Изисквания за подаване на двугодишната декларация в Ню Йорк за LLC и корпорации

Бизнесите в Ню Йорк имат повтарящо се задължение за съответствие, което лесно може да бъде пропуснато, докато не бъде изпуснат срок: двугодишната декларация. За местни и чуждестранни бизнес корпорации, както и за местни и чуждестранни LLC, това подаване помага на Департамента по държавни въпроси на Ню Йорк да поддържа актуална информация за контакт и за връчване на книжа.

Ако вашата компания е учредена или упълномощена в Ню Йорк, разбирането на правилата за подаване е от съществено значение. Изискванията са прости, но срокът има значение. Подаването твърде рано може да е грешка, късното подаване може да остави дружеството ви отбелязано като просрочено, а неактуалният адрес може да създаде избегаеми проблеми.

Това ръководство обяснява какво представлява двугодишната декларация в Ню Йорк, кой е длъжен да подава, каква информация се изисква, кога е срокът, колко струва и какво се случва, ако пропуснете крайния срок.

Какво представлява двугодишната декларация в Ню Йорк?

Двугодишната декларация в Ню Йорк е периодично подаване, което се изпраща до Департамента по държавни въпроси на Ню Йорк. Тя е предназначена да поддържа актуални записите на щата за активните бизнес дружества.

За бизнес корпорации подаването трябва да включва:

• Името и служебния адрес на главния изпълнителен директор
• Адреса на седалището на главното изпълнително управление
• Адреса, на който ще бъде препращано връчването на книжа
• Броя на директорите в борда и колко от тях са жени

За LLC подаването е по-опростено. То трябва да посочи адреса, на който секретарят на щата трябва да изпрати копие от всякакви книжа, приети от името на дружеството.

Двугодишната декларация не е същото като учредяване на бизнес, регистрация на търговско наименование или прекратяване на дружество. Това е отделно подаване за съответствие, което помага вашето дружество да остане в добро състояние пред щата.

Кой трябва да подава в Ню Йорк?

Повечето местни и чуждестранни бизнес корпорации трябва да подават двугодишна декларация на всеки две години. Повечето местни и чуждестранни LLC също трябва да правят същото.

На практика това означава, че изискването за подаване се прилага за:

• Корпорации в Ню Йорк, учредени по законите на Ню Йорк
• Корпорации от други щати, упълномощени да извършват дейност в Ню Йорк
• LLC в Ню Йорк, учредени по законите на Ню Йорк
• LLC от други щати, упълномощени да извършват дейност в Ню Йорк

Други типове дружества могат да имат различни правила за отчетност. Например, някои професионални корпорации или нестопански организации може да имат отделни задължения за подаване или изобщо да нямат изискване за двугодишна декларация. Правилният отговор зависи от типа на дружеството и от закона, който го урежда.

Ако не сте сигурни дали вашата компания трябва да подава, най-безопасният подход е да прегледате документите по учредяването и да потвърдите класификацията на дружеството, посочена от Департамента по държавни въпроси на Ню Йорк.

Защо подаването е важно

Двугодишната декларация е повече от рутинна формалност. Тя помага на щата да поддържа актуални записи за уведомления, връчване на книжа и бизнес статут.

Ако корпорация или LLC не подаде навреме, Департаментът по държавни въпроси ще отбележи дружеството като просрочено. Този статус може да се появи в удостоверение за състояние или подобен документ и да попречи на сделки като:

• Откриване или подновяване на банкови сметки
• Кандидатстване за финансиране
• Сключване на договори, които изискват доказателство за добро състояние
• Завършване на сливане, придобиване или друга бизнес сделка

Поддържането на актуално подаване също ви дава възможност да проверите дали щатът има правилния адрес за уведомления при връчване. Това е важно, защото правни документи често се връчват чрез секретаря на щата, а остарели данни могат да доведат до пропуснати уведомления.

Кога е срокът за двугодишната декларация в Ню Йорк?

Подаването е дължимо на всеки две години през календарния месец, в който първоначалният ви Certificate of Incorporation, Articles of Organization или Application for Authority е бил подаден в Департамента по държавни въпроси на Ню Йорк.

Това означава, че срокът е свързан с месеца на учредяване или упълномощаване, а не с точния ден, в който сте започнали дейност.

Например, ако вашата корпорация или LLC е била подадена първоначално през ноември, двугодишната декларация е дължима през ноември на всеки две години.

Едно важно правило: не подавайте преди календарния месец, в който декларацията е дължима. Ако подадете твърде рано, може да се наложи да подадете отново в правилния месец на дължимост.

Ако компанията ви използва система за напомняния, уверете се, че имейл адресът за контакт, който е регистриран пред щата, е актуален. Департаментът по държавни въпроси може да изпрати имейл уведомление в началото на месеца на дължимост, ако е предоставен имейл адрес.

Колко струва?

Таксата за подаване на двугодишна декларация в Ню Йорк е 9 долара както за корпорации, така и за LLC.

Няколко точки, свързани с разходите, си струва да се отбележат:

• Ускорена обработка не се предлага
• Таксата е една и съща, независимо дали подавате онлайн или поискате хартиен формуляр, стига подаването да бъде прието
• Отделно Biennial Statement Amendment за бизнес корпорация също има законова такса от 9 долара

Тъй като таксата е ниска, реалната цена от пропускане на срока обикновено не е държавната такса сама по себе си. По-големият риск е бизнес последицата от това дружеството да бъде показано като просрочено.

Как да подадете двугодишна декларация в Ню Йорк

Повечето бизнес корпорации и LLC могат да подадат онлайн чрез e-Statement Filing Service на Департамента по държавни въпроси на Ню Йорк.

За онлайн подаване обикновено ще ви трябва:

• Точното юридическо име на дружеството
• DOS ID номерът
• Дебитна или кредитна карта за плащане

Щатът приема основни видове карти за плащане, включително Mastercard, Visa и American Express.

Ако не можете да подадете онлайн, можете да поискате хартиен формуляр от Division of Corporations към Департамента по държавни въпроси. Щатът приема и двугодишни декларации по факс, а исканията за хартиени формуляри трябва да включват точното име на дружеството и датата на учредяване или упълномощаване, или DOS ID номера.

Каква информация е необходима?

Самото подаване е просто, но е полезно да съберете правилната информация преди да започнете.

За LLC ще ви трябва:

• Точното юридическо име на LLC
• DOS ID номерът
• Пощенският адрес за връчване на книжа

За корпорация ще ви трябва:

• Точното юридическо име на корпорацията
• DOS ID номерът
• Името и служебният адрес на главния изпълнителен директор
• Адресът на седалището на главното изпълнително управление
• Адресът за връчване на книжа
• Информация за борда, включително броя на директорите и броя на жените в борда

Ако записите на щата са остарели, това също е добър момент да потвърдите данните за контакт на компанията и да прецените дали е необходимо отделно изменение или промяна на регистрацията.

Какво се случва след подаване?

След като щатът приеме подаването, записите ви трябва да се актуализират в системата на Департамента по държавни въпроси. Подаването помага вашето дружество да бъде приведено обратно в съответствие и може да подпомогне издаването на актуален документ за състояние, ако ви е необходим.

Имайте предвид, че двугодишната декларация не променя правната структура на дружеството и не замества друго изискуемо подаване. Тя само изпълнява повтарящото се задължение за отчетност в Ню Йорк.

Ако по-късно ви е необходим нов Certificate of Status, можете да го поискате след подаването или по всяко време след това.

Какво става, ако пропуснете срока?

Ако пропуснете месеца за подаване, вашето дружество може да бъде отбелязано като просрочено от Департамента по държавни въпроси на Ню Йорк.

Този статус може да създаде практически проблеми, дори ако самата такса е малка. Отбелязването като просрочено може да се появи в документите за статус и да повлияе на възможността да се завършат определени бизнес сделки.

Ако подаването ви е закъсняло, не приемайте, че дружеството автоматично е прекратено. Обикновено все още можете да подадете просрочената декларация онлайн или да поискате хартиен формуляр, ако онлайн подаването не е налично.

Ключовото е проблемът да бъде коригиран бързо. Късното подаване е по-добро от липса на подаване, а възстановяването на текущия статус може да помогне да се намалят затрудненията с банки, контрагенти и щатски записи.

Може ли да актуализирате информацията за компанията в подаването?

За бизнес корпорации Biennial Statement Amendment може да се използва за актуализиране на името и адреса на главния изпълнителен директор и адреса на седалището на главното изпълнително управление.

Обаче адресът за връчване на книжа на корпорацията не може да бъде променен чрез този формуляр за изменение. Ако този адрес трябва да бъде променен, корпорацията трябва да използва съответния Certificate of Change или Certificate of Amendment.

За LLC двугодишната декларация е по-ограничена и обикновено се фокусира върху пощенския адрес за връчване на книжа.

Това е важно разграничение, защото много бизнеси предполагат, че двугодишната декларация може да поправи всеки проблем с записите. Не може. Подаването е полезно, но има тясно предназначение.

Чести грешки, които да избягвате

Най-честите грешки при двугодишната декларация в Ню Йорк са прости, но скъпи:

• Подаване твърде рано вместо изчакване на дължимия месец
• Използване на грешно юридическо име или остарял DOS ID номер
• Пропускане на актуализирането на адреса за връчване на книжа
• Предполагане, че подаването е необходимо само веднъж
• Игнориране на уведомление за просрочие, защото таксата е малка

Тези грешки могат лесно да бъдат предотвратени с календар за съответствие и предварителна проверка на записа на дружеството преди подаване.

Как да останете в график

Една добра рутина за съответствие обикновено е всичко, от което се нуждаете, за да избегнете проблеми с подаването в Ню Йорк.

Добри практики включват:

• Записване на месеца на учредяване или упълномощаване за всяко дружество
• Настройване на повтарящо се напомняне на всеки две години
• Поддържане на актуален имейл адрес пред Департамента по държавни въпроси
• Преглеждане на записа на дружеството преди всяко подаване
• Разграничаване на задълженията за двугодишна декларация от други щатски подавания

Ако управлявате множество дружества, система за следене на съответствието или услуга за учредяване може да ви помогне да избегнете пропуснати срокове. Zenind предлага услуги за учредяване на бизнес и поддръжка на съответствието за предприемачи, които искат по-организиран начин да следят изискванията на щата.

Често задавани въпроси

Двугодишната декларация в Ню Йорк същото ли е като годишен отчет?

Не. За повечето корпорации и LLC Ню Йорк изисква двугодишна декларация на всеки две години, а не годишен отчет.

Мога ли да подам двугодишната декларация онлайн?

Да. Повечето корпорации и LLC могат да подават онлайн чрез e-Statement Filing Service на Департамента по държавни въпроси.

Колко е таксата за подаване?

Таксата е 9 долара за двугодишна декларация в Ню Йорк.

Какво ако вече съм подал твърде рано?

Ако сте подали преди календарния месец, в който декларацията е дължима, може да се наложи да подадете отново през правилния месец на дължимост.

Какво става, ако затворя бизнеса си?

Ако вашето дружество все още е активно, може да имате задължения за подаване, докато то не бъде официално прекратено, оттеглено или прекратено по надлежния ред съгласно процедурата в Ню Йорк.

Финален извод

Двугодишната декларация в Ню Йорк е просто подаване, но играе важна роля за това корпорация или LLC да остане в добро състояние.

Основното е лесно да се запомни:

• Подаване на всеки две години
• Подаване през правилния календарен месец
• Плащане на таксата от 9 долара
• Поддържане на точна информация за контакт и за връчване на книжа
• Да не се игнорира статусът просрочено

Ако сте организирани и подадете навреме, процесът обикновено е бърз и без особени затруднения. По-голямото предизвикателство е просто да си спомните, че изобщо съществува такъв срок.