Så betalar du kvartalsvis företagsskatt: En steg-för-steg-guide för småföretagare

Kvartalsvis företagsskatt kan kännas avskräckande första gången du stöter på den, särskilt om du är van vid att skatt dras från en lön. För entreprenörer, frilansare, oberoende uppdragstagare och ägare av genomströmningsföretag fungerar det federala skattesystemet ofta annorlunda. I stället för att betala allt i slutet av året kan du behöva göra preliminära skattebetalningar under året.

Det betyder inte att kvartalsskatt är komplicerad. När du förstår vem som måste betala, vad som ska räknas med, hur beloppet beräknas och när varje betalning ska skickas in blir processen mycket enklare att hantera. Nyckeln är att planera i förväg, hålla ordning och inte vänta tills sista dagen.

Om du har bildat en företagsform som ett LLC, ett S-bolag eller ett handelsbolag är kvartalsskatt en av de första ekonomiska rutinerna du bör bygga in i verksamheten. Företagsbildning är bara en del av att äga ett företag. Skatteplanering är den andra.

Vad kvartalsvis företagsskatt är

Kvartalsvis företagsskatt är preliminära skattebetalningar som görs under året för inkomster som inte omfattas av löpande skatteavdrag. De kallas preliminära skatter eftersom du uppskattar hur mycket skatt du kommer att vara skyldig baserat på förväntad inkomst, avdrag, krediter och egenavgiftsskatt för året.

För många företagare omfattar preliminära skatter federal inkomstskatt och, när det är tillämpligt, egenavgiftsskatt. De baseras vanligtvis på den inkomst du förväntar dig att få från verksamheten, investeringsinkomster och annan skattepliktig inkomst som inte redan dras från en lön.

Syftet med preliminära betalningar är enkelt: IRS använder ett system med löpande betalning. Om skatter inte dras automatiskt förväntas du i regel betala i takt med att du tjänar in dem.

Vem som vanligtvis måste betala preliminär skatt

Du kan behöva göra kvartalsvisa preliminära skattebetalningar om du förväntar dig att vara skyldig minst 1 000 USD i federal skatt när deklarationen lämnas in. Detta gäller ofta:

• Enskilda näringsidkare
• Frilansare och oberoende uppdragstagare
• Delägare i handelsbolag
• Aktieägare i S-bolag
• Vissa fastighetsägare och investerare med inkomster utan skatteavdrag
• Företagsägare med inkomster från flera källor som inte täcks fullt ut av skatteavdrag

Egenföretagare är ofta den grupp som påverkas mest direkt, eftersom ingen arbetsgivare drar inkomstskatt eller arbetsgivaravgifter från deras ersättning.

Om du driver företag genom en genomströmningsenhet, kom ihåg att själva bolaget inte alltid betalar skatt på samma sätt som ett C-bolag gör. I stället går inkomsten ofta vidare till din privata deklaration, där preliminära skattebetalningar kan krävas.

Vem som kanske inte behöver betala

Du behöver kanske inte göra kvartalsvisa preliminära betalningar om dina skatteavdrag redan räcker för att täcka din skatt för året. Vissa skattebetalare minskar till exempel behovet av preliminära betalningar genom att öka skatteavdrag från lön, pension eller andra inkomster.

Du kan också undvika preliminära betalningar om din totala skatt efter avdrag och krediter är så låg att du inte förväntar dig att vara skyldig IRS något när du lämnar in deklarationen. Det praktiska testet är inte om du äger ett företag. Det är om du förväntar dig att vara skyldig tillräckligt mycket skatt, efter avdrag och krediter, för att omfattas av reglerna om preliminär skatt.

Eftersom varje skattesituation är unik går många företagare igenom siffrorna igen efter större förändringar som:

• En kraftig ökning av intäkterna
• Anställning av entreprenörer eller medarbetare
• Att lägga till ett andra företag
• Omvandling från enskild näringsverksamhet till LLC eller S-bolag
• Stora avdragsgilla kostnader
• Byte från deltidsverksamhet vid sidan av till heltids egenföretagande

Vilka skatter preliminära betalningar kan täcka

Preliminära skattebetalningar kan omfatta mer än bara federal inkomstskatt. För många som driver eget företag hjälper de också till att täcka egenavgiftsskatt, som finansierar Social Security och Medicare för personer som arbetar för sig själva.

Beroende på din situation kan preliminära betalningar också hjälpa till att täcka inkomster från:

• Ränta
• Utdelningar
• Hyresverksamhet
• Extrajobb
• Konsultinkomster
• Vissa skattepliktiga förmåner eller utdelningar

Om din inkomst kommer från flera håll kan en källa redan ha skatteavdrag medan en annan inte har det. Därför bör planeringen av preliminär skatt utgå från hela din skattesituation, inte bara företagets intäkter.

Steg 1: Uppskatta din årliga inkomst

Första steget är att göra en rimlig uppskattning av din skattepliktiga inkomst för året. Den behöver inte vara perfekt, men den bör vara realistisk.

Börja med:

• Förväntade intäkter från verksamheten
• Förväntade företagskostnader
• Annan skattepliktig inkomst
• Eventuella avdragsgilla pensionsinsättningar eller justeringar du förväntar dig att göra

Om din verksamhet är säsongsbetonad eller ojämn, använd historiska data om du har sådana. Om du är ny, utgå från din bästa prognos baserad på aktuella avtal, återkommande kunder och planerad försäljning.

En försiktig uppskattning är ofta bättre än en alltför optimistisk. Om inkomsten ökar snabbt kan en underskattning leda till en oväntad restskatt senare.

Steg 2: Uppskatta din skatteskuld

När du har uppskattat inkomsten beräknar du din sannolika skatteskuld. Många ägare använder föregående års deklaration som utgångspunkt och justerar för innevarande år.

Du kan uppskatta baserat på:

• Din beräknade skattepliktiga inkomst
• Tillämpliga federala inkomstskattesatser
• Egenavgiftsskatt, om relevant
• Krediter och avdrag du förväntar dig att göra gällande

IRS formulär 1040-ES innehåller ett arbetsblad som är avsett att hjälpa privatpersoner att uppskatta dessa betalningar. Skatteprogram kan också hjälpa, särskilt om din inkomst kommer från mer än en källa.

Om din företagsform förändras kan det påverka beräkningen. Till exempel ändrar ett nytt val av S-bolag hur ägaren ersätts och hur inkomster kan redovisas. Därför bör företagare gå igenom preliminär skatt på nytt när strukturen ändras.

Steg 3: Dela upp totalsumman i kvartalsbetalningar

När du har uppskattat den totala årsskatten delar du beloppet i fyra betalningar om inkomsten är jämnt fördelad över året.

Om din uppskattade årsskatt till exempel är 20 000 USD, siktar du i regel på 5 000 USD per kvartal.

Jämna delbetalningar är dock inte den enda metoden. Om inkomsten är ojämn kan du behöva justera betalningarna så att de bättre följer när du faktiskt tjänar pengarna. Det är särskilt viktigt för företag som är säsongsbetonade, projektbaserade eller starkt beroende av intäkter sent på året.

Målet är inte bara att betala något. Det är att betala tillräckligt i tid för att undvika avgifter och minska risken för en stor restskatt vid årets slut.

Steg 4: Känn till förfallodatumen

Preliminära skattebetalningar förfaller normalt fyra gånger per år:

• 15 april för inkomst som tjänats in 1 januari till 31 mars
• 15 juni för inkomst som tjänats in 1 april till 31 maj
• 15 september för inkomst som tjänats in 1 juni till 31 augusti
• 15 januari året därpå för inkomst som tjänats in 1 september till 31 december

Om ett förfallodatum infaller på en helg eller en lagstadgad helgdag flyttas tidsfristen vanligtvis till nästa vardag.

Det hjälper att sätta påminnelser i god tid före varje deadline. Många företagare väljer att gå igenom inkomsterna och skicka betalningen minst en vecka i förväg, vilket ger tid att rätta till eventuella fel i beräkningen eller förseningar i betalningen.

Steg 5: Välj hur du ska betala

IRS erbjuder flera sätt att göra preliminära skattebetalningar.

Vanliga betalningsmetoder inkluderar:

• IRS Direct Pay från ett bankkonto
• Betalning via ett IRS-konto online
• Betalning med betalkort eller kreditkort via godkända betalningsförmedlare
• IRS2Go-mobilappen
• Electronic Federal Tax Payment System, beroende på skatteslag och inlämningssituation
• Post med rätt voucher om du föredrar pappershantering

Onlinebetalning är ofta det enklaste alternativet eftersom du får en omedelbar bekräftelse. Den bekräftelsen är användbar för dina egna register och för avstämning vid årets slut.

Innan du betalar, se till att du har den information du behöver, till exempel ditt Social Security-nummer eller EIN, skatteåret och beloppet du vill betala in.

Steg 6: Håll ordning på dokumentationen

Preliminär skatt är enklare att hantera när du följer upp den under hela året i stället för att försöka rekonstruera allt vid deklarationstillfället.

Spara en uppgift om:

• Betalningsdatum
• Betalda belopp
• Bekräftelsenummer
• Vilken metod som användes för betalningen
• Inkomstuppskattningar som användes för att beräkna varje betalning
• Eventuella förändringar i intäkter eller avdrag som påverkade uppskattningen

Ett enkelt kalkylblad kan fungera. Det kan också bokföringsprogram. Det viktiga är konsekvens.

För företagare är denna dokumentation särskilt viktig eftersom preliminära betalningar är en del av ett större ekonomiskt system som bör omfatta bokföring, lönehantering, vinstuppföljning och årlig skatteförberedelse.

Vad som händer om du betalar för lite

Om du betalar för lite eller betalar för sent kan IRS ta ut en avgift. Underskottsavgiften är inte tänkt att straffa varje misstag, men den kan bli betydande om du ignorerar preliminär skatt för länge.

I allmänhet kan du undvika avgiften om:

• Du är skyldig mindre än 1 000 USD efter avdrag och krediter, eller
• Du har betalat minst 90 % av den aktuella årets skatt, eller
• Du har betalat 100 % av föregående års skatt, beroende på vilket som är lägst för din situation

Eftersom safe harbor-regler kan variera beroende på inkomstnivå och deklarationsstatus är det klokt att kontrollera aktuell IRS-vägledning om din inkomst har förändrats kraftigt.

Det bästa sättet att undvika avgifter är att göra betalningarna i tid och uppdatera siffrorna när verksamhetsinkomsten förändras.

Varför företagsformen spelar roll

Din företagsform påverkar hur du hanterar skatter, men den tar inte bort behovet av att planera för dem.

Den praktiska skillnaden är:

• En enskild näringsidkare redovisar vanligtvis företagsinkomster direkt i den privata deklarationen
• Ett handelsbolag för vanligtvis vidare inkomster till delägarna
• Ett S-bolag för vidare inkomster till aktieägarna, även om lön och utdelningar kan påverka bedömningen
• Ett C-bolag följer i regel en annan skatteordning och kan behöva göra preliminära bolagsskattbetalningar om det förväntas vara skyldigt tillräckligt mycket skatt

Det betyder att företagsbildning och skatteplanering bör gå hand i hand. Om du startar ett nytt LLC, väljer S-bolagsbeskattning eller omstrukturerar ditt företag, bygg in preliminär skatt i planen från början.

Ett enkelt arbetsflöde för kvartalsskatt

Om du vill ha ett praktiskt system kan du använda detta arbetsflöde varje kvartal:

1. Granska intäkter och kostnader hittills under året.
2. Uppdatera din inkomstuppskattning.
3. Beräkna om din förväntade skatt.
4. Jämför beloppet med betalningar som redan har gjorts.
5. Skicka nästa preliminära betalning.
6. Spara bekräftelsen och uppdatera din skattespårning.

Det här är en av de enklaste rutinerna en företagare kan bygga upp. Den minskar överraskningar, förbättrar planeringen av kassaflödet och gör deklarationstiden mindre stressig.

När du bör ta hjälp av en expert

Du behöver inte vara skatteexpert för att hantera kvartalsbetalningar, men det finns tillfällen då professionell rådgivning är värdefull.

Överväg hjälp om:

• Din inkomst förändras kraftigt under året
• Du har flera företag eller inkomstkällor
• Du verkar i mer än en delstat
• Du nyligen har gått från enskild näringsverksamhet till LLC eller bolag
• Du är osäker på hur egenavgiftsskatt ska tillämpas
• Du vill förstå om skatteavdrag kan ersätta preliminära betalningar

En kvalificerad skatterådgivare kan hjälpa dig att skapa en betalningsstrategi som passar ditt företag i stället för att använda en standardmall.

Slutsats

Kvartalsvis företagsskatt är hanterbar när du behandlar den som en del av din vanliga verksamhetsrutin. Uppskatta din årliga skatt, dela upp den i betalningar, håll koll på förfallodatumen och spara tydlig dokumentation. Om inkomsten förändras, uppdatera siffrorna direkt.

För många entreprenörer är det svåraste inte uträkningen. Det är att bygga vanan. När den väl finns på plats blir kvartalsvisa skattebetalningar bara ännu ett system som stöder ett sundare företag.

Om du håller på att bilda ett nytt företag bör skatteplanering ingå i uppstartsprocessen från dag ett. Ju tidigare du bygger systemet, desto färre överraskningar möter du senare.