11 данъчни приспадания, които личните треньори могат да следят, за да намалят облагаемия доход

Личните треньори често мислят за програмиране, резултатите на клиентите и изграждането на силна репутация. Данъчното планиране може да не е най-вълнуващата част от бизнеса, но може да окаже реално влияние върху рентабилността. Ако сте самоосигуряващо се лице, работите като независим изпълнител или управлявате собствено студио за тренировки, разбирането на данъчните приспадания може да ви помогне да задържите повече от това, което печелите.

Това ръководство обяснява най-често срещаните данъчни приспадания за лични треньори, какви записи да водите и къде е границата между законен бизнес разход и личен разход. То също така разглежда няколко практични начина да изградите по-ясна финансова система за вашия тренировъчен бизнес.

Кой може да заявява данъчни приспадания като личен треньор?

По принцип може да имате право да приспадате разходи, ако работите като:

• Едноличен търговец, подаващ Приложение C
• Независим изпълнител, който получава доходи по 1099
• LLC, облагано като пренебрегвано дружество или партньорство
• Корпорация или S корпорация, която плаща бизнес разходи

Основното правило е просто: едно приспадане трябва да бъде едновременно обичайно и необходимо за вашата търговия или бизнес. Обичайно означава, че разходът е често срещан във вашата област. Необходимо означава, че е полезен и подходящ за управлението на бизнеса.

Ако не сте сигурни дали даден разход отговаря на условията, запазете касовата бележка и я прегледайте с данъчен специалист. Доброто водене на документация често е това, което отличава използваемото приспадане от пропусната възможност.

1. Пространство за тренировки и наем на студио

Ако наемате студио, ползвате помещение във фитнес или плащате за офис, използван за срещи с клиенти, тези разходи често са приспадаеми. Това може да включва:

• Месечен наем
• Такси, свързани с лизинга
• Комунални услуги, платени по лизинга
• Разходи за почистване на студиото
• Възстановими гаранционни депозити, които не са върнати

Ако притежавате имота, използван за бизнеса, ипотечната лихва може да е приспадаема, но не и главницата по плащанията. Ако делите пространство с други бизнеси, обикновено се признава само бизнес-ползваната част от разхода.

За треньори, които работят от вкъщи, част от домашен офис също може да отговаря на условията, ако пространството се използва редовно и изключително за бизнес.

2. Уреди за упражнения и тренировъчни инструменти

Оборудването е един от най-очевидните разходи за личен треньор. Независимо дали купувате артикули за частно студио, домашна фитнес зала или мобилни тренировки, оборудването, използвано за бизнеса, често може да се приспадне.

Примери включват:

• Дъмбели и гири
• Ластици за съпротивление
• Медицински топки
• Пейки и стойки
• Кардио машини
• Скачалки и уреди за пъргавина
• Постелки, конуси и таймери
• Възстановителни уреди, използвани в сесиите с клиенти

Някои по-големи покупки може да трябва да се амортизират във времето, вместо да се приспаднат изцяло наведнъж. Това зависи от цената, вида на актива и данъчните правила, които се прилагат през годината на покупката.

3. Софтуер и технологии

Бизнесите на личните треньори разчитат на технологии за графици, фактуриране, комуникация и управление на клиенти. Тези разходи обикновено са приспадаеми, когато се използват за бизнес.

Чести примери включват:

• Софтуер за графици
• Платформи за управление на клиенти
• Счетоводен софтуер
• Софтуер за заплати
• Приложения за тренировъчни програми
• Инструменти за видеоконференции
• Такси за обработка на плащания
• Облачно съхранение и инструменти за споделяне на файлове
• Такси за хостинг на уебсайт и домейн

Ако купите лаптоп, таблет, камера или микрофон за бизнес употреба, това също може да е приспадаемо. Когато даден артикул се използва както за бизнес, така и за лични цели, по правило трябва да се заяви само бизнес-процентът.

4. Маркетинг и реклама

Развиването на бизнес за лични тренировки обикновено изисква постоянна промоция. Маркетинговите разходи често са изцяло приспадаеми, ако са свързани с вашия бизнес.

Примери включват:

• Реклами в социалните мрежи
• Реклами в търсачки
• Печатни флаери и визитки
• Дизайн и актуализации на уебсайт
• Бранд фотография и видео
• Промоционални подаръци
• Местни спонсорства
• Инструменти за имейл маркетинг
• Спонсорирано съдържание или сътрудничества с инфлуенсъри

Ако плащате на някого за помощ с брандинг, копирайтинг или управление на кампании, тези професионални хонорари също могат да се считат за маркетингови разходи.

5. Образование, сертификати и продължаващо обучение

Фитнес професионалистите често трябва да поддържат актуални сертификати, продължаващо обучение и добри практики в индустрията. Тези разходи често са приспадаеми, когато поддържат или подобряват уменията, необходими във вашия текущ бизнес.

Тази категория може да включва:

• Такси за подновяване на сертификати
• Курсове за продължаващо обучение
• Обучение по CPR и първа помощ
• Семинари и работилници
• Такси за участие в конференции
• Членства в браншови организации, свързани с професионално развитие
• Такси за изпити за изисквани квалификации

Образователните разходи, които ви подготвят за нова кариера, вместо да подобряват настоящата ви, се третират по различен начин, така че целта на обучението има значение.

6. Униформи и защитно облекло

Ако вашият бизнес изисква специфично облекло, което не е подходящо за ежедневна употреба, разходът може да бъде приспадаем. За личните треньори това може да включва:

• Брандирани униформи
• Задължително облекло за коучинг
• Предпазно оборудване
• Специални обувки или защитни елементи, изисквани за работата

Обикновено спортното облекло, което бихте могли да носите и извън работа, се счита за лично облекло, дори ако го носите основно по време на сесии.

7. Превозно средство, километри и пътни разходи

Много лични треньори пътуват до клиенти, фитнеси, студиа или събития извън основната локация. Бизнес пътуванията, свързани с тренировъчната ви работа, може да са приспадаеми.

Потенциално приспадаеми транспортни разходи включват:

• Бизнес километри с личния ви автомобил
• Такси за паркиране при бизнес пътувания
• Пътни такси
• Наем на автомобил за бизнес пътуване
• Самолетни билети за конференции или професионални събития
• Хотели, когато пътуването изисква нощувка
• Хранене по време на допустимо бизнес пътуване

Пътуването от дома до редовното работно място обикновено не е приспадаемо. Пътуването между бизнес локации или до временна локация на клиент се третира различно, затова е важно да водите дневник на пробега.

Изберете един от одобрените от IRS методи за пробег и следете пътуванията последователно. Приложение за пробег, дневник на километража или запис по календар могат значително да улеснят това.

8. Застрахователни премии

Застраховката е практичен разход за бизнеса, особено в професия, в която клиентите разчитат на вашите насоки и физическо обучение.

В зависимост от структурата на бизнеса и покритието, може да можете да приспаднете:

• Застраховка „Обща гражданска отговорност“
• Професионална отговорност
• Застраховка срещу трудови злополуки
• Застраховка на бизнес имущество
• Киберзастраховка
• Премии за здравна застраховка за допустими самоосигуряващи се данъкоплатци

Ако имате служители, някои застрахователни разходи, свързани с тях, също могат да бъдат приспадаеми. Дръжте документите по полиците и доказателството за плащане заедно, за да можете да съпоставите разхода с правилната данъчна година.

9. Професионални услуги и бизнес такси

Не е нужно да се занимавате сами с всяка част от бизнеса. Таксите за външни специалисти често са приспадаеми, когато подпомагат ежедневната дейност на вашия тренировъчен бизнес.

Примери включват:

• Счетоводни услуги
• Такси за данъчна декларация
• Юридически услуги
• Консултантски хонорари
• Услуги по обработка на заплати
• Банкови такси за бизнеса
• Такси за платежни услуги
• Държавни такси за бизнес съответствие

За основатели, които създават ново бизнес дружество, внимателното структуриране може да улесни бъдещата данъчна и административна работа. Много треньори избират LLC или корпоративна структура, когато искат по-ясно разделение между личните и бизнес финансите.

10. Разходи за домашен офис

Ако работите от вкъщи и използвате пространство редовно и изключително за бизнес, може да имате право на приспадане за домашен офис. Това може да се приложи, когато използвате част от дома си за задачи като:

• Планиране на графици на клиенти
• Водене на счетоводство
• Създаване на програми
• Провеждане на виртуални сесии
• Управление на административна работа

Възможни приспадаеми разходи могат да включват част от:

• Наем или ипотечна лихва
• Комунални услуги
• Интернет
• Застраховка на собственика или наемателя
• Ремонти, свързани с офис зоната
• Разходи за почистване на бизнес пространството

Правилата са конкретни и пространството по правило трябва да се използва само за бизнес. Маса за хранене, използвана и за семейни вечери, и за работа, обикновено няма да отговаря на условията.

11. Консумативи, печат и ежедневни оперативни разходи

Малките повтарящи се разходи могат да се натрупат бързо през годината. Лесно е да бъдат пренебрегнати, но често са обичайни бизнес разходи.

Примери включват:

• Бутилки вода, предоставяни на клиенти
• Кърпи и почистващи материали
• Хартия, мастило за принтер и офис консумативи
• Формуляри за прием на клиенти
• Бележници и папки с щипка
• Пощенски разходи и доставка
• Малки помощни средства, използвани в сесиите
• Членски или абонаментни такси, свързани с бизнеса

Тези артикули може да не са големи поотделно, но заедно могат да създадат значителни приспадания.

Разходи, които личните треньори обикновено не могат да приспадат

Да знаете какво да не приспадате е също толкова важно, колкото и да знаете какво отговаря на условията. Честите лични разходи не са бизнес приспадания.

Обикновено неприспадаеми са:

• Обикновено лично облекло
• Пътуване от дома до редовното работно място
• Глоби и санкции
• Лична медицинска грижа, която не се изисква за бизнеса
• Хранене без бизнес цел
• Лични ваканции, които включват и известна неформална работа
• Разходи, които са били възстановени от клиент или работодател

Ако един разход има както лична, така и бизнес употреба, може да се приспадне само бизнес частта. Точното разпределение е важно.

Как да поддържате по-добра документация през цялата година

Силното водене на документи прави подаването на данъци по-бързо и намалява риска от пропуснати приспадания. Простата система често е напълно достатъчна, ако сте последователни.

Използвайте тези навици:

• Отделни бизнес и лични банкови сметки
• Запазване на цифрови копия на касови бележки
• Проследяване на пробега в момента на пътуването, а не месеци по-късно
• Запазване на фактури и потвърждения за абонаменти
• Категоризиране на разходите всеки месец
• Съхраняване на данъчните документи в една защитена папка
• Редовно сверяване на счетоводните записи

Ако работите като LLC или корпорация, чистото счетоводство също улеснява доказването, че бизнесът е отделен от личните ви финанси.

Приложение C, структура на дружеството и данъчно планиране

Много лични треньори започват като еднолични търговци, но някои по-късно създават LLC или избират корпоративно облагане, за да внесат повече структура в бизнеса. Подходящата организация зависи от нивото на доходите, плановете за растеж, изискванията на щата и общата данъчна стратегия.

Формалното дружество може да помогне при:

• Разделяне на бизнес и лични финанси
• Повишаване на доверието при клиенти и доставчици
• Създаване на по-организиран процес на съответствие
• Подпомагане на дългосрочния растеж

Изборът на дружествена форма не заменя данъчното планиране. Дори при LLC или корпорация все още са необходими чисти записи, ясни категории на разходите и стабилен план за авансови данъци, заплати и годишни декларации.

Кога да работите с данъчен специалист

Данъчен специалист може да бъде полезен, ако:

• Имате множество източници на доход
• Обучавате клиенти на няколко места
• Използвате домашен офис
• Купувате скъпо оборудване
• Наемате асистенти или други треньори
• Избирате между LLC, S корпорация или друга структура

Професионалното насочване може да ви помогне да избегнете пропуснати приспадания и грешки при подаването. Това е важно, когато времето ви е по-добре да бъде посветено на клиентите, вместо на подреждане на данъчни правила.

Финален извод

Личните треньори често могат да намалят облагаемия си доход, като следят правилните бизнес разходи през цялата година. Наемът, оборудването, софтуерът, рекламата, застраховките, пробегът, образованието и професионалните услуги са сред най-често срещаните приспадания, които си струва да прегледате.

Най-силната данъчна стратегия не е сложна: водете чиста документация, отделяйте бизнес финансите и разбирайте кои разходи наистина подпомагат вашия бизнес. С последователна система данъчният сезон става много по-лесен за управление.