Πώς να πληρώνετε τριμηνιαίους επιχειρηματικούς φόρους: Ένας βήμα προς βήμα οδηγός για μικρομεσαίους επιχειρηματίες

Οι τριμηνιαίοι επιχειρηματικοί φόροι μπορεί να φαίνονται αποθαρρυντικοί την πρώτη φορά που τους αντιμετωπίζετε, ειδικά αν έχετε συνηθίσει οι φόροι να παρακρατούνται από έναν μισθό. Για επιχειρηματίες, ελεύθερους επαγγελματίες, ανεξάρτητους συνεργάτες και ιδιοκτήτες επιχειρήσεων pass-through, το ομοσπονδιακό φορολογικό σύστημα συχνά λειτουργεί διαφορετικά. Αντί να πληρώνετε τα πάντα στο τέλος του έτους, ίσως χρειαστεί να κάνετε εκτιμώμενες φορολογικές πληρωμές καθ’ όλη τη διάρκεια του έτους.

Αυτό δεν σημαίνει ότι οι τριμηνιαίοι φόροι είναι περίπλοκοι. Μόλις καταλάβετε ποιος πρέπει να πληρώνει, τι περιλαμβάνεται, πώς να υπολογίσετε το ποσό και πότε να υποβάλετε κάθε πληρωμή, η διαδικασία γίνεται πολύ πιο εύκολη στη διαχείριση. Το κλειδί είναι να προγραμματίζετε εκ των προτέρων, να παραμένετε οργανωμένοι και να μην περιμένετε μέχρι να φτάσει ήδη η προθεσμία.

Αν έχετε ιδρύσει μια επιχειρηματική οντότητα όπως LLC, S corporation ή partnership, οι τριμηνιαίοι φόροι είναι μία από τις πρώτες οικονομικές συνήθειες που πρέπει να εντάξετε στη λειτουργία σας. Η ίδρυση της οντότητας είναι μόνο ένα μέρος της επιχειρηματικής ιδιοκτησίας. Ο φορολογικός σχεδιασμός είναι το άλλο.

Τι είναι οι τριμηνιαίοι επιχειρηματικοί φόροι

Οι τριμηνιαίοι επιχειρηματικοί φόροι είναι εκτιμώμενες φορολογικές πληρωμές που γίνονται μέσα στο έτος για εισόδημα που δεν υπόκειται σε τακτική παρακράτηση. Ονομάζονται εκτιμώμενοι φόροι επειδή υπολογίζετε κατά προσέγγιση πόσο φόρο θα οφείλετε με βάση το αναμενόμενο εισόδημά σας, τις εκπτώσεις, τις πιστώσεις και τον φόρο αυτοαπασχόλησης για το έτος.

Για πολλούς ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, οι εκτιμώμενοι φόροι καλύπτουν τον ομοσπονδιακό φόρο εισοδήματος και, όταν ισχύει, τον φόρο αυτοαπασχόλησης. Συνήθως βασίζονται στο εισόδημα που αναμένετε να αποκτήσετε από επιχειρηματική δραστηριότητα, επενδυτικό εισόδημα και άλλο φορολογητέο εισόδημα που δεν παρακρατείται ήδη από μισθό.

Ο σκοπός των εκτιμώμενων πληρωμών είναι απλός: η IRS χρησιμοποιεί ένα σύστημα πληρωμής καθώς κερδίζετε εισόδημα. Αν οι φόροι δεν παρακρατούνται αυτόματα, γενικά αναμένεται να πληρώνετε καθώς κερδίζετε.

Ποιος συνήθως πρέπει να πληρώνει εκτιμώμενους φόρους

Ίσως χρειαστεί να κάνετε τριμηνιαίες εκτιμώμενες φορολογικές πληρωμές αν αναμένετε ότι θα οφείλετε τουλάχιστον 1.000 δολάρια σε ομοσπονδιακό φόρο όταν υποβληθεί η δήλωσή σας. Αυτό αφορά συχνά:

• Ατομικές επιχειρήσεις
• Ελεύθερους επαγγελματίες και ανεξάρτητους συνεργάτες
• Εταίρους σε partnership
• Μετόχους σε S corporation
• Ορισμένους εκμισθωτές και επενδυτές με εισόδημα χωρίς παρακράτηση
• Ιδιοκτήτες επιχειρήσεων με εισόδημα από πολλαπλές πηγές που δεν καλύπτεται πλήρως από παρακράτηση

Τα αυτοαπασχολούμενα άτομα είναι συχνά η ομάδα που επηρεάζεται πιο άμεσα, επειδή κανένας εργοδότης δεν παρακρατεί φόρο εισοδήματος ή μισθοδοτικό φόρο από τα έσοδά τους.

Αν δραστηριοποιείστε μέσω μιας pass-through οντότητας, θυμηθείτε ότι η ίδια η οντότητα δεν πληρώνει πάντα τον φόρο με τον ίδιο τρόπο που το κάνει μια C corporation. Αντίθετα, το εισόδημα συχνά περνά στη προσωπική σας δήλωση, όπου μπορεί να απαιτούνται εκτιμώμενες πληρωμές φόρου.

Ποιοι μπορεί να μην χρειάζεται να πληρώνουν

Ίσως να μην χρειάζεται να κάνετε τριμηνιαίες εκτιμώμενες πληρωμές αν η παρακράτησή σας είναι ήδη αρκετή για να καλύψει τον φορολογικό σας λογαριασμό για το έτος. Για παράδειγμα, ορισμένοι φορολογούμενοι μειώνουν την ανάγκη για εκτιμώμενες πληρωμές αυξάνοντας την παρακράτηση από μισθούς, συντάξεις ή άλλες πηγές.

Επίσης, μπορεί να αποφύγετε τις εκτιμώμενες πληρωμές αν ο συνολικός φόρος σας μετά την παρακράτηση και τις πιστώσεις είναι αρκετά χαμηλός ώστε να μην αναμένετε οφειλή προς την IRS κατά την υποβολή. Το πρακτικό κριτήριο δεν είναι αν έχετε επιχείρηση. Είναι αν αναμένετε ότι θα οφείλετε αρκετό φόρο, μετά την παρακράτηση και τις πιστώσεις, ώστε να ενεργοποιηθούν οι κανόνες των εκτιμώμενων φόρων.

Επειδή κάθε φορολογική κατάσταση είναι διαφορετική, πολλοί ιδιοκτήτες επιχειρήσεων ελέγχουν ξανά τα στοιχεία τους μετά από σημαντικές αλλαγές, όπως:

• Αύξηση των εσόδων
• Πρόσληψη ανεξάρτητων συνεργατών ή εργαζομένων
• Προσθήκη δεύτερης επιχείρησης
• Μετατροπή από ατομική επιχείρηση σε LLC ή S corporation
• Ανάληψη σημαντικών εκπιπτόμενων εξόδων
• Μετάβαση από εισόδημα μερικής απασχόλησης σε πλήρη αυτοαπασχόληση

Τι φόρους μπορούν να καλύψουν οι εκτιμώμενες πληρωμές

Οι εκτιμώμενες φορολογικές πληρωμές μπορεί να περιλαμβάνουν περισσότερα από τον ομοσπονδιακό φόρο εισοδήματος. Για πολλούς αυτοαπασχολούμενους φορολογούμενους, βοηθούν επίσης να καλυφθεί ο φόρος αυτοαπασχόλησης, ο οποίος χρηματοδοτεί τις εισφορές Κοινωνικής Ασφάλισης και Medicare για όσους εργάζονται για τον εαυτό τους.

Ανάλογα με την περίπτωσή σας, οι εκτιμώμενες πληρωμές μπορεί επίσης να βοηθήσουν στην κάλυψη εισοδήματος από:

• Τόκους
• Μερίσματα
• Ενοικιαστική δραστηριότητα
• Δευτερεύουσες δουλειές
• Έσοδα από συμβουλευτικές υπηρεσίες
• Ορισμένα φορολογητέα επιδόματα ή διανομές

Αν το εισόδημά σας προέρχεται από πολλές πηγές, μία πηγή μπορεί ήδη να έχει παρακράτηση ενώ μια άλλη όχι. Γι’ αυτό ο προγραμματισμός των εκτιμώμενων φόρων πρέπει να εξετάζει τη συνολική φορολογική σας εικόνα και όχι μόνο τα έσοδα της επιχείρησης.

Βήμα 1: Υπολογίστε το ετήσιο εισόδημά σας

Το πρώτο βήμα είναι να δημιουργήσετε μια ρεαλιστική εκτίμηση του φορολογητέου εισοδήματός σας για το έτος. Δεν χρειάζεται να είναι τέλεια, αλλά πρέπει να είναι ρεαλιστική.

Ξεκινήστε με:

• Αναμενόμενα έσοδα της επιχείρησης
• Αναμενόμενα έξοδα της επιχείρησης
• Άλλο φορολογητέο εισόδημα
• Τυχόν εκπιπτόμενες συνταξιοδοτικές εισφορές ή προσαρμογές που περιμένετε να κάνετε

Αν η επιχείρησή σας είναι εποχική ή ακανόνιστη, χρησιμοποιήστε ιστορικά δεδομένα αν υπάρχουν. Αν είστε νέος επιχειρηματίας, χρησιμοποιήστε την καλύτερη δυνατή πρόβλεψη με βάση τα τρέχοντα συμβόλαια, τους επαναλαμβανόμενους πελάτες και τις προγραμματισμένες πωλήσεις.

Μια συντηρητική εκτίμηση είναι συχνά καλύτερη από μια υπεραισιόδοξη. Αν το εισόδημά σας αυξάνεται γρήγορα, η υποεκτίμηση μπορεί να οδηγήσει σε απρόσμενη οφειλή αργότερα.

Βήμα 2: Υπολογίστε τη φορολογική σας υποχρέωση

Αφού εκτιμήσετε το εισόδημα, υπολογίστε τη πιθανή φορολογική σας επιβάρυνση. Πολλοί ιδιοκτήτες χρησιμοποιούν την περσινή δήλωση ως αφετηρία και την προσαρμόζουν για το τρέχον έτος.

Μπορείτε να κάνετε εκτίμηση με βάση:

• Το προβλεπόμενο φορολογητέο εισόδημά σας
• Τους ισχύοντες ομοσπονδιακούς φορολογικούς συντελεστές
• Φόρο αυτοαπασχόλησης, αν ισχύει
• Πιστώσεις και εκπτώσεις που αναμένετε να δηλώσετε

Το φύλλο εργασίας του IRS Form 1040-ES έχει σχεδιαστεί για να βοηθά φυσικά πρόσωπα να εκτιμούν αυτές τις πληρωμές. Το λογισμικό φορολογίας μπορεί επίσης να βοηθήσει, ειδικά αν το εισόδημά σας προέρχεται από περισσότερες από μία πηγές.

Αν αλλάζει η δομή της επιχείρησής σας, αυτό μπορεί να αλλάξει τον υπολογισμό. Για παράδειγμα, μια νέα εκλογή S corporation αλλάζει τον τρόπο με τον οποίο αμείβεται ο ιδιοκτήτης και τον τρόπο με τον οποίο μπορεί να δηλωθεί το εισόδημα. Αυτός είναι ένας λόγος για τον οποίο οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων πρέπει να επανεξετάζουν τους εκτιμώμενους φόρους κάθε φορά που αλλάζει η δομή.

Βήμα 3: Χωρίστε το συνολικό ποσό σε τριμηνιαίες πληρωμές

Αφού εκτιμήσετε τον συνολικό ετήσιο φόρο σας, χωρίστε το ποσό σε τέσσερις πληρωμές αν το εισόδημά σας κατανέμεται ομοιόμορφα μέσα στο έτος.

Για παράδειγμα, αν ο εκτιμώμενος ετήσιος φορολογικός λογαριασμός σας είναι 20.000 δολάρια, συνήθως θα στοχεύατε σε 5.000 δολάρια ανά τρίμηνο.

Ωστόσο, οι ίσες δόσεις δεν είναι η μόνη μέθοδος. Αν το εισόδημά σας είναι άνισο, ίσως χρειαστεί να προσαρμόσετε τις πληρωμές ώστε να ταιριάζουν καλύτερα με το πότε πραγματικά κερδίζετε εισόδημα. Αυτό έχει σημασία για επιχειρήσεις που είναι εποχικές, βασίζονται σε έργα ή εξαρτώνται σε μεγάλο βαθμό από τα έσοδα στο τέλος του έτους.

Ο στόχος δεν είναι απλώς να πληρώσετε κάτι. Είναι να πληρώσετε αρκετά, εγκαίρως, ώστε να αποφύγετε πρόστιμα και να μειώσετε την πιθανότητα μεγάλης οφειλής στο τέλος του έτους.

Βήμα 4: Γνωρίστε τις ημερομηνίες λήξης

Οι εκτιμώμενες φορολογικές πληρωμές συνήθως λήγουν τέσσερις φορές τον χρόνο:

• 15 Απριλίου για εισόδημα που κερδήθηκε από 1 Ιανουαρίου έως 31 Μαρτίου
• 15 Ιουνίου για εισόδημα που κερδήθηκε από 1 Απριλίου έως 31 Μαΐου
• 15 Σεπτεμβρίου για εισόδημα που κερδήθηκε από 1 Ιουνίου έως 31 Αυγούστου
• 15 Ιανουαρίου του επόμενου έτους για εισόδημα που κερδήθηκε από 1 Σεπτεμβρίου έως 31 Δεκεμβρίου

Αν μια ημερομηνία λήξης πέσει σε Σαββατοκύριακο ή σε νόμιμη αργία, η προθεσμία συνήθως μεταφέρεται στην επόμενη εργάσιμη ημέρα.

Βοηθά να ορίζετε υπενθυμίσεις πολύ πριν από κάθε προθεσμία. Πολλοί ιδιοκτήτες επιχειρήσεων επιλέγουν να ελέγχουν το εισόδημα και να στέλνουν την πληρωμή τουλάχιστον μία εβδομάδα νωρίτερα, ώστε να υπάρχει χρόνος για διόρθωση τυχόν σφαλμάτων στον υπολογισμό ή καθυστερήσεων στην πληρωμή.

Βήμα 5: Επιλέξτε τον τρόπο πληρωμής

Η IRS προσφέρει αρκετούς τρόπους για να κάνετε εκτιμώμενες φορολογικές πληρωμές.

Συνηθισμένες μέθοδοι πληρωμής περιλαμβάνουν:

• IRS Direct Pay από τραπεζικό λογαριασμό
• Πληρωμή μέσω online λογαριασμού της IRS
• Χρέωση ή πίστωση μέσω εγκεκριμένων παρόχων πληρωμών
• Εφαρμογή IRS2Go για κινητά
• Electronic Federal Tax Payment System, ανάλογα με τον τύπο του φόρου και την κατάσταση υποβολής
• Ταχυδρομική αποστολή με το κατάλληλο voucher, αν προτιμάτε έντυπη υποβολή

Η online πληρωμή είναι συχνά η πιο εύκολη επιλογή, επειδή παρέχει άμεση επιβεβαίωση. Αυτή η επιβεβαίωση είναι χρήσιμη για τα αρχεία σας και για τη συμφωνία των πληρωμών στο τέλος του έτους.

Πριν πληρώσετε, βεβαιωθείτε ότι έχετε τις απαραίτητες πληροφορίες, όπως τον αριθμό Social Security ή EIN, το φορολογικό έτος και το ποσό που θέλετε να υποβάλετε.

Βήμα 6: Διατηρήστε οργανωμένα αρχεία

Οι εκτιμώμενοι φόροι διαχειρίζονται πιο εύκολα όταν τους παρακολουθείτε καθ’ όλη τη διάρκεια του έτους αντί να προσπαθείτε να ανασυνθέσετε τα πάντα κατά την υποβολή.

Κρατήστε αρχείο για:

• Ημερομηνίες πληρωμής
• Ποσά πληρωμής
• Αριθμούς επιβεβαίωσης
• Τη μέθοδο πληρωμής που χρησιμοποιήθηκε
• Τις εκτιμήσεις εισοδήματος που χρησιμοποιήθηκαν για τον υπολογισμό κάθε πληρωμής
• Τυχόν αλλαγές στα έσοδα ή τις εκπτώσεις που επηρέασαν τις εκτιμήσεις σας

Ένα απλό υπολογιστικό φύλλο μπορεί να αρκεί. Το ίδιο και το λογιστικό λογισμικό. Αυτό που έχει σημασία είναι η συνέπεια.

Για τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, αυτή η τήρηση αρχείων είναι ιδιαίτερα σημαντική, επειδή οι εκτιμώμενες πληρωμές αποτελούν μέρος ενός ευρύτερου οικονομικού συστήματος που πρέπει να περιλαμβάνει λογιστική παρακολούθηση, μισθοδοσία, παρακολούθηση κερδοφορίας και ετήσια φορολογική προετοιμασία.

Τι συμβαίνει αν πληρώσετε λιγότερο

Αν πληρώσετε πολύ λίγο ή καθυστερήσετε, η IRS μπορεί να επιβάλει πρόστιμο. Το πρόστιμο για ανεπαρκή πληρωμή δεν έχει στόχο να τιμωρήσει κάθε λάθος, αλλά μπορεί να αυξηθεί αν αγνοήσετε τους εκτιμώμενους φόρους για πολύ καιρό.

Γενικά, ίσως αποφύγετε το πρόστιμο αν:

• Οφείλετε λιγότερα από 1.000 δολάρια μετά την παρακράτηση και τις πιστώσεις, ή
• Πληρώσατε τουλάχιστον το 90% του φόρου του τρέχοντος έτους, ή
• Πληρώσατε το 100% του φόρου του προηγούμενου έτους, όποιο είναι μικρότερο για την περίπτωσή σας

Επειδή οι κανόνες safe harbor μπορεί να διαφέρουν ανάλογα με το επίπεδο εισοδήματος και την κατάσταση φορολογικής δήλωσης, είναι σωστό να ελέγξετε τις τρέχουσες οδηγίες της IRS αν το εισόδημά σας έχει αλλάξει σημαντικά.

Ο καλύτερος τρόπος να αποφύγετε ένα πρόστιμο είναι να κάνετε τις πληρωμές στην ώρα τους και να επανεξετάζετε τα στοιχεία σας όταν αλλάζει το επιχειρηματικό εισόδημα.

Γιατί έχει σημασία η επιχειρηματική δομή

Ο τύπος της οντότητάς σας επηρεάζει τον τρόπο με τον οποίο χειρίζεστε τους φόρους, αλλά δεν εξαλείφει την ανάγκη να τους σχεδιάζετε.

Η πρακτική διαφορά είναι η εξής:

• Μια ατομική επιχείρηση συνήθως δηλώνει το επιχειρηματικό εισόδημα απευθείας σε προσωπική δήλωση
• Ένα partnership συνήθως μεταφέρει το εισόδημα στους εταίρους
• Μια S corporation μεταφέρει το εισόδημα στους μετόχους, αν και η μισθοδοσία και οι διανομές μπορούν να αλλάξουν την ανάλυση
• Μια C corporation γενικά ακολουθεί διαφορετικό φορολογικό πλαίσιο και μπορεί να κάνει εκτιμώμενες εταιρικές πληρωμές φόρου αν αναμένει ότι θα οφείλει αρκετό φόρο

Αυτό σημαίνει ότι η ίδρυση επιχείρησης και ο φορολογικός σχεδιασμός πρέπει να προχωρούν μαζί. Αν ιδρύετε μια νέα LLC, επιλέγετε φορολογική μεταχείριση S corporation ή αναδιαρθρώνετε την επιχείρησή σας, εντάξτε τους εκτιμώμενους φόρους στον σχεδιασμό από την αρχή.

Ένα απλό τριμηνιαίο workflow φόρου

Αν θέλετε ένα πρακτικό σύστημα, χρησιμοποιήστε αυτό το workflow κάθε τρίμηνο:

1. Ελέγξτε τα έσοδα και τα έξοδα από την αρχή του έτους μέχρι σήμερα.
2. Ενημερώστε την εκτίμηση εισοδήματός σας.
3. Υπολογίστε ξανά τον αναμενόμενο φορολογικό σας λογαριασμό.
4. Συγκρίνετε το ποσό αυτό με τις πληρωμές που έχουν ήδη γίνει.
5. Στείλτε την επόμενη εκτιμώμενη πληρωμή.
6. Αποθηκεύστε την επιβεβαίωση και ενημερώστε το φορολογικό σας αρχείο παρακολούθησης.

Αυτή είναι μία από τις πιο εύκολες συνήθειες που μπορεί να υιοθετήσει ένας ιδιοκτήτης επιχείρησης. Μειώνει τις εκπλήξεις, βελτιώνει τον προγραμματισμό των ταμειακών ροών και κάνει τη φορολογική περίοδο λιγότερο αγχωτική.

Πότε να ζητήσετε επαγγελματική βοήθεια

Δεν χρειάζεται να είστε ειδικός στη φορολογία για να διαχειριστείτε τις τριμηνιαίες πληρωμές, αλλά υπάρχουν φορές που η επαγγελματική συμβουλή αξίζει.

Σκεφτείτε να ζητήσετε βοήθεια αν:

• Το εισόδημά σας αλλάζει απότομα μέσα στο έτος
• Έχετε πολλαπλές οντότητες ή πηγές εισοδήματος
• Δραστηριοποιείστε σε περισσότερες από μία πολιτείες
• Πρόσφατα αλλάξατε από ατομική επιχείρηση σε LLC ή εταιρεία
• Δεν είστε βέβαιοι πώς εφαρμόζεται ο φόρος αυτοαπασχόλησης
• Θέλετε να καταλάβετε αν η παρακράτηση μπορεί να αντικαταστήσει τις εκτιμώμενες πληρωμές

Ένας εξειδικευμένος φοροτεχνικός μπορεί να σας βοηθήσει να διαμορφώσετε μια στρατηγική πληρωμών που ταιριάζει στην επιχείρησή σας αντί να χρησιμοποιείτε μια λύση που ταιριάζει σε όλους.

Τελικό συμπέρασμα

Οι τριμηνιαίοι επιχειρηματικοί φόροι είναι διαχειρίσιμοι όταν τους αντιμετωπίζετε ως μέρος της κανονικής επιχειρησιακής σας ρουτίνας. Εκτιμήστε τον ετήσιο φόρο σας, χωρίστε τον σε πληρωμές, παρακολουθήστε τις προθεσμίες και κρατήστε καλά αρχεία. Αν αλλάξει το εισόδημά σας, ενημερώστε αμέσως τα στοιχεία σας.

Για πολλούς επιχειρηματίες, το πιο δύσκολο κομμάτι δεν είναι τα μαθηματικά. Είναι η δημιουργία της συνήθειας. Μόλις αυτή η συνήθεια εγκαθιδρυθεί, οι τριμηνιαίες φορολογικές πληρωμές γίνονται απλώς ένα ακόμη σύστημα που υποστηρίζει μια πιο υγιή επιχείρηση.

Αν ιδρύετε μια νέα επιχείρηση, εντάξτε τον φορολογικό σχεδιασμό στη διαδικασία εγκατάστασης από την πρώτη ημέρα. Όσο νωρίτερα χτίσετε το σύστημα, τόσο λιγότερες εκπλήξεις θα αντιμετωπίσετε αργότερα.