Как да наемете първия си служител: Практическо ръководство за собственици на малък бизнес

Наемането на първия служител е важна стъпка за всеки малък бизнес. Обикновено това означава, че компанията ви е излязла отвъд етапа на едноличния стартъп и вече се нуждае от помощ, за да обслужва клиенти, да увеличи капацитета си и да подкрепи растежа. Това е и моментът, в който собственикът на бизнеса става работодател, което носи нови отговорности за начисляване на заплати, данъчно съответствие, въвеждане в работата и управление.

За основателите, които са учредили LLC или корпорация, първото назначение може да изглежда едновременно вълнуващо и натоварващо. Ключът е да подхождате към процеса с ясен план, вместо да бързате да запълните мястото. Добре обмисленият първи служител може да ви освободи време, да подобри клиентското изживяване и да помогне на бизнеса ви да расте устойчиво.

Решете дали е правилният момент за наемане

Преди да публикувате обява за работа, направете крачка назад и потвърдете, че бизнесът наистина е готов. Прекалено ранното наемане може да натовари паричния поток, а прекаленото изчакване може да ограничи растежа и да доведе до прегаряне.

Задайте си няколко практични въпроса:

• Има ли достатъчно постоянни приходи, за да се покрият заплатите?
• Редовно ли отказвате работа или пропускате възможности поради липса на време?
• Можете ли ясно да определите работата, която трябва да се върши?
• Имате ли въведени системи, за да обучите някого?

Ако отговорът на повечето от тези въпроси е „да“, наемането може да е правилният ход. Ако не, може да се възползвате повече от изпълнители, почасова помощ или подобрения в процесите, преди да добавите пълен служител.

Изберете правилната роля за първото назначение

Най-добрият първи служител не винаги е най-опитният наличен човек. Правилният избор зависи от това къде бизнесът ви има най-голяма нужда от подкрепа.

Често срещани роли за първо назначение включват:

• Поддръжка на клиенти или обслужване на клиенти
• Административна поддръжка
• Подкрепа в продажбите
• Помощ в операциите или изпълнението на поръчки
• Счетоводство или офис координация

Силен първи служител трябва да решава реално затруднение. При много малки бизнеси клиентската поддръжка е разумно място за начало, защото позволява на собственика да се фокусира върху стратегия, развитие на бизнеса и изпълнение.

Полезно е и да наемете човек, чиито силни страни допълват вашите. Ако сте най-силни в продуктовото развитие, но по-слаби в организацията или комуникацията с клиенти, потърсете кандидат, който запълва тази празнина.

Определете ясно позицията

Една от най-честите грешки на малките фирми е наемането без ясно описание на длъжността. Неясната роля води до неподходящи кандидати, неясни очаквания и разочарование и за двете страни.

Описанието на позицията трябва да включва:

• Наименование на длъжността
• Основни отговорности
• Необходими и предпочитани умения
• Структура на отчетност
• Работно време и място на работа
• Диапазон на заплащане или структура на компенсацията
• Възможности за развитие

Добре написаното описание на длъжността прави повече от това да привлича кандидати. То също така ви помага да прецените дали ролята е реалистична за бюджета ви и дали кандидатът разбира как ще изглежда успехът.

Разберете класификацията на служителите и изискванията за съответствие

Преди да наемете, уверете се, че разбирате дали човекът трябва да бъде третиран като служител или независим изпълнител. Неправилната класификация може да създаде данъчни и трудови проблеми, които са скъпи за коригиране по-късно.

Ако работникът ще спазва вашия график, ще използва вашите инструменти и ще работи под ваше ръководство, той често е служител, а не изпълнител. След като решите да наемете служител, ще трябва да се погрижите за няколко стъпки по съответствие.

Те могат да включват:

• Получаване или потвърждаване на EIN
• Регистрация за щатски сметки за данък върху заплатите
• Удръжки на федерални и щатски данъци
• Попълване на Form I-9 и Form W-4
• Осигуряване на покритие за workers’ compensation, когато се изисква
• Плащане на данъци за безработица
• Спазване на правилата за работно време и заплащане

Тъй като изискванията варират според щата и вида бизнес, разумно е да потвърдите задълженията си преди началната дата. Ако бизнесът ви е учреден чрез Zenind, това е и подходящ момент да прегледате документите на юридическото лице и да се уверите, че компанията е подредена коректно за трудови и свързани с тях подавания.

Изградете процес на наемане

Формализираният процес на наемане ви помага да сравнявате кандидатите справедливо и да избягвате скъпи грешки. Дори бизнесът ви да е малък, е добре да използвате последователен процес.

Един прост процес може да включва:

1. Изготвяне на описание на длъжността
2. Публикуване на ролята в подходящи платформи за работа
3. Преглед на автобиографии по ясни критерии
4. Провеждане на първоначален разговор
5. Преминаване през едно или повече интервюта
6. Проверка на препоръки, когато е уместно
7. Изготвяне на писмена оферта

По време на интервютата се фокусирайте както върху уменията, така и върху надеждността. Техническите способности са важни, но първият ви служител вероятно ще има пряк достъп до клиенти, системи и чувствителна бизнес информация. Искате човек, на когото можете да се доверите да представлява добре компанията ви.

Задавайте поведенчески въпроси, които разкриват как кандидатът решава проблеми, комуникира и поема отговорност. Търсете хора, които показват инициативност, честност и адаптивност.

Избягвайте наемане само по удобство

Понякога приятели и роднини могат да станат отлични служители, но това може и да размие границите. Ако отношенията вече са близки, може да е по-трудно да давате обратна връзка, да налагате очаквания или да адресирате проблеми с представянето.

Това не означава, че никога не бива да наемате човек, когото познавате. Означава, че трябва да прилагате същите стандарти, които бихте използвали за всеки друг кандидат. Ако човекът е най-подходящият за ролята, наемете го, защото е квалифициран, а не защото ви е по-лесно.

Същата предпазливост важи и при прибързване на процеса. Може да е изкушаващо да наемете първия човек, който изглежда свободен, особено когато сте претоварени. Но лошото назначение може да струва много повече от това да отделите още няколко седмици, за да намерите правилния човек.

Направете офертата конкурентна и ясна

Първият ви служител не е нужно да получи най-щедрия пакет на пазара, но офертата трябва да е справедлива, ясна и съобразена с отговорностите на ролята.

Бъдете прозрачни относно:

• Почасова ставка или заплата
• Пълен или непълен работен ден
• Право на извънреден труд
• Обезщетения, ако има такива
• Платен отпуск, ако се предлага
• Очаквания за работа и график

Предоставете офертата писмено и се уверете, че кандидатът разбира условията, преди да ги приеме. Ясната документация намалява недоразуменията и създава по-силни трудови отношения още от началото.

Подгответе въвеждането преди първия ден

Доброто въвеждане в работата помага на новия служител да стане продуктивен по-бързо. То също създава професионално първо впечатление и намалява риска от избегваеми грешки.

Преди първия ден подгответе:

• Данни за вход и достъп до системи
• Документи за заплати и данъци
• План за обучение
• График за първата седмица
• Списък с инструменти, контакти и процедури
• Всички необходими документи за наръчник или политики

Ако бизнесът ви все още няма стандартни оперативни процедури, създайте опростен вариант преди започването на работа. Дори базов контролен списък може да спести време и да помогне на новия служител да разбере как работи бизнесът.

Трябва също да обясните как протича комуникацията във фирмата ви. Определете къде трябва да се изпращат актуализациите, колко бързо очаквате отговори и какви решения може да взема служителят самостоятелно.

Поставете очаквания отрано

Първият служител често успява или се проваля според това колко ясно собственикът поставя очакванията. Хората работят най-добре, когато знаят как изглежда успехът.

Още в началото обсъдете следните теми:

• Основни отговорности
• Стандарти за представяне
• Работно време и достъпност
• Предпочитания за комуникация
• Процедури за одобрение
• Крайни срокове и приоритети

Насрочвайте редовни срещи за проследяване през първите 30, 60 и 90 дни. Тези срещи ви дават възможност да отговаряте на въпроси, да коригирате посоката и да идентифицирате проблеми, преди да се превърнат в сериозни.

Защитете бизнеса, докато растете

Щом имате служител, бизнесът ви става по-сложен. Вече не изграждате само продукт или не обслужвате само клиенти. Вие също така управлявате заплати, съответствие, документи и лидерство.

За да защитите бизнеса:

• Поддържайте трудовите документи организирани
• Следете внимателно сроковете за заплати и данъци
• Преглеждайте щатските и федералните трудови изисквания
• Използвайте писмени политики, когато е уместно
• Разделяйте бизнес и лични финанси
• Бъдете последователни в практиките за наемане и дисциплина

Това е и добър момент да се уверите, че структурата на компанията ви все още подкрепя плановете ви за растеж. Правилно учредено и поддържано LLC или корпорация може да ви помогне да останете организирани, докато екипът ви се разширява.

Чести грешки, които да избегнете

Първите работодатели често допускат предвидими грешки. Избягването им може да спести време, пари и стрес.

Някои от най-честите грешки включват:

• Наемане, преди паричният поток да може да поддържа заплатите
• Липса на ясно определена роля
• Пропускане на настройките за съответствие и данъци
• Подхождане към процеса твърде неформално
• Наемане само въз основа на личностно съвпадение
• Пренебрегване на въвеждането и обучението
• Липса на документирани очаквания

Всяка от тези грешки може да създаде ненужно напрежение. Малко подготовка преди наемането има голям ефект.

Заключение

Наемането на първия ви служител е един от най-ясните знаци, че бизнесът ви расте. Това е и отговорност, която изисква планиране, структура и последователност. Когато отделите време да определите ролята, да се погрижите правилно за съответствието и да въведете новия човек внимателно, първият ви служител може да се превърне в истинска повратна точка за бизнеса.

За собствениците на малък бизнес, които изграждат компания чрез LLC или корпорация, този етап често е началото на нова фаза: такава, в която фирмата вече не зависи от един човек. С правилните системи на място, първият ви служител може да ви помогне да обслужвате повече клиенти, да работите по-ефективно и да изградите по-здрава основа за дългосрочен растеж.