Как да плащате тримесечни бизнес данъци: стъпка по стъпка ръководство за собственици на малък бизнес

Тримесечните бизнес данъци могат да изглеждат плашещи, когато се сблъскате с тях за първи път, особено ако сте свикнали данъците да се удържат от заплата. За предприемачите, фрийлансърите, независимите изпълнители и собствениците на pass-through предприятия федералната данъчна система често работи по различен начин. Вместо да плащате всичко в края на годината, може да се наложи да правите прогнозни данъчни плащания през цялата година.

Това не означава, че тримесечните данъци са сложни. След като разберете кой трябва да плаща, какво се включва, как да изчислите сумата и кога да подадете всяко плащане, процесът става много по-лесен за управление. Ключът е да планирате предварително, да сте организирани и да не чакате срокът вече да е настъпил.

Ако сте учредили бизнес структура като LLC, S corporation или партньорство, тримесечните данъци са едно от първите финансови навици, които трябва да заложите в дейността си. Учредяването на дружество е само една част от собствеността върху бизнес. Данъчното планиране е другата.

Какво представляват тримесечните бизнес данъци

Тримесечните бизнес данъци са прогнозни данъчни плащания, които се правят през годината за доход, който не е обект на редовно удържане. Наричат се прогнозни, защото оценявате колко данък ще дължите въз основа на очаквания си доход, приспадания, кредити и данък за самонаето лице за годината.

За много собственици на бизнес прогнозните данъци покриват федералния данък върху дохода и, когато е приложимо, данъка за самонаето лице. Обикновено те се основават на дохода, който очаквате да получите от бизнес дейност, инвестиционен доход и друг облагаем доход, за който не се правят удръжки от заплата.

Целта на прогнозните плащания е проста: IRS използва система на плащане по време на получаване на дохода. Ако данъците не се удържат автоматично, обикновено се очаква да плащате, докато печелите.

Кой обикновено трябва да плаща прогнозни данъци

Може да се наложи да правите тримесечни прогнозни данъчни плащания, ако очаквате да дължите поне 1 000 долара федерален данък при подаване на декларацията. Това често засяга:

• Еднолични търговци
• Фрийлансъри и независими изпълнители
• Съдружници в партньорство
• Акционери в S corporation
• Някои наемодатели и инвеститори с доход без удържане
• Собственици на бизнес с доходи от няколко източника, които не са напълно покрити с удръжки

Самонаетите лица често са групата, която е най-пряко засегната, защото няма работодател, който да удържа данък върху дохода или данъци върху заплатите от техните приходи.

Ако управлявате бизнес чрез pass-through структура, имайте предвид, че самото дружество не винаги плаща данъка по същия начин като C corporation. Вместо това доходът често преминава към личната ви декларация, където може да се изискват прогнозни плащания.

Кой може да не се налага да плаща

Може да не се налага да правите тримесечни прогнозни плащания, ако удръжките ви вече са достатъчни, за да покрият данъчната ви сметка за годината. Например някои данъкоплатци намаляват нуждата от прогнозни плащания, като увеличават удръжките от заплати, пенсионен доход или други източници.

Може също да избегнете прогнозните плащания, ако общият ви данък след удръжки и кредити е достатъчно нисък и не очаквате да дължите на IRS при подаване на декларацията. Практическият тест не е дали притежавате бизнес. Той е дали очаквате да дължите достатъчно данък след удръжки и кредити, за да се задействат правилата за прогнозни плащания.

Тъй като всяка данъчна ситуация е различна, много собственици на бизнес преглеждат отново сметките си след големи промени като:

• Рязък ръст в приходите
• Наемане на изпълнители или служители
• Добавяне на втори бизнес
• Преобразуване от едноличен търговец към LLC или S corporation
• Поемане на значителни приспадащи се разходи
• Преминаване от страничен доход към пълна самостоятелна заетост

Какви данъци могат да бъдат покрити от прогнозните плащания

Прогнозните данъчни плащания могат да включват повече от федерален данък върху дохода. За много самонаети лица те помагат и за покриване на данъка за самонаето лице, който финансира вноските за Social Security и Medicare за хората, които работят за себе си.

В зависимост от ситуацията ви прогнозните плащания могат да помогнат и за покриване на доходи от:

• Лихви
• Дивиденти
• Наемна дейност
• Странични работи
• Консултантски доходи
• Някои облагаеми обезщетения или разпределения

Ако доходът ви идва от няколко места, един източник може вече да има удръжки, а друг да няма. Затова планирането на прогнозните данъци трябва да разглежда цялостната ви данъчна картина, а не само приходите от бизнеса.

Стъпка 1: Оценете годишния си доход

Първата стъпка е да направите разумна прогноза за облагаемия си доход за годината. Не е нужно да е съвършена, но трябва да е реалистична.

Започнете с:

• Очаквани бизнес приходи
• Очаквани бизнес разходи
• Друг облагаем доход
• Всички приспадащи се пенсионни вноски или корекции, които очаквате да направите

Ако бизнесът ви е сезонен или нередовен, използвайте исторически данни, ако разполагате с такива. Ако сте нови, използвайте най-добрата си прогноза въз основа на текущи договори, повтарящи се клиенти и планирани продажби.

Консервативната прогноза често е по-добра от оптимистичната. Ако доходът ви расте бързо, подценяването може да доведе до неприятна сума за доплащане по-късно.

Стъпка 2: Изчислете данъчното си задължение

След като оцените дохода, изчислете вероятното си данъчно задължение. Много собственици използват миналогодишната декларация като отправна точка и я коригират за текущата година.

Можете да изчислявате въз основа на:

• Прогнозния облагаем доход
• Приложимите федерални данъчни ставки
• Данък за самонаето лице, ако е приложимо
• Кредити и приспадания, които очаквате да заявите

Работният лист към IRS Form 1040-ES е създаден, за да помага на физически лица да изчисляват тези плащания. Данъчният софтуер също може да помогне, особено ако доходът ви идва от повече от един източник.

Ако бизнес структурата ви се променя, това може да промени изчислението. Например нов избор за S corporation променя начина, по който се изплаща доходът на собственика и как може да бъде отчетен доходът. Това е една от причините собствениците на бизнес да преглеждат отново прогнозните данъци винаги, когато структурата се промени.

Стъпка 3: Разделете общата сума на тримесечни плащания

След като изчислите общия си годишен данък, разделете сумата на четири плащания, ако доходът ви е равномерно разпределен през годината.

Например, ако прогнозната ви годишна данъчна сметка е 20 000 долара, обикновено ще се стремите към 5 000 долара на тримесечие.

Въпреки това равните вноски не са единственият метод. Ако доходът ви е неравномерен, може да се наложи да коригирате плащанията, така че по-добре да съответстват на момента, в който действително печелите. Това е важно за бизнеси, които са сезонни, базирани на проекти или силно зависими от приходи в края на годината.

Целта не е просто да платите нещо. Целта е да платите достатъчно навреме, за да избегнете санкции и да намалите шанса за голяма сума за доплащане в края на годината.

Стъпка 4: Знайте сроковете

Прогнозните данъчни плащания обикновено са дължими четири пъти годишно:

• 15 април за доход, получен от 1 януари до 31 март
• 15 юни за доход, получен от 1 април до 31 май
• 15 септември за доход, получен от 1 юни до 31 август
• 15 януари на следващата година за доход, получен от 1 септември до 31 декември

Ако даден срок се пада в уикенд или официален празник, крайният срок обикновено се измества към следващия работен ден.

Помага да си зададете напомняния доста преди всеки срок. Много собственици на бизнес избират да преглеждат дохода и да изпращат плащането поне седмица по-рано, което дава време за коригиране на грешки в изчислението или закъснения в плащането.

Стъпка 5: Изберете как да платите

IRS предлага няколко начина за извършване на прогнозни данъчни плащания.

Често използвани методи за плащане включват:

• IRS Direct Pay от банкова сметка
• Плащане чрез онлайн акаунт в IRS
• Дебитна или кредитна карта чрез одобрени платежни посредници
• Мобилното приложение IRS2Go
• Electronic Federal Tax Payment System, в зависимост от вида данък и ситуацията на подаване
• Поща с подходящия ваучер, ако предпочитате хартиено подаване

Онлайн плащането често е най-лесният вариант, защото дава незабавно потвърждение. Това потвърждение е полезно за записите ви и за съпоставяне на плащанията в края на годината.

Преди да платите, уверете се, че разполагате с необходимата информация, като вашия Social Security number или EIN, данъчната година и сумата, която искате да подадете.

Стъпка 6: Поддържайте организирани записи

Прогнозните данъци се управляват по-лесно, когато ги следите през цялата година, вместо да се опитвате да възстановите всичко при подаване на декларацията.

Съхранявайте запис за:

• Дати на плащане
• Суми на плащане
• Номера на потвърждение
• Използвания метод за плащане
• Прогнози за дохода, използвани за изчисляване на всяко плащане
• Всички промени в приходите или приспаданията, които са повлияли на прогнозите ви

Една проста таблица може да е достатъчна. Също и счетоводен софтуер. Важното е последователността.

За собствениците на бизнес тези записи са особено важни, защото прогнозните плащания са част от по-широка финансова система, която трябва да включва счетоводство, заплати, проследяване на печалбата и годишна данъчна подготовка.

Какво се случва, ако платите по-малко

Ако платите твърде малко или платите със закъснение, IRS може да начисли санкция. Санкцията за недоплащане не е създадена, за да наказва всяка грешка, но може да нарасне, ако пренебрегвате прогнозните плащания твърде дълго.

По принцип може да избегнете санкцията, ако:

• Дължите по-малко от 1 000 долара след удръжки и кредити, или
• Платили сте поне 90% от данъка за текущата година, или
• Платили сте 100% от данъка за предходната година, което е по-малкото приложимо за вашата ситуация

Тъй като правилата за safe harbor могат да варират според нивото на дохода и статуса на подаване, разумно е да прегледате актуалните указания на IRS, ако доходът ви се е променил значително.

Най-добрият начин да избегнете санкция е да правите плащания навреме и да актуализирате числата си, когато бизнес доходът се промени.

Защо бизнес структурата има значение

Вашият тип дружество влияе върху начина, по който управлявате данъците, но не премахва нуждата да планирате за тях.

Практическата разлика е следната:

• Едноличен търговец обикновено отчита бизнес дохода директно в лична декларация
• Партньорството обикновено прехвърля дохода към съдружниците
• S corporation прехвърля дохода към акционерите, въпреки че заплатите и разпределенията могат да променят анализа
• C corporation обикновено следва различна данъчна рамка и може да прави корпоративни прогнозни плащания, ако очаква да дължи достатъчно данък

Това означава, че учредяването на бизнес и данъчното планиране трябва да вървят ръка за ръка. Ако създавате ново LLC, избирате S corporation статус или преструктурирате бизнеса си, включете прогнозните данъци в плана от самото начало.

Прост работен процес за тримесечни данъци

Ако искате практична система, използвайте този работен процес всеки тримесечен период:

1. Прегледайте приходите и разходите от началото на годината.
2. Актуализирайте прогнозата си за дохода.
3. Преизчислете очакваната данъчна сметка.
4. Сравнете тази сума с вече направените плащания.
5. Изпратете следващото прогнозно плащане.
6. Запазете потвърждението и актуализирайте данъчния си тракер.

Това е един от най-лесните навици, които собственик на бизнес може да изгради. Той намалява изненадите, подобрява планирането на паричния поток и прави данъчния сезон по-малко стресиращ.

Кога да потърсите професионална помощ

Не е нужно да сте данъчен експерт, за да управлявате тримесечните плащания, но има случаи, когато професионален съвет си заслужава.

Помислете за помощ, ако:

• Доходът ви се променя рязко през годината
• Имате няколко дружества или източника на доход
• Работите в повече от един щат
• Наскоро сте се прехвърлили от едноличен търговец към LLC или корпорация
• Не сте сигурни как се прилага данъкът за самонаето лице
• Искате да разберете дали удръжките могат да заместят прогнозните плащания

Квалифициран данъчен специалист може да ви помогне да създадете стратегия за плащане, която е съобразена с вашия бизнес, вместо да използвате универсална формула.

Основен извод

Тримесечните бизнес данъци са управляеми, когато ги третирате като част от нормалната си оперативна рутина. Оценете годишния си данък, разделете го на плащания, следете сроковете и поддържайте добри записи. Ако доходът ви се промени, актуализирайте числата веднага.

За много предприемачи най-трудната част не е математиката. Трудността е изграждането на навик. След като този навик бъде изграден, тримесечните данъчни плащания се превръщат просто в още една система, която подпомага по-здравословен бизнес.

Ако учредявате нов бизнес, включете данъчното планиране в процеса на настройка още от първия ден. Колкото по-рано изградите системата, толкова по-малко изненади ще срещате по-късно.