Как да откриете и наемете служители за вашия малък бизнес

Наемането на първите служители е важен етап за всеки малък бизнес. То може и да изглежда обезсърчително. Нужни са ви хора с подходящи умения, процес, който привлича квалифицирани кандидати, и стъпки за наемане, които поддържат бизнеса ви организиран и в съответствие с изискванията.

Правилните служители правят повече от това да запълват свободни позиции. Те укрепват фирмената култура, подпомагат растежа, подобряват обслужването на клиентите и ви помагат да изградите бизнес, който може да се мащабира. Лошият избор, от друга страна, може да забави темпото, да създаде текучество и да струва време и пари.

Това ръководство разглежда целия процес по намиране, оценяване, наемане и въвеждане на служители в малък бизнес. То също така обяснява правните и практическите детайли, които собствениците на фирми трябва да имат предвид по пътя.

Защо е важно да наемате правилните хора

Когато управлявате малък бизнес, всеки наем има видимо влияние. Един човек може да отговаря за контактите с клиентите, операциите, продажбите или счетоводството. Това прави всеки служител важна част от структурата на бизнеса.

Добро наемане ви помага да:

• Повишите продуктивността и качеството на обслужването
• Намалите текучеството и разходите за повторно обучение
• Изградите по-силна работна култура
• Делегирате работа, за да се съсредоточите върху растежа
• Създадете по-стабилна основа за разширяване

Малките бизнеси обикновено нямат голям марж за грешки. Затова обмислената стратегия за наемане е толкова важна, колкото и самата позиция.

Стъпка 1: Определете от какво всъщност имате нужда

Преди да публикувате обява за работа, изяснете ролята. Много грешки при наемането се случват, защото собственикът на бизнеса търси помощ, но не е определил точно какъв тип помощ е необходим.

Започнете с тези въпроси:

• Какъв бизнес проблем ще решава този служител?
• Кои задачи трябва да изпълнява ежедневно?
• Кои умения са задължителни и кои са желателни?
• Ролята на непълно работно време, на пълно работно време, сезонна или временна ли е?
• Ще работи ли човекът на място, дистанционно или в хибриден режим?

Ясното определение на ролята ви помага да напишете по-добра обява и да подбирате кандидатите по-ефективно. То също така предотвратява объркване след наемането.

Стъпка 2: Напишете силна обява за работа

Обявата за работа трябва да бъде ясна, реалистична и конкретна. Неясният език може да привлече неподходящи кандидати или да обезкуражи силните кандидати да кандидатстват.

Включете следното:

• Заглавие на позицията, което отразява реалната роля
• Кратко описание на позицията
• Основни задължения и отговорности
• Изискван опит, сертификати или технически умения
• Предпочитани квалификации
• Работно време и локация
• Диапазон на заплащане или структура на възнаграждението, ако е възможно
• Ползи и допълнителни придобивки
• Инструкции за кандидатстване

Използвайте ясен и лесен за четене език. Където е възможно, използвайте списъци. Кандидатите трябва бързо да разберат какво включва работата и дали са подходящи.

Ако бизнесът ви расте, можете да използвате обявата и за да комуникирате вашата мисия и култура. Хората често искат да работят за фирми с ясна цел и професионална среда.

Стъпка 3: Решете къде да търсите кандидати

Няма едно най-добро място за набиране на служители. Подходящият канал зависи от ролята, бюджета ви и типа човек, когото искате да привлечете.

Често използвани места за намиране на кандидати са:

• Уебсайтът на вашата компания или страница с кариери
• Платформи за обяви за работа
• Социални мрежи
• Местни общности и групи
• Специализирани форуми или професионални асоциации
• Препоръки от служители
• Нетуркинг събития
• Професионални училища, колежи или обучителни програми

За малките бизнеси препоръките могат да бъдат особено ефективни, защото често водят до кандидати, които вече разбират работната култура и очакванията. Все пак трябва да оценявате всеки кандидат по едни и същи стандарти.

Стъпка 4: Преглеждайте внимателно кандидатурите

След като започнат да пристигат кандидатури, прегледайте ги спрямо изискванията за ролята. Не се фокусирайте само върху автобиографиите. Някои силни кандидати може да имат нетрадиционна трудова история, докато други може да изглеждат отлично на хартия, но да нямат нужните умения.

Търсете:

• Релевантен опит
• Стабилност и развитие в предишни роли
• Умения, които съответстват на обявата
• Ясна комуникация
• Внимание към детайла
• Признаци за надеждност

Ако дадена автобиография поражда въпроси, кратък телефонен разговор може да ви помогне да изясните пропуски в заетостта, очаквания за заплащане, наличност или интерес към ролята.

Един прост контролен списък за предварителен подбор може да ви спести време и да ви помогне да сравнявате кандидатите по-обективно.

Стъпка 5: Използвайте структуриран процес на интервюиране

Интервютата трябва да бъдат последователни и целенасочени. Структурираният процес на интервюиране улеснява сравняването на кандидатите по справедлив начин и намалява риска да наемете човек само по интуиция.

Подгответе предварително въпроси, които обхващат:

• Предишен опит
• Умения за решаване на проблеми
• Подход към обслужването на клиенти
• Работа в екип и комуникация
• Адаптивност и стил на работа
• Интерес към вашия бизнес и индустрия

Можете също да включите въпроси по сценарий. Например попитайте как кандидатът би се справил с труден клиент, пропуснат срок или конфликтен приоритет.

По време на интервюто слушайте за конкретни примери, а не за общи отговори. Силните кандидати обикновено обясняват как са решили проблеми, а не просто че са ги решили.

Стъпка 6: Проверете препоръки и потвърдете основна информация

Преди да вземете окончателно решение за наемане, проверете ключовите детайли. Препоръките могат да ви помогнат да потвърдите дали кандидатът е надежден, професионален и подходящ за вашата среда.

Когато говорите с препоръки, попитайте за:

• Качество на работата и надеждност
• Стил на комуникация
• Силни и слаби страни
• Присъствие и точност
• Дали човекът би бил нает отново

В зависимост от ролята и вашите фирмени политики, може да обмислите и проверки на миналото или други мерки за предварителен скрининг. Уверете се, че всяка проверка, която извършвате, спазва приложимите трудови закони и се прилага последователно.

Стъпка 7: Направете ясно предложение за работа

След като изберете кандидат, направете офертата писмено. Писменото предложение намалява недоразуменията и дава на двете страни запис на условията.

Вашето предложение трябва да включва:

• Заглавие на позицията
• Начална дата
• Възнаграждение
• Работно време
• Статус на заетостта
• Подчиненост и отчетност
• Всички условия, например проверка на миналото или потвърждение на правото за работа

Ако ролята е на принципа at-will employment, на непълно работно време или е временна, това трябва да бъде ясно посочено, когато е приложимо. Избягвайте неясни обещания, които могат да създадат объркване по-късно.

Стъпка 8: Завършете документите за новия служител

Наемането на служител включва повече от намирането на правилния човек. Трябва също да се погрижите за необходимите административни и правни стъпки.

В зависимост от вашето местоположение и правната структура на бизнеса, това може да включва:

• Федерални и щатски данъчни формуляри
• Проверка на правото за работа
• Настройка на заплащането и ведомостта
• Застраховка при трудова злополука
• Докладване на новоназначени служители към щата
• Подписване на изисквани политики
• Споразумения за поверителност или неразкриване, когато е подходящо

Това е една от причините много собственици на малък бизнес да поддържат документите за учредяване и съответствие организирани още от самото начало. Ясната структура улеснява добавянето на служители по-късно, без да се създава административен хаос.

Стъпка 9: Изградете план за въвеждане

Силен процес на въвеждане помага на новите служители да станат продуктивни по-бързо и намалява ранното текучество. Не предполагайте, че новият служител ще се ориентира сам.

Вашият план за въвеждане трябва да покрива:

• Преглед на компанията и мисията
• Очаквания за ролята
• Инструменти, софтуер или оборудване
• Политики и процедури
• Представяне на екипа
• Етапи на обучение
• Очаквания за представянето през първите 30, 60 и 90 дни

Дори простите бизнеси имат полза от писмен контролен списък за въвеждане. Той поддържа процеса последователен и кара новите служители да се чувстват подкрепени.

Стъпка 10: Поставете ясни очаквания от самото начало

Много проблеми при наемането идват от неясни очаквания, а не от лоши намерения. След като човек се присъедини към екипа ви, уверете се, че знае как изглежда успехът.

Изяснете:

• Ежедневните отговорности
• Стандартите за комуникация
• Сроковете и приоритетите
• Очакванията за присъствие
• Стандартите за обслужване на клиенти
• Към кого да се обръща за помощ

Колкото по-рано поставите очакванията, толкова по-лесно е да управлявате представянето по-късно. Редовните проверки през първите седмици също могат да ви помогнат да откриете проблеми, преди да станат по-големи.

Чести грешки при наемане, които трябва да избягвате

Собствениците на малък бизнес често действат бързо, когато имат нужда от помощ, но прибързването може да създаде дългосрочни проблеми. Избягвайте тези чести грешки:

• Наемане преди да е определена ролята
• Писане на неясна обява за работа
• Разчитане на един въпрос от интервюто или на едно впечатление
• Пренебрегване на проверката на препоръки
• Пропускане на въвеждането
• Липса на документално описание на възнаграждението и отговорностите
• Наемане само въз основа на личността, а не на съответствието и способностите

Внимателният процес може да отнеме повече време в началото, но обикновено спестява време, пари и разочарование по-късно.

Кога да наемате служители вместо независими изпълнители

Някои бизнеси започват с независими изпълнители и по-късно наемат служители. Други имат нужда от служители още от самото начало. Правилният избор зависи от това колко контрол ви е нужен върху работата, как функционира ролята във вашия бизнес и как законът класифицира отношенията.

Като цяло служителите са по-подходящи, когато имате нужда от:

• Постоянна основна работа
• Пряко наблюдение
• Последователен график
• Дългосрочна наличност
• Строг контрол върху начина на изпълнение на задачите

Независимите изпълнители могат да бъдат подходящи за специализирани, проектно базирани задачи. Класификацията обаче трябва да се обработва внимателно. Неправилната класификация на работници може да създаде данъчни и регулаторни проблеми.

Как бизнес структурата влияе върху наемането

Структурата на вашата компания може да повлияе върху начина, по който управлявате заплати, данъци, отговорност и растеж. Ако все още учредявате бизнеса си или планирате разширяване, е полезно да имате правилната правна основа, преди да започнете да наемате.

Например, правилно учреден бизнес може по-лесно да:

• Открие бизнес банкова сметка
• Настрои системи за заплати
• Регистрира данъчни акаунти
• Поддържа отделни бизнес и лични финанси
• Добавя служители с по-ясна документация

Zenind помага на предприемачите и собствениците на малък бизнес да изградят тази основа, за да могат да се съсредоточат върху растежа, наемането и операциите с повече увереност.

Заключителни мисли

Намирането на служители за вашия малък бизнес е едновременно стратегия, процес и подготовка. Най-добрите резултати обикновено идват от ясно определяне на ролята, целенасочено набиране, внимателен подбор и обмислено въвеждане.

Когато процесът ви по наемане е организиран, по-вероятно е да привлечете хора, които подкрепят целите ви и остават в бизнеса ви по-дълго. Това създава по-силен екип и по-стабилен път към растеж.

Ако изграждате бизнеса си от нулата, ранната грижа за учредяването и съответствието може да направи всяко бъдещо наемане по-лесно за управление.