Как да се справите с нереалистичен срок при стартиране на бизнес

Основателите рядко имат лукса на идеалния момент. Договор за наем се подписва преди дружеството да е учредено. Клиент иска подписан договор тази седмица. Инвеститор очаква изчистена структура на компанията преди следващата среща. Доставчик изисква EIN и име на бизнеса, преди да започне онбордингът.

Когато срокът е реален, но времевата рамка не е, най-добрият отговор не е паника. Той е ясен план.

За новите собственици на бизнес натискът често се появява по време на учредяването на компанията. Може да се наложи едновременно да регистрирате LLC или корпорация, да осигурите регистриран агент, да получите EIN, да подготвите вътрешни управленски документи и да се подготвите за банкови, лицензионни или данъчни регистрации. Това е много работа, когато часовникът вече тиктака.

Добрата новина е, че повечето невъзможни срокове стават управляеми, когато разделите кое е законово изискване, кое е полезно за оперативната работа и кое може да изчака до втора фаза.

Защо се появяват нереалистични срокове

Нереалистичните срокове са често срещани в ранните етапи на стартиране на бизнес, защото твърде много движещи се части зависят една от друга.

На един основател може да бъде казано да:

• стартира преди началото на маркетинг кампания
• учреди бизнеса преди подписване на договор за наем
• открие банкова сметка, преди да може да изпраща фактури
• регистрира компанията, преди да бъде финализиран договор с доставчик
• приключи всичко преди среща за преглед с партньор или клиент

Предизвикателството е, че учредяването, съответствието и оперативната работа не винаги се движат с еднаква скорост. Сроковете за регистрация в различните щати варират. Банковите проверки могат да отнемат време. Някои лицензи зависят от други одобрения. Ако изчакате последния момент, за да подредите структурата и регистрациите, срокът може да се превърне в пречка.

Затова първата стъпка не е да работите по-бързо. Тя е да работите по-целенасочено.

Стъпка 1: Разделете задължителните неща от желателните

Когато срокът е кратък, първата ви задача е да определите кое трябва да се случи преди старта и кое може да стане по-късно.

В много случаи истински задължителните неща са:

• избор и потвърждаване на фирменото име
• подаване на учредителния документ в щата
• назначаване на регистриран агент
• получаване на EIN, ако е нужен за данъци или банкиране
• подготовка на operating agreement или bylaws
• откриване на бизнес банкова сметка, след като дружеството е активно

Желателните неща могат да включват:

• излъскан уебсайт
• бранд активи и персонализиран дизайн
• допълнителни шаблони за договори
• по-сложни счетоводни процеси
• допълнителни продуктови функции или нива на услуга

Основател, който третира всяка задача като еднакво спешна, обикновено изпуска срока. Основател, който приоритизира правните и оперативните основи, често може да стартира много по-бързо.

Стъпка 2: Познавайте последователността на учредяването

По-лесно е да се справите с бързо стартиране, когато последователността е ясна. За повечето нови дружества процесът следва практичен ред.

1. Потвърдете бизнес структурата

Решете дали вашият бизнес трябва да бъде LLC, корпорация или друг тип дружество. Това решение влияе върху собствеността, управлението, данъците и начина, по който компанията се ръководи. Правилният отговор зависи от вашите цели, собственическата група и начина, по който планирате да работите.

2. Проверете наличността на името

Преди да подадете документи, уверете се, че името е свободно в щата, в който искате да учредите бизнеса. Добро бранд име не помага, ако друга компания вече го притежава или използва в същата юрисдикция.

3. Подайте учредителните документи

Това е правната стъпка, която създава дружеството. За LLC това обикновено означава подаване на Articles of Organization. За корпорация това често са Articles of Incorporation или подобен учредителен документ.

4. Назначете регистриран агент

Повечето щати изискват регистриран агент с физически адрес в щата на учредяване. Това помага да се гарантира, че компанията може да получава официални уведомления и правни документи навреме.

5. Получете EIN

Employer Identification Number често е необходим за банкиране, данъчни декларации, payroll и онбординг на доставчици. В зависимост от ситуацията ви, може да подадете заявление след като дружеството бъде учредено и активирано.

6. Подгответе вътрешни управленски документи

LLC обикновено използва operating agreement. Корпорациите обикновено използват bylaws и първоначални резолюции. Тези документи помагат да се определят собствеността, правомощията и основните правила за работа.

7. Завършете банковата и комплайънс настройка

След като дружеството съществува и основните записи са подредени, можете да преминете към банкиране, бизнес лицензи, данъчни регистрации и други държавни или местни изисквания.

Ако някоя от тези стъпки бъде пропусната, бизнесът може да продължи напред, но рискът от забавяния, объркване или грешки в съответствието нараства бързо.

Стъпка 3: Стартирайте бизнеса на етапи

Срокът не винаги изисква напълно изграден бизнес още в първия ден. В много случаи по-умният ход е да стартирате на етапи.

Фаза 1: Правно учредяване

Учредете дружеството, осигурете регистрирания агент и подгответе основната документация.

Фаза 2: Оперативна готовност

Настройте банкиране, счетоводство, договори и основни вътрешни процеси.

Фаза 3: Пазарен старт

Добавете уебсайта, маркетинговите материали, наемането на персонал и плановете за разширяване, след като основата е стабилна.

Този поетапен подход помага на основателите да бъдат честни за това какво всъщност е необходимо, за да започнат да работят. Той също така намалява риска прибързано решение да създаде излишна работа по-късно.

Стъпка 4: Комуникирайте рано и ясно

Сроковете стават по-опасни, когато очакванията са неясни.

Ако работите с партньор, кредитор, наемодател, клиент или инвеститор, бъдете директни за това какво може да бъде готово до срока и какво не може.

Добрата комуникация трябва да обхваща:

• какво вече е завършено
• какво все още е в процес
• кои елементи зависят от обработката от щата или от трети страни
• какви резервни варианти съществуват, ако подаването отнеме повече време от очакваното

Ако изчакате твърде дълго, за да съобщите проблем, хората приемат, че той вече е решен. Това създава повече напрежение, а не по-малко.

Най-добрият отговор на основателя е прост: идентифицирайте риска рано, обяснете времевата рамка и предложете конкретна следваща стъпка.

Стъпка 5: Използвайте инструменти, които намаляват триенето

Когато графикът е натоварен, всяка ненужна ръчна стъпка има значение.

Опростен работен процес за учредяване на компания може да спести ценно време, като помогне на основателите да:

• подготвят учредителните документи по-бързо
• държат необходимите фирмени данни на едно място
• управляват услугите на регистрирания агент на едно място
• следят сроковете за комплайънс
• избягват предотвратими грешки при подаване

Точно тук платформа за учредяване като Zenind може да бъде полезна. Zenind помага на предприемачите да учредят бизнеса си и да следят важните задачи по съответствието, което може да намали напрежението, когато срокът наближава.

Истинското предимство не е само скоростта. То е яснота. Когато стъпките по учредяването са организирани, основателите могат да се съсредоточат върху решенията, които наистина движат бизнеса напред.

Стъпка 6: Защитете старта от избягваеми забавяния

Някои проблеми със срока са причинени от самия срок. Други са причинени от предотвратими грешки.

Чести причини за забавяне включват:

• избор на фирмено име твърде късно
• подаване на грешен учредителен документ
• пропускане на назначаването на регистриран агент
• твърде късно искане на EIN
• пренебрегване на държавни или местни изисквания
• предположение, че банката ще приеме непълни документи

Можете да намалите риска, като създадете прост контролен списък и го следвате по ред. Контролният списък не ускорява обработката от щата, но ви предпазва от загуба на време за преработка и липсваща информация.

Стъпка 7: Знайте кога да пренастроите срока

Понякога срокът наистина е нереалистичен.

Ако бизнесът не може да бъде безопасно учреден, документиран и оперативно готов до датата, която ви е дадена, по-добре е да пренастроите очакванията, вместо да форсирате лош старт.

Това може да означава:

• преместване на начална дата на договор
• отлагане на предаване към клиент
• разделяне на старта на два етапа
• промяна на последователността на работата
• искане на кратко удължаване, докато дружеството бъде финализирано

Краткото забавяне често е по-добро от прибързан старт, който създава правни, данъчни, банкови или управленски проблеми по-късно.

Практически контролен списък за основатели при кратки срокове

Ако трябва да стартирате бързо, използвайте този контролен списък:

• потвърдете щата на учредяване
• изберете типа дружество
• проверете фирменото име
• подайте учредителния документ
• назначете регистриран агент
• получете EIN, ако е необходимо
• подгответе operating agreement или bylaws
• подгответе банковите документи
• прегледайте лицензи и разрешителни
• документирайте собствеността и правомощията
• създайте списък за втора фаза за неосновните елементи

Когато всички тези елементи са видими, стартирането става по-лесно за управление и по-лесно за обяснение пред заинтересованите страни.

Заключителни мисли

Нереалистичните срокове са част от предприемачеството, но не е нужно те да провалят старта. Най-ефективните основатели правят три неща добре: приоритизират правните основи, комуникират ясно и използват структуриран процес, за да преминат от учредяване към работа.

Ако вашата компания трябва да бъде учредена бързо, съсредоточете се върху стъпките, които наистина правят бизнеса реален: подаването на учредителните документи, регистрираният агент, EIN и основните управленски документи. Всичко останало може да се подреди около тази основа.

С правилен план и правилната подкрепа за учредяване дори краткият срок става управляем.

Disclaimer: Тази статия е само с информационна цел и не представлява правен, данъчен или счетоводен съвет. За насоки относно вашата конкретна ситуация се консултирайте с лицензиран специалист.