Hogyan találjon és vegyen fel alkalmazottakat kisvállalkozásához

Az első alkalmazottak felvétele minden kisvállalkozás számára jelentős mérföldkő. Ugyanakkor ijesztőnek is tűnhet. Olyan emberekre van szüksége, akik rendelkeznek a megfelelő készségekkel, egy olyan folyamattal, amely vonzza a megfelelő jelölteket, valamint olyan felvételi lépésekkel, amelyek segítenek a vállalkozást szabályosan és szervezetten működtetni.

A megfelelő alkalmazottak nem csupán betöltik a megüresedett pozíciókat. Erősítik a vállalati kultúrát, támogatják a növekedést, javítják az ügyfélkiszolgálást, és segítenek olyan vállalkozást építeni, amely képes skálázódni. Egy rossz felvétel ezzel szemben lassíthatja a lendületet, növelheti a fluktuációt, és időt, valamint pénzt emészthet fel.

Ez az útmutató végigvezeti Önt a kisvállalkozásnál dolgozók keresésének, értékelésének, felvételének és betanításának teljes folyamatán. Emellett bemutatja azokat a jogi és gyakorlati részleteket is, amelyeket a vállalkozástulajdonosoknak érdemes szem előtt tartaniuk.

Miért fontos a megfelelő emberek felvétele

Kisvállalkozás vezetésekor minden felvétel jól látható hatással jár. Egyetlen ember ügyfélkapcsolatokat, működést, értékesítést vagy könyvelést is kezelhet. Ez minden alkalmazottat a vállalkozás fontos részévé tesz.

A jó felvétel segít Önnek abban, hogy:

• Növelje a termelékenységet és a szolgáltatás minőségét
• Csökkentse a fluktuációt és az újraképzés költségeit
• Erősebb munkahelyi kultúrát építsen
• Delegálja a feladatokat, hogy a növekedésre összpontosíthasson
• Stabilabb alapot teremtsen a bővüléshez

A kisvállalkozásoknak általában nincs nagy mozgásterük a hibákra. Ezért a megfontolt felvételi stratégia legalább olyan fontos, mint maga az állás.

1. lépés: Határozza meg, mire van valójában szüksége

Mielőtt álláshirdetést tesz közzé, tisztázza a szerepkört. Sok felvételi hiba abból adódik, hogy a tulajdonos segítséget keres, de nem határozta meg pontosan, milyen segítségre van szükség.

Kezdje ezekkel a kérdésekkel:

• Milyen üzleti problémát fog ez az alkalmazott megoldani?
• Milyen feladatokat kellene naponta elvégeznie?
• Mely készségek elengedhetetlenek, és melyek csak előnyösek?
• Részmunkaidős, teljes munkaidős, szezonális vagy ideiglenes a pozíció?
• Helyben, távolról vagy hibrid módon dolgozik majd az illető?

A világos szerepleírás segít jobb álláshirdetést írni és hatékonyabban szűrni a jelentkezőket. Emellett megelőzi a félreértéseket azután, hogy a személy már felvételre került.

2. lépés: Írjon erős álláshirdetést

Az álláshirdetés legyen világos, reális és konkrét. A homályos megfogalmazás a nem megfelelő jelentkezőket vonzhatja, vagy elriaszthatja az erős jelölteket.

Tartalmazza a következőket:

• A tényleges szerepet tükröző munkakör megnevezése
• Rövid összefoglaló a pozícióról
• Főbb feladatok és felelősségek
• Szükséges tapasztalat, képesítés vagy technikai készségek
• Előnyben részesített végzettségek vagy adottságok
• Munkarend és helyszín
• Bérsáv vagy juttatási struktúra, ha lehetséges
• Juttatások és előnyök
• Jelentkezési útmutató

Használjon közvetlen, könnyen olvasható nyelvezetet. Lehetőség szerint alkalmazzon felsorolásokat. A jelölteknek gyorsan meg kell érteniük, miből áll a munka, és hogy megfelelőek-e a szerepre.

Ha vállalkozása növekszik, az álláshirdetést arra is használhatja, hogy kommunikálja a küldetését és a kultúráját. Sokan szívesen dolgoznak olyan vállalkozásoknál, amelyeknek világos célja és professzionális környezete van.

3. lépés: Döntse el, hol talál jelölteket

Nincs egyetlen legjobb hely az alkalmazottak toborzására. A megfelelő csatorna a pozíciótól, a költségvetéstől és attól függ, milyen embert szeretne megszólítani.

Gyakori források a jelöltek megtalálásához:

• A vállalkozás weboldala vagy karrieroldala
• Állásportálok
• Közösségi média
• Helyi közösségi csoportok
• Szakmai fórumok vagy szövetségek
• Munkavállalói ajánlások
• Kapcsolatépítő események
• Szakiskolák, főiskolák vagy képzési programok

Kisvállalkozásoknál az ajánlások különösen hatékonyak lehetnek, mert gyakran olyan jelölteket hoznak, akik már értik a munkakultúrát és az elvárásokat. Mégis minden jelentkezőt ugyanazon szempontok alapján kell értékelnie.

4. lépés: Szűrje át gondosan a jelentkezéseket

Amint elkezdenek beérkezni a jelentkezések, hasonlítsa őket össze a szerepkövetelményekkel. Ne csak az önéletrajzokra koncentráljon. Egyes erős jelöltek nem szokványos munkatörténettel rendelkezhetnek, míg mások papíron kifogástalannak tűnhetnek, de hiányoznak a szükséges készségeik.

Figyelje az alábbiakat:

• Releváns tapasztalat
• Stabilitás és fejlődés az előző munkakörökben
• Az álláshirdetéshez illeszkedő készségek
• Világos kommunikáció
• Figyelem a részletekre
• Megbízhatóságra utaló jelek

Ha egy önéletrajz kérdéseket vet fel, egy rövid telefonos beszélgetés segíthet tisztázni a munkaviszonyban lévő hézagokat, a bérigényt, az elérhetőséget vagy az érdeklődést a pozíció iránt.

Egy egyszerű szűrőlista időt takaríthat meg, és segít objektívebben összehasonlítani a jelölteket.

5. lépés: Használjon strukturált interjúfolyamatot

Az interjúknak következetesnek és tudatosnak kell lenniük. A strukturált interjúfolyamat megkönnyíti a jelöltek igazságos összehasonlítását, és csökkenti annak esélyét, hogy pusztán megérzés alapján hozzon döntést.

Előre készítsen kérdéseket, amelyek érintik a következőket:

• Korábbi tapasztalat
• Problémamegoldó képesség
• Ügyfélkiszolgálási szemlélet
• Csapatmunka és kommunikáció
• Alkalmazkodóképesség és munkastílus
• Érdeklődés a vállalkozása és az iparág iránt

Érdemes helyzetalapú kérdéseket is feltenni. Például kérdezze meg, hogyan kezelne a jelölt egy nehéz ügyfelet, egy elmulasztott határidőt vagy egy ütköző prioritást.

Az interjú során konkrét példákra figyeljen, ne általános válaszokra. Az erős jelöltek általában elmagyarázzák, hogyan oldottak meg problémákat, nem csak azt, hogy megoldották őket.

6. lépés: Ellenőrizze az ajánlásokat és a háttérinformációkat

A végső felvételi döntés előtt erősítse meg a fontos részleteket. Az ajánlások segíthetnek megerősíteni, hogy a jelölt megbízható, professzionális és illik-e az Ön környezetébe.

Az ajánlókkal beszélve kérdezze meg a következőket:

• A munkaminőség és a megbízhatóság
• Kommunikációs stílus
• Erősségek és gyengeségek
• Jelenlét és pontosság
• Újra alkalmaznák-e az illetőt

A pozíciótól és a vállalkozás szabályzataitól függően háttérellenőrzést vagy más szűrési lépéseket is fontolóra vehet. Ügyeljen arra, hogy minden elvégzett ellenőrzés megfeleljen az alkalmazandó foglalkoztatási jogszabályoknak, és következetesen alkalmazza őket.

7. lépés: Tegyen egyértelmű állásajánlatot

Miután kiválasztotta a jelöltet, tegye meg az ajánlatot írásban. Az írásos ajánlat csökkenti a félreértéseket, és mindkét fél számára rögzíti a feltételeket.

Az ajánlatnak tartalmaznia kell:

• Munkakör megnevezése
• Kezdési dátum
• Díjazás
• Munkarend
• Foglalkoztatási státusz
• Jelentési lánc
• Minden feltétel, például háttérellenőrzés vagy a jogosultság igazolása

Ha a pozíció at-will foglalkoztatás, részmunkaidős vagy ideiglenes, ezt egyértelműen fel kell tüntetni, ahol szükséges. Kerülje a homályos ígéreteket, amelyek később félreértést okozhatnak.

8. lépés: Végezze el az új belépő papírmunkáját

Az alkalmazott felvétele több, mint a megfelelő személy megtalálása. A szükséges adminisztratív és jogi lépéseket is el kell végeznie.

A helytől és a vállalkozás szerkezetétől függően ez magában foglalhatja a következőket:

• Szövetségi és állami adóűrlapok
• Munkavállalói jogosultság ellenőrzése
• Bérszámfejtési beállítások
• Munkavállalói kártérítési biztosítás
• Állami új belépő jelentési kötelezettség
• Kötelező szabályzatok elfogadása
• Titoktartási vagy nem titkosítási megállapodások, amikor indokolt

Ez az egyik oka annak, hogy sok kisvállalkozó már a kezdetektől rendezetten tartja a vállalkozás alapításával és megfelelőségével kapcsolatos dokumentumokat. Egy világos struktúra megkönnyíti a későbbi munkavállalók felvételét anélkül, hogy adminisztratív káoszt okozna.

9. lépés: Építsen beillesztési tervet

Az erős onboarding folyamat segít az új alkalmazottaknak gyorsabban produktívvá válni, és csökkenti a korai fluktuációt. Ne feltételezze, hogy egy új munkatárs majd egyedül rájön mindenre.

Az onboarding tervnek tartalmaznia kell:

• A vállalkozás áttekintése és küldetése
• Szerepelvárások
• Eszközök, szoftverek vagy berendezések
• Szabályzatok és eljárások
• Csapattagok bemutatása
• Képzési mérföldkövek
• Teljesítményelvárások az első 30, 60 és 90 napra

Még az egyszerű vállalkozások is profitálnak egy írásos onboarding ellenőrzőlistából. Következetessé teszi a folyamatot, és segít az új alkalmazottaknak abban, hogy támogatva érezzék magukat.

10. lépés: Már az elején tisztázza az elvárásokat

Sok felvételi probléma nem rossz szándékból, hanem a tisztázatlan elvárásokból fakad. Amint valaki csatlakozik a csapatához, győződjön meg arról, hogy tudja, mit jelent a siker.

Tisztázza a következőket:

• Napi feladatok
• Kommunikációs elvárások
• Határidők és prioritások
• Jelenlétre vonatkozó elvárások
• Ügyfélszolgálati szabványok
• Kihez fordulhat segítségért

Minél korábban állítja fel az elvárásokat, annál könnyebb lesz később a teljesítmény kezelése. Az első hetekben végzett rendszeres egyeztetések abban is segíthetnek, hogy a problémákat még azelőtt észrevegye, mielőtt nagyobb gondokká válnának.

Gyakori felvételi hibák, amelyeket érdemes elkerülni

A kisvállalkozók gyakran gyorsan cselekszenek, amikor segítségre van szükségük, de a folyamat elkapkodása hosszú távú problémákhoz vezethet. Kerülje el ezeket a gyakori hibákat:

• Felvétel a szerep meghatározása előtt
• Homályos álláshirdetés írása
• Csak egyetlen interjúkérdésre vagy egyetlen benyomásra hagyatkozni
• Az ajánlások ellenőrzésének elhanyagolása
• Az onboarding figyelmen kívül hagyása
• A díjazás és a felelősségek dokumentálásának elmulasztása
• Csak a személyiség alapján felvenni valakit, nem pedig az alkalmasság és a képesség alapján

Egy körültekintő folyamat eleinte több időt vehet igénybe, de általában időt, pénzt és frusztrációt takarít meg később.

Mikor érdemes alkalmazottat felvenni a vállalkozó helyett

Egyes vállalkozások először független vállalkozókkal kezdenek, majd később alkalmazottakat vesznek fel. Másoknak már a kezdetektől alkalmazottakra van szükségük. A megfelelő választás attól függ, mennyi irányítást szeretne a munka felett, hogyan működik a szerep az Ön vállalkozásában, és hogyan minősíti a jog a kapcsolatot.

Általánosságban az alkalmazottak jobb választást jelentenek, ha Önnek az alábbiakra van szüksége:

• Folyamatos, alapvető munkára
• Közvetlen felügyeletre
• Rendszeres beosztásra
• Hosszú távú elérhetőségre
• Szigorú kontrollra a feladatok végrehajtása felett

A vállalkozók jól működhetnek specializált, projektalapú feladatoknál. Ugyanakkor a besorolást körültekintően kell kezelni. A munkavállalók téves besorolása adózási és megfelelőségi problémákat okozhat.

Hogyan befolyásolja a vállalkozás szerkezete a felvételt

A vállalat szerkezete hatással lehet a bérszámfejtésre, az adókra, a felelősségre és a növekedésre. Ha még csak most alapítja a vállalkozását, vagy bővülést tervez, hasznos, ha a megfelelő jogi alapok már a felvétel előtt rendelkezésre állnak.

Például egy megfelelően létrehozott vállalkozás megkönnyítheti a következőket:

• Üzleti bankszámla nyitása
• Bérszámfejtési rendszerek beállítása
• Adózási számlák regisztrálása
• Az üzleti és a személyes pénzügyek elkülönítése
• Alkalmazottak felvétele rendezettebb dokumentációval

Zenind segít a vállalkozóknak és a kisvállalkozások tulajdonosainak megteremteni ezt az alapot, hogy nagyobb magabiztossággal összpontosíthassanak a növekedésre, a felvételre és a működésre.

Záró gondolatok

Az alkalmazottak megtalálása kisvállalkozásához egyszerre stratégia, folyamat és előkészítés kérdése. A legjobb eredmény általában abból születik, ha világosan meghatározza a szerepet, tudatosan toboroz, gondosan szűr, és átgondoltan vezeti be az új munkatársakat.

Ha a felvételi folyamata szervezett, nagyobb valószínűséggel talál olyan embereket, akik támogatják a céljait, és hosszabb ideig maradnak a vállalkozásnál. Ez erősebb csapatot és stabilabb növekedési pályát teremt.

Ha vállalkozását a semmiből építi fel, az alapítás és a megfelelőség korai rendezése minden jövőbeli felvételt könnyebben kezelhetővé tehet.