Πώς να χειριστείτε μια μη ρεαλιστική προθεσμία όταν ξεκινάτε μια επιχείρηση

Οι ιδρυτές σπάνια έχουν το προνόμιο του τέλειου χρονισμού. Ένα μισθωτήριο υπογράφεται πριν συσταθεί η οντότητα. Ένας πελάτης θέλει μια υπογεγραμμένη σύμβαση αυτή την εβδομάδα. Ένας επενδυτής ζητά μια καθαρή εταιρική δομή πριν από την επόμενη συνάντηση. Ένας προμηθευτής χρειάζεται EIN και εμπορική επωνυμία πριν μπορέσει να ξεκινήσει η διαδικασία ένταξης.

Όταν η προθεσμία είναι πραγματική αλλά το χρονοδιάγραμμα όχι, η καλύτερη αντίδραση δεν είναι ο πανικός. Είναι ένα ξεκάθαρο σχέδιο.

Για τους νέους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, η πίεση εμφανίζεται συχνά κατά τη σύσταση της εταιρείας. Μπορεί να χρειάζεται να συστήσετε μια LLC ή μια εταιρεία, να εξασφαλίσετε εγγεγραμμένο αντιπρόσωπο, να λάβετε EIN, να συντάξετε εσωτερικά έγγραφα διακυβέρνησης και να προετοιμαστείτε για τραπεζικές εργασίες, αδειοδοτήσεις ή φορολογικές εγγραφές, όλα ταυτόχρονα. Είναι πολλά για να ολοκληρωθούν όταν ο χρόνος ήδη τρέχει.

Τα καλά νέα είναι ότι οι περισσότερες αδύνατες προθεσμίες γίνονται διαχειρίσιμες όταν ξεχωρίσετε τι απαιτείται νομικά, τι είναι λειτουργικά χρήσιμο και τι μπορεί να περιμένει για τη δεύτερη φάση.

Γιατί προκύπτουν μη ρεαλιστικές προθεσμίες

Οι μη ρεαλιστικές προθεσμίες είναι συνηθισμένες στα πρώτα στάδια μιας εκκίνησης επιχείρησης επειδή πάρα πολλά κινούμενα μέρη εξαρτώνται το ένα από το άλλο.

Ένας ιδρυτής μπορεί να κληθεί να:

• λανσάρει πριν ξεκινήσει μια καμπάνια μάρκετινγκ
• συστήσει την επιχείρηση πριν υπογράψει ένα μισθωτήριο
• ανοίξει τραπεζικό λογαριασμό πριν εκδοθούν τιμολόγια
• καταχωρίσει την εταιρεία πριν οριστικοποιηθεί μια σύμβαση με προμηθευτή
• ολοκληρώσει τα πάντα πριν από μια συνάντηση αξιολόγησης με συνεργάτη ή πελάτη

Η πρόκληση είναι ότι η σύσταση, η συμμόρφωση και η λειτουργία δεν κινούνται πάντα με την ίδια ταχύτητα. Οι χρόνοι διεκπεραίωσης από τις πολιτείες διαφέρουν. Τα τραπεζικά αιτήματα μπορεί να χρειαστούν χρόνο. Ορισμένες άδειες εξαρτώνται από άλλες εγκρίσεις. Αν περιμένετε μέχρι την τελευταία στιγμή για να τακτοποιήσετε τη δομή και τις υποβολές, η προθεσμία μπορεί να μετατραπεί σε σημείο συμφόρησης.

Γι’ αυτό το πρώτο βήμα δεν είναι να δουλέψετε πιο γρήγορα. Είναι να δουλέψετε πιο συνειδητά.

Βήμα 1: Ξεχωρίστε τα απαραίτητα από τα προαιρετικά

Όταν η προθεσμία είναι στενή, το πρώτο σας καθήκον είναι να εντοπίσετε τι πρέπει να συμβεί πριν από την έναρξη και τι μπορεί να γίνει αργότερα.

Σε πολλές περιπτώσεις, τα πραγματικά απαραίτητα είναι:

• η επιλογή και επιβεβαίωση της επωνυμίας της επιχείρησης
• η υποβολή του εγγράφου σύστασης στην πολιτεία
• ο ορισμός εγγεγραμμένου αντιπροσώπου
• η απόκτηση EIN, αν χρειάζεται για φόρους ή τραπεζικές εργασίες
• η προετοιμασία συμφωνίας λειτουργίας ή καταστατικών
• το άνοιγμα επαγγελματικού τραπεζικού λογαριασμού, αφού η οντότητα καταστεί ενεργή

Στα προαιρετικά μπορεί να περιλαμβάνονται:

• ένα καλοδουλεμένο website
• στοιχεία branding και προσαρμοσμένος σχεδιασμός
• επιπλέον πρότυπα συμβάσεων
• πιο προχωρημένες ροές λογιστικής
• πρόσθετα χαρακτηριστικά προϊόντος ή επιπέδα υπηρεσιών

Ένας ιδρυτής που αντιμετωπίζει κάθε εργασία ως εξίσου επείγουσα συνήθως χάνει την προθεσμία. Ένας ιδρυτής που δίνει προτεραιότητα στα νομικά και λειτουργικά ουσιώδη στοιχεία μπορεί συχνά να λανσάρει πολύ πιο γρήγορα.

Βήμα 2: Γνωρίστε τη σειρά σύστασης

Μια βιαστική εκκίνηση γίνεται πιο εύκολη όταν η σειρά είναι ξεκάθαρη. Για τις περισσότερες νέες οντότητες, η διαδικασία ακολουθεί μια πρακτική ακολουθία.

1. Επιβεβαιώστε τη δομή της επιχείρησης

Αποφασίστε αν η επιχείρησή σας πρέπει να είναι LLC, εταιρεία ή άλλος τύπος οντότητας. Αυτή η απόφαση επηρεάζει την ιδιοκτησία, τη διακυβέρνηση, τη φορολογία και τον τρόπο διαχείρισης της εταιρείας. Η σωστή επιλογή εξαρτάται από τους στόχους σας, τη σύνθεση των ιδιοκτητών και τον τρόπο με τον οποίο σκοπεύετε να λειτουργήσετε.

2. Ελέγξτε τη διαθεσιμότητα ονόματος

Πριν από την υποβολή, βεβαιωθείτε ότι το όνομα είναι διαθέσιμο στην πολιτεία όπου θέλετε να συστήσετε την επιχείρηση. Ένα εξαιρετικό εμπορικό όνομα δεν βοηθά αν μια άλλη εταιρεία ήδη το κατέχει ή το χρησιμοποιεί στην ίδια δικαιοδοσία.

3. Υποβάλετε τα έγγραφα σύστασης

Αυτό είναι το νομικό βήμα που δημιουργεί την οντότητα. Για μια LLC, συνήθως σημαίνει την υποβολή των Articles of Organization. Για μια εταιρεία, είναι συχνά τα Articles of Incorporation ή κάποιο παρόμοιο έγγραφο σύστασης.

4. Ορίστε εγγεγραμμένο αντιπρόσωπο

Οι περισσότερες πολιτείες απαιτούν εγγεγραμμένο αντιπρόσωπο με φυσική διεύθυνση στην πολιτεία σύστασης. Αυτό βοηθά να διασφαλιστεί ότι η εταιρεία σας μπορεί να λαμβάνει επίσημες ειδοποιήσεις και νομικά έγγραφα εγκαίρως.

5. Αποκτήστε το EIN

Ο Αριθμός Αναγνώρισης Εργοδότη συχνά χρειάζεται για τραπεζικές εργασίες, φορολογικές δηλώσεις, μισθοδοσία και ένταξη προμηθευτών. Ανάλογα με την περίπτωσή σας, μπορεί να μπορείτε να τον αιτηθείτε αφού η οντότητα συσταθεί και τεθεί σε ενεργό κατάσταση.

6. Προετοιμάστε εσωτερικά έγγραφα διακυβέρνησης

Οι LLC συνήθως χρησιμοποιούν συμφωνία λειτουργίας. Οι εταιρείες συνήθως χρησιμοποιούν καταστατικά και αρχικές αποφάσεις. Αυτά τα έγγραφα βοηθούν στον καθορισμό της ιδιοκτησίας, της εξουσίας και των βασικών κανόνων λειτουργίας.

7. Ολοκληρώστε τη ρύθμιση τραπεζικών και συμμορφωτικών διαδικασιών

Μόλις η οντότητα υπάρχει και τα βασικά αρχεία είναι σε τάξη, μπορείτε να προχωρήσετε στις τραπεζικές εργασίες, τις επιχειρηματικές άδειες, τις φορολογικές εγγραφές και άλλες πολιτειακές ή τοπικές απαιτήσεις.

Αν παραλειφθεί κάποιο από αυτά τα βήματα, η επιχείρηση μπορεί να συνεχίσει να προχωρά, αλλά ο κίνδυνος καθυστερήσεων, σύγχυσης ή λαθών συμμόρφωσης αυξάνεται γρήγορα.

Βήμα 3: Λανσάρετε την επιχείρηση σε φάσεις

Μια προθεσμία δεν απαιτεί πάντα μια πλήρως δομημένη εταιρεία από την πρώτη μέρα. Σε πολλές περιπτώσεις, η πιο έξυπνη κίνηση είναι η εκκίνηση σε φάσεις.

Φάση 1: Νομική σύσταση

Ολοκληρώστε τη σύσταση της οντότητας, τον ορισμό του εγγεγραμμένου αντιπροσώπου και την προετοιμασία των βασικών εγγράφων.

Φάση 2: Λειτουργική ετοιμότητα

Ρυθμίστε τραπεζικές εργασίες, λογιστική, συμβάσεις και βασικές εσωτερικές διαδικασίες.

Φάση 3: Είσοδος στην αγορά

Προσθέστε το website, τα υλικά μάρκετινγκ, τις προσλήψεις και τα σχέδια επέκτασης, αφού η βάση είναι σταθερή.

Αυτή η σταδιακή προσέγγιση βοηθά τους ιδρυτές να είναι ειλικρινείς σχετικά με το τι απαιτείται πραγματικά για να ξεκινήσουν να δραστηριοποιούνται. Επίσης μειώνει την πιθανότητα μια βιαστική απόφαση να δημιουργήσει περιττή εργασία διόρθωσης αργότερα.

Βήμα 4: Επικοινωνήστε έγκαιρα και ξεκάθαρα

Οι προθεσμίες γίνονται πιο επικίνδυνες όταν οι προσδοκίες είναι ασαφείς.

Αν συνεργάζεστε με συνέταιρο, δανειστή, ιδιοκτήτη ακινήτου, πελάτη ή επενδυτή, να είστε ξεκάθαροι σχετικά με το τι μπορεί να ολοκληρωθεί μέχρι την προθεσμία και τι όχι.

Η καλή επικοινωνία πρέπει να καλύπτει:

• τι έχει ήδη ολοκληρωθεί
• τι παραμένει σε εκκρεμότητα
• ποια στοιχεία εξαρτώνται από την επεξεργασία της πολιτείας ή από τρίτους
• ποιες εναλλακτικές υπάρχουν αν μια υποβολή καθυστερήσει περισσότερο από το αναμενόμενο

Αν περιμένετε πολύ για να επισημάνετε ένα πρόβλημα, οι άλλοι θεωρούν ότι το ζήτημα έχει λυθεί. Αυτό δημιουργεί περισσότερη πίεση, όχι λιγότερη.

Η καλύτερη αντίδραση του ιδρυτή είναι απλή: εντοπίστε τον κίνδυνο νωρίς, εξηγήστε το χρονοδιάγραμμα και παρουσιάστε ένα συγκεκριμένο επόμενο βήμα.

Βήμα 5: Χρησιμοποιήστε εργαλεία που μειώνουν την τριβή

Όταν το πρόγραμμα είναι σφιχτό, κάθε περιττό χειροκίνητο βήμα μετράει.

Μια απλοποιημένη ροή εργασιών σύστασης εταιρείας μπορεί να εξοικονομήσει πολύτιμο χρόνο βοηθώντας τους ιδρυτές να:

• προετοιμάζουν τα έγγραφα σύστασης πιο γρήγορα
• διατηρούν τα απαιτούμενα στοιχεία της επιχείρησης σε ένα σημείο
• διαχειρίζονται τις υπηρεσίες εγγεγραμμένου αντιπροσώπου από ένα σημείο
• παρακολουθούν τις προθεσμίες συμμόρφωσης
• αποφεύγουν προβλήματα που μπορούν να προληφθούν στις υποβολές

Εδώ μπορεί να φανεί χρήσιμη μια πλατφόρμα σύστασης όπως η Zenind. Η Zenind βοηθά τους επιχειρηματίες να συστήσουν την επιχείρησή τους και να παρακολουθούν σημαντικές εργασίες συμμόρφωσης, κάτι που μπορεί να μειώσει την πίεση όταν πλησιάζει μια προθεσμία.

Το πραγματικό πλεονέκτημα δεν είναι μόνο η ταχύτητα. Είναι η σαφήνεια. Όταν τα βήματα σύστασης είναι οργανωμένα, οι ιδρυτές μπορούν να επικεντρωθούν στη λήψη αποφάσεων που πραγματικά προχωρούν την επιχείρηση.

Βήμα 6: Προστατέψτε την έναρξη από αποφύγσιμες καθυστερήσεις

Ορισμένα προβλήματα προθεσμιών προκαλούνται από την ίδια την προθεσμία. Άλλα προκαλούνται από λάθη που μπορούσαν να αποφευχθούν.

Συνηθισμένες αιτίες καθυστέρησης είναι:

• η καθυστερημένη επιλογή ονόματος επιχείρησης
• η υποβολή λανθασμένου εγγράφου σύστασης
• η παράλειψη ορισμού εγγεγραμμένου αντιπροσώπου
• η πολύ αργή αίτηση για EIN
• η αμέλεια πολιτειακών ή τοπικών απαιτήσεων
• η υπόθεση ότι η τράπεζα θα δεχτεί ελλιπή αρχεία

Μπορείτε να μειώσετε τον κίνδυνο δημιουργώντας μια απλή λίστα ελέγχου και ακολουθώντας την με τη σωστή σειρά. Μια λίστα ελέγχου δεν κάνει την κρατική υποβολή ταχύτερη, αλλά αποτρέπει την απώλεια χρόνου σε διορθώσεις και ελλείποντα στοιχεία.

Βήμα 7: Ξέρετε πότε να επαναπροσδιορίσετε την προθεσμία

Μερικές φορές η προθεσμία είναι πραγματικά μη ρεαλιστική.

Αν η επιχείρηση δεν μπορεί να συσταθεί με ασφάλεια, να τεκμηριωθεί και να είναι λειτουργικά έτοιμη μέχρι την ημερομηνία που σας δόθηκε, είναι προτιμότερο να επαναπροσδιορίσετε τις προσδοκίες παρά να πιέσετε για μια κακή έναρξη.

Αυτό μπορεί να σημαίνει:

• μετακίνηση της ημερομηνίας έναρξης μιας σύμβασης
• καθυστέρηση παράδοσης σε πελάτη
• διαχωρισμό της έναρξης σε δύο στάδια
• αλλαγή της σειράς εργασιών
• αίτημα για μικρή παράταση όσο οριστικοποιείται η οντότητα

Μια μικρή καθυστέρηση είναι συχνά προτιμότερη από μια βιαστική έναρξη που δημιουργεί νομικά, φορολογικά, τραπεζικά ή διακυβερνητικά προβλήματα αργότερα.

Πρακτική λίστα ελέγχου για ιδρυτές με στενά χρονοδιαγράμματα

Αν χρειάζεται να λανσάρετε γρήγορα, χρησιμοποιήστε αυτή τη λίστα ελέγχου:

• επιβεβαιώστε την πολιτεία σύστασης
• επιλέξτε τον τύπο οντότητας
• επαληθεύστε το εμπορικό όνομα
• υποβάλετε το έγγραφο σύστασης
• ορίστε εγγεγραμμένο αντιπρόσωπο
• αποκτήστε το EIN, αν απαιτείται
• συντάξτε τη συμφωνία λειτουργίας ή τα καταστατικά
• προετοιμάστε τα τραπεζικά έγγραφα
• ελέγξτε τις άδειες και τις εγκρίσεις
• τεκμηριώστε την ιδιοκτησία και την εξουσία
• δημιουργήστε μια λίστα δεύτερης φάσης για τα μη απαραίτητα στοιχεία

Όταν όλα αυτά τα στοιχεία είναι ορατά, η έναρξη γίνεται πιο εύκολη στη διαχείριση και πιο εύκολη στην εξήγηση προς τα ενδιαφερόμενα μέρη.

Τελικές σκέψεις

Οι παράλογες προθεσμίες είναι μέρος της επιχειρηματικότητας, αλλά δεν χρειάζεται να εκτροχιάζουν την έναρξη. Οι πιο αποτελεσματικοί ιδρυτές κάνουν τρία πράγματα καλά: ιεραρχούν τα νομικά απαραίτητα, επικοινωνούν ξεκάθαρα και χρησιμοποιούν μια δομημένη διαδικασία για να περάσουν από τη σύσταση στη λειτουργία.

Αν η εταιρεία σας πρέπει να συσταθεί γρήγορα, εστιάστε στα βήματα που πραγματικά κάνουν την επιχείρηση πραγματική: την υποβολή της οντότητας, τον εγγεγραμμένο αντιπρόσωπο, το EIN και τα βασικά έγγραφα διακυβέρνησης. Όλα τα υπόλοιπα μπορούν να οργανωθούν γύρω από αυτή τη βάση.

Με το σωστό σχέδιο και τη σωστή υποστήριξη στη σύσταση, ακόμη και μια στενή προθεσμία γίνεται διαχειρίσιμη.

Disclaimer: Αυτό το άρθρο παρέχεται μόνο για ενημερωτικούς σκοπούς και δεν αποτελεί νομική, φορολογική ή λογιστική συμβουλή. Για καθοδήγηση σχετικά με τη δική σας περίπτωση, συμβουλευτείτε έναν αδειοδοτημένο επαγγελματία.