Slik betaler du kvartalsvise virksomhetsskatter: En steg-for-steg-guide for småbedriftseiere

Kvartalsvise virksomhetsskatter kan virke skremmende første gang du møter dem, spesielt hvis du er vant til at skatt trekkes fra lønnen din. For gründere, frilansere, selvstendige oppdragstakere og eiere av virksomheter med gjennomstrømningsbeskatning fungerer det føderale skattesystemet ofte annerledes. I stedet for å betale alt ved årets slutt, kan du måtte gjøre forskuddsvise skatteinnbetalinger gjennom året.

Det betyr ikke at kvartalsskatt er komplisert. Når du først forstår hvem som må betale, hva som skal tas med, hvordan du beregner beløpet, og når hver betaling skal sendes inn, blir prosessen mye enklere å håndtere. Nøkkelen er å planlegge på forhånd, holde orden og unngå å vente til fristen allerede er her.

Hvis du har opprettet en virksomhetsenhet som en LLC, et S-selskap eller et partnerskap, er kvartalsskatt en av de første økonomiske vanene du bør bygge inn i driften. Selskapsdannelse er bare én del av det å eie en virksomhet. Skatteplanlegging er den andre.

Hva kvartalsvise virksomhetsskatter er

Kvartalsvise virksomhetsskatter er beregnede skatteinnbetalinger som gjøres i løpet av året for inntekt som ikke er underlagt vanlig forskuddstrekk. De kalles beregnede skatter fordi du anslår hvor mye skatt du vil skylde basert på forventet inntekt, fradrag, kreditter og selvstendig næringsskatt for året.

For mange bedriftseiere omfatter beregnede skatter føderal inntektsskatt og, når det er aktuelt, selvstendig næringsskatt. De er vanligvis basert på inntekten du forventer å tjene fra virksomhetsaktivitet, investeringsinntekter og annen skattepliktig inntekt som ikke allerede blir trukket gjennom lønn.

Formålet med forskuddsbetalingene er enkelt: IRS bruker et pay-as-you-go-system. Hvis skatt ikke trekkes automatisk, forventes det som regel at du betaler etter hvert som du tjener.

Hvem som vanligvis må betale beregnet skatt

Du kan måtte gjøre kvartalsvise beregnede skatteinnbetalinger hvis du forventer å skylde minst 1 000 dollar i føderal skatt når skattemeldingen leveres. Dette gjelder ofte:

• Enkeltpersonforetak
• Frilansere og selvstendige oppdragstakere
• Deltakere i et partnerskap
• Aksjonærer i et S-selskap
• Noen utleiere og investorer med inntekt uten forskuddstrekk
• Bedriftseiere med inntekt fra flere kilder som ikke fullt ut dekkes av forskuddstrekk

Selvstendig næringsdrivende er ofte den gruppen som blir mest direkte berørt, fordi ingen arbeidsgiver trekker inntektsskatt eller lønnsskatt fra inntektene deres.

Hvis du driver virksomhet gjennom en enhet med gjennomstrømningsbeskatning, må du huske at selve enheten ikke alltid betaler skatten på samme måte som et C-selskap gjør. I stedet flyter inntekten ofte gjennom til din personlige skattemelding, der beregnede skatteinnbetalinger kan være påkrevd.

Hvem som kanskje ikke trenger å betale

Du trenger kanskje ikke å gjøre kvartalsvise forskuddsinnbetalinger hvis forskuddstrekket ditt allerede er nok til å dekke skatteregningen for året. For eksempel reduserer noen skattebetalere behovet for beregnede innbetalinger ved å øke forskuddstrekket fra lønn, pensjonsinntekt eller andre kilder.

Du kan også unngå beregnede skatteinnbetalinger hvis total skatteplikt etter forskuddstrekk og kreditter er lav nok til at du ikke forventer å skylde IRS noe ved innlevering. Den praktiske testen er ikke om du eier en virksomhet. Det er om du forventer å skylde nok skatt, etter forskuddstrekk og kreditter, til at reglene om beregnet skatt slår inn.

Siden alle skattesituasjoner er forskjellige, kontrollerer mange bedriftseiere tallene sine på nytt etter større endringer som:

• Kraftig økning i omsetning
• Ansettelse av oppdragstakere eller ansatte
• Oppstart av en ekstra virksomhet
• Overgang fra enkeltpersonforetak til LLC eller S-selskap
• Betydelige fradragsberettigede utgifter
• Skifte fra deltids bijobb til fulltids selvstendig næringsvirksomhet

Hvilke skatter beregnede innbetalinger kan dekke

Beregnede skatteinnbetalinger kan omfatte mer enn bare føderal inntektsskatt. For mange som leverer selvangivelse for selvstendig næringsvirksomhet, hjelper de også med å dekke selvstendig næringsskatt, som finansierer bidrag til Social Security og Medicare for personer som arbeider for seg selv.

Avhengig av situasjonen din kan beregnede innbetalinger også hjelpe med å dekke inntekt fra:

• Renter
• Utbytte
• Utleieaktivitet
• Bijobber
• Konsulentinntekter
• Visse skattepliktige fordeler eller utdelinger

Hvis inntekten din kommer fra flere steder, kan én kilde allerede ha forskuddstrekk mens en annen ikke har det. Derfor bør planlegging av beregnet skatt se på hele skattebildet ditt, ikke bare virksomhetsinntekten.

Trinn 1: Estimer årsinntekten din

Det første trinnet er å lage et rimelig anslag for den skattepliktige inntekten din for året. Dette trenger ikke å være perfekt, men det bør være realistisk.

Start med:

• Forventede virksomhetsinntekter
• Forventede virksomhetsutgifter
• Annen skattepliktig inntekt
• Eventuelle fradragsberettigede pensjonsinnskudd eller justeringer du forventer å gjøre

Hvis virksomheten din er sesongbasert eller ujevn, bruk historiske data hvis du har det. Hvis du er ny, bruk den beste prognosen din basert på nåværende kontrakter, faste kunder og planlagt salg.

Et konservativt anslag er ofte bedre enn et optimistisk. Hvis inntekten din stiger raskt, kan en for lav vurdering føre til en uventet restskatt senere.

Trinn 2: Estimer skatteplikten din

Når du har estimert inntekten, beregner du den sannsynlige skatteplikten. Mange eiere bruker fjorårets skattemelding som utgangspunkt og justerer for inneværende år.

Du kan estimere basert på:

• Forventet skattepliktig inntekt
• Gjeldende føderale skattesatser
• Selvstendig næringsskatt, hvis relevant
• Kreditter og fradrag du forventer å kreve

IRS-skjemaet 1040-ES er laget for å hjelpe enkeltpersoner med å anslå disse innbetalingene. Skatteprogramvare kan også hjelpe, særlig hvis inntekten din kommer fra mer enn én kilde.

Hvis virksomhetsstrukturen din endrer seg, kan det også endre beregningen. For eksempel påvirker et nytt S-selskapsevalg hvordan eieren blir betalt og hvordan inntekten kan rapporteres. Det er en av grunnene til at bedriftseiere bør se på beregnet skatt på nytt når strukturen endres.

Trinn 3: Del totalen opp i kvartalsvise innbetalinger

Etter at du har estimert total skatt for året, deler du beløpet i fire innbetalinger hvis inntekten er jevnt fordelt gjennom året.

Hvis den estimerte skatteregningen for året for eksempel er 20 000 dollar, vil du normalt sikte mot 5 000 dollar per kvartal.

Det er likevel ikke bare like avdrag som er mulig. Hvis inntekten din er ujevn, kan du måtte justere innbetalingene slik at de bedre samsvarer med når du faktisk tjener pengene. Dette er viktig for virksomheter som er sesongbaserte, prosjektbaserte eller i stor grad avhengige av inntekter sent på året.

Målet er ikke bare å betale noe. Det er å betale nok, i tide, til å unngå gebyrer og redusere sjansen for en stor restskatt ved årets slutt.

Trinn 4: Kjenn forfallsdatoene

Beregnede skatteinnbetalinger forfaller vanligvis fire ganger i året:

• 15. april for inntekt opptjent fra 1. januar til 31. mars
• 15. juni for inntekt opptjent fra 1. april til 31. mai
• 15. september for inntekt opptjent fra 1. juni til 31. august
• 15. januar året etter for inntekt opptjent fra 1. september til 31. desember

Hvis en forfallsdato faller på en helg eller en offentlig fridag, flyttes fristen vanligvis til neste virkedag.

Det hjelper å sette påminnelser i god tid før hver frist. Mange bedriftseiere velger å gjennomgå inntekten og sende betalingen minst en uke tidlig, noe som gir tid til å rette opp eventuelle beregningsfeil eller forsinkelser i betalingen.

Trinn 5: Velg hvordan du betaler

IRS tilbyr flere måter å gjøre beregnede skatteinnbetalinger på.

Vanlige betalingsmåter inkluderer:

• IRS Direct Pay fra bankkonto
• Betaling via en IRS-konto på nett
• Debet- eller kredittkort gjennom godkjente betalingsformidlere
• IRS2Go-mobilappen
• Electronic Federal Tax Payment System, avhengig av skattetype og innleveringssituasjon
• Post med riktig betalingskupong hvis du foretrekker papirinnlevering

Nettbetaling er ofte det enkleste alternativet fordi du får umiddelbar bekreftelse. Den bekreftelsen er nyttig for arkivet ditt og for avstemming av betalinger ved årets slutt.

Før du betaler, må du kontrollere at du har informasjonen du trenger, som Social Security-nummer eller EIN, skatteåret og beløpet du vil sende inn.

Trinn 6: Hold orden på dokumentasjonen

Beregnet skatt er enklere å håndtere når du følger den opp gjennom året i stedet for å forsøke å rekonstruere alt ved innleveringstidspunktet.

Ta vare på:

• Betalingsdatoer
• Betalingsbeløp
• Bekreftelsesnumre
• Metoden som ble brukt til å betale
• Inntektsanslagene som ble brukt for å beregne hver betaling
• Eventuelle endringer i inntekter eller fradrag som påvirket anslagene dine

Et enkelt regneark kan fungere. Det kan også regnskapsprogramvare. Det som betyr noe, er konsistens.

For bedriftseiere er denne dokumentasjonen spesielt viktig fordi beregnede innbetalinger er en del av et større økonomisk system som også bør omfatte bokføring, lønnskjøring, resultatoppfølging og årlig skattemessig forberedelse.

Hva som skjer hvis du betaler for lite

Hvis du betaler for lite eller for sent, kan IRS kreve et gebyr. Gebyret for underbetaling er ikke ment å straffe alle feil, men det kan bli betydelig hvis du ignorerer beregnede innbetalinger for lenge.

Generelt kan du unngå gebyret hvis:

• Du skylder mindre enn 1 000 dollar etter forskuddstrekk og kreditter, eller
• Du betalte minst 90 % av skatten for inneværende år, eller
• Du betalte 100 % av skatten for året før, avhengig av hvilken av disse reglene som er minst gunstig for din situasjon

Siden trygg havn-reglene kan variere med inntektsnivå og sivilstatus, er det lurt å gå gjennom gjeldende IRS-veiledning hvis inntekten din har endret seg betydelig.

Den beste måten å unngå gebyr på er å betale i tide og justere tallene dine når virksomhetsinntekten endrer seg.

Hvorfor virksomhetsstrukturen betyr noe

Enhetstypen din påvirker hvordan du håndterer skatt, men den eliminerer ikke behovet for å planlegge for den.

Her er den praktiske forskjellen:

• Et enkeltpersonforetak rapporterer vanligvis virksomhetsinntekt direkte på en personlig skattemelding
• Et partnerskap fører som regel inntekten videre til deltakerne
• Et S-selskap fører inntekten videre til aksjonærene, selv om lønn og utdelinger kan endre vurderingen
• Et C-selskap følger vanligvis et annet skatteregime og kan gjøre beregnede selskapsinnbetalinger hvis det forventer å skylde nok skatt

Det betyr at selskapsdannelse og skatteplanlegging bør gå hånd i hånd. Hvis du etablerer en ny LLC, velger S-selskapsstatus eller omstrukturerer virksomheten din, bør du bygge inn beregnede skatter i planen fra starten av.

En enkel arbeidsflyt for kvartalsskatt

Hvis du vil ha et praktisk system, kan du bruke denne arbeidsflyten hvert kvartal:

1. Gå gjennom inntekter og utgifter hittil i år.
2. Oppdater inntektsanslaget ditt.
3. Beregn forventet skatteregning på nytt.
4. Sammenlign beløpet med betalinger som allerede er gjort.
5. Send neste beregnede innbetaling.
6. Lagre bekreftelsen og oppdater skattetabellen din.

Dette er en av de enkleste vanene en bedriftseier kan bygge. Den reduserer overraskelser, forbedrer planleggingen av kontantstrøm og gjør skattekontrollen mindre stressende.

Når du bør få profesjonell hjelp

Du trenger ikke å være skatteekspert for å håndtere kvartalsvise betalinger, men det finnes tider hvor profesjonell rådgivning er verdt det.

Vurder å få hjelp hvis:

• Inntekten din endrer seg kraftig i løpet av året
• Du har flere enheter eller inntektsstrømmer
• Du driver virksomhet i mer enn én delstat
• Du nylig har gått fra enkeltpersonforetak til LLC eller selskap
• Du er usikker på hvordan selvstendig næringsskatt gjelder
• Du vil forstå om forskuddstrekk kan erstatte beregnede innbetalinger

En kvalifisert skatterådgiver kan hjelpe deg med å sette opp en betalingsstrategi som passer virksomheten din, i stedet for å bruke en standardløsning som passer alle.

Hovedpoeng

Kvartalsvise virksomhetsskatter er håndterbare når du behandler dem som en del av den normale driften. Estimer årsskatten din, del den opp i innbetalinger, følg med på fristene og hold god dokumentasjon. Hvis inntekten din endrer seg, oppdater tallene dine med en gang.

For mange gründere er den vanskeligste delen ikke regnestykket. Det er å bygge vanen. Når den vanen er på plass, blir kvartalsvise skatteinnbetalinger bare enda et system som støtter en sunnere virksomhet.

Hvis du etablerer en ny virksomhet, bør skatteplanlegging være en del av oppstartsprosessen fra dag én. Jo tidligere du bygger systemet, desto færre overraskelser møter du senere.