и не се преглежда спрямо стандартите на всеки щат.

4. Проверете всеки канал за продажби

Вашият уебсайт, storefronts в маркетплейси, договори на едро и офлайн продажби може да имат различни данъчни задължения.

Например:

• Маркетплейс може да събира данък за собствените си поръчки
• Вашият уебсайт може все още да изисква отделна регистрация
• Продажбите на едро може да са освободени или да изискват resale certificates
• Продажбите на място може да създадат местни задължения в допълнение към щатските

Прегледът на всеки канал поотделно ви помага да не пропуснете облагаема дейност.

5. Регистрирайте се, преди да събирате

Ако установите, че имате nexus в даден щат, регистрирайте се, преди да започнете да събирате данък върху продажбите там. Регистрацията е първа, събирането е второ.

Събирането на данък без правилна регистрация може да създаде ненужни проблеми със съответствието. Това може и да затрудни последващото изравняване на декларациите, ако записите ви са непълни.

6. Подавайте и внасяйте навреме

След регистрацията бизнесът ви трябва да подава декларации и да внася данъка според графика на щата. Някои бизнеси подават месечно, други тримесечно или годишно.

Поддържането на календар, задаването на напомняния и съгласуването на продажбените записи за всеки отчетен период намалява риска от пропуснати срокове. Добрата счетоводна дисциплина прави тази стъпка много по-лесна.

Чести грешки, които бизнесите допускат

Много проблеми с данъка върху продажбите идват от обикновени пропуски в процесите, а не от умишлено неспазване.

Да приемате, че щатът на учредяване е единственият важен щат

Щатът, в който сте учредили LLC, не определя всички данъчни задължения. Ако продавате в други щати или съхранявате инвентар другаде, може да имате задължения извън домашния си щат.

Да чакате твърде дълго с регистрацията

Ако продажбите ви вече са преминали праг, забавянето на регистрацията може да създаде задължения за обратно подаване. Колкото по-рано установите nexus, толкова по-лесно е да сте преди документите.

Да разчитате, че една платформа ще свърши всичко

Софтуерните инструменти могат да помагат при изчисляването на данъка, но не винаги решават регистрацията, подаването, освобождаванията и задълженията за внасяне. Все още трябва да знаете кои щати се прилагат за вашия бизнес.

Да игнорирате местата за инвентар и fulfillment

Много онлайн продавачи се фокусират само върху това къде живеят клиентите им. Инвентар, съхраняван в друг щат, може да създаде nexus дори преди да бъдат достигнати праговете за продажби.

Да не поддържате записи

Ако не можете да документирате как сте определили задълженията си, по-късно ще бъде много по-трудно да подкрепите данъчната си позиция. Съхранявайте копия на регистрации, декларации, прегледи на nexus и отчети за продажбите.

Как Zenind помага на основателите да останат организирани

За основатели, които изграждат бизнес от нулата, съответствието е по-лесно, когато основите са структурирани правилно от самото начало. Zenind помага на предприемачите да учредяват и управляват своя бизнес с акцент върху яснота, организация и готовност за съответствие.

Това има значение, защото съответствието с данъка върху продажбите не се случва изолирано. То зависи от това бизнесът ви да е правилно структуриран, записите ви да са организирани и административните ви задачи да са под контрол. Добре учредена компания с изрядна документация е много по-лесна за управление, когато се разширявате в нови щати и канали за продажба.

Ако стартирате нов бизнес, Zenind може да ви помогне да изградите оперативната основа, от която се нуждаете, преди данъчната сложност да нарасне.

Прост контролен списък за данъка върху продажбите

Използвайте този контролен списък, за да следите къде може да се наложи да събирате данък върху продажбите:

• Преглеждайте продажбите по щат всеки месец
• Проследявайте местата на инвентара и партньорите по fulfillment
• Проверявайте дали е добавен нов щат чрез физическо присъствие
• Сравнявайте продажбите с икономическите правила за nexus на всеки щат
• Преглеждайте отделно продажбите през маркетплейс и директно към потребителя
• Регистрирайте се, преди да събирате в нов щат
• Подавaйте декларациите навреме и пазете доказателство за подаването
• Поддържайте организирани записи за одити и вътрешен преглед

Често задавани въпроси

Събирам ли данък върху продажбите според това къде се намирам?

Не непременно. Вашето местоположение има значение, но задълженията за данък върху продажбите обикновено се определят от nexus в щата на дестинация, а не само от домашния ви щат.

Ами ако продавам само онлайн?

Онлайн продажбите също могат да създадат nexus в множество щати. Икономическият nexus, правилата за маркетплейси и съхранението на инвентар могат да създадат задължения дори без физически търговски обект.

Маркетплейс платформите ли поемат целия данък върху продажбите вместо мен?

Не винаги. Някои маркетплейси събират и внасят данъка за поръчките през платформата, но това не покрива автоматично всеки канал за продажба или всяко щатско задължение.

Кога трябва да се регистрирам за данък върху продажбите?

Регистрирайте се веднага щом установите, че имате nexus в даден щат. Изчакването след като вече сте събирали данък може да създаде ненужен риск.

Заключителни мисли

Определянето къде да събирате данък върху продажбите започва с прост въпрос, но бързо се превръща в многщатово упражнение по съответствие. Ключът е да проследявате продажбите си, да разбирате физическото и икономическото си присъствие, да преглеждате всеки канал поотделно и да се регистрирате, преди да започнете да събирате.

За растящите бизнеси добрите навици при учредяването и съответствието правят този процес много по-лесен за управление. Когато записите ви са организирани и структурата на дружеството ви е изрядна, можете да се разширявате към нови пазари с много по-малко затруднения.