Алғашқы қызметкеріңізді қалай жалдау керек: шағын бизнес иелеріне арналған практикалық нұсқаулық

Алғашқы қызметкерді жалдау кез келген шағын бизнес үшін маңызды қадам. Бұл әдетте компанияңыздың бір адамнан тұратын стартап кезеңінен шығып, клиенттерге қызмет көрсету, мүмкіндікті арттыру және өсуді қолдау үшін көмекке мұқтаж екенін білдіреді. Сонымен қатар, бұл бизнес иесі жаңа міндеттерге, атап айтқанда жалақы төлеу, салық талаптарын сақтау, бейімдеу және басқару сияқты жауапкершіліктерге ие болатын сәт.

LLC немесе корпорация құрған құрылтайшылар үшін алғашқы қызметкерді жалдау бір мезетте қуанышты да, ауыр да көрінуі мүмкін. Ең маңыздысы — орын толтыруға асықпай, үдерісті нақты жоспармен бастау. Ойластырылған алғашқы жалдау уақытыңызды босатып, клиент тәжірибесін жақсартып, бизнесіңіздің тұрақты өсуіне көмектеседі.

Жалдауға дұрыс уақыт келгенін анықтаңыз

Жұмыс жарияламас бұрын, бизнес шынымен дайын ба, соны анықтап алыңыз. Ерте жалдау ақшалай ағынға салмақ түсіруі мүмкін, ал тым кешіктіру өсуді шектеп, қажуға әкелуі ықтимал.

Өзіңізге бірнеше практикалық сұрақ қойыңыз:

• Жалақыны көтеруге жеткілікті тұрақты кіріс бар ма?
• Уақыт тапшылығына байланысты жұмысты үнемі қабылдамайсыз ба немесе мүмкіндіктерден айырылып жүрсіз бе?
• Орындау керек жұмысты нақты сипаттай аласыз ба?
• Біреуді үйретуге арналған жүйелеріңіз бар ма?

Егер осы сұрақтардың көбіне жауабыңыз «иә» болса, жалдау дұрыс шешім болуы мүмкін. Егер олай болмаса, толық қызметкер қоспай тұрып, мердігерлер, жартылай күндік көмек немесе үдерістерді жетілдіру сізге көбірек пайда беруі мүмкін.

Алғашқы қызметкер үшін дұрыс рөлді таңдаңыз

Ең жақсы алғашқы қызметкер әрдайым қолжетімді ең тәжірибелі адам бола бермейді. Дұрыс таңдау бизнесіңізге қай жерде көбірек қолдау қажет екеніне байланысты.

Алғашқы жалдауда жиі кездесетін рөлдер:

• Клиенттерге қолдау көрсету немесе клиенттік қызмет
• Әкімшілік қолдау
• Сатуды қолдау
• Операциялар немесе тапсырысты орындауға көмек
• Бухгалтерлік есеп немесе кеңсе үйлестіруі

Күшті алғашқы қызметкер нақты бір кедергіні жоюы керек. Көптеген шағын бизнесте клиентпен жұмыс істеу бағыты жақсы бастау нүктесі болады, өйткені ол иеге стратегияға, бизнесті дамытуға және қызмет көрсетуге көбірек көңіл бөлуге мүмкіндік береді.

Сондай-ақ, сіздің күшті жақтарыңызды толықтыратын адамды жалдаған пайдалы. Егер сіз өнім әзірлеуде мықты болып, бірақ ұйымшылдықта немесе клиентпен байланыста әлсіздеу болсаңыз, сол бос орынды толтыра алатын үміткер іздеңіз.

Лауазымды нақты сипаттаңыз

Шағын бизнестер жіберетін ең жиі қателіктердің бірі — нақты лауазымдық сипаттамасыз жалдау. Бұлыңғыр рөл әлсіз үміткерлерге, түсініксіз күтуге және екі жақтағы да көңіл толмаушылыққа әкеледі.

Лауазымдық сипаттамаңызда мыналар болуы керек:

• Лауазым атауы
• Негізгі міндеттер
• Қажетті және артықшылық берілетін дағдылар
• Есеп беру құрылымы
• Жұмыс кестесі мен орналасуы
• Жалақы диапазоны немесе өтемақы құрылымы
• Өсу мүмкіндіктері

Жақсы жазылған лауазымдық сипаттама тек үміткерлерді тартпайды. Ол сондай-ақ рөлдің бюджетіңізге сай келетін-келмейтінін және үміткердің табыс өлшемдерін түсінетінін бағалауға көмектеседі.

Қызметкердің жіктелуі мен талаптарға сәйкестікті түсініңіз

Жалдаудан бұрын, адамның қызметкер ме, әлде тәуелсіз мердігер ме, соны дұрыс түсінгеніңізге көз жеткізіңіз. Қате жіктеу кейін түзетуі қымбатқа түсетін салық және еңбек мәселелерін туындатуы мүмкін.

Егер жұмысшы сіздің кестеңізбен жұмыс істеп, сіздің құралдарыңызды қолданып, сіздің нұсқауыңызбен әрекет етсе, ол көбіне мердігерден гөрі қызметкер болып саналады. Қызметкер жалдауға шешім қабылдағаннан кейін бірнеше талапқа сәйкестік қадамын орындауыңыз керек болады.

Оларға мыналар кіруі мүмкін:

• EIN алу немесе барын растау
• Штаттың жалақыға қатысты салық шоттарына тіркелу
• Федералдық және штаттық салықтарды ұстау
• I-9 және W-4 нысандарын толтыру
• Қажет болған жағдайда жұмысшыларды сақтандыруды рәсімдеу
• Жұмыссыздықты сақтандыру салығын төлеу
• Еңбек ақысы мен жұмыс уақыты ережелерін сақтау

Талаптар штат пен бизнес түріне қарай өзгеретіндіктен, басталу күніне дейін міндеттемелеріңізді нақтылап алған жөн. Егер бизнесіңіз Zenind арқылы құрылған болса, бұл сондай-ақ ұйым жазбаларын қайта қарап, компанияңыздың еңбекке қатысты құжаттар үшін дұрыс реттелгенін тексеруге жақсы уақыт.

Жалдау үдерісін құрыңыз

Ресми жалдау үдерісі үміткерлерді әділ салыстыруға және қымбат қателіктерден сақтануға көмектеседі. Бизнесіңіз шағын болса да, бірізді үдерісті қолданған жөн.

Қарапайым үдеріс мыналарды қамтуы мүмкін:

1. Лауазымдық сипаттаманы жазу
2. Рөлді тиісті жұмыс алаңдарында жариялау
3. Түйіндемелерді нақты критерийлер бойынша қарау
4. Алғашқы скрининг қоңырауын өткізу
5. Бір немесе бірнеше сұхбат өткізу
6. Қажет болған жағдайда ұсынымдарды тексеру
7. Жазбаша ұсыныс жасау

Сұхбат барысында дағды мен сенімділікке бірдей назар аударыңыз. Техникалық қабілет маңызды, бірақ алғашқы қызметкеріңіз тұтынушыларға, жүйелерге және құпия бизнес ақпаратына тікелей қол жеткізуі мүмкін. Сіз компанияңызды жақсы таныта алатын адамды қалайсыз.

Үміткердің мәселелерді қалай шешетінін, қалай сөйлесетінін және жауапкершілікті қалай көтеретінін көрсететін мінез-құлыққа негізделген сұрақтар қойыңыз. Бастамашылдық, адалдық және бейімделгіштік танытатын адамдарға мән беріңіз.

Тек ыңғайлылық үшін жалдаудан аулақ болыңыз

Дос не туыс кейде тамаша қызметкер бола алады, бірақ олар шекараны бұлдырлатуы мүмкін. Егер қарым-қатынас онсыз да жақын болса, кері байланыс беру, талаптарды орындау немесе өнімділік мәселелерін талқылау қиындауы мүмкін.

Бұл ешқашан таныс адамды жалдамау керек дегенді білдірмейді. Бұл басқа кез келген үміткерге қолданатын стандарттарды сол адамға да қолдану керек деген сөз. Егер ол рөлге ең лайық адам болса, ыңғайлы болғаны үшін емес, білікті болғаны үшін жалдаңыз.

Дәл сондай сақтық үдеріске асығуға да қатысты. Әсіресе шаршаған кезде, бірінші қолжетімді адамды жалдай салу оңай көрінуі мүмкін. Бірақ нашар жалдау дұрыс адамды табуға тағы бірнеше апта жұмсаудан әлдеқайда қымбатқа түсуі мүмкін.

Ұсынысты бәсекеге қабілетті әрі түсінікті етіңіз

Алғашқы қызметкеріңізге нарықтағы ең жомарт өтемақы пакеті қажет емес, бірақ ұсыныс әділ, түсінікті және рөлдің жауапкершілігіне сай болуы тиіс.

Мыналар туралы ашық болыңыз:

• Сағаттық ақы немесе жалақы
• Толық немесе жартылай күндік мәртебе
• Артық жұмыс үшін төлем құқығы
• Артықшылықтар, егер болса
• Ақылы демалыс, егер ұсынылса
• Жұмыс күтілімдері мен кесте

Ұсынысты жазбаша беріп, үміткер оны қабылдамас бұрын талаптарды толық түсінгеніне көз жеткізіңіз. Түсінікті құжаттама түсінбеушілікті азайтып, еңбек қатынасын басынан бастап күшейтеді.

Бірінші күнге дейін бейімдеуге дайындалыңыз

Жақсы бейімдеу жаңа қызметкердің өнімділігін тезірек арттырады. Ол сондай-ақ кәсіби алғашқы әсер қалыптастырып, болдырмауға болатын қателіктерді азайтады.

Бірінші күнге дейін мыналарды дайындаңыз:

• Кіру деректері мен жүйелік қолжетімділік
• Жалақы және салық құжаттары
• Оқыту жоспары
• Бірінші аптаға арналған кесте
• Құралдар, байланыстар және рәсімдер тізімі
• Қажетті нұсқаулық немесе саясат құжаттары

Егер бизнесіңізде әлі стандартты операциялық рәсімдер болмаса, қызметкер басталмай тұрып қарапайым нұсқасын жасаңыз. Тіпті негізгі чек-парақтың өзі уақыт үнемдеп, жаңа қызметкерге бизнестің қалай жұмыс істейтінін үйренуге көмектеседі.

Сондай-ақ компанияңыздағы байланыс қалай жүретінін түсіндірген жөн. Жаңартулар қайда жіберілуі керек, жауапты қаншалықты жылдам күтетініңіз және қызметкер қандай шешімдерді өз бетінше қабылдай алатынын нақтылаңыз.

Күтілімдерді ерте белгілеңіз

Алғашқы қызметкердің табысы немесе сәтсіздігі көбіне иенің күтілімдерді қаншалықты анық қойғанына байланысты. Адамдар табыс өлшемі өздеріне түсінікті болғанда жақсы жұмыс істейді.

Мына тақырыптарды ерте талқылаңыз:

• Негізгі міндеттер
• Өнімділік стандарттары
• Жұмыс уақыты мен қолжетімділік
• Байланыс артықшылықтары
• Келісу/мақұлдау үдерістері
• Мерзімдер мен басымдықтар

Алғашқы 30, 60 және 90 күнде тұрақты кездесулер жоспарлаңыз. Бұл кездесулер сұрақтарға жауап беруге, бағытты түзетуге және мәселелердің үлкен проблемаға айналмай тұрып анықталуына мүмкіндік береді.

Өскен сайын бизнесті қорғаңыз

Қызметкер жалдаған сәттен бастап бизнесіңіз күрделене түседі. Сіз енді тек өнім жасап немесе клиентке қызмет көрсетіп қана қоймайсыз. Сонымен қатар жалақы, талаптарға сәйкестік, құжаттар және көшбасшылықты да басқарасыз.

Бизнесті қорғау үшін:

• Еңбекке қатысты құжаттарды реттеулі ұстаңыз
• Жалақы және салық мерзімдерін мұқият қадағалаңыз
• Штаттық және федералдық еңбек талаптарын қайта қарап отырыңыз
• Қажет болғанда жазбаша саясаттарды қолданыңыз
• Бизнес пен жеке қаржыны бөлек ұстаңыз
• Жалдау және тәртіптік шараларда бірізді болыңыз

Сондай-ақ компания құрылымыңыз өсу жоспарларыңызды әлі де қолдайтынына көз жеткізетін уақыт келді. Дұрыс құрылған және тиісті түрде жүргізілген LLC немесе корпорация командаңыз кеңейген сайын тәртіпті сақтауға көмектеседі.

Жиі жіберілетін қателіктер

Алғаш рет жұмыс беруші болғандар көбіне болжанатын қателіктер жібереді. Олардан сақтану уақытты, ақшаны және күйзелісті үнемдеуі мүмкін.

Ең жиі кездесетін қателіктерге мыналар жатады:

• Жалақыны көтеруге ақшалай ағын жеткіліксіз кезде жалдау
• Рөлді нақты анықтамау
• Талаптарға сәйкестік пен салықтық дайындықты өткізіп жіберу
• Үдерісті бейресми жүргізу
• Тек тұлғалық үйлесімге қарап жалдау
• Бейімдеу мен оқытуды елемеу
• Күтілімдерді құжаттамау

Осы қателіктердің әрқайсысы қажетсіз кедергілер туғызуы мүмкін. Жалдаудан бұрын аздап дайындалу үлкен айырмашылық жасайды.

Қорытынды ойлар

Алғашқы қызметкерді жалдау — бизнесіңіздің өсіп жатқанын көрсететін ең айқын белгілердің бірі. Бұл сондай-ақ жоспарлауды, құрылымды және тұрақты орындауды талап ететін жауапкершілік. Рөлді нақтылап, талаптарға дұрыс сәйкестендіріп, ойластырылған бейімдеу жасағанда, алғашқы қызметкеріңіз бизнес үшін нағыз бетбұрысқа айнала алады.

LLC немесе корпорация арқылы дамып жатқан шағын бизнес иелері үшін бұл кезең көбіне жаңа дәуірдің басталуы: компания енді бір адамға ғана тәуелді емес. Дұрыс жүйелер орнатылса, алғашқы қызметкеріңіз көбірек клиентке қызмет көрсетуге, тиімдірек жұмыс істеуге және ұзақ мерзімді өсім үшін мықты негіз қалауға көмектеседі.