Πώς να προσλάβετε τον πρώτο σας υπάλληλο: Ένας πρακτικός οδηγός για μικρομεσαίους επιχειρηματίες

Η πρόσληψη του πρώτου σας υπαλλήλου αποτελεί ένα σημαντικό βήμα για κάθε μικρή επιχείρηση. Συνήθως σημαίνει ότι η εταιρεία σας έχει ξεπεράσει το στάδιο της ατομικής startup και πλέον χρειάζεται βοήθεια για να εξυπηρετεί πελάτες, να αυξάνει τη δυναμικότητά της και να υποστηρίζει την ανάπτυξη. Είναι επίσης το σημείο όπου ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης γίνεται εργοδότης, κάτι που συνεπάγεται νέες ευθύνες για τη μισθοδοσία, τη φορολογική συμμόρφωση, την ένταξη του προσωπικού και τη διοίκηση.

Για τους ιδρυτές που δημιούργησαν μια LLC ή μια εταιρεία, η πρώτη πρόσληψη μπορεί να μοιάζει ταυτόχρονα συναρπαστική και απαιτητική. Το κλειδί είναι να προσεγγίσετε τη διαδικασία με ξεκάθαρο σχέδιο και όχι να βιαστείτε απλώς να καλύψετε μια θέση. Μια καλά μελετημένη πρώτη πρόσληψη μπορεί να σας απελευθερώσει χρόνο, να βελτιώσει την εμπειρία του πελάτη και να βοηθήσει την επιχείρησή σας να αναπτυχθεί με βιώσιμο τρόπο.

Αποφασίστε αν είναι η σωστή στιγμή για πρόσληψη

Πριν δημοσιεύσετε μια αγγελία εργασίας, κάντε ένα βήμα πίσω και επιβεβαιώστε ότι η επιχείρηση είναι πραγματικά έτοιμη. Η πολύ νωρίς πρόσληψη μπορεί να πιέσει τις ταμειακές ροές, ενώ η πολύ αργή μπορεί να περιορίσει την ανάπτυξη και να οδηγήσει σε εξουθένωση.

Θέστε στον εαυτό σας μερικές πρακτικές ερωτήσεις:

• Υπάρχουν αρκετά επαναλαμβανόμενα έσοδα για να υποστηρίξουν τη μισθοδοσία;
• Απορρίπτετε συστηματικά δουλειές ή χάνετε ευκαιρίες επειδή δεν έχετε χρόνο;
• Μπορείτε να ορίσετε ξεκάθαρα την εργασία που πρέπει να γίνει;
• Έχετε διαδικασίες ώστε να εκπαιδεύσετε κάποιον;

Αν η απάντηση στα περισσότερα από αυτά είναι ναι, η πρόσληψη μπορεί να είναι η σωστή κίνηση. Αν όχι, ίσως να ωφεληθείτε ακόμη από συνεργάτες ανεξάρτητους επαγγελματίες, μερική απασχόληση ή βελτιώσεις στις διαδικασίες πριν προσθέσετε έναν πλήρη υπάλληλο.

Επιλέξτε τον σωστό ρόλο για την πρώτη πρόσληψη

Ο καλύτερος πρώτος υπάλληλος δεν είναι πάντα το πιο έμπειρο διαθέσιμο άτομο. Η σωστή επιλογή εξαρτάται από το σημείο στο οποίο η επιχείρησή σας χρειάζεται τη μεγαλύτερη υποστήριξη.

Συνηθισμένοι ρόλοι πρώτης πρόσληψης περιλαμβάνουν:

• Υποστήριξη πελατών ή εξυπηρέτηση πελατών
• Διοικητική υποστήριξη
• Υποστήριξη πωλήσεων
• Υποστήριξη λειτουργιών ή εκτέλεσης παραγγελιών
• Λογιστική παρακολούθηση ή συντονισμό γραφείου

Μια δυνατή πρώτη πρόσληψη πρέπει να λύνει ένα πραγματικό bottleneck. Σε πολλές μικρές επιχειρήσεις, η υποστήριξη προς τον πελάτη είναι ένα έξυπνο σημείο εκκίνησης, επειδή επιτρέπει στον ιδιοκτήτη να επικεντρωθεί στη στρατηγική, στην ανάπτυξη της επιχείρησης και στην υλοποίηση.

Επίσης βοηθά να προσλάβετε κάποιον του οποίου τα δυνατά σημεία συμπληρώνουν τα δικά σας. Αν είστε ιδιαίτερα δυνατοί στην ανάπτυξη προϊόντων αλλά λιγότερο οργανωτικοί ή λιγότερο ισχυροί στην επικοινωνία με πελάτες, αναζητήστε έναν υποψήφιο που καλύπτει αυτό το κενό.

Ορίστε καθαρά τη θέση

Ένα από τα πιο συνηθισμένα λάθη των μικρών επιχειρήσεων είναι η πρόσληψη χωρίς σαφή περιγραφή εργασίας. Ένας ασαφής ρόλος οδηγεί σε ακατάλληλους υποψηφίους, ασαφείς προσδοκίες και απογοήτευση και για τις δύο πλευρές.

Η περιγραφή θέσης εργασίας σας θα πρέπει να περιλαμβάνει:

• Τίτλο θέσης
• Κύριες αρμοδιότητες
• Απαραίτητες και προτιμώμενες δεξιότητες
• Ιεραρχική αναφορά
• Ωράριο και τοποθεσία εργασίας
• Εύρος αμοιβής ή δομή αποζημίωσης
• Ευκαιρίες εξέλιξης

Μια καλά γραμμένη περιγραφή θέσης δεν προσελκύει μόνο υποψηφίους. Σας βοηθά επίσης να αξιολογήσετε αν ο ρόλος είναι ρεαλιστικός για τον προϋπολογισμό σας και αν ο υποψήφιος κατανοεί πώς θα μοιάζει η επιτυχία στη θέση.

Κατανοήστε την ταξινόμηση εργαζομένων και τη συμμόρφωση

Πριν προσλάβετε, βεβαιωθείτε ότι καταλαβαίνετε αν το άτομο πρέπει να αντιμετωπιστεί ως υπάλληλος ή ως ανεξάρτητος συνεργάτης. Η λανθασμένη ταξινόμηση μπορεί να δημιουργήσει φορολογικά και εργασιακά ζητήματα που είναι ακριβά να διορθωθούν αργότερα.

Αν ο εργαζόμενος θα ακολουθεί το πρόγραμμά σας, θα χρησιμοποιεί τα εργαλεία σας και θα λειτουργεί υπό την καθοδήγησή σας, συχνά θεωρείται υπάλληλος και όχι συνεργάτης. Μόλις αποφασίσετε να προσλάβετε υπάλληλο, θα χρειαστεί να χειριστείτε αρκετά βήματα συμμόρφωσης.

Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Απόκτηση ή επιβεβαίωση EIN
• Εγγραφή σε κρατικούς λογαριασμούς φόρου μισθοδοσίας
• Παρακράτηση ομοσπονδιακών και πολιτειακών φόρων
• Συμπλήρωση των Form I-9 και Form W-4
• Ρύθμιση κάλυψης εργατικών αποζημιώσεων όπου απαιτείται
• Πληρωμή φόρων ανεργίας
• Τήρηση κανόνων μισθού και ωραρίου

Επειδή οι απαιτήσεις διαφέρουν ανά πολιτεία και ανά τύπο επιχείρησης, είναι συνετό να επιβεβαιώσετε τις υποχρεώσεις σας πριν από την ημερομηνία έναρξης. Αν η επιχείρησή σας έχει συσταθεί μέσω Zenind, αυτή είναι επίσης μια καλή στιγμή για να ελέγξετε τα εταιρικά σας αρχεία και να βεβαιωθείτε ότι η εταιρεία σας είναι σωστά οργανωμένη για δηλώσεις που σχετίζονται με την απασχόληση.

Δημιουργήστε μια διαδικασία πρόσληψης

Μια επίσημη διαδικασία πρόσληψης σάς βοηθά να συγκρίνετε υποψηφίους δίκαια και να αποφύγετε ακριβά λάθη. Ακόμα κι αν η επιχείρησή σας είναι μικρή, θα πρέπει να χρησιμοποιείτε μια συνεπή διαδικασία.

Μια απλή διαδικασία μπορεί να περιλαμβάνει:

1. Σύνταξη της περιγραφής θέσης
2. Ανάρτηση της θέσης σε σχετικά job boards
3. Αξιολόγηση βιογραφικών με σαφή κριτήρια
4. Πραγματοποίηση μιας αρχικής τηλεφωνικής συνέντευξης
5. Διεξαγωγή μίας ή περισσότερων συνεντεύξεων
6. Έλεγχο συστάσεων όταν είναι κατάλληλο
7. Κάνοντας μια γραπτή προσφορά

Κατά τη διάρκεια των συνεντεύξεων, δώστε έμφαση τόσο στις δεξιότητες όσο και στην αξιοπιστία. Η τεχνική ικανότητα έχει σημασία, αλλά ο πρώτος σας υπάλληλος πιθανότατα θα έχει άμεση πρόσβαση σε πελάτες, συστήματα και ευαίσθητες επιχειρηματικές πληροφορίες. Θέλετε κάποιον που μπορείτε να εμπιστευτείτε ότι θα εκπροσωπήσει σωστά την εταιρεία σας.

Κάντε ερωτήσεις βασισμένες στη συμπεριφορά που αποκαλύπτουν πώς ο υποψήφιος λύνει προβλήματα, επικοινωνεί και διαχειρίζεται την ευθύνη. Αναζητήστε άτομα που δείχνουν πρωτοβουλία, ειλικρίνεια και προσαρμοστικότητα.

Μην προσλαμβάνετε μόνο για ευκολία

Οι φίλοι και τα μέλη της οικογένειας μπορεί μερικές φορές να γίνουν εξαιρετικοί υπάλληλοι, αλλά μπορούν επίσης να θολώσουν τα όρια. Αν η σχέση είναι ήδη στενή, μπορεί να είναι πιο δύσκολο να δώσετε ανατροφοδότηση, να επιβάλετε προσδοκίες ή να αντιμετωπίσετε ζητήματα απόδοσης.

Αυτό δεν σημαίνει ότι δεν πρέπει ποτέ να προσλάβετε κάποιον που γνωρίζετε. Σημαίνει ότι πρέπει να εφαρμόσετε τα ίδια κριτήρια που θα χρησιμοποιούσατε για κάθε άλλον υποψήφιο. Αν το άτομο είναι το καλύτερο ταίρι για τον ρόλο, προσλάβετέ το επειδή είναι κατάλληλο, όχι επειδή σας φαίνεται πιο εύκολο.

Η ίδια προσοχή ισχύει και για την επιτάχυνση της διαδικασίας. Μπορεί να είναι δελεαστικό να προσλάβετε το πρώτο άτομο που φαίνεται διαθέσιμο, ειδικά όταν νιώθετε πίεση. Όμως μια κακή πρόσληψη μπορεί να κοστίσει πολύ περισσότερο από το να αφιερώσετε μερικές επιπλέον εβδομάδες για να βρείτε το σωστό άτομο.

Κάντε την προσφορά ανταγωνιστική και ξεκάθαρη

Ο πρώτος σας υπάλληλος δεν χρειάζεται το πιο γενναιόδωρο πακέτο αποδοχών της αγοράς, αλλά η προσφορά πρέπει να είναι δίκαιη, ξεκάθαρη και ευθυγραμμισμένη με τις ευθύνες της θέσης.

Να είστε διαφανείς σχετικά με:

• Ωριαία αμοιβή ή μισθό
• Πλήρη ή μερική απασχόληση
• Επιλεξιμότητα για υπερωρίες
• Παροχές, αν υπάρχουν
• Άδεια με αποδοχές, αν προσφέρεται
• Προσδοκίες εργασίας και πρόγραμμα

Βάλτε την προσφορά γραπτώς και βεβαιωθείτε ότι ο υποψήφιος κατανοεί τους όρους πριν αποδεχτεί. Η σαφής τεκμηρίωση μειώνει τις παρεξηγήσεις και δημιουργεί μια πιο ισχυρή εργασιακή σχέση από την αρχή.

Προετοιμάστε το onboarding πριν από την πρώτη ημέρα

Η καλή ένταξη βοηθά έναν νέο υπάλληλο να γίνει παραγωγικός πιο γρήγορα. Επίσης δημιουργεί μια επαγγελματική πρώτη εντύπωση και μειώνει τον κίνδυνο αποφεύξιμων λαθών.

Πριν από την πρώτη μέρα, προετοιμάστε:

• Διαπιστευτήρια σύνδεσης και πρόσβαση σε συστήματα
• Έγγραφα μισθοδοσίας και φορολογίας
• Ένα πλάνο εκπαίδευσης
• Πρόγραμμα για την πρώτη εβδομάδα
• Λίστα εργαλείων, επαφών και διαδικασιών
• Οποιοδήποτε απαιτούμενο handbook ή έγγραφα πολιτικών

Αν η επιχείρησή σας δεν έχει ακόμη τυποποιημένες διαδικασίες λειτουργίας, δημιουργήστε μια απλή εκδοχή πριν ξεκινήσει η πρόσληψη. Ακόμη και μια βασική λίστα ελέγχου μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και να βοηθήσει τον νέο υπάλληλο να μάθει πώς λειτουργεί η επιχείρηση.

Θα πρέπει επίσης να εξηγήσετε πώς λειτουργεί η επικοινωνία στην εταιρεία σας. Καθορίστε πού πρέπει να πηγαίνουν οι ενημερώσεις, πόσο γρήγορα περιμένετε απαντήσεις και ποιες αποφάσεις μπορεί να παίρνει ανεξάρτητα ο υπάλληλος.

Θέστε προσδοκίες από νωρίς

Ένας πρώτος υπάλληλος συχνά πετυχαίνει ή αποτυγχάνει ανάλογα με το πόσο ξεκάθαρα θέτει ο ιδιοκτήτης τις προσδοκίες. Οι άνθρωποι αποδίδουν καλύτερα όταν ξέρουν πώς μοιάζει η επιτυχία.

Καλύψτε αυτά τα θέματα νωρίς:

• Κύριες αρμοδιότητες
• Πρότυπα απόδοσης
• Ωράριο εργασίας και διαθεσιμότητα
• Προτιμήσεις επικοινωνίας
• Διαδικασίες έγκρισης
• Προθεσμίες και προτεραιότητες

Προγραμματίστε τακτικά check-ins κατά τη διάρκεια των πρώτων 30, 60 και 90 ημερών. Αυτές οι συναντήσεις σάς δίνουν την ευκαιρία να απαντήσετε σε ερωτήσεις, να διορθώσετε την πορεία και να εντοπίσετε προβλήματα πριν γίνουν μεγάλα.

Προστατέψτε την επιχείρησή σας καθώς μεγαλώνει

Από τη στιγμή που έχετε υπάλληλο, η επιχείρησή σας γίνεται πιο σύνθετη. Δεν χτίζετε πλέον μόνο ένα προϊόν ή δεν εξυπηρετείτε απλώς πελάτες. Διαχειρίζεστε επίσης μισθοδοσία, συμμόρφωση, αρχεία και ηγεσία.

Για να προστατεύσετε την επιχείρηση:

• Διατηρείτε οργανωμένα τα αρχεία απασχόλησης
• Παρακολουθείτε προσεκτικά τις προθεσμίες μισθοδοσίας και φόρων
• Ελέγχετε τις πολιτειακές και ομοσπονδιακές εργασιακές απαιτήσεις
• Χρησιμοποιείτε γραπτές πολιτικές όπου είναι κατάλληλο
• Διαχωρίζετε τα εταιρικά από τα προσωπικά οικονομικά
• Διατηρείτε συνέπεια στις πρακτικές πρόσληψης και πειθαρχίας

Αυτή είναι επίσης μια καλή στιγμή για να βεβαιωθείτε ότι η εταιρική σας δομή εξακολουθεί να υποστηρίζει τα σχέδια ανάπτυξής σας. Μια σωστά συσταθείσα και διατηρημένη LLC ή εταιρεία μπορεί να σας βοηθήσει να παραμένετε οργανωμένοι καθώς η ομάδα σας μεγαλώνει.

Συνήθη λάθη που πρέπει να αποφύγετε

Οι νέοι εργοδότες κάνουν συχνά προβλέψιμα λάθη. Η αποφυγή τους μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο, χρήματα και άγχος.

Μερικά από τα πιο συνηθισμένα λάθη περιλαμβάνουν:

• Πρόσληψη πριν η ταμειακή ροή μπορεί να υποστηρίξει τη μισθοδοσία
• Μη σαφή ορισμό του ρόλου
• Παράλειψη συμμόρφωσης και ρύθμισης φόρων
• Αντιμετώπιση της διαδικασίας με άτυπο τρόπο
• Πρόσληψη μόνο με βάση την προσωπική χημεία
• Παραμέληση του onboarding και της εκπαίδευσης
• Παράλειψη τεκμηρίωσης των προσδοκιών

Κάθε ένα από αυτά τα λάθη μπορεί να δημιουργήσει περιττή τριβή. Λίγη προετοιμασία πριν από την πρόσληψη κάνει μεγάλη διαφορά.

Τελικές σκέψεις

Η πρόσληψη του πρώτου σας υπαλλήλου είναι ένα από τα πιο καθαρά σημάδια ότι η επιχείρησή σας αναπτύσσεται. Είναι επίσης μια ευθύνη που απαιτεί σχεδιασμό, δομή και συνέπεια. Όταν αφιερώνετε χρόνο για να ορίσετε τον ρόλο, να χειριστείτε σωστά τη συμμόρφωση και να οργανώσετε προσεκτικά το onboarding, η πρώτη σας πρόσληψη μπορεί να αποτελέσει πραγματικό σημείο καμπής για την επιχείρηση.

Για τους μικρομεσαίους επιχειρηματίες που χτίζουν μέσω μιας LLC ή μιας εταιρείας, αυτό το ορόσημο είναι συχνά η αρχή μιας νέας φάσης: μιας φάσης όπου η επιχείρηση δεν εξαρτάται πλέον από ένα μόνο άτομο. Με τα σωστά συστήματα σε ισχύ, ο πρώτος σας υπάλληλος μπορεί να σας βοηθήσει να εξυπηρετήσετε περισσότερους πελάτες, να λειτουργήσετε πιο αποτελεσματικά και να χτίσετε μια ισχυρότερη βάση για μακροπρόθεσμη ανάπτυξη.