Πώς να βρείτε και να προσλάβετε εργαζόμενους για τη μικρή σας επιχείρηση

Η πρόσληψη των πρώτων σας εργαζομένων αποτελεί ένα σημαντικό ορόσημο για κάθε μικρή επιχείρηση. Μπορεί όμως και να φαίνεται υπερβολικά απαιτητική. Χρειάζεστε άτομα με τις κατάλληλες δεξιότητες, μια διαδικασία που προσελκύει κατάλληλους υποψηφίους και βήματα πρόσληψης που κρατούν την επιχείρησή σας οργανωμένη και σε συμμόρφωση.

Οι σωστοί εργαζόμενοι δεν καλύπτουν απλώς τις κενές θέσεις. Ενισχύουν την κουλτούρα της εταιρείας σας, στηρίζουν την ανάπτυξη, βελτιώνουν την εξυπηρέτηση πελατών και σας βοηθούν να χτίσετε μια επιχείρηση που μπορεί να κλιμακωθεί. Μια λανθασμένη πρόσληψη, αντίθετα, μπορεί να επιβραδύνει την πορεία, να δημιουργήσει κύκλο αποχωρήσεων και να κοστίσει χρόνο και χρήμα.

Αυτός ο οδηγός εξετάζει ολόκληρη τη διαδικασία αναζήτησης, αξιολόγησης, πρόσληψης και ένταξης εργαζομένων για μια μικρή επιχείρηση. Επίσης, εξηγεί τις νομικές και πρακτικές λεπτομέρειες που θα πρέπει να έχουν υπόψη τους οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων σε κάθε βήμα.

Γιατί έχει σημασία να προσλαμβάνετε τους κατάλληλους ανθρώπους

Όταν λειτουργείτε μια μικρή επιχείρηση, κάθε πρόσληψη έχει ορατό αντίκτυπο. Ένα άτομο μπορεί να χειρίζεται τις επαφές με πελάτες, τις λειτουργίες, τις πωλήσεις ή τη λογιστική. Αυτό κάνει κάθε εργαζόμενο σημαντικό μέρος της δομής της επιχείρησης.

Η σωστή πρόσληψη σας βοηθά να:

• Βελτιώσετε την παραγωγικότητα και την ποιότητα της εξυπηρέτησης
• Μειώσετε το turnover και το κόστος επανεκπαίδευσης
• Χτίσετε ισχυρότερη κουλτούρα στον χώρο εργασίας
• Αναθέσετε εργασίες ώστε να εστιάσετε στην ανάπτυξη
• Δημιουργήσετε σταθερότερη βάση για επέκταση

Οι μικρές επιχειρήσεις συνήθως δεν έχουν μεγάλα περιθώρια λάθους. Γι' αυτό μια προσεγμένη στρατηγική πρόσληψης έχει τόση σημασία όσο και η ίδια η θέση εργασίας.

Βήμα 1: Καθορίστε τι πραγματικά χρειάζεστε

Πριν δημοσιεύσετε μια αγγελία εργασίας, ξεκαθαρίστε τον ρόλο. Πολλά λάθη στις προσλήψεις συμβαίνουν επειδή ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης αναζητά βοήθεια, αλλά δεν έχει ορίσει το ακριβές είδος βοήθειας που χρειάζεται.

Ξεκινήστε με αυτά τα ερωτήματα:

• Ποιο επιχειρηματικό πρόβλημα θα επιλύσει αυτός ο εργαζόμενος;
• Ποιες εργασίες πρέπει να αναλαμβάνει καθημερινά;
• Ποιες δεξιότητες είναι απαραίτητες και ποιες είναι επιθυμητές;
• Ο ρόλος είναι μερικής απασχόλησης, πλήρους απασχόλησης, εποχικός ή προσωρινός;
• Θα εργάζεται ο άνθρωπος επιτόπου, εξ αποστάσεως ή σε υβριδικό μοντέλο;

Ένας σαφής ορισμός του ρόλου σας βοηθά να γράψετε καλύτερη περιγραφή θέσης και να αξιολογήσετε τους υποψηφίους πιο αποτελεσματικά. Επίσης, αποτρέπει τη σύγχυση μετά την πρόσληψη.

Βήμα 2: Γράψτε μια ισχυρή περιγραφή θέσης

Η περιγραφή θέσης πρέπει να είναι ξεκάθαρη, ρεαλιστική και συγκεκριμένη. Η ασαφής γλώσσα μπορεί να προσελκύσει ακατάλληλους υποψηφίους ή να αποθαρρύνει ισχυρούς υποψηφίους από το να κάνουν αίτηση.

Συμπεριλάβετε τα εξής:

• Τίτλο θέσης που αποτυπώνει τον πραγματικό ρόλο
• Σύντομη περίληψη της θέσης
• Κύρια καθήκοντα και αρμοδιότητες
• Απαιτούμενη εμπειρία, πιστοποιήσεις ή τεχνικές δεξιότητες
• Προτιμώμενα προσόντα
• Ωράριο εργασίας και τοποθεσία
• Εύρος μισθού ή δομή αμοιβής, αν είναι δυνατόν
• Παροχές και πρόσθετα προνόμια
• Οδηγίες για την υποβολή αίτησης

Κρατήστε τη γλώσσα άμεση και εύκολη στην ανάγνωση. Χρησιμοποιήστε κουκκίδες όπου είναι δυνατόν. Οι υποψήφιοι πρέπει να κατανοούν γρήγορα τι περιλαμβάνει η εργασία και αν ταιριάζουν σε αυτήν.

Αν η επιχείρησή σας αναπτύσσεται, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την περιγραφή θέσης για να επικοινωνήσετε την αποστολή και την κουλτούρα σας. Πολλοί άνθρωποι θέλουν να εργάζονται για επιχειρήσεις που έχουν σαφή σκοπό και επαγγελματικό περιβάλλον.

Βήμα 3: Αποφασίστε πού θα βρείτε υποψηφίους

Δεν υπάρχει ένα και μοναδικό καλύτερο μέρος για να προσλάβετε εργαζόμενους. Το σωστό κανάλι εξαρτάται από τον ρόλο, τον προϋπολογισμό σας και το είδος του ατόμου που θέλετε να προσελκύσετε.

Κοινά σημεία για να βρείτε υποψηφίους περιλαμβάνουν:

• Τον ιστότοπο της εταιρείας σας ή τη σελίδα καριέρας
• Πλατφόρμες αγγελιών εργασίας
• Μέσα κοινωνικής δικτύωσης
• Τοπικές κοινότητες ή ομάδες
• Εξειδικευμένα φόρουμ ή ενώσεις του κλάδου
• Παραπομπές από εργαζόμενους
• Εκδηλώσεις δικτύωσης
• Επαγγελματικές σχολές, κολέγια ή προγράμματα κατάρτισης

Για τις μικρές επιχειρήσεις, οι παραπομπές μπορεί να είναι ιδιαίτερα αποτελεσματικές επειδή συχνά οδηγούν σε υποψηφίους που ήδη κατανοούν την εργασιακή κουλτούρα και τις προσδοκίες. Παρ' όλα αυτά, θα πρέπει να αξιολογείτε κάθε υποψήφιο με τα ίδια κριτήρια.

Βήμα 4: Φιλτράρετε προσεκτικά τις αιτήσεις

Μόλις αρχίσουν να καταφθάνουν αιτήσεις, εξετάστε τες με βάση τις απαιτήσεις του ρόλου. Μην εστιάζετε μόνο στα βιογραφικά. Ορισμένοι ισχυροί υποψήφιοι μπορεί να έχουν μη παραδοσιακές επαγγελματικές διαδρομές, ενώ άλλοι μπορεί να φαίνονται άρτιοι στα χαρτιά αλλά να μην έχουν τις δεξιότητες που χρειάζεστε.

Αναζητήστε:

• Σχετική εμπειρία
• Σταθερότητα και εξέλιξη σε προηγούμενες θέσεις
• Δεξιότητες που ταιριάζουν με την περιγραφή της θέσης
• Καθαρή επικοινωνία
• Προσοχή στη λεπτομέρεια
• Ενδείξεις αξιοπιστίας

Αν ένα βιογραφικό δημιουργεί ερωτήματα, μια σύντομη τηλεφωνική προεπιλογή μπορεί να σας βοηθήσει να διευκρινίσετε κενά απασχόλησης, προσδοκίες μισθού, διαθεσιμότητα ή ενδιαφέρον για τη θέση.

Μια απλή λίστα αξιολόγησης για το screening μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και να σας βοηθήσει να συγκρίνετε τους υποψηφίους πιο αντικειμενικά.

Βήμα 5: Χρησιμοποιήστε δομημένη διαδικασία συνέντευξης

Οι συνεντεύξεις πρέπει να είναι συνεπείς και στοχευμένες. Μια δομημένη διαδικασία συνέντευξης διευκολύνει τη δίκαιη σύγκριση των υποψηφίων και μειώνει την πιθανότητα να προσλάβετε με βάση μόνο το ένστικτο.

Προετοιμάστε από πριν ερωτήσεις που καλύπτουν:

• Προηγούμενη εμπειρία
• Ικανότητα επίλυσης προβλημάτων
• Προσέγγιση στην εξυπηρέτηση πελατών
• Ομαδικότητα και επικοινωνία
• Προσαρμοστικότητα και στυλ εργασίας
• Ενδιαφέρον για την επιχείρησή σας και τον κλάδο

Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε ερωτήσεις βασισμένες σε σενάρια. Για παράδειγμα, ρωτήστε πώς θα χειριζόταν ο υποψήφιος έναν δύσκολο πελάτη, μια χαμένη προθεσμία ή μια αντικρουόμενη προτεραιότητα.

Κατά τη διάρκεια της συνέντευξης, δώστε προσοχή σε συγκεκριμένα παραδείγματα και όχι σε γενικές απαντήσεις. Οι ισχυροί υποψήφιοι συνήθως εξηγούν πώς έλυσαν προβλήματα, όχι απλώς ότι τα έλυσαν.

Βήμα 6: Ελέγξτε συστάσεις και επιβεβαιώστε βασικές πληροφορίες

Πριν λάβετε την τελική απόφαση πρόσληψης, επαληθεύστε σημαντικές λεπτομέρειες. Οι συστάσεις μπορούν να βοηθήσουν να επιβεβαιώσετε αν ένας υποψήφιος είναι αξιόπιστος, επαγγελματίας και κατάλληλος για το περιβάλλον σας.

Όταν μιλάτε με συστάσεις, ρωτήστε για:

• Ποιότητα εργασίας και αξιοπιστία
• Στυλ επικοινωνίας
• Δυνατά και αδύνατα σημεία
• Παρουσίες και συνέπεια στην ώρα
• Αν το άτομο θα προσλαμβανόταν ξανά

Ανάλογα με τον ρόλο και τις πολιτικές της επιχείρησής σας, μπορείτε επίσης να εξετάσετε ελέγχους ιστορικού ή άλλα μέτρα αξιολόγησης. Βεβαιωθείτε ότι κάθε έλεγχος που πραγματοποιείτε συμμορφώνεται με την ισχύουσα εργατική νομοθεσία και εφαρμόζεται με συνέπεια.

Βήμα 7: Κάντε σαφή προσφορά εργασίας

Αφού επιλέξετε έναν υποψήφιο, κάντε την προσφορά γραπτώς. Μια γραπτή προσφορά μειώνει τις παρεξηγήσεις και δίνει και στις δύο πλευρές καταγραφή των όρων.

Η προσφορά σας θα πρέπει να περιλαμβάνει:

• Τίτλο θέσης
• Ημερομηνία έναρξης
• Αμοιβή
• Ωράριο εργασίας
• Καθεστώς απασχόλησης
• Δομή αναφοράς
• Τυχόν προϋποθέσεις, όπως έλεγχοι ιστορικού ή επιβεβαίωση επιλεξιμότητας

Αν ο ρόλος είναι κατ' αποκοπήν at-will employment, μερικής απασχόλησης ή προσωρινός, φροντίστε να δηλώνεται σαφώς όπου χρειάζεται. Αποφύγετε αόριστες υποσχέσεις που μπορεί να δημιουργήσουν αργότερα σύγχυση.

Βήμα 8: Ολοκληρώστε τα έγγραφα πρόσληψης

Η πρόσληψη ενός εργαζομένου περιλαμβάνει περισσότερα από το να βρείτε το κατάλληλο άτομο. Πρέπει επίσης να χειριστείτε τα απαιτούμενα διοικητικά και νομικά βήματα.

Ανάλογα με την τοποθεσία και τη νομική μορφή της επιχείρησής σας, αυτό μπορεί να περιλαμβάνει:

• Ομοσπονδιακά και πολιτειακά φορολογικά έντυπα
• Επιβεβαίωση επιλεξιμότητας απασχόλησης
• Ρύθμιση μισθοδοσίας
• Κάλυψη εργατικής αποζημίωσης
• Δήλωση νέας πρόσληψης στην πολιτεία
• Απαιτούμενες αποδοχές πολιτικών
• Συμφωνίες εμπιστευτικότητας ή μη αποκάλυψης, όταν είναι κατάλληλο

Αυτός είναι ένας λόγος για τον οποίο πολλοί ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων επιλέγουν να διατηρούν οργανωμένα από την αρχή τα έγγραφα σύστασης και συμμόρφωσης της επιχείρησής τους. Μια σαφής δομή διευκολύνει την προσθήκη εργαζομένων αργότερα χωρίς διοικητικό χάος.

Βήμα 9: Δημιουργήστε ένα πλάνο onboarding

Μια ισχυρή διαδικασία onboarding βοηθά τους νέους εργαζομένους να γίνουν παραγωγικοί πιο γρήγορα και μειώνει την πρόωρη αποχώρηση. Μην υποθέτετε ότι ένας νέος εργαζόμενος θα καταλάβει τα πάντα μόνος του.

Το πλάνο onboarding θα πρέπει να καλύπτει:

• Παρουσίαση της εταιρείας και της αποστολής της
• Προσδοκίες του ρόλου
• Εργαλεία, λογισμικό ή εξοπλισμό
• Πολιτικές και διαδικασίες
• Γνωριμία με την ομάδα
• Ορόσημα εκπαίδευσης
• Προσδοκίες απόδοσης για τις πρώτες 30, 60 και 90 ημέρες

Ακόμα και οι απλές επιχειρήσεις ωφελούνται από μια γραπτή λίστα onboarding. Διατηρεί τη διαδικασία συνεπή και κάνει τους νέους εργαζομένους να αισθάνονται ότι τους υποστηρίζουν.

Βήμα 10: Θέστε ξεκάθαρες προσδοκίες από νωρίς

Πολλά προβλήματα στις προσλήψεις προκύπτουν από ασαφείς προσδοκίες, όχι από κακή πρόθεση. Μόλις κάποιος ενταχθεί στην ομάδα σας, βεβαιωθείτε ότι ξέρει πώς μοιάζει η επιτυχία.

Διευκρινίστε:

• Καθημερινές αρμοδιότητες
• Πρότυπα επικοινωνίας
• Προθεσμίες και προτεραιότητες
• Προσδοκίες παρουσίας
• Πρότυπα εξυπηρέτησης πελατών
• Ποιον να ρωτά για βοήθεια

Όσο νωρίτερα θέσετε τις προσδοκίες, τόσο πιο εύκολο είναι να διαχειριστείτε την απόδοση αργότερα. Οι τακτικές συναντήσεις παρακολούθησης κατά τις πρώτες εβδομάδες μπορούν επίσης να σας βοηθήσουν να εντοπίσετε προβλήματα πριν γίνουν μεγαλύτερα.

Συνηθισμένα λάθη στις προσλήψεις που πρέπει να αποφύγετε

Οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων συχνά κινούνται γρήγορα όταν χρειάζονται βοήθεια, αλλά η βιασύνη μπορεί να δημιουργήσει μακροπρόθεσμα προβλήματα. Αποφύγετε αυτά τα συνηθισμένα λάθη:

• Πρόσληψη πριν οριστεί ο ρόλος
• Ασαφής περιγραφή θέσης
• Στήριξη σε μία μόνο ερώτηση συνέντευξης ή μία μόνο εντύπωση
• Παράλειψη ελέγχου συστάσεων
• Παράλειψη του onboarding
• Μη τεκμηρίωση της αμοιβής και των αρμοδιοτήτων
• Πρόσληψη με βάση μόνο την προσωπικότητα αντί για την καταλληλότητα και τις ικανότητες

Μια προσεκτική διαδικασία μπορεί να χρειαστεί περισσότερο χρόνο στην αρχή, αλλά συνήθως εξοικονομεί χρόνο, χρήμα και απογοήτευση αργότερα.

Πότε να προσλάβετε εργαζόμενους αντί για ανεξάρτητους συνεργάτες

Ορισμένες επιχειρήσεις ξεκινούν με ανεξάρτητους συνεργάτες και αργότερα φέρνουν εργαζόμενους. Άλλες χρειάζονται εργαζόμενους από την αρχή. Η σωστή επιλογή εξαρτάται από το πόσο έλεγχο χρειάζεστε πάνω στην εργασία, το πώς λειτουργεί ο ρόλος μέσα στην επιχείρησή σας και το πώς ο νόμος ταξινομεί τη σχέση.

Γενικά, οι εργαζόμενοι είναι καταλληλότεροι όταν χρειάζεστε:

• Συνεχή, βασική εργασία
• Άμεση επίβλεψη
• Συνεπές πρόγραμμα
• Μακροπρόθεσμη διαθεσιμότητα
• Στενό έλεγχο στον τρόπο εκτέλεσης των καθηκόντων

Οι ανεξάρτητοι συνεργάτες μπορεί να λειτουργούν καλά για εξειδικευμένες, βασισμένες σε έργα εργασίες. Ωστόσο, η ταξινόμηση πρέπει να γίνεται προσεκτικά. Η λανθασμένη ταξινόμηση εργαζομένων μπορεί να δημιουργήσει φορολογικά και κανονιστικά προβλήματα.

Πώς η νομική μορφή της επιχείρησης επηρεάζει τις προσλήψεις

Η δομή της εταιρείας σας μπορεί να επηρεάσει τον τρόπο που διαχειρίζεστε μισθοδοσία, φόρους, ευθύνη και ανάπτυξη. Αν ακόμη δημιουργείτε την επιχείρησή σας ή σχεδιάζετε επέκταση, βοηθά να έχετε από πριν τη σωστή νομική βάση.

Για παράδειγμα, μια σωστά συσταθείσα επιχείρηση μπορεί να διευκολύνει:

• Το άνοιγμα επαγγελματικού τραπεζικού λογαριασμού
• Τη ρύθμιση συστημάτων μισθοδοσίας
• Την εγγραφή για φορολογικούς λογαριασμούς
• Τον διαχωρισμό επαγγελματικών και προσωπικών οικονομικών
• Την πρόσληψη εργαζομένων με πιο καθαρή τεκμηρίωση

Η Zenind βοηθά επιχειρηματίες και ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων να χτίσουν αυτή τη βάση, ώστε να μπορούν να εστιάσουν στην ανάπτυξη, τις προσλήψεις και τις λειτουργίες με μεγαλύτερη σιγουριά.

Τελικές σκέψεις

Η εύρεση εργαζομένων για τη μικρή σας επιχείρηση είναι μέρος στρατηγικής, μέρος διαδικασίας και μέρος προετοιμασίας. Τα καλύτερα αποτελέσματα συνήθως προκύπτουν όταν ορίζετε καθαρά τον ρόλο, προσελκύετε με πρόθεση, φιλτράρετε προσεκτικά και εντάσσετε τους νέους εργαζόμενους με οργανωμένο τρόπο.

Όταν η διαδικασία πρόσληψης είναι οργανωμένη, είναι πιο πιθανό να προσελκύσετε άτομα που στηρίζουν τους στόχους σας και παραμένουν περισσότερο στην επιχείρησή σας. Αυτό δημιουργεί ισχυρότερη ομάδα και πιο σταθερή πορεία ανάπτυξης.

Αν χτίζετε την επιχείρησή σας από το μηδέν, η έγκαιρη φροντίδα για τη σύσταση και τη συμμόρφωση μπορεί να κάνει κάθε μελλοντική πρόσληψη πιο εύκολη στη διαχείριση.